Kedd, tervezőiroda, hat ember. Marek, a csapatodból, csütörtöki határidővel kiosztja Kasiának a Nord ajánlatának javításait, pénteken pedig hívja az ügyfél: az ajánlat még mindig nincs kész. Ki van szabadságon? Kasia - csak október 19-én tér vissza.
A kisvállalatoknál akkor vesznek el a szabadságok, ha a naptár külön van
Egy külön szabadságtáblázat nem segít neked a feladat kiosztásakor, ha senki sem nézi meg. A távollétre vonatkozó információnak ott kell látszania, ahol a határidőket tervezed és a munkáról beszélgettek.
Marek akár egy héttel korábban is kaphatott üzenetet Kasiától. Ha azonban az egy privát üzenetküldőben érkezett, a feladat pedig máshol jött létre, kedden pontosan emlékeznie kellett rá. Ugyanezt a problémát írja le a csapatmegállapodások egyetlen helyen való tárolásának elve: az üzenet létezik, de nincs ott a döntés pillanatában.
A Task Manager nem helyettesíti a HR-rendszert. Nincsenek benne szabadságkérelmek, vezetői jóváhagyások vagy a szabadnapok egyenlege. A távolléti állapot a csapat munkájának tervezésére szolgál, nem a szabadságok nyilvántartására.
A dátumokkal beállított állapot miatt nem kell észben tartanod a visszatérést
Az ütemezett távollét a megadott kezdő dátumtól lép érvénybe, és a záró dátum után véget ér. Így nem kell emlékeztetned Kasiát, hogy visszatérése után kézzel állítsa vissza az állapotát Elérhető értékre.
A távolléti állapotot a Beállításokban, a Profil lapon, az Elérhetőségi állapot szakaszban állíthatod be. Választhatsz Szabadságon, Beteg vagy Távol állapotot, megadhatod a kezdő és záró dátumot, és üzenetet is írhatsz; az alapértelmezett állapot az Elérhető.
Tegyük fel, hogy Kasia október 5-én, hétfőn elutazik, és október 19-én, hétfőn tér vissza a munkába. Október 2-án, pénteken a Szabadságon állapotot választja október 5-től 18-ig, és ezt írja: „Október 19-én jövök vissza. A Nord ajánlatával kapcsolatban írj Magdának.” Ez egy példaüzenet, amelyet a csapat felhasználhat; nem kell külön fájlba beírni.
A záró dátum után eltűnik a banner, a jelölések és az automatikus válaszok. Az adminisztrátor a távollévők listáját is látja.
Az „szabadságon vagyok” megmagyarázza a csendet, de Magda neve megmondja Mareknek, kinek adhatja át a sürgős ügyet. Ez nem helyettesíti a feladatok kiosztását - kiindulópontot ad a csapatnak.
A napi terv fölött láthatod, ki van szabadságon
A csapattagok távolléte a Naptár tetején, az órarács fölötti sávban látható. A Naptár mellettük a feladatokat, eseményeket és ütemezett AI-küldéseket is megjeleníti, így a határidők tervezése közben ellenőrizheted, ki érhető el.
Nyisd meg a Naptárat a középső oszlop felső sávjában található nézetválasztó ikonnal; ugyanebben a menüben találod a Táblát és a Jegyzeteket is. Kattints a távolléti sáv egyik elemére, és megjelenik az avatar, a keresztnév és vezetéknév, a távollét típusa, az időszak kezdő és záró dátuma, valamint az üzenet, ha valaki megadott ilyet. A nézet működéséről a Task Manager Naptárának leírásában is olvashatsz.
A sáv naponta három személyt mutat. Ha ennél többen vannak távol, a „+n” vagy a „táv.” felirat melletti nyíl lenyitja a teljes listát. A kibontott sáv külön görgethető, a Naptár pedig megjegyzi a választásodat.
A hétfő megtervezése előtt válts 7 napos nézetre, és ellenőrizd, ki lesz távol a feladat határideje előtt. Az 1, 3 és 5 napos nézetek, valamint a Lista nézet is elérhető, amelyben a távollétek a nap fejléc alatt jelennek meg.
Ez nem éves szabadságütemező. A Naptárban a következő napokat vagy hetet nézheted meg, vagyis azt az időszakot, amelyre általában megtervezed, ki veszi át a feladatot, és hogy elkészülsz-e a határidőig.
Az AI-asszisztens jelez, de nem dönt helyetted
Az AI-asszisztens jelzi a távollétet, amikor olyan személynek próbálsz feladatot kiosztani, aki nincs jelen. A kiosztást nem akadályozza meg: átadhatod a munkát valaki másnak, vagy tudatosan az adott személynél hagyhatod a feladatot a visszatérése utáni határidővel.
