Tisdag, en designbyrå, sex personer. Marek i ditt team tilldelar Kasia ändringar i Nord-offerten med deadline på torsdag. På fredagen får han ett samtal från kunden: offerten har fortfarande inte kommit. Vem är ledig? Kasia - hon kommer tillbaka först den 19 oktober.
Ledighet i småföretag faller mellan stolarna när kalendern finns separat
En separat ledighetstabell hjälper dig inte när du tilldelar en uppgift, om ingen tittar i den. Frånvaroinformation bör synas där du planerar deadlines och pratar om arbetet.
Marek kunde ha fått ett meddelande från Kasia veckan innan. Men om det kom på en privat meddelandetjänst och uppgiften skapades någon annanstans var han tvungen att komma ihåg det just på tisdagen. Det är samma problem som principen om en gemensam plats för teamets överenskommelser beskriver: meddelandet finns, men följer inte med beslutet.
Task Manager ersätter inte heller ett personalsystem. Här finns inga ledighetsansökningar, godkännanden från chefen eller uppgifter om antal lediga dagar. Frånvarostatusen är till för att planera teamets arbete, inte för att hantera ledighet.
Status med datum gör att du slipper hålla reda på när någon kommer tillbaka
Planerad frånvaro börjar gälla från det angivna startdatumet och upphör efter slutdatumet. Du behöver alltså inte påminna Kasia om att manuellt ändra status till Tillgänglig när hon kommer tillbaka.
Du ställer in frånvarostatus under Inställningar, på fliken Profil, i avsnittet Tillgänglighetsstatus. Du kan välja Semester, Sjuk eller Frånvarande, ange datum från-till och lägga till ett meddelande. Standardstatusen är Tillgänglig.
Tänk dig att Kasia åker på måndagen den 5 oktober och är tillbaka på jobbet måndagen den 19 oktober. Fredagen den 2 oktober väljer hon Semester för perioden 5-18 oktober och skriver: ”Jag är tillbaka den 19 oktober. Kontakta Magda om Nord-offerten.” Det här är ett exempel på ett meddelande som teamet kan använda. Det behöver inte skrivas in i en separat fil.
Efter slutdatumet försvinner bannern, markeringarna och autosvaren. Administratören kan också se en lista över frånvarande personer.
”Jag är ledig” förklarar varför någon inte svarar, men namnet Magda visar Marek vem han ska lämna över brådskande ärenden till. Det ersätter inte att tilldela uppgifter - men ger teamet en utgångspunkt.
Se vem som är ledig ovanför dagsplaneringen
Du ser teammedlemmarnas frånvaro i raden högst upp i Kalender, ovanför timrutnätet. Där visas också uppgifter, händelser och schemalagda AI-utskick, så att du kan kontrollera vem som är tillgänglig när du planerar deadlines.
Öppna Kalender med vyikonen i det övre fältet i mittkolumnen. I samma meny finns Tavla och Anteckningar. Klicka på en post i frånvaroraden för att se avatar, för- och efternamn, typ av frånvaro, datumintervall och eventuellt meddelande. Mer information om hur vyn fungerar finns också i beskrivningen av Task Managers Kalender.
Raden visar tre personer per dag. Om fler är frånvarande kan du visa hela listan med ”+n” eller pilen vid etiketten ”frånvaro”. Den expanderade raden har egen rullning, och Kalender kommer ihåg ditt val.
Innan du planerar måndagen växlar du till 7-dagarsvyn och kontrollerar vem som kommer att vara frånvarande före uppgiftens deadline. Du kan också välja vyer för 1, 3 eller 5 dagar samt Lista, där frånvaron visas under dagens rubrik.
Det här är inte en årlig ledighetsplanering. Kalendern låter dig se de närmaste dagarna eller veckan - den period då du vanligtvis bestämmer vem som tar över en uppgift och om den kan bli klar i tid.
