Úterý, 9:41. Anna Wiśniewska odesílá formulář „Požádat o cenovou nabídku“ na webu sedmičlenné firmy Instalacje Mazur a její e-mail skončí mezi fakturou od velkoobchodu a newsletterem výrobce. Leady z formuláře v e-mailu neuvádějí odpovědnou osobu ani datum dalšího kroku. V pátek Tomek při procházení schránky poptávku najde, ale Anna už má dvě jiné nabídky.
Lead ve schránce zapadne, protože nemá vlastníka ani datum
E-mail z formuláře lze snadno přehlédnout, protože neuvádí odpovědnou osobu ani termín kontaktování. Úkol situaci změní: nastavíte vysokou prioritu, termín a přiřadíte konkrétní osobu.
Ve firmě Instalacje Mazur Tomek předpokládá, že odpoví Michał. Michał si myslí, že se případem zabývá Tomek. Nikdo nevidí datum, po kterém se poptávka považuje za opožděnou.
Chybí také kontext. Abyste mohli posoudit poptávku Anny, musíte otevřít zprávu a najít obec, plochu domu a očekávaný termín realizace. Faktura má datum splatnosti. Poptávka „prosím o cenovou nabídku“ nemá nic.
42 hodin stačí k tomu, aby zákazník šel jinam
Harvard Business Review v roce 2011 popsal průzkum 2241 firem. Pouze 37 procent odpovědělo na online poptávku do hodiny, 23 procent neodpovědělo vůbec a průměrná doba reakce u firem, které zákazníka kontaktovaly, činila 42 hodin.
Stejná publikace uvádí analýzu 1,25 milionu leadů. Kontaktování během hodiny znamenalo přibližně sedmkrát vyšší šanci na kvalifikační rozhovor než kontakt o hodinu později. Nejde tedy o bleskovou přípravu celé nabídky. Jde o zaznamenání poptávky a určení dalšího kroku.
Ruční hlídání schránky funguje jen do první dovolené, výjezdu do terénu nebo dne plného schůzek. Pravidlo nezapomíná.
Leady z formuláře se z pošty dostávají do úkolů
Leady z formuláře můžete převádět do úkolů pomocí pravidla v modulu Automatizace. Pravidlo funguje podle schématu KDYŽ - POKUD - PROVEĎ: spouštěč rozpozná nový e-mail, podmínky oddělí poptávky od ostatní pošty a akce vytvoří úkol a mohou pomocí AI doplnit shrnutí.
Hotovou šablonu s názvem „Lead z formuláře“ nenajdete. Pravidlo pro prodej si sestavíte sami z dostupných prvků.
| Blok | Nastavení | Výsledek |
|---|---|---|
| KDYŽ | Nový e-mail ve schránce | Pravidlo reaguje na zprávu přijatou do schránky autora |
| POKUD | Schránka biuro@, předmět obsahuje „cenov“ nebo „poptávka“ | Faktury a newslettery dál neprojdou |
| PROVEĎ 1 | Napsat zprávu pomocí AI | Ve vlákně události se zobrazí shrnutí poptávky |
| PROVEĎ 2 | Vytvořit úkol | Vznikne případ s vysokou prioritou a termínem kontaktování |
Kořen „cenov“ zahrnuje mimo jiné výrazy „cenová nabídka“, „cenovou nabídku“ a „cenové nabídky“. Jde o drobnou změnu, která však snižuje počet zpráv vynechaných kvůli příliš přesné podmínce.
Jedno pravidlo, které se v modulu označuje také jako pravidlo KDYŽ - POKUD - PROVEĎ, může provést až 10 akcí. Funguje uvnitř aplikace bez externí automatizační služby. Reaguje výhradně na schránky svého autora, takže jeho prostřednictvím nikdo jiný vaši poštu neuvidí. Další příklady najdete v popisu Automatizací v aplikaci Task Manager.
Úkol přiřadí leadu osobu, termín a viditelné zpoždění
V úkolu nastavíte předmět, popis, prioritu, termín a přiřazené osoby. Barva v seznamu ihned ukazuje, zda termín připadá na dnešek, ještě neuplynul, nebo už je po termínu.
V úterý v 9:41 dorazí Annin e-mail. O dvě minuty později je v prodejním seznamu úkol „Kontaktovat: Anna Wiśniewska“ s vysokou prioritou a termínem na středu. Tomek ho otevře, vybere „Upravit“, v části „Přiřazení“ označí Michała a změnu uloží.