Október 6-án, kedden Marek Kasiára szeretné bízni a Nord ajánlatának javításait, csütörtöki határidővel. Ha az AI-asszisztenst használja, értesítést kap Kasia távollétéről, és még azelőtt módosíthat a terven, hogy határidőt ígérne az ügyfélnek. Az asszisztens csak azt látja, amihez Mareknek hozzáférése van; maga a Task Manager AI nélkül is működik.
Hozzárendelheted a feladatot Magdához, hozzáadhatod második felelősként, vagy módosíthatod a határidőt. Egy feladathoz több felelős is tartozhat. A Naptárban egy olyan feladat határidejét, amelyet jogosult vagy szerkeszteni, áthúzhatod egy másik napra. A módosítást az ikonra kattintva vagy a Ctrl+Z billentyűkombinációval vonhatod vissza - a megnyitott alkalmazásban legfeljebb 20 módosítást.
A felelős vagy a határidő módosítása után a csapat rendszerüzenetet lát a beszélgetésszálban. A határidő módosításakor annak korábbi értéke is megjelenik. Így látszik, mi változott, de a rendszer nem írja le helyetted az okát. Ha az ügyfél magyarázatra vár, írj egy mondatot az új határidőről a beszélgetésszálba.
A Task Manager AI-asszisztense opcionális, és az ügyfél saját OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- vagy xAI Grok-kulcsával működik. Ha használod, a szükséges kontextussal együtt a kérdés eljut a modell szolgáltatójához. Beállított AI nélkül is elérhető a távolléti állapot, a Naptár és a beszélgetésszálban megjelenő automatikus válasz.
Az automatikus válasz a beszélgetésszálban oldja fel a csendet, nem az e-mail-postafiókban
Ha írsz egy olyan feladat vagy csevegés beszélgetésszálába, amelyben Szabadság vagy Betegség állapotú személy is részt vesz, automatikus válasz jelenik meg tőle a beszélgetésszálban, nem az e-mail-postafiókban. A válasz tartalmazza a megemlítésedet és a távolléthez beállított üzenetet, vagy ha ilyen nincs - az alapértelmezett szöveget.
Mareknek így nem kell péntekig várnia Kasia reakciójára az ajánlattal kapcsolatos feladatban. Ha Kasia azt írta, hogy Magda veszi át az ügyet, Marek ezt az útmutatást a konkrét feladatról szóló beszélgetésben látja. Arról viszont továbbra is neki kell döntenie, hogy hozzáadja-e Magdát a feladathoz, és milyen határidőben állapodik meg az ügyféllel.
Az automatikus válasz naponta egyszer jelenik meg egy adott beszélgetésszálban. Ha ugyanazon a napon ugyanabban a beszélgetésben újabb üzenetet küldesz, nem érkezik újabb válasz; új válasz másnap vagy egy másik beszélgetésszálban jelenhet meg. Ez a funkció a Szabadság és Betegség állapotokra vonatkozik, nem e-mailre adott válasz, és nem kapcsolódik a Távol állapothoz.
A helyettest még az elutazás előtt jelöld ki, ne az első késés után
A helyettesítésről úgy gondoskodhatsz, hogy beírod a helyettes nevét a távolléti üzenetbe, és ellenőrzöd a hozzáférését a megfelelő Munkaterülethez. A sürgős feladatokhoz add hozzá a helyettest is felelősként, ahelyett, hogy azt feltételeznéd, hogy a távolléti állapot önmagában átadja neki a munkát.
Kasia elutazása előtti pénteken nézd át vele a következő hétre határidős feladatokat. Ha Magda veszi át a Nord ajánlatát, ellenőrizd, hogy a megfelelő Munkaterülethez tartozik-e. A Munkaterület neve melletti ceruzaikonra kattintva adhatod hozzá a személyt, a „Felhasználók hozzárendelése” részben pedig beállíthatod a jogosultságait és mentheted a módosítást.
A „Feladatok” jogosultság lehetővé teszi új feladatok létrehozását az adott Munkaterületen. Enélkül Magda továbbra is láthatja a feladatot, amelyhez hozzáadtad, és írhat a beszélgetésszálába. Fontos különbség: egy adott ügyhöz való hozzáférés nem feltétlenül jelenti azt, hogy újabb feladatokat is létrehozhat.
