Martes, estudio de diseño, seis personas. Marek, de tu equipo, asigna a Kasia los cambios de la oferta de Nord para el jueves y el viernes recibe una llamada del cliente: la oferta aún no está lista. ¿Quién está de vacaciones? Kasia - no volverá hasta el 19 de octubre.
En una pequeña empresa, las vacaciones se pierden de vista cuando el calendario está separado
Una tabla aparte con las vacaciones no te ayudará cuando estés asignando una tarea si nadie la consulta. La información sobre las ausencias debería estar visible allí donde planificas fechas y hablas del trabajo.
Puede que Marek recibiera un mensaje de Kasia una semana antes. Pero si lo envió por un mensajero privado y la tarea se creó en otro sitio, tenía que acordarse justo el martes. Es el mismo problema que describe el principio de tener un único lugar para los acuerdos del equipo: el mensaje existe, pero no está junto a la decisión.
Aun así, Task Manager no sustituye al sistema de gestión de personal. No incluye solicitudes de vacaciones, aprobaciones de responsables ni saldo de días. El estado de ausencia sirve para planificar el trabajo del equipo, no para gestionar las vacaciones.
Un estado con fechas te evita tener que acordarte de la vuelta
La ausencia programada empieza en la fecha de inicio indicada y deja de estar activa después de la fecha de fin. Así, no tienes que recordarle a Kasia que cambie manualmente su estado a Disponible cuando vuelva.
Puedes configurar el estado de ausencia en Ajustes, en la pestaña Perfil, en la sección Estado de disponibilidad. Puedes elegir Vacaciones, Enfermedad o Ausente, indicar las fechas de inicio y fin y añadir un mensaje; el estado predeterminado es Disponible.
Imagina que Kasia se va el lunes 5 de octubre y vuelve al trabajo el lunes 19 de octubre. El viernes 2 de octubre selecciona Vacaciones del 5 al 18 de octubre y escribe: «Vuelvo el 19 de octubre. Para cualquier asunto relacionado con la oferta de Nord, escribe a Magda». Es un ejemplo de mensaje que el equipo puede utilizar; no hace falta escribirlo en un archivo aparte.
Después de la fecha de fin, desaparecerán el aviso, los indicadores y las respuestas automáticas. El administrador también puede ver la lista de personas ausentes.
Decir «estoy de vacaciones» explica el silencio, pero mencionar a Magda le indica a Marek a quién derivar un asunto urgente. Esto no sustituye la asignación de tareas, sino que da al equipo un punto de partida.
Puedes ver quién está de vacaciones sobre la agenda del día
Las ausencias de los miembros del equipo aparecen en la franja de la parte superior del Calendario, por encima de la cuadrícula horaria. El Calendario también muestra las tareas, los eventos y los envíos de IA programados, para que puedas comprobar la disponibilidad del equipo mientras organizas las fechas.
Abre el Calendario desde el icono de vistas de la barra superior de la columna central; en el mismo menú encontrarás Tablero y Notas. Haz clic en una entrada de la franja de ausencias para ver el avatar, el nombre y los apellidos, el tipo de ausencia, el periodo y el mensaje, si se ha añadido uno. También encontrarás los detalles sobre cómo funciona esta vista en la descripción del Calendario de Task Manager.
La franja muestra tres personas por día. Si hay más ausencias, «+n» o la flecha junto a la etiqueta «aus.» despliega la lista completa. La franja desplegada tiene su propia barra de desplazamiento y el Calendario recuerda tu elección.
Antes de planificar el lunes, cambia a la vista de 7 días y comprueba quién estará ausente antes de la fecha límite de la tarea. También están disponibles las vistas de 1, 3 y 5 días, además de Lista, donde las ausencias aparecen debajo del encabezado del día.
No es un calendario anual de vacaciones. El Calendario permite consultar los próximos días o la semana, el periodo que normalmente tienes en cuenta para decidir quién se hará cargo de una tarea y si llegarás a tiempo.