Může také AI asistentovi říct: „Přiřaď úkol Kontaktovat: Anna Wiśniewska Michałovi“. AI asistent rozumí běžnému jazyku, takže se nemusíte učit syntaxi příkazů.
Datum slíbené zákazníkovi zadáte do úkolu. Pokud někdo termín posune, ve vlákně zůstane uložené předchozí datum. Stejná stopa zůstane po změně stavu, priority nebo přiřazených osob. Průběh není nutné rekonstruovat zpaměti.
E-mailové vlákno můžete propojit s úkolem, ale takové propojení slouží pouze jako navigační zkratka. Obsah soukromé schránky ostatním nezpřístupní. Fungování schránek popisuje stránka Pošta v aplikaci Task Manager.
Report o zákazníkovi připravuje AI asistent, ne samotné pravidlo
AI asistent pomůže připravit kompletní zprávu o klientovi, ale samotné pravidlo ji nevytvoří. Pravidlo může vytvořit úkol a pomocí AI doplnit shrnutí, hotovou zprávu však uložíte jako poznámku do složky, kterou sami založíte.
Pokyn může znít takto:
Přečti si tuto poptávku a připrav zprávu: kdo píše, firma, co potřebuje, na kdy a jaký navrhuješ první krok.
Pro firmu Instalacje Mazur má zpráva čtyři krátké části:
- Anna Wiśniewska, kontakt z formuláře pro cenovou nabídku,
- dům o rozloze 160 m² ve Swarzędzi,
- tepelné čerpadlo potřebuje „před sezónou“,
- první krok: zavolat a zeptat se na izolaci budovy.
Michał hned vidí rozlohu domu, obec a očekávaný termín. Rozhovor může začít otázkou na izolaci budovy, místo aby znovu četl celou zprávu. Pokud má zprávu dostat subdodavatel, poznámku lze exportovat do PDF, Word nebo TXT.
Poznámka zůstane soukromá, dokud ji sami nesdílíte. Druhé osobě můžete povolit pouze prohlížení nebo také úpravy. Přiřazení poznámky k pracovnímu prostoru funguje jako štítek a přístup automaticky neuděluje.
Složku si založíte sami. Složky Poznámek jsou společné s modulem Soubory, takže složku „Leady“ uvidíte na obou místech.
Pokyn zkrátí práci se samotným úkolem
Nemusíte ručně vyplňovat každé pole nového případu. AI asistentovi můžete napsat:
Vytvoř úkol „Zadzwonić do Anny Wiśniewskiej“ v pracovním prostoru Sprzedaż, nastav vysokou prioritu a termín na zítřek.
AI asistent otevře formulář s vyplněnými poli. Před uložením uvidíte výsledek a můžete upravit název, termín nebo popis. Podobný postup ukazuje příklad automatizace popsané běžnými slovy.
AI asistent nebude odpovídat, pokud administrátor v Nastavení AI nenastaví poskytovatele, API klíč a model. Task Manager podporuje OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude a xAI Grok s použitím klientova klíče, bez marže zprostředkovatele. Další informace najdete v popisu AI asistenta.
Test a Historie ukazují, kde pravidlo udělalo chybu
Tlačítko Otestovat ukáže, co by se po spuštění pravidla stalo, ale neprovede žádnou akci. Historie spuštění zahrnuje 30 dní a zaznamenává provedené běhy, důvody přeskočení a obsah chyb.
V pátek Tomek otevře přeskočené položky a zjistí, že formulář na webu používal předmět „Prośba o ofertę“, který podmínka „wycen“ nezahrnovala. Přidá druhý textový řetězec, pravidlo znovu otestuje a teprve potom ho nechá pracovat.
Task Manager přerušuje smyčky, omezuje počet spuštění za hodinu a po třech po sobě jdoucích chybách se pravidlo pozastaví a autor dostane e-mail. Pravidlo provádí akce s jeho oprávněními.
Pokud používáte akci Napsat zprávu pomocí AI, shrnutí e-mailu a kontext potřebný k jeho přípravě se odešlou vybranému poskytovateli modelu. Požadavek se odesílá s použitím vašeho klíče. Data aplikace zůstávají na vašem serveru, ale samotný požadavek se odesílá mimo něj. Pošta je jako zdroj znalostí pro AI ve výchozím nastavení vypnutá a zapnout ji může administrátor.
