Tiistai, suunnittelutoimisto, kuusi henkilöä. Tiimisi Marek antaa Kasin tehtäväksi tehdä korjaukset Nordin tarjoukseen torstaiksi, ja perjantaina hän saa asiakkaalta puhelun: tarjous ei ole vieläkään valmis. Kuka on lomalla? Kasia - hän palaa vasta 19. lokakuuta.
Pienen yrityksen lomat unohtuvat, kun kalenteri on erillään
Erillisestä lomataulukosta ei ole apua tehtävää jaettaessa, jos kukaan ei tarkista sitä. Poissaolotiedon pitäisi näkyä siellä, missä suunnittelet aikatauluja ja keskustelet työstä.
Marek olisi voinut saada viestin Kasialta jo viikkoa aiemmin. Jos viesti kuitenkin tuli yksityisessä viestisovelluksessa ja tehtävä luotiin muualla, hänen olisi pitänyt muistaa se juuri tiistaina. Kyseessä on sama ongelma, jota tiimin yhteisten asioiden keskittämisen periaate kuvaa: viesti on olemassa, mutta se ei ole mukana päätöksenteossa.
Task Manager ei kuitenkaan korvaa henkilöstöhallinnon järjestelmää. Siinä ei ole lomahakemuksia, esihenkilön hyväksyntöjä eikä lomapäiväsaldoja. Poissaolotila on tarkoitettu tiimin työn suunnitteluun, ei lomien seurantaan.
Päivämäärillä varustettu tila säästää sinut paluun muistamiselta
Suunniteltu poissaolo alkaa ilmoitettuna alkamispäivänä ja päättyy päättymispäivänä. Sinun ei siis tarvitse muistuttaa Kasiaa muuttamaan tilaansa manuaalisesti takaisin Käytettävissä-tilaan palattuaan.
Asetat poissaolotilan Asetuksissa, Profiili-välilehden Käytettävyystila-osiossa. Voit valita tilaksi Lomalla, Sairas tai Poissa, antaa päivämäärävälin ja lisätä viestin. Oletustila on Käytettävissä.
Oletetaan, että Kasia lähtee maanantaina 5. lokakuuta ja palaa töihin maanantaina 19. lokakuuta. Perjantaina 2. lokakuuta hän valitsee tilaksi Lomalla ajanjakson 5.-18. lokakuuta ja kirjoittaa: ”Palaan 19. lokakuuta. Kysy Nordin tarjoukseen liittyvissä asioissa Magdalta.” Tämä on esimerkki viestistä, jota tiimi voi käyttää; sitä ei tarvitse kirjoittaa erilliseen tiedostoon.
Päättymispäivän jälkeen banneri, merkinnät ja automaattiset vastaukset poistuvat. Ylläpitäjä näkee myös poissaolevien henkilöiden luettelon.
Pelkkä ”olen lomalla” selittää hiljaisuuden, mutta Magdan nimi kertoo Marekille, kenelle kiireellinen asia kannattaa siirtää. Tämä ei korvaa tehtävien jakamista - se antaa tiimille lähtökohdan.
Näet, kuka on lomalla, päivän aikataulun yläpuolella
Näet tiimin jäsenten poissaolot Kalenterin yläreunassa olevassa palkissa, tuntiruudukon yläpuolella. Kalenterissa näkyvät niiden vieressä myös tehtävät, tapahtumat ja suunnitellut AI-lähetykset, joten voit tarkistaa ihmisten käytettävyyden aikatauluja suunnitellessasi.
Avaa Kalenteri keskimmäisen sarakkeen yläpalkin näkymäkuvakkeesta; samassa valikossa ovat myös Taulu ja Muistiinpanot. Napsauta poissaolopalkin kohtaa, niin näet avatarin, etu- ja sukunimen, poissaolon tyypin, päivämäärävälin sekä viestin, jos henkilö on lisännyt sellaisen. Lisätietoja näkymän toiminnasta on myös Task Managerin Kalenteri-kuvauksessa.
Palkissa näkyy kolme henkilöä päivää kohden. Jos poissaolijoita on enemmän, ”+n” tai ”poiss.”-tekstin vieressä oleva nuoli avaa koko luettelon. Avatussa palkissa on oma vierityksensä, ja Kalenteri muistaa valintasi.
Vaihda näkymäksi 7 päivää ennen maanantain suunnittelua ja tarkista, kuka on poissa ennen tehtävän määräaikaa. Käytettävissä ovat myös 1, 3 ja 5 päivän näkymät sekä Lista, jossa poissaolot näkyvät päivän otsikon alla.
Tämä ei ole vuosittainen loma-aikataulu. Kalenterissa voit tarkastella lähimpiä päiviä tai viikkoa - ajanjaksoa, jonka aikana yleensä sovit, kuka ottaa tehtävän hoitaakseen ja ehditkö määräaikaan mennessä.