El Asistente de IA te avisa, pero no decide por ti
El Asistente de IA te informa de la ausencia cuando intentas asignar una tarea a una persona que no está disponible. No impide la asignación: puedes encargarle el trabajo a otra persona o dejarlo conscientemente en manos de esa persona con una fecha límite posterior a su vuelta.
El martes 6 de octubre, Marek quiere encargarle a Kasia los cambios de la oferta de Nord para el jueves. Si utiliza el Asistente de IA, recibirá información sobre su ausencia y podrá cambiar el plan antes de prometerle una fecha al cliente. El Asistente solo ve aquello a lo que Marek tiene acceso; Task Manager también funciona sin IA.
Puedes asignar la tarea a Magda, añadirla como segunda persona asignada o cambiar la fecha límite. Una tarea puede tener varias personas asignadas. En el Calendario, puedes cambiar la fecha límite de una tarea que tengas permiso para editar arrastrándola a otro día. Puedes deshacer el cambio con el icono o mediante Ctrl+Z - hasta 20 cambios mientras la aplicación esté abierta.
Cuando se cambia la persona asignada o la fecha límite, el equipo verá un mensaje del sistema en el hilo. Si cambia la fecha límite, también verá la fecha anterior. Así se puede ver qué ha cambiado, pero el sistema no añadirá el motivo por ti. Si el cliente está esperando una explicación, escribe en el hilo una frase sobre la nueva fecha límite.
El Asistente de IA de Task Manager es opcional y funciona con la clave propia del cliente en OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Cuando lo utilizas, la consulta con el contexto necesario se envía al proveedor del modelo. Aunque no configures la IA, seguirás teniendo el estado de ausencia, el Calendario y la respuesta automática en el hilo.
La respuesta automática pone fin al silencio en el hilo, no en la bandeja de correo electrónico
Cuando escribes en el hilo de una tarea o un chat en el que participa una persona con el estado Vacaciones o Enfermedad, aparecerá en el hilo una respuesta automática suya, no en la bandeja de correo electrónico. Incluye tu mención y el mensaje configurado para la ausencia; si no hay ninguno, incluye el texto predeterminado.
Así, Marek no tiene que esperar hasta el viernes para recibir una respuesta de Kasia en la tarea relacionada con la oferta. Si Kasia ha indicado que Magda se encargará del asunto, Marek verá esa indicación en la conversación sobre la tarea concreta. Aun así, tendrá que decidir por su cuenta si añade a Magda a la tarea y qué fecha límite acuerda con el cliente.
La respuesta automática se envía una vez al día en cada hilo. Otro mensaje enviado ese mismo día en la misma conversación no generará una nueva respuesta; puede aparecer otra al día siguiente o en otro hilo. El mecanismo se aplica a los estados Vacaciones y Enfermedad, no responde a los correos electrónicos y no debe asociarse al estado Ausente.
Organiza la sustitución antes de irte, no después del primer retraso
Puedes preparar la sustitución indicando el nombre de la persona sustituta en el mensaje de ausencia y comprobando que tiene acceso al Espacio de trabajo adecuado. Para las tareas urgentes, añade a la persona sustituta como otra persona asignada, en lugar de dar por hecho que el estado le transferirá el trabajo.
El viernes antes de que Kasia se vaya, revisa con ella las tareas cuya fecha límite cae la semana siguiente. Si Magda va a encargarse de la oferta de Nord, comprueba que pertenece al Espacio de trabajo adecuado. Puedes añadir a una persona con el icono del lápiz junto al nombre del Espacio de trabajo, en la sección «Asignar usuarios»; allí podrás configurar los permisos y guardar los cambios.
El permiso «Tareas» permite crear nuevas tareas en un Espacio de trabajo determinado. Aunque no tenga este permiso, Magda podrá seguir viendo la tarea a la que la hayas añadido y escribir en su hilo. Es una distinción importante: tener acceso a un asunto concreto no implica necesariamente tener permiso para crear nuevas tareas.
