Mardi, dans un bureau d’études de six personnes. Marek, qui fait partie de votre équipe, attribue à Kasia des corrections à apporter à l’offre de Nord, à rendre jeudi. Le vendredi, il reçoit un appel du client : l’offre n’est toujours pas prête. Qui est en congé ? Kasia - elle ne rentrera que le 19 octobre.
Dans une petite entreprise, les congés passent à la trappe quand le calendrier est séparé
Un tableau séparé des congés ne vous sera d’aucune aide au moment d’attribuer une tâche si personne ne le consulte. Les informations sur les absences devraient être visibles là où vous planifiez les échéances et échangez sur le travail.
Marek aurait pu recevoir un message de Kasia une semaine plus tôt. Mais s’il avait été envoyé sur une messagerie personnelle et que la tâche avait été créée ailleurs, il aurait dû s’en souvenir précisément le mardi. C’est le même problème que décrit le principe d’un espace unique pour les décisions de l’équipe : le message existe, mais il n’est pas là au moment de prendre la décision.
Task Manager ne remplace pas pour autant un système de gestion du personnel. Il ne gère ni les demandes de congés, ni leur validation par un responsable, ni le solde de jours. Le statut d’absence sert à planifier le travail de l’équipe, pas à gérer les congés.
Un statut avec des dates vous évite d’avoir à penser au retour
Une absence planifiée prend effet à la date de début indiquée et cesse à la date de fin. Vous n’avez donc pas besoin de rappeler à Kasia de modifier manuellement son statut pour le passer à Disponible à son retour.
Vous définissez le statut d’absence dans les Paramètres, sous l’onglet Profil, dans la section Statut de disponibilité. Vous pouvez choisir Vacances, Maladie ou Absent, indiquer les dates de début et de fin, puis ajouter un message. Le statut par défaut est Disponible.
Imaginons que Kasia parte le lundi 5 octobre et reprenne le travail le lundi 19 octobre. Le vendredi 2 octobre, elle choisit Vacances du 5 au 18 octobre et écrit : « Je rentre le 19 octobre. Pour toute question sur l’offre de Nord, contactez Magda. » C’est un exemple de message que l’équipe peut utiliser ; pas besoin de le saisir dans un fichier séparé.
Après la date de fin, la bannière, les indicateurs et les réponses automatiques disparaissent. L’administrateur peut également consulter la liste des personnes absentes.
« Je suis en congé » explique le silence, mais le nom de Magda indique à Marek à qui confier une demande urgente. Cela ne remplace pas l’attribution des tâches, mais donne à l’équipe un point de départ.
Qui est en congé ? Regardez au-dessus du planning de la journée
Les absences des membres de l’équipe apparaissent dans le bandeau en haut du Calendrier, au-dessus de la grille horaire. Le Calendrier affiche également les tâches, les événements et les envois programmés par l’IA. Vous pouvez donc vérifier les disponibilités pendant que vous planifiez les échéances.
Ouvrez le Calendrier à l’aide de l’icône des vues dans la barre supérieure de la colonne centrale ; le même menu contient le Tableau et les Notes. Cliquez sur une entrée dans le bandeau des absences pour voir l’avatar, le prénom et le nom, le type d’absence, la période et le message, le cas échéant. Vous trouverez également le détail du fonctionnement de cette vue dans la présentation du Calendrier de Task Manager.
Le bandeau affiche trois personnes par jour. S’il y a davantage d’absents, « +n » ou la flèche à côté de la mention « abs. » permet de développer la liste complète. Le bandeau développé dispose de son propre défilement et le Calendrier mémorise votre choix.
Avant de planifier le lundi, passez à la vue sur 7 jours et vérifiez qui sera absent avant l’échéance de la tâche. Les vues sur 1, 3 et 5 jours sont également disponibles, ainsi qu’une vue Liste, où les absences apparaissent sous l’en-tête du jour.
Ce n’est pas un calendrier annuel des congés. Le Calendrier permet de consulter les prochains jours ou la semaine à venir, la période sur laquelle vous décidez habituellement qui prendra en charge une tâche et si vous pourrez la terminer à temps.