AI není k zachytávání potenciálních zákazníků potřeba. Podmínky týkající se schránky, odesílatele a předmětu vytvoří úkol i bez ní, pouze bez automatického shrnutí.
Tato automatizace za vás nepřečte všechno
Automatizace z obsahu e-mailu nerozpozná slíbený termín ani nevybere obchodníka podle popisu poptávky. Datum a přiřazení nastavíte v úkolu, případně vytvoříte samostatná pravidla založená na zdokumentovaných podmínkách, jako jsou předmět a odesílatel.
AI nemá OCR, tedy mechanismus pro čtení textu ze skenů. Naskenovaný soubor PDF ani starý binární soubor DOC nebude možné přečíst jako běžný obsah zprávy.
AI asistent neodešle e-mail bez vašeho schválení. V Automatizacích je k dispozici samostatná akce „odeslat e-mail z vlastní schránky“ - sami rozhodnete, zda ji do pravidla vůbec přidáte, a před zapnutím pravidlo zkontrolujete tlačítkem Otestovat.
Když je aplikace zavřená, vyžaduje odesílání e-mailových oznámení CRON, tedy plánovač spouštějící úlohy na serveru. Bez něj se zprávy odesílají ve chvíli, kdy někdo aplikaci používá.
Pošta a Automatizace vyžadují variantu Pro
Pošta a Automatizace jsou dostupné ve variantě Pro. Task Manager funguje i bez AI, takže můžete vytvářet úkoly ze zpráv na základě schránky, odesílatele a předmětu bez připojení modelu.
Licence Task Manageru je jednorázová a trvalá. Zahrnuje 12 měsíců aktualizací a pozdější prodloužení přístupu k novým verzím je volitelné. Bez prodloužení můžete dál pracovat s verzí, kterou máte. Podmínky popisuje stránka Trvalé licence.
Zítra zkontrolujte tři poslední poptávky
Zítra ráno otevřete tři poslední potenciální zákazníky z formuláře a spočítejte, kolik hodin čekali na první odpověď. Pokud některý čekal déle než jeden den, vytvořte jedno pravidlo: KDYŽ přijde nový e-mail, POKUD dorazí na biuro@ a předmět obsahuje „wycen“, PROVEĎ vytvoření úkolu s termínem na následující den.
Potom použijte tlačítko Otestovat a zkontrolujte, zda pravidlo odliší poptávku od faktury a newsletteru. Hotový postup si můžete prohlédnout v Demo.
Nejčastější dotazy
Musím k zachycení leadů z formuláře používat AI asistenta?
Ne, AI asistent není k vytvoření úkolu ze zprávy potřeba. Spouštěč „nový e-mail ve schránce“ a podmínky týkající se předmětu, odesílatele nebo schránky fungují bez AI, ale nepřipraví automatické shrnutí ani report.
Kdo vidí poznámku a zprávu z mé schránky?
Svou schránku a soukromou poznámku vidíte pouze vy, přístup k nim nemá ani administrátor. Poznámku můžete sdílet s právem zobrazení nebo úprav, ale propojení e-mailu s úkolem obsah zprávy nezpřístupní.
Můžu připojit schránku Gmail nebo Outlook?
Ano, Task Manager připojuje schránky přes IMAP a SMTP, včetně Gmailu, Outlooku a účtů u polských hostingových služeb. U účtu Google může být v souladu s pravidly společnosti Google potřeba heslo aplikace.
Co se stane, když pravidlo přehlédne skutečnou poptávku?
Zpráva zůstane ve schránce a v Historii spuštění uvidíte důvod jejího přeskočení za posledních 30 dní. Po změně podmínky můžete použít tlačítko Testovat, které zobrazí výsledek bez provedení akcí.
Je pro automatizaci leadů potřeba varianta Pro?
Ano, Pošta a Automatizace patří do varianty Pro. Licenci zaplatíte jednorázově, 12 měsíců aktualizací je zahrnuto v ceně a pozdější prodloužení zůstává volitelné.
Zdroje
- Task Manager, Automatizace
- Task Manager, návod: Automatizace
- Task Manager, Pošta
- Task Manager, návod: Pošta
- Task Manager, Poznámky
- Task Manager, AI asistent
- Task Manager, Trvalá licence
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, „The Short Life of Online Sales Leads“
- Google, Nápověda k účtu Google, „Sign in with app passwords“
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
