Leads aus dem Formular ohne Verlust: die Regel, die eine Notiz und eine Aufgabe erstellt

Das Formular auf der Website funktioniert, Anfragen kommen an, und trotzdem bekommt ein Teil der Kunden keine Antwort - weil die E-Mail aus dem Formular wie hundert andere aussieht und zwischen Rechnung und Newsletter untergeht. Wir zeigen zwei Regeln in Task Manager, die einen Lead im Postfach erkennen, einen Kundenbericht erstellen und eine Aufgabe mit Termin auf morgen anlegen.

Wo Leads aus dem Formular verloren gehen

Nehmen wir die Firma Instalacje Mazur aus Poznań - Installation von Wärmepumpen, sieben Mitarbeiter, Formular „Angebot anfordern" auf der Website. Die Anfragen gehen an biuro@, die der Inhaber Tomek und der Vertriebsmitarbeiter Michał lesen. Pro Woche kommen etwa ein Dutzend davon, zusammen mit Rechnungen vom Großhändler, Kurierbestätigungen und Newslettern der Hersteller.

Ein Lead aus dem Formular hat in diesem Postfach gleich drei Probleme:

• Er hat keinen Verantwortlichen. Tomek denkt, Michał wird antworten. Michał sieht, dass Tomek die E-Mail schon geöffnet hat, und hält das Thema für erledigt.
• Er hat keinen Termin. Die Rechnung hat ein Zahlungsdatum, der Kurier eine Lieferzeit. Die Anfrage „bitte um ein Angebot" hat nichts davon - also wartet sie.
• Er hat keinen Kontext. Um zu antworten, muss man nachlesen, um welches Haus es geht, und die Leistung grob berechnen. Jeder verschiebt das auf „einen ruhigeren Moment".

Das Ergebnis: Die Antwort auf eine Anfrage vom Montag geht am Mittwoch raus, und der Kunde hat schon zwei andere Angebote.

Was eine Antwort nach zwei Tagen kostet

Das ist kein Problem einer einzelnen Firma. Eine 2011 im Harvard Business Review beschriebene Studie untersuchte, wie schnell 2.241 Unternehmen in den USA auf eine Formularanfrage auf ihrer Website reagieren. Nur 37 % antworteten innerhalb einer Stunde, und 23 % antworteten überhaupt nicht. Die durchschnittliche Reaktionszeit der Unternehmen, die innerhalb von 30 Tagen antworteten, betrug 42 Stunden. In einer separaten, im selben Text zitierten Studie wurden 1,25 Mio. Leads analysiert: Unternehmen, die versuchten, den Kunden innerhalb einer Stunde zu kontaktieren, hatten etwa siebenmal höhere Chancen auf ein Qualifizierungsgespräch als solche, die das eine Stunde später taten.

Die Konsequenz für ein kleines Dienstleistungsunternehmen: Ein Lead muss sofort gesehen werden und einen Termin bekommen, bevor er im Rest der Post untergeht. Manuell lässt sich das nicht durchhalten - jemand ist unterwegs, jemand im Urlaub.

Vorlage „Lead aus dem Formular → Notiz (KI)"

In Task Manager werden Regeln nach einem festen Muster aufgebaut: WENN etwas passiert, FALLS Bedingungen erfüllt sind, FÜHRE AUS Aktionen. Sie müssen das nicht von Grund auf bauen - klicken Sie im Fenster Automatisierungen auf +, und in der Kategorie Vertrieb und Leads finden Sie die Vorlage „Lead aus dem Formular → Notiz (KI)". Die Vorlage erscheint im Menü, wenn der Administrator die KI konfiguriert hat und Sie Zugriff auf E-Mail haben (Variante Pro). Sie öffnet sich als ungespeicherter, deaktivierter Entwurf. Klicken Sie auf den Schalter Aktiviert - die Regel wird gespeichert und startet mit einer einzigen Geste (ein einfaches Speichern lässt sie deaktiviert).

Was diese Regel Schritt für Schritt macht:

Die Reihenfolge der Aktionen ist entscheidend: Die KI-Analyse steht vor der Notiz, weil ihr Ergebnis in den Inhalt der Notiz einfließt.