Ha a feladatból másolt linket küldesz a helyettesnek, ne feledd, hogy a hozzáféréssel nem rendelkező személy a beszélgetésszál tartalma helyett egy üzenetet lát majd. Erről a folyamatról bővebben a feladatok csapaton belüli felosztásáról szóló cikkben írok.
A Pro csomagban figyelmeztetést állíthatsz be a határidő előtt
Az Automatizálások a Pro csomagban érhetők el; az állapot beállításához, a Naptár ellenőrzéséhez és az automatikus válasz fogadásához nincs rájuk szükséged. Ez egy további jelzés a négy alapvető lehetőség mellett: az állapot, a Naptár, az opcionális AI-asszisztens és a beszélgetésszál. Ha sok határidőt követsz, létrehozhatsz egy automatizálási szabályt, amely akkor lép működésbe, ha közeledik egy feladat határideje, és a felelős távol van.
Az automatizálási szabály a HA - HA - AKKOR séma szerint működik: egy esemény elindítja a feltétel ellenőrzését, és ha a feltétel teljesül, végrehajthatók a műveletek. Példa: HA a feladat határideje 24 órán belül lejár, HA „a felelős távol van”, AKKOR „értesítés megjelenítése” és „üzenet írása a beszélgetésszálba”. Az értesítés az automatizálási szabály létrehozójának Értesítési központjába, az „Automatizálások” kategóriába kerül.
A „Csapat és határidők” kategória kész sablonjai között megtalálod a „Távollétfigyelő” automatizálási szabályt is. Ne számíts azonban arra, hogy az automatizálás magától kiválaszt egy helyettest: a műveletei között nincs lehetőség a feladat felelősének módosítására. Jelezhet, írhat a beszélgetésszálba vagy létrehozhat egy feladatot, de a munka átadásáról neked kell döntened.
Saját szabályod bekapcsolása előtt használd a „Tesztelés” lehetőséget. Megnézheted, mi történt volna a legutóbbi, megfelelő események esetén, anélkül, hogy a rendszer végrehajtaná a műveleteket vagy üzeneteket küldene. Az automatizálási szabály a létrehozó jogosultságaival működik; a szabályok létrehozásáról és ellenőrzéséről az Automatizálások leírásában találsz további részleteket.
Holnap rögzítsd a távollétet, aztán nézd át a feladatokat
Holnap kérd meg a csapat minden tagját, hogy rögzítse a legközelebbi tervezett távollétét a dátumokkal és egy mondattal a helyettesítésről. Ezután nyisd meg a Naptárt 7 napos nézetben, és nézd át azoknak a feladatait, akik nem lesznek elérhetők. Ha előbb szeretnéd megnézni ezeket a nézeteket, mielőtt beállítanád őket a csapatodban, nyisd meg a Demót.
Gyakori kérdések
Honnan tudhatom, ki van ma szabadságon?
Ellenőrizd a távolléti sávot a Naptár tetején; ha egy személyre kattintasz, látni fogod a távollét típusát, a dátumokat és a hozzáadott üzenetet. A sáv naponta három személyt mutat; ha ennél többen vannak távol, a teljes listát a „+n” vagy a „táv.” melletti nyíl segítségével nyithatod meg.
Megakadályozza a Task Manager, hogy feladatot osszak ki egy szabadságon lévő személynek?
Nem, a távollét nem akadályozza meg a feladat kiosztását. Az opcionális AI-asszisztens jelzi, ha egy távollévő személynek próbálsz feladatot kiosztani; arról, hogy módosítod-e a kiosztást vagy a határidőt, te döntesz.
A szabadságon lévő személynek visszatérése után kézzel kell módosítania az állapotát?
Nem, a beállított távollét a záró dátum után automatikusan véget ér. A jövőre ütemezett távollét a kezdő dátumtól lép érvénybe, majd a végén eltűnnek a jelölései és az automatikus válaszok.
Mit kap az, aki üzenetet ír egy szabadságon lévő személynek?
Automatikus választ kap a feladat vagy a csevegés beszélgetésszálában, ha a szabadságon lévő személy résztvevője annak. A válasz említést és a távolléti profilban megadott üzenetet vagy az alapértelmezett szöveget tartalmazza; az adott beszélgetésszálban naponta egyszer jelenik meg. Betegség állapot esetén is működik, de e-mailre nem válaszol.
Kiváltja a Task Manager a HR szabadságkezelő rendszerét?
Nem, a Task Manager nem kezeli a szabadságkérelmeket, a vezetői jóváhagyásokat vagy a szabadnapok egyenlegét. Segít figyelembe venni a távollétet a munka tervezésekor; a szabadságok nyilvántartása ettől különálló feladat.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