Si envías a la persona sustituta un enlace copiado de una tarea, recuerda que quien no tenga acceso verá un mensaje, no el contenido del hilo. Explico este paso con más detalle en el artículo sobre cómo repartir las tareas en el equipo.
Con la versión Pro puedes añadir un aviso antes de la fecha límite
Las Automatizaciones están disponibles en la versión Pro; no las necesitas para configurar un estado, consultar el Calendario ni recibir una respuesta automática. Son un aviso adicional, además de los cuatro elementos básicos: el estado, el Calendario, el Asistente de IA opcional y el hilo. Si haces un seguimiento de muchas fechas límite, puedes crear una regla que actúe cuando se acerque la fecha límite de una tarea y la persona asignada esté ausente.
Una regla funciona según el esquema CUANDO - SI - EJECUTAR: un evento activa la comprobación de una condición y, si se cumple, permite ejecutar acciones. Por ejemplo: CUANDO faltan 24 horas para la fecha límite de una tarea, SI «la persona asignada está ausente», EJECUTAR «mostrar una notificación» y «escribir un mensaje en el hilo». La notificación aparecerá en el Centro de notificaciones de quien haya creado la regla, en la categoría «Automatizaciones».
En el catálogo de plantillas de la categoría «Equipo y fechas límite» también está «Guardián de ausencias». Sin embargo, no des por hecho que la automatización elegirá a una persona sustituta: entre sus acciones no está cambiar a la persona asignada a la tarea. Puede enviar un aviso, escribir en el hilo o crear una tarea, pero la decisión de delegar el trabajo depende de ti.
Antes de activar tu propia regla, utiliza «Probar». Verás qué habría ocurrido con los últimos eventos que cumplen los criterios, sin ejecutar acciones ni enviar mensajes. La regla funciona con los permisos de quien la ha creado; encontrarás información detallada sobre cómo crear y comprobar reglas en la descripción de Automatizaciones.
Mañana registra las ausencias y después revisa las tareas
Mañana, pide a cada persona del equipo que registre su próxima ausencia prevista, con las fechas y una frase sobre quién la sustituirá. Después, abre el Calendario con la vista de 7 días y revisa las tareas asignadas a las personas que estarán ausentes. Si quieres ver estas vistas antes de configurarlas para el equipo, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo saber quién está de vacaciones hoy?
Consulta la franja de ausencias en la parte superior del Calendario; al hacer clic en una persona verás el tipo de ausencia, las fechas y el mensaje añadido. La franja muestra tres personas por día; si hay más ausencias, despliega la lista completa con «+n» o la flecha junto a «aus.».
¿Task Manager impedirá asignar una tarea a alguien que esté de vacaciones?
No, la ausencia no impide asignar una tarea. El Asistente de IA opcional te informa de ella cuando intentas asignar una tarea a una persona ausente; tú decides si cambias la asignación o la fecha límite.
¿La persona que está de vacaciones tiene que cambiar el estado manualmente cuando vuelva?
No, la ausencia configurada deja de estar activa después de la fecha de fin. Si está programada para más adelante, empezará a estar activa en la fecha de inicio y, cuando termine, desaparecerán sus indicadores y las respuestas automáticas.
¿Qué recibirá alguien que escriba a una persona que está de vacaciones?
Recibirá una respuesta automática en el hilo de la tarea o del chat, si la persona que está de vacaciones participa en él. Incluirá una mención y el mensaje del perfil de ausencia o un texto predeterminado; aparecerá una vez al día en cada hilo. También funciona con el estado Enfermedad, pero no responde a los correos electrónicos.
¿Task Manager sustituye al sistema de gestión de vacaciones de Recursos Humanos?
No, Task Manager no gestiona solicitudes de vacaciones, aprobaciones de responsables ni el saldo de días. Te ayuda a tener en cuenta las ausencias al planificar el trabajo; la gestión de las vacaciones sigue siendo una cuestión aparte.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
