Utorok, projekčná kancelária, šesť ľudí. Marek z vášho tímu priradí Kasi úpravy ponuky pre Nord s termínom na štvrtok a v piatok mu volá klient: ponuka stále nie je hotová. Kto je na dovolenke? Kasia - vráti sa až 19. októbra.
Dovolenky v malej firme sa strácajú, keď je kalendár samostatne
Samostatná tabuľka dovoleniek vám nepomôže pri priraďovaní úlohy, ak do nej nikto nenazrie. Informácia o neprítomnosti by mala byť viditeľná tam, kde plánujete termíny a rozprávate sa o práci.
Marek mohol dostať správu od Kasi už pred týždňom. Ak však prišla cez súkromný komunikátor a úloha vznikla inde, musel si na ňu spomenúť presne v utorok. Je to ten istý problém, ktorý opisuje princíp jedného miesta pre dohody v tíme: správa existuje, ale nie je pri rozhodnutí.
Task Manager pritom nenahrádza personálny systém. Neobsahuje žiadosti o dovolenku, schvaľovanie nadriadeným ani zostatok dní. Stav neprítomnosti slúži na plánovanie práce tímu, nie na evidenciu dovolenky.
Stav s dátumami vám ušetrí spomínanie na návrat
Naplánovaná neprítomnosť začne platiť od zadaného počiatočného dátumu a prestane platiť po koncovom dátume. Nemusíte teda Kasi pripomínať, aby po návrate manuálne zmenila stav na Dostupný.
Stav neprítomnosti nastavíte v Nastaveniach na karte Profil v sekcii Stav dostupnosti. Môžete vybrať Dovolenka, Choroba alebo Neprítomný, zadať dátumy od-do a doplniť správu; predvolený stav je Dostupný.
Predstavte si, že Kasia odchádza v pondelok 5. októbra a do práce sa vracia v pondelok 19. októbra. V piatok 2. októbra vyberie Dovolenka na obdobie od 5. do 18. októbra a napíše: „Vrátim sa 19. októbra. V súvislosti s ponukou pre Nord napíšte Magde.“ Je to príklad správy, ktorú môže tím použiť; netreba ju zapisovať do samostatného súboru.
Po koncovom dátume zmizne banner, označenia aj automatické odpovede. Administrátor vidí aj zoznam neprítomných osôb.
Samotné „som na dovolenke“ vysvetľuje, prečo sa niekto neozýva, ale meno Magdy Marekovi napovie, komu odovzdať naliehavú záležitosť. Nenahrádza to priradenie úloh - dáva tímu východiskový bod.
Kto je na dovolenke, uvidíte nad denným plánom
Neprítomnosti členov tímu uvidíte v páse v hornej časti Kalendára, nad časovou mriežkou. Kalendár vedľa nich zobrazuje úlohy, udalosti a naplánované odoslania AI, takže pri plánovaní termínov môžete skontrolovať dostupnosť ľudí.
Otvorte Kalendár ikonou zobrazení v hornej lište stredného stĺpca; v tej istej ponuke nájdete Nástenku a Poznámky. Kliknite na položku v páse neprítomností a uvidíte avatar, meno a priezvisko, druh neprítomnosti, rozsah od-do a správu, ak ju niekto pridal. Podrobnosti o fungovaní zobrazenia nájdete aj v opise Kalendára v Task Manageri.
Pás zobrazuje tri osoby za deň. Ak je neprítomných viac, kliknutím na „+n“ alebo šípku pri označení „nepr.“ rozbalíte celý zoznam. Rozbalený pás sa posúva samostatne a Kalendár si zapamätá váš výber.
Pred plánovaním pondelka prepnite zobrazenie na 7 dní a skontrolujte, kto bude neprítomný pred termínom úlohy. K dispozícii sú aj zobrazenia na 1, 3 a 5 dní a Zoznam, v ktorom sa neprítomnosti zobrazujú pod nadpisom dňa.
Nejde o ročný plán dovoleniek. Kalendár vám umožňuje pozrieť si najbližšie dni alebo týždeň, teda obdobie, v ktorom zvyčajne určujete, kto prevezme úlohu a či ju stihnete dokončiť do termínu.
