Formulář na webu funguje, poptávky chodí, a přesto část klientů nedostane odpověď - protože e-mail z formuláře vypadá jako stovka jiných a ztratí se mezi fakturou a newsletterem. Ukazujeme dvě pravidla v Task Manageru, která rozpoznají lead ve schránce, připraví report o klientovi a založí úkol s termínem na zítra.
Kde se ztrácejí leady z formuláře
Vezměme firmu Instalacje Mazur z Poznaně - montáž tepelných čerpadel, sedm lidí, formulář „Vyžádat cenovou nabídku“ na webu. Poptávky chodí na biuro@, kterou čte majitel Tomek a obchodník Michał. Týdně jich přijde přes deset, spolu s fakturami od velkoobchodu, potvrzeními kurýra a newslettery výrobců.
Lead z formuláře má v této schránce hned tři problémy:
- Nemá vlastníka. Tomek si myslí, že odpoví Michał. Michał vidí, že Tomek e-mail už otevřel, takže má za to, že je věc vyřízená.
- Nemá termín. Faktura má datum splatnosti, kurýr má hodinu doručení. Poptávka „prosím o cenovou nabídku“ nemá nic - takže čeká.
- Nemá kontext. Aby bylo možné odpovědět, je třeba dočíst, o jaký dům jde, a předběžně spočítat výkon. Každý si to odkládá „na klidnější chvíli“.
Výsledek: odpověď na pondělní poptávku jde ven až ve středu, a klient má už dvě jiné nabídky.
Kolik stojí odpověď po dvou dnech
Nejde o problém jedné firmy. Studie z roku 2011 popsaná v Harvard Business Review zjišťovala, jak rychle 2 241 firem v USA odpovídá na dotaz z webového formuláře. Jen 37 % odpovědělo do hodiny a 23 % neodpovědělo vůbec. Průměrná doba reakce mezi firmami, které odpověděly do 30 dnů, byla 42 hodin. V samostatné studii citované ve stejném textu bylo analyzováno 1,25 mil. leadů: firmy, které se pokusily kontaktovat klienta do hodiny, měly přibližně sedmkrát vyšší šanci na kvalifikační rozhovor než ty, které to udělaly o hodinu později.
Závěr pro malou servisní firmu: lead je třeba vidět hned a mít pro něj termín, než ho překryje zbytek pošty. Ručně se to udržet nedá - někdo je v terénu, někdo na dovolené.
Šablona „Lead z formuláře → poznámka (AI)“
V Task Manageru se pravidla skládají podle jednoho vzorce: KDYŽ se něco stane, POKUD jsou splněny podmínky, PROVEĎ akce. Nemusíte ho stavět od nuly - v okně Automatizace klikněte na + a v kategorii Prodej a leady najdete šablonu „Lead z formuláře → poznámka (AI)“. Šablona se v nabídce zobrazí, když administrátor nakonfiguroval AI a vy máte přístup k Poště (varianta Pro). Otevře se jako neuložený, vypnutý návrh. Klikněte na přepínač Zapnuto - pravidlo se uloží a spustí jedním gestem (samotné Uložit ho nechá vypnuté).
Co toto pravidlo dělá, krok za krokem:
| Blok | Co se děje |
|---|---|
| KDYŽ Nový e-mail ve schránce | Pravidlo se spustí při každém přijatém e-mailu ve vaší schránce (vlastní odeslané zprávy ho nespouštějí). |
| POKUD AI vyhodnotí | AI dostane odesílatele, předmět a úryvek obsahu a odpoví „ano“ nebo „ne“: jestli jde o poptávku z formuláře nebo nový lead - údaje osoby či firmy a žádost o kontakt, cenovou nabídku nebo nabídku. Newslettery, faktury a automatická potvrzení jsou v podmínce výslovně vyloučeny. |
| PROVEĎ 1: Napiš zprávu přes AI | U e-mailu tento blok nic neodesílá - funguje jako analýza. AI napíše krátký report: kdo píše (osoba, firma, kontakt z patičky), co potřebuje, do kdy, a navrhne první krok. |
| PROVEĎ 2: Vytvoř poznámku | Report skončí jako poznámka „Lead: Jan Kowalski (jan@firma.pl)“ ve složce Leady ve vašich Poznámkách. Složka vznikne sama, pokud ji ještě nemáte. |
| PROVEĎ 3: Zobraz oznámení | V Centru oznámení se objeví „Nový lead: jan@firma.pl - report čeká v poznámkách, ve složce Leady“. |
Na pořadí akcí záleží: analýza AI je před poznámkou, protože její výsledek se dostane do obsahu poznámky.
Podmínka „AI vyhodnotí“ se počítá vždy jako poslední. Pokud před ni přidáte běžné podmínky - „Předmět e-mailu obsahuje: formulář, cenová nabídka“ nebo „Schránka: biuro@“ - AI se zeptá jen na e-maily, které jimi prošly. Zapisujte kořen slova - „nabíd“ zachytí každý tvar. Méně dotazů, méně chyb, nižší náklady na váš API klíč.