AI-assistenten varnar dig, men fattar inte beslut åt dig
AI-assistenten informerar dig om frånvaron när du försöker tilldela en uppgift till någon som inte är på plats. Den hindrar inte tilldelningen: du kan ge arbetet till någon annan eller medvetet låta uppgiften ligga kvar hos personen, med en deadline efter återkomsten.
Tisdagen den 6 oktober vill Marek ge Kasia i uppgift att ändra Nord-offerten till torsdag. Om han använder AI-assistenten får han information om hennes frånvaro och kan ändra planen innan han lovar kunden en deadline. Assistenten ser bara det som Marek har åtkomst till. Task Manager fungerar även utan AI.
Du kan tilldela uppgiften till Magda, lägga till henne som ytterligare ansvarig eller flytta förfallodatumet. En uppgift kan ha flera ansvariga. I Kalender kan du ändra förfallodatumet för en uppgift som du har rätt att redigera genom att dra den till en annan dag. Du kan ångra ändringen med ikonen eller med Ctrl+Z - upp till 20 ändringar medan appen är öppen.
När ansvarig person eller förfallodatum ändras ser teamet ett systemmeddelande i tråden. När förfallodatumet ändras visas även det tidigare värdet. Det framgår alltså vad som ändrats, men systemet lägger inte till någon anledning åt dig. Om kunden väntar på en förklaring kan du skriva en mening om det nya förfallodatumet i tråden.
AI-assistenten i Task Manager är valfri och använder kundens egen nyckel hos OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. När du använder den skickas frågan med nödvändig kontext till modellleverantören. Även utan konfigurerad AI har du tillgång till frånvarostatus, Kalender och automatiska svar i tråden.
Automatiska svar bryter tystnaden i tråden, inte i e-postinkorgen
När du skriver i en uppgifts- eller chatttråd där en person har statusen Semester eller Sjukdom visas ett automatiskt svar från personen i tråden, inte i e-postinkorgen. Svaret innehåller din omnämning och meddelandet som angetts för frånvaron, eller standardtexten om inget meddelande har angetts.
Marek behöver alltså inte vänta till fredag på en reaktion från Kasia i uppgiften om offerten. Om Kasia har skrivit att Magda tar över ärendet ser Marek den informationen i konversationen om den specifika uppgiften. Han måste fortfarande själv avgöra om Magda ska läggas till i uppgiften och vilket förfallodatum som ska avtalas med kunden.
Det automatiska svaret skickas en gång per dag i en viss tråd. Ett nytt meddelande som skickas samma dag i samma konversation utlöser inget nytt svar; ett nytt svar kan komma nästa dag eller i en annan tråd. Funktionen gäller statusarna Semester och Sjukdom, är inte ett svar på e-post och ska inte kopplas till statusen Frånvarande.
Ordna med en ersättare före ledigheten, inte efter den första försening
Du ordnar med en ersättare genom att ange personens namn i frånvaromeddelandet och kontrollera att hen har tillgång till rätt Arbetsyta. Lägg till ersättaren som ytterligare ansvarig för brådskande uppgifter i stället för att anta att statusen i sig överför arbetet till hen.
På fredagen före Kasias ledighet går du igenom uppgifterna med förfallodatum nästa vecka tillsammans med henne. Om Magda ska ta hand om Nord-offerten kontrollerar du att hon tillhör rätt Arbetsyta. Lägg till personen med pennikonen bredvid Arbetsytans namn, under ”Tilldela användare”; där ställer du in behörigheter och sparar ändringen.
Behörigheten ”Uppgifter” gör det möjligt att skapa nya uppgifter i en viss Arbetsyta. Utan den kan Magda fortfarande se uppgiften som hon har lagts till i och skriva i dess tråd. Det är en viktig skillnad: tillgång till ett specifikt ärende behöver inte innebära rätt att skapa fler uppgifter.