L’Assistant IA vous avertit, mais ne décide pas à votre place
L’Assistant IA vous signale l’absence lorsque vous essayez d’attribuer une tâche à une personne absente. Il n’empêche pas l’attribution : vous pouvez confier le travail à quelqu’un d’autre ou décider de le laisser à cette personne avec une échéance après son retour.
Mardi 6 octobre, Marek veut confier à Kasia les corrections de l’offre de Nord pour jeudi. S’il utilise l’Assistant IA, il est informé de son absence et peut modifier le planning avant de promettre une date au client. L’Assistant ne voit que ce à quoi Marek a accès ; Task Manager fonctionne également sans IA.
Vous pouvez attribuer la tâche à Magda, l’ajouter comme deuxième personne assignée ou modifier l’échéance. Une tâche peut avoir plusieurs personnes assignées. Dans le Calendrier, vous pouvez modifier l’échéance d’une tâche que vous êtes autorisé à modifier en la faisant glisser vers un autre jour. Vous pouvez annuler la modification avec l’icône ou avec Ctrl+Z - jusqu’à 20 modifications tant que l’application reste ouverte.
Après un changement de personne assignée ou d’échéance, l’équipe verra un message système dans le fil de discussion. En cas de changement d’échéance, elle verra aussi sa valeur précédente. On voit donc ce qui a changé, mais le système n’ajoutera pas la raison à votre place. Si le client attend une explication, écrivez une phrase sur la nouvelle échéance dans le fil de discussion.
L’Assistant IA de Task Manager est facultatif et fonctionne avec la clé personnelle du client chez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Lorsque vous l’utilisez, la demande accompagnée du contexte nécessaire est envoyée au fournisseur du modèle. Sans IA configurée, vous disposez toujours du statut d’absence, du Calendrier et de la réponse automatique dans le fil de discussion.
La réponse automatique met fin au silence dans le fil de discussion, pas dans la boîte mail
Lorsque vous écrivez dans le fil d’une tâche ou d’une discussion à laquelle participe une personne dont le statut est Vacances ou Maladie, une réponse automatique de sa part apparaît dans le fil de discussion, pas dans la boîte mail. Elle contient votre mention ainsi que le message défini pour l’absence ou, si aucun message n’a été défini, le texte par défaut.
Marek n’a donc pas à attendre vendredi pour obtenir une réponse de Kasia dans la tâche concernant l’offre. Si Kasia a indiqué que Magda reprendrait le dossier, Marek verra cette indication dans la discussion sur la tâche concernée. Il devra toujours décider lui-même s’il ajoute Magda à la tâche et quelle échéance convenir avec le client.
La réponse automatique est envoyée une fois par jour pour un fil de discussion donné. Un autre message envoyé le même jour dans la même discussion ne déclenchera pas de nouvelle réponse ; une nouvelle réponse peut apparaître le lendemain ou dans un autre fil. Le mécanisme concerne les statuts Vacances et Maladie. Il ne s’agit pas d’une réponse aux e-mails et il ne faut pas l’associer au statut Absent.
Organisez le remplacement avant le départ, pas après le premier retard
Pour préparer le remplacement, indiquez le nom de la personne qui vous remplacera dans le message d’absence et vérifiez qu’elle a accès au bon Espace de travail. Pour les tâches urgentes, ajoutez-la comme personne assignée supplémentaire au lieu de supposer que le statut lui transmettra le travail.
Le vendredi précédant le départ de Kasia, passez avec elle en revue les tâches dont l’échéance tombe la semaine suivante. Si Magda doit s’occuper de l’offre Nord, vérifiez qu’elle fait partie du bon Espace de travail. Pour ajouter une personne, cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom de l’Espace de travail, dans la section « Attribuer des utilisateurs » ; vous pourrez alors définir les autorisations et enregistrer la modification.
L’autorisation « Tâches » permet de créer de nouvelles tâches dans un Espace de travail donné. Sans cette autorisation, Magda peut toujours voir la tâche à laquelle vous l’avez ajoutée et écrire dans son fil de discussion. Cette distinction est importante : l’accès à un dossier précis ne donne pas nécessairement le droit de créer d’autres tâches.