AI-avustaja antaa ilmoituksen, mutta ei tee päätöstä puolestasi
AI-avustaja ilmoittaa poissaolosta, kun yrität antaa tehtävän poissaolevalle henkilölle. Se ei estä tehtävän antamista: voit siirtää työn toiselle henkilölle tai jättää sen tietoisesti kyseiselle henkilölle ja asettaa määräajan paluun jälkeiselle ajalle.
Tiistaina 6. lokakuuta Marek haluaa antaa Kasialle tehtäväksi tehdä korjaukset Nordin tarjoukseen torstaiksi. Jos hän käyttää AI-avustajaa, hän saa tiedon Kasian poissaolosta ja voi muuttaa suunnitelmaa ennen kuin lupaa asiakkaalle aikataulun. Avustaja näkee vain ne tiedot, joihin Marekilla on pääsy; Task Manager toimii myös ilman AI:ta.
Voit määrittää tehtävän Magdalle, lisätä hänet toiseksi tehtävään määritetyksi henkilöksi tai siirtää määräaikaa. Tehtävään voi määrittää useita henkilöitä. Kalenterissa voit siirtää muokattavissa olevan tehtävän määräajan toiseen päivään vetämällä tehtävän sinne. Voit kumota muutoksen kuvakkeella tai painamalla Ctrl+Z - enintään 20 muutosta sovelluksen ollessa auki.
Kun tehtävään määritetty henkilö tai määräaika muuttuu, tiimi näkee viestiketjussa järjestelmäviestin. Määräajan muuttuessa viestissä näkyy myös sen aiempi arvo. Näin näet, mitä muuttui, mutta järjestelmä ei lisää puolestasi muutoksen syytä. Jos asiakas odottaa selitystä, kirjoita viestiketjuun yksi lause uudesta määräajasta.
Task Managerin AI-avustaja on valinnainen, ja se toimii asiakkaan omalla OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- tai xAI Grok -avaimella. Kun käytät sitä, kysely ja sen käsittelyyn tarvittava konteksti lähetetään mallin tarjoajalle. Ilman määritettyä AI:ta voit silti käyttää poissaolotilaa, Kalenteria ja viestiketjun automaattista vastausta.
Automaattinen vastaus päättää hiljaisuuden viestiketjussa, ei sähköpostilaatikossa
Kun kirjoitat sellaisen tehtävän tai keskustelun viestiketjuun, johon osallistuu henkilö, jonka tilana on Loma tai Sairaus, viestiketjuun ilmestyy hänen automaattinen vastauksensa - ei sähköpostilaatikkoon. Vastaus sisältää mainintasi ja poissaolon yhteydessä asetetun viestin. Jos viestiä ei ole, käytetään oletustekstiä.
Markuksen ei siis tarvitse odottaa perjantaihin asti saadakseen Kasilta vastauksen tarjousta koskevaan tehtävään. Jos Kaisa on kirjoittanut, että Magda hoitaa asian, Markus näkee tämän tiedon kyseisen tehtävän keskustelussa. Hänen on silti itse päätettävä, lisätäänkö Magda tehtävään ja mistä määräajasta asiakkaan kanssa sovitaan.
Automaattinen vastaus lähetetään kerran päivässä kutakin viestiketjua kohden. Saman päivän aikana samaan keskusteluun lähetetty uusi viesti ei käynnistä uutta vastausta; uusi vastaus voi tulla seuraavana päivänä tai toisessa viestiketjussa. Toiminto koskee tiloja Loma ja Sairaus, eikä kyseessä ole sähköpostivastaus. Sitä ei pidä yhdistää tilaan Poissa.
Sovi sijaisesta ennen lähtöä, älä vasta ensimmäisen viivästyksen jälkeen
Voit valmistella sijaisuuden kirjoittamalla sijaisen nimen poissaoloviestiin ja tarkistamalla hänen käyttöoikeutensa oikeaan Työtilaan. Lisää sijainen kiireellisiin tehtäviin toiseksi tehtävään määritetyksi henkilöksi sen sijaan, että olettaisit poissaolotilan siirtävän työn hänelle.
Käy perjantaina ennen Kaisan lähtöä hänen kanssaan läpi seuraavan viikon määräaikaiset tehtävät. Jos Magdan on tarkoitus hoitaa Nordin tarjous, tarkista, että hän kuuluu oikeaan Työtilaan. Voit lisätä henkilön Työtilan nimen vieressä olevasta kynäkuvakkeesta kohdassa ”Määritä käyttäjiä”. Siellä voit määrittää käyttöoikeudet ja tallentaa muutoksen.
”Tehtävät”-käyttöoikeus sallii uusien tehtävien luomisen kyseisessä Työtilassa. Ilman sitä Magda voi silti nähdä tehtävän, johon hänet on lisätty, ja kirjoittaa sen viestiketjuun. Ero on tärkeä: käyttöoikeus yksittäiseen asiaan ei välttämättä tarkoita oikeutta luoda uusia tehtäviä.