Jak vypadá report o leadu ve složce Leady
Otevřete Poznámky, rozbalte Dokumenty a vstupte do složky Leady. Každá poptávka je samostatná poznámka. Na snímku z demo instance je vidět lead od Solarion Energia - firmy z oboru obnovitelných zdrojů energie, která se ptá na nový web a reklamní kampaň:
U Instalacje Mazur by úterní poznámka o poptávce Anny vypadala stejně, jen s jinými údaji:
- Kdo píše - Anna Wiśniewska, rodinný dům ve Swarzędzu, telefon a e-mail vytažené z patičky formuláře.
- Co potřebuje - cenová nabídka tepelného čerpadla pro dům 160 m², nyní plynový kotel.
- Do kdy - „chtěla bych to stihnout před sezonou“.
- Navrhovaný první krok - zavolat, doptat se na izolaci a topný systém, poslat formulář auditu.
Poznámka z e-mailu je soukromá - vidí ji osoba, na jejíž schránce pravidlo běží. Pokud ji má vidět Michał, Tomek mu poznámku sdílí, nebo si Michał připojí biuro@ u sebe a zapne vlastní kopii pravidla.
Pokud máte oprávnění AI asistent s přístupem na internet, doplňte do pokynu: „stáhni stránku z domény e-mailu odesílatele a zohledni, čím se firma zabývá“ - report o leadu z firemní adresy hned řekne, kdo je klient.
Šablona „Nový lead → úkol kontaktu (AI)“
Poznámka uspořádá znalosti o klientovi, ale nehlídá, aby někdo zavolal. Od toho je druhá šablona ze stejné kategorie - rozpoznání leadu identické, jiné akce:
- Vytvoř úkol v pracovním prostoru, který určíte před uložením - to je jediné pole k vyplnění. Úkol se jmenuje „Kontaktujte: a.wisniewska@…“, má vysokou prioritu a termín na zítra, a v popisu předmět a obsah poptávky.
- Zobraz oznámení „Nový lead - úkol vytvořen: a.wisniewska@… čeká na kontakt. Úkol s termínem na zítra“.
Úkol je hned propojený s vláknem pošty: v záhlaví má modrý štítek s předmětem e-mailu a kliknutí otevře korespondenci. Propojení nesdílí obsah e-mailu - kdo nemá tuto schránku připojenou, uvidí jen úkol. Více na stránce E-mail zakládá úkol.
U Instalacje Mazur fungují obě pravidla společně. Úterý, 9:41: Anna odešle formulář. 9:43: Tomek má oznámení, poznámku v Leady a úkol s termínem na středu. Přiřadí ho Michałovi v editaci úkolu. Lead už nemusí „být zpozorován“ - je na seznamu s datem.
Místo klikání: popište pravidlo Asistentovi
Pokud chcete, aby poznámka šla do jiné složky a oznámení mělo jiný obsah, nemusíte hledat pole. Otevřete AI asistenta a napište mu, jako kolegovi:
Když přijde e-mail z webového formuláře, udělej poznámku o firmě a osobě ve složce Leady, založ úkol „Zavolat“ v pracovním prostoru Prodej s termínem na zítra a dej mi vědět.
Asistent sestaví návrh (název, spouštěč, podmínky, akce) a v odpovědi rozepíše, co pravidlo udělá. Pod odpovědí je karta „Přejít do Automatizace“. Návrh je vypnutý a neuložený: kliknete na Uložit, pak Zapnout. Úpravy děláte slovy: „změň termín na dva dny“, „přidej podmínku, že předmět obsahuje nabíd“. Scénář krok za krokem: Automatizace popsaná obyčejnou větou.
Co dál s leadem
Pravidlo končí práci ve chvíli, kdy má lead poznámku a úkol. Dál je to běžná práce v Task Manageru:
- Přiřaďte osobu a zapište termín slíbený klientovi. Výchozí je „zítra“; pokud Anna žádá o cenovou nabídku do pátku, změňte na čtvrtek.
- Požádejte Asistenta o připomenutí k termínu: „připomeň mi to ráno v den termínu“ nebo „dvě hodiny před termínem“. Když posunete termín úkolu, připomenutí se posune s ním.
- Pište ve vlákně úkolu, ne v e-mailu. Dohody z telefonu, fotky kotelny, předběžná kalkulace - všechno u úkolu. Za měsíc kdokoli z týmu úkol otevře a ví, co bylo.
- Zavřete úkol až po odeslání nabídky, ne po prvním telefonátu. Dlaždice „po termínu“ nad seznamem ukazuje leady, které uvízly.
Celý cyklus od poptávky po uzavření popisujeme na stránce Task Manager v prodeji.
AI se plete - jak to zachytit
Podmínka „AI vyhodnotí“ je hodnocení modelu, ne pevné pravidlo. Bude se plést oběma směry: někdy označí za lead spamera s nabídkou SEO, jindy zase přehlédne dotaz napsaný třemi slovy bez podpisu. V mezích to drží několik věcí:
- Při nejistotě AI odpoví „ne“. Automat raději nic neudělá, než aby udělal chybu. Vynechané leady se proto stávají častěji než falešné - schránku si stejně procházíte, jen z ní už nic nepřepisujete.