Asistent AI vás upozorní, ale nerozhodne za vás
Asistent AI vás upozorní na neprítomnosť, keď sa pokúsite priradiť úlohu osobe, ktorá nie je v práci. Priradenie nezablokuje: môžete prácu zveriť niekomu inému alebo ju vedome nechať tejto osobe s termínom po návrate.
V utorok 6. októbra chce Marek zveriť Kasi úpravy ponuky pre Nord s termínom na štvrtok. Ak používa Asistenta AI, dostane informáciu o jej neprítomnosti a môže zmeniť plán skôr, než klientovi sľúbi termín. Asistent vidí iba to, k čomu má Marek prístup; samotný Task Manager funguje aj bez AI.
Úlohu môžete priradiť Magde, pridať ju ako druhú priradenú osobu alebo posunúť termín. Úloha môže mať priradených viacero osôb. V Kalendári môžete termín úlohy, ktorú máte právo upravovať, zmeniť jej presunutím na iný deň. Zmenu môžete vrátiť späť ikonou alebo pomocou Ctrl+Z - až 20 zmien v rámci otvorenej aplikácie.
Po zmene priradenej osoby alebo termínu sa tímu vo vlákne zobrazí systémová správa. Pri zmene termínu uvidí aj jeho predchádzajúcu hodnotu. Je teda vidieť, čo sa zmenilo, systém však za vás nedoplní dôvod. Ak klient čaká na vysvetlenie, napíšte do vlákna jednu vetu o novom termíne.
Asistent AI v Task Manageri je voliteľný a funguje s vlastným kľúčom klienta od OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Keď ho používate, požiadavka s potrebným kontextom sa odošle poskytovateľovi modelu. Aj bez nakonfigurovanej AI máte naďalej k dispozícii stav neprítomnosti, Kalendár a automatickú odpoveď vo vlákne.
Automatická odpoveď ukončí ticho vo vlákne, nie v e-mailovej schránke
Keď napíšete do vlákna úlohy alebo chatu, na ktorom sa zúčastňuje osoba so stavom Dovolenka alebo Choroba, vo vlákne sa od nej zobrazí automatická odpoveď, nie v e-mailovej schránke. Obsahuje vaše označenie a správu nastavenú pri neprítomnosti, a ak taká správa nie je nastavená - predvolený text.
Marek teda nemusí čakať do piatka na reakciu Kasi v úlohe týkajúcej sa ponuky. Ak Kasia uviedla, že záležitosť preberá Magda, Marek uvidí túto informáciu v konverzácii o konkrétnej úlohe. Naďalej sa však musí sám rozhodnúť, či Magdu pridá k úlohe a aký termín dohodne s klientom.
Automatická odpoveď príde raz denne pre dané vlákno. Ďalšia správa odoslaná v ten istý deň v tej istej konverzácii nevyvolá ďalšiu odpoveď; nová sa môže zobraziť nasledujúci deň alebo v inom vlákne. Mechanizmus sa týka stavov Dovolenka a Choroba, nejde o odpoveď na e-mail a nemal by sa spájať so stavom Neprítomný.
Náhradu dohodnite pred odchodom, nie až po prvom omeškaní
Náhradu pripravíte tak, že uvediete jej meno v správe o neprítomnosti a skontrolujete jej prístup do príslušného Pracovného priestoru. Pri naliehavých úlohách pridajte zastupujúcu osobu ako ďalšiu priradenú osobu namiesto predpokladu, že jej stav neprítomnosti automaticky odovzdá prácu.
V piatok pred odchodom Kasi s ňou skontrolujte úlohy s termínom na nasledujúci týždeň. Ak má Magda vybaviť ponuku pre Nord, skontrolujte, či patrí do správneho Pracovného priestoru. Osobu pridáte kliknutím na ikonu ceruzky pri názve Pracovného priestoru, v časti „Priradiť používateľov“; tam nastavíte oprávnenia a uložíte zmenu.
Oprávnenie „Úlohy“ umožňuje vytvárať nové úlohy v danom Pracovnom priestore. Aj bez neho môže Magda naďalej vidieť úlohu, ku ktorej ste ju pridali, a písať do jej vlákna. Je to dôležitý rozdiel: prístup ku konkrétnej záležitosti nemusí znamenať právo zakladať ďalšie úlohy.