Om du skickar en länk till ersättaren som du kopierat från en uppgift, kom ihåg att en person utan behörighet får se ett meddelande, inte innehållet i tråden. Jag beskriver det här steget mer ingående i texten om hur man fördelar uppgifter i teamet.
I Pro-versionen kan du lägga till en avisering före förfallodatumet
Automatiseringar finns i Pro-versionen; du behöver dem inte för att ange status, kontrollera Kalender och få automatiska svar. Det är en extra avisering utöver de fyra grundläggande platserna: statusen, Kalender, den valfria AI-assistenten och tråden. Om du håller koll på många förfallodatum kan du skapa en automatiseringsregel som reagerar när en uppgifts förfallodatum närmar sig och den ansvariga personen är frånvarande.
En automatiseringsregel följer schemat NÄR - OM - UTFÖR: en händelse utlöser en kontroll av villkoret, och om villkoret är uppfyllt kan åtgärder utföras. Exempel: NÄR en uppgift ska vara klar om 24 timmar, OM ”ansvarig är frånvarande”, UTFÖR ”visa avisering” och ”skriv ett meddelande i tråden”. Aviseringen skickas till automatiseringsregelns skapare i Aviseringscenter, till kategorin ”Automatiseringar”.
I katalogen med färdiga regler i kategorin ”Team och förfallodatum” finns också ”Frånvarovakt”. Räkna dock inte med att automatiseringen själv väljer en ersättare: åtgärderna omfattar inte att byta ansvarig för uppgiften. Den kan skicka en avisering, skriva i tråden eller skapa en uppgift, men beslutet om att överlämna arbetet ligger hos dig.
Innan du aktiverar en egen regel väljer du ”Testa”. Då ser du vad som skulle hända vid de senaste händelserna som matchar, utan att några åtgärder utförs eller meddelanden skickas. Automatiseringsregeln körs med skaparens behörigheter; mer information om hur du skapar och testar regler finns i beskrivningen av Automatiseringar.
Registrera frånvaron i morgon och kontrollera sedan uppgifterna
Be varje person i teamet att i morgon registrera sin närmaste planerade frånvaro med datumintervall och en mening om ersättare. Öppna sedan Kalender för 7 dagar och gå igenom uppgifterna som tilldelats personer som kommer att vara borta. Om du vill se vyerna innan du konfigurerar dem för teamet öppnar du Demo.
Vanliga frågor
Hur vet jag vem som är ledig i dag?
Titta på frånvaroraden högst upp i Kalender. Klicka på en person för att se typ av frånvaro, datum och eventuellt meddelande. Raden visar tre personer per dag. Om fler är frånvarande kan du visa hela listan med ”+n” eller pilen vid ”frånvaro”.
Hindrar Task Manager att jag tilldelar en uppgift till någon som är ledig?
Nej, frånvaro hindrar inte att du tilldelar en uppgift. Den valfria AI-assistenten informerar dig om frånvaron när du försöker tilldela en uppgift till någon som är frånvarande. Du bestämmer själv om du vill ändra tilldelningen eller förfallodatumet.
Måste en person som varit ledig ändra sin status manuellt när hen kommer tillbaka?
Nej, en registrerad frånvaro upphör efter slutdatumet. En planerad frånvaro börjar gälla från startdatumet, och när den är över försvinner markeringarna och autosvaren.
Vad får någon som skriver till en person på semester?
Personen får ett autosvar i uppgiftens tråd eller i chatten, om den som är på semester deltar där. Svaret innehåller en omnämning och meddelandet från frånvaroprofilen, eller en standardtext. Det visas högst en gång per dag i en viss tråd. Det fungerar även vid statusen Sjuk, men är inte ett svar på e-post.
Ersätter Task Manager ett personalsystem för ledighet?
Nej, Task Manager hanterar inte ledighetsansökningar, godkännanden från chefen eller antal lediga dagar. Det hjälper dig att se frånvaro när du planerar arbetet. Hanteringen av ledighet är fortfarande en separat fråga.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