- Testujte před zapnutím. Tlačítko Testovat vezme posledních 20 e-mailů a ukáže, které by prošly podmínkami a jaké akce by se spustily (s dosazenými proměnnými; samotný report AI v testu ještě nepíše) - nic neukládá ani neodesílá. Tomek spustil test na 20 zprávách: 6 leadů správně, jedna nabídka reklamního katalogu označena jako lead. Doplnil do podmínky: „obchodní nabídky zasílané nám NEJSOU leady“ - a test prošel čistě.
- Historie spuštění. Každý e-mail, který spustil spouštěč, má záznam: provedeno, vynecháno (s podmínkou, která ho zastavila) nebo chyba. Jednou týdně projděte „vynechané“ - jestli mezi nimi není skutečná poptávka.
- Levné podmínky před AI. Pokud formulář na webu vždy posílá předmět „Nová poptávka z webu“, přidejte podmínku „Předmět e-mailu obsahuje: poptávka z webu“. AI vyhodnotí jen tyto e-maily, zbytek pošty se ho vůbec nedotkne.
- Denní limit dotazů AI z automatizace (výchozí 200, nastavuje administrátor) chrání před lavinou, například při první synchronizaci velké schránky. Po vyčerpání jsou pravidla s AI ten den vynechávána se záznamem v historii; počítadlo se vynuluje o půlnoci.
- Tři chyby po sobě pravidlo pozastaví a dostanete oznámení i e-mail. Žádná pojistka nefunguje potichu.
Poctivá poznámka o datech: zkrácený e-mail s leadem jde k vyhodnocení k vybranému poskytovateli modelu (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok) na váš API klíč. Data aplikace zůstávají na vašem serveru, ale samotný dotaz jde ven.
Co tato automatizace neudělá
- Nepřečte termín z e-mailu - v úkolu je vždy „+N dní“ od přijetí poptávky. Datum slíbené klientovi zapisujete sami.
- Nevybere obchodníka podle obsahu. Pokud mají leady jít k různým lidem, vytvořte samostatná pravidla s podmínkou na předmětu nebo odesílateli.
- Nenahlédne do příloh - AI vidí odesílatele, předmět, obsah a názvy souborů, ne jejich vnitřek.
- Neodpoví klientovi za vás, pokud nepřidáte akci „Odešli e-mail ze své schránky“ s potvrzením „děkujeme, ozveme se do zítra“.
Automatizace a Pošta jsou moduly varianty Pro - podrobnosti v ceníku.
Dvě pravidla, deset minut na nastavení - a každá poptávka z formuláře má report, vlastníka a termín. Pokud to chcete vidět na vlastní schránce, požádejte o přístup v Demo.
Nejčastější dotazy
Musím používat AI, abych zachytil leady z formuláře?
Ne. Pokud váš formulář posílá e-maily s pevným předmětem nebo z jedné adresy, postavte pravidlo na podmínkách „Předmět e-mailu obsahuje“ nebo „Odesílatel obsahuje“ bez AI. Přijdete o report o klientovi, ale úkol kontaktu s termínem vznikne stejně.
Kdo vidí poznámku a úkol vytvořené z mé schránky?
Schránka je soukromá, takže poznámka z e-mailu je ve výchozím stavu jen vaše - sdílíte ji s vybranými lidmi. Úkol vidí členové zvoleného pracovního prostoru, ale bez obsahu e-mailu, pokud nemají tuto schránku připojenou u sebe.
Můžu připojit schránku Gmail nebo Outlook?
Ano. Task Manager se připojuje přes IMAP a SMTP, takže funguje s hostingy, Gmailem i Microsoft 365. V Gmailu potřebujete heslo aplikace, a to vyžaduje zapnuté dvoufázové ověření na účtu Google.
Co se stane, když AI přehlédne skutečnou poptávku?
E-mail zůstává ve schránce - pravidlo nic nemaže ani neskrývá. V Historii spuštění ho uvidíte jako „vynecháno“ s podmínkou, která ho zastavila. Doplníte pak do pokynu pro AI, jak vypadají vaše poptávky, a spustíte Testovat.
Zdroje
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, „The Short Life of Online Sales Leads“ (březen 2011): audit 2 241 firem, 37 % odpovědí do hodiny, 23 % bez odpovědi, průměrně 42 hodin, sedmkrát vyšší šance na kvalifikační rozhovor při kontaktu do hodiny
- Google, Nápověda účtu Google, „Sign in with app passwords“ - požadavek dvoufázového ověření pro hesla aplikací
- Task Manager, uživatelská příručka, „Automatizace“ - šablony „Prodej a leady“, podmínka „AI vyhodnotí“, Testovat, Historie, pojistky
- Task Manager, uživatelská příručka, „Pošta“ - soukromí schránky, propojení vlákna s úkolem
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