Keď pošlete zastupujúcej osobe odkaz skopírovaný z úlohy, nezabudnite, že osoba bez prístupu uvidí oznámenie, nie obsah vlákna. Viac o tejto fáze píšem v texte o rozdeľovaní úloh v tíme.
Vo variante Pro môžete nastaviť upozornenie pred termínom
Automatizácie sú dostupné vo variante Pro; na nastavenie stavu, kontrolu Kalendára a získanie automatickej odpovede ich nepotrebujete. Ide o ďalší signál popri štyroch základných miestach: stave, Kalendári, voliteľnom Asistentovi AI a vlákne. Ak sledujete veľa termínov, môžete vytvoriť recept, ktorý zareaguje, keď sa blíži termín úlohy a priradená osoba je neprítomná.
Recept funguje podľa schémy KEĎ - AK - VYKONAJ: udalosť spustí kontrolu podmienky a splnená podmienka umožní vykonať akcie. Príklad: KEĎ termín úlohy uplynie o 24 hodín, AK „priradená osoba je neprítomná“, VYKONAJ „zobraz oznámenie“ a „napíš správu do vlákna“. Oznámenie sa zobrazí v Centre oznámení autora receptu v kategórii „Automatizácie“.
V katalógu hotových receptov v kategórii „Tím a termíny“ je aj „Strážca neprítomnosti“. Nepredpokladajte však, že automatizácia sama vyberie zastupujúcu osobu: medzi jej akciami nie je zmena priradenej osoby k úlohe. Môže upozorniť, napísať do vlákna alebo vytvoriť úlohu, rozhodnutie o odovzdaní práce však zostáva na vás.
Pred zapnutím vlastného pravidla použite možnosť „Testovať“. Uvidíte, čo by sa stalo pri posledných zodpovedajúcich udalostiach, bez vykonania akcií a odoslania správ. Recept funguje s oprávneniami autora; podrobnosti o vytváraní a kontrole pravidiel nájdete v opise Automatizácií.
Zajtra zadajte neprítomnosť, potom skontrolujte úlohy
Zajtra požiadajte každého člena tímu, aby zadal najbližšiu plánovanú neprítomnosť s rozsahom dátumov a jednou vetou o zastupovaní. Potom otvorte Kalendár na 7 dní a skontrolujte úlohy priradené osobám, ktoré budú neprítomné. Ak si chcete tieto zobrazenia vyskúšať pred ich nastavením v tíme, otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Ako zistím, kto je dnes na dovolenke?
Skontrolujte pás neprítomností v hornej časti Kalendára; po kliknutí na osobu uvidíte druh neprítomnosti, dátumy a pridanú správu. Pás zobrazuje tri osoby za deň; ak je neprítomných viac, kliknutím na „+n“ alebo šípku pri „nepr.“ rozbalíte celý zoznam.
Zablokuje Task Manager priradenie úlohy osobe na dovolenke?
Nie, neprítomnosť neblokuje priradenie úlohy. Voliteľný Asistent AI vás na ňu upozorní, keď sa pokúsite priradiť úlohu neprítomnej osobe; o zmene priradenia alebo termínu rozhodujete vy.
Musí osoba na dovolenke po návrate zmeniť stav manuálne?
Nie, nastavená neprítomnosť prestane platiť po koncovom dátume. Neprítomnosť naplánovaná do budúcnosti začne platiť od počiatočného dátumu a po jej skončení zmiznú jej označenia aj automatické odpovede.
Čo dostane niekto, kto napíše osobe na dovolenke?
Dostane automatickú odpoveď vo vlákne úlohy alebo chatu, ak je osoba na dovolenke jeho účastníkom. Obsahuje zmienku a správu z profilu neprítomnosti alebo predvolený text; v danom vlákne sa zobrazí raz denne. Funguje aj pri stave Choroba, ale nejde o odpoveď na e-mail.
Nahradí Task Manager personálny systém na evidenciu dovoleniek?
Nie, Task Manager nespracúva žiadosti o dovolenku, schvaľovanie nadriadeným ani zostatok dní. Pomáha zohľadniť neprítomnosť pri plánovaní práce; evidencia dovoleniek zostáva samostatnou záležitosťou.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