Kun lähetät sijaiselle tehtävästä kopioidun linkin, muista, että henkilö, jolla ei ole käyttöoikeutta, näkee viestiketjun sisällön sijaan ilmoituksen. Kerron tästä vaiheesta tarkemmin tekstissä, joka käsittelee tehtävien jakamista tiimissä.
Pro-versiossa voit lisätä muistutuksen ennen määräaikaa
Automaatiot ovat käytettävissä Pro-versiossa; et tarvitse niitä tilan asettamiseen, Kalenterin tarkistamiseen tai automaattisen vastauksen saamiseen. Ne ovat lisäsignaali neljän perustavan tiedonlähteen rinnalla: tila, Kalenteri, valinnainen AI-avustaja ja viestiketju. Jos seuraat monia määräaikoja, voit luoda automaatiosäännön, joka reagoi lähestyvään tehtävän määräaikaan, kun tehtävään määritetty henkilö on poissa.
Automaatiosääntö toimii kaavalla KUN - JOS - SUORITA: tapahtuma käynnistää ehdon tarkistamisen, ja ehdon täyttyessä toimintoja voidaan suorittaa. Esimerkki: KUN tehtävän määräaikaan on 24 tuntia, JOS ”tehtävään määritetty henkilö on poissa”, SUORITA ”näytä ilmoitus” ja ”kirjoita viestiketjuun viesti”. Ilmoitus menee automaatiosäännön laatijan Ilmoituskeskuksen ”Automaatiot”-luokkaan.
Valmiiden automaatiosääntöjen luettelon ”Tiimi ja määräajat” -luokassa on myös ”Poissaolovahti”. Älä kuitenkaan oleta, että automaatio valitsee sijaisen itse: sen toimintojen joukossa ei ole tehtävään määritetyn henkilön vaihtamista. Se voi lähettää ilmoituksen, kirjoittaa viestiketjuun tai luoda tehtävän, mutta päätös työn siirtämisestä jää sinulle.
Ennen oman säännön käyttöönottoa valitse ”Testaa”. Näet, mitä viimeisimpien sääntöön sopivien tapahtumien yhteydessä tapahtuisi, ilman että toimintoja suoritetaan tai viestejä lähetetään. Automaatiosääntö toimii laatijansa käyttöoikeuksilla. Sääntöjen luomisen ja testaamisen ohjeet löydät Automaatioiden kuvauksesta.
Lisää huomenna poissaolot ja tarkista sitten tehtävät
Pyydä huomenna jokaista tiimin jäsentä ilmoittamaan lähin suunniteltu poissaolonsa päivämäärineen ja kirjoittamaan yksi lause sijaisjärjestelyistä. Avaa sitten Kalenteri 7 päiväksi ja käy läpi niiden henkilöiden tehtävät, jotka ovat poissa. Jos haluat nähdä nämä näkymät ennen niiden käyttöönottoa tiimissä, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä näen, kuka on tänään lomalla?
Tarkista Kalenterin yläreunassa oleva poissaolopalkki. Kun napsautat henkilöä, näet poissaolon tyypin, päivämäärät ja lisätyn viestin. Palkissa näkyy kolme henkilöä päivää kohden. Jos poissaolijoita on enemmän, avaa koko luettelo napsauttamalla ”+n” tai ”poiss.”-kohdan nuolta.
Estääkö Task Manager tehtävän antamisen lomalla olevalle henkilölle?
Ei, poissaolo ei estä tehtävän antamista. Valinnainen AI-avustaja ilmoittaa poissaolosta, kun yrität antaa tehtävän poissaolevalle henkilölle. Päätät itse, muutatko tehtävän vastuuhenkilöä tai määräaikaa.
Pitääkö lomalla olevan henkilön muuttaa tilansa manuaalisesti palattuaan?
Ei, asetettu poissaolo päättyy päättymispäivänä. Tulevaisuuteen suunniteltu poissaolo alkaa alkamispäivänä, ja sen merkinnät sekä automaattiset vastaukset poistuvat poissaolon päätyttyä.
Mitä saa henkilö, joka kirjoittaa lomalla olevalle?
Hän saa automaattisen vastauksen tehtävän tai keskustelun viestiketjussa, jos lomalla oleva henkilö osallistuu siihen. Vastaus sisältää maininnan ja poissaoloprofiiliin lisätyn viestin tai oletustekstin. Se näytetään kerran päivässä kussakin viestiketjussa. Toiminto on käytössä myös Sairaus-tilassa, mutta kyseessä ei ole sähköpostivastaus.
Korvaako Task Manager henkilöstöhallinnon lomanhallintajärjestelmän?
Ei, Task Manager ei käsittele lomahakemuksia, esihenkilön hyväksyntöjä eikä lomapäiväsaldoja. Sen avulla poissaolon näkee työn suunnittelun yhteydessä; lomien seuranta on erillinen asia.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