Lorsque vous envoyez à la personne qui vous remplace un lien copié depuis une tâche, n’oubliez pas qu’une personne sans accès verra un message, et non le contenu du fil de discussion. Je décris plus en détail cette étape dans l’article sur la répartition des tâches au sein de l’équipe.
Avec la version Pro, vous pouvez recevoir une alerte avant l’échéance
Les Automatisations sont disponibles avec la version Pro ; vous n’en avez pas besoin pour définir un statut, consulter le Calendrier et recevoir une réponse automatique. Elles constituent une alerte supplémentaire, en plus des quatre éléments de base : le statut, le Calendrier, l’Assistant IA facultatif et le fil de discussion. Si vous suivez de nombreuses échéances, vous pouvez créer une règle d’automatisation qui se déclenche à l’approche de l’échéance d’une tâche lorsque la personne assignée est absente.
Une règle d’automatisation suit le schéma QUAND - SI - EXÉCUTER : un événement déclenche la vérification d’une condition et, si celle-ci est remplie, des actions peuvent être exécutées. Exemple : QUAND l’échéance d’une tâche arrive dans 24 heures, SI « la personne assignée est absente », EXÉCUTER « afficher une notification » et « écrire un message dans le fil de discussion ». La notification apparaîtra dans le Centre de notifications de l’auteur de la règle d’automatisation, dans la catégorie « Automatisations ».
Le catalogue de modèles prêts à l’emploi, dans la catégorie « Équipe et échéances », propose aussi « Gestion des absences ». Ne partez toutefois pas du principe que l’automatisation choisira elle-même une personne pour remplacer l’absent : ses actions ne permettent pas de changer la personne assignée à une tâche. Elle peut envoyer une alerte, écrire dans le fil de discussion ou créer une tâche, mais la décision de transférer le travail vous revient.
Avant d’activer votre propre règle, cliquez sur « Tester ». Vous verrez ce qui se serait produit lors des derniers événements correspondants, sans exécution d’actions ni envoi de messages. La règle d’automatisation s’exécute avec les autorisations de son auteur ; vous trouverez les détails pour créer et tester des règles dans la présentation des Automatisations.
Demain, indiquez les absences, puis vérifiez les tâches
Demain, demandez à chaque personne de l’équipe d’indiquer sa prochaine absence prévue, avec les dates et une phrase sur la personne qui la remplacera. Ouvrez ensuite le Calendrier sur 7 jours et passez en revue les tâches attribuées aux personnes qui seront absentes. Si vous souhaitez découvrir ces vues avant de les configurer pour votre équipe, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Comment savoir qui est absent aujourd’hui ?
Consultez le bandeau des absences en haut du Calendrier. Cliquez sur une personne pour voir le type d’absence, les dates et le message ajouté. Le bandeau affiche trois personnes par jour ; s’il y a davantage d’absents, développez la liste complète en cliquant sur « +n » ou sur la flèche à côté de « abs. ».
Task Manager empêchera-t-il d’attribuer une tâche à une personne en congé ?
Non, une absence n’empêche pas d’attribuer une tâche. L’Assistant IA, en option, vous signale l’absence lorsque vous essayez d’attribuer une tâche à une personne absente. C’est à vous de décider si vous modifiez l’attribution ou l’échéance.
Une personne en congé doit-elle modifier manuellement son statut à son retour ?
Non, l’absence définie cesse à la date de fin. Une absence planifiée à l’avance prend effet à la date de début ; une fois terminée, les indicateurs et les réponses automatiques disparaissent.
Que recevra une personne qui écrit à quelqu’un en vacances ?
Elle recevra une réponse automatique dans le fil de discussion d’une tâche ou d’une discussion si la personne en vacances y participe. Elle contient une mention et le message du profil d’absence, ou un texte par défaut. Elle apparaît une fois par jour dans chaque fil de discussion. Elle fonctionne aussi avec le statut Maladie, mais ne répond pas aux e-mails.
Task Manager remplacera-t-il le système de gestion des congés du personnel ?
Non, Task Manager ne gère ni les demandes de congés, ni leur validation par un responsable, ni le solde de jours. Il permet de voir les absences lors de la planification du travail ; le suivi des congés reste une démarche distincte.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