Die Bedingung „KI bewertet" wird immer zuletzt ausgewertet. Wenn Sie davor gewöhnliche Bedingungen einfügen - „Betreff enthält: Formular, Angebot" oder „Postfach: biuro@" - wird die KI nur bei den E-Mails befragt, die diese Bedingungen passiert haben. Verwenden Sie den Wortstamm - so erfassen Sie jede Wortform. Weniger Anfragen, weniger Fehler, geringere Kosten auf Ihrem API-Schlüssel.

Wie der Lead-Bericht im Ordner Leads aussieht

Öffnen Sie Notizen, klappen Sie Dokumente auf und gehen Sie in den Ordner Leads. Jede Anfrage ist eine eigene Notiz. Auf dem Screenshot aus der Demo-Instanz sehen Sie einen Lead von Solarion Energia - einem Unternehmen aus der Erneuerbare-Energien-Branche, das nach einer neuen Website und einer Werbekampagne fragt:

Bei Instalacje Mazur würde die Dienstagsnotiz zu Annas Anfrage genauso aussehen, nur mit anderen Daten:

• Wer schreibt - Anna Wiśniewska, Einfamilienhaus in Swarzędz, Telefon und E-Mail aus der Formular-Signatur extrahiert.
• Was wird benötigt - Angebot für eine Wärmepumpe für ein Haus mit 160 m², derzeit Gasheizung.
• Bis wann - „ich möchte es noch vor der Saison schaffen".
• Vorgeschlagener erster Schritt - anrufen, nach Dämmung und Heizungsanlage fragen, Audit-Formular senden.

Die Notiz aus der E-Mail ist privat - sie sieht nur die Person, auf deren Postfach die Regel läuft. Soll Michał sie sehen, gibt Tomek ihm die Notiz frei, oder Michał verbindet biuro@ bei sich selbst und aktiviert eine eigene Kopie der Regel.

Wenn Sie die Berechtigung KI-Assistent mit Internetzugriff haben, ergänzen Sie den Befehl: „ruf die Website der Absender-Domain ab und berücksichtige, womit sich die Firma beschäftigt" - der Lead-Bericht zu einer geschäftlichen Adresse verrät dann sofort, wer der Kunde ist.

Vorlage „Neuer Lead → Kontakt-Aufgabe (KI)"

Die Notiz ordnet das Wissen über den Kunden, sorgt aber nicht dafür, dass jemand anruft. Dafür gibt es die zweite Vorlage aus derselben Kategorie - identische Lead-Erkennung, andere Aktionen:

• Aufgabe erstellen in dem Arbeitsbereich, den Sie vor dem Speichern angeben - das ist das einzige auszufüllende Feld. Die Aufgabe heißt „Kontakt aufnehmen: a.wisniewska@…", hat hohe Priorität und Termin auf morgen, und in der Beschreibung stehen Betreff und Inhalt der Anfrage.
• Benachrichtigung anzeigen „Neuer Lead - Aufgabe erstellt: a.wisniewska@… wartet auf Kontakt. Aufgabe mit Termin auf morgen".

Die Aufgabe ist sofort mit dem E-Mail-Thread verknüpft: In der Kopfzeile hat sie ein blaues Abzeichen mit dem Betreff der E-Mail, und ein Klick öffnet die Korrespondenz. Die Verknüpfung gibt den E-Mail-Inhalt nicht frei - wer dieses Postfach nicht verbunden hat, sieht nur die Aufgabe. Mehr dazu auf der Seite E-Mail legt Aufgabe an.

Bei Instalacje Mazur arbeiten beide Regeln zusammen. Dienstag, 9:41 Uhr: Anna sendet das Formular ab. 9:43 Uhr: Tomek hat eine Benachrichtigung, eine Notiz in Leads und eine Aufgabe mit Termin auf Mittwoch. Er weist sie Michał in der Aufgabenbearbeitung zu. Der Lead muss nicht mehr „bemerkt werden" - er steht mit Datum auf der Liste.

Statt klicken: Beschreiben Sie die Regel dem Assistenten

Wenn die Notiz in einen anderen Ordner soll und die Benachrichtigung einen anderen Text haben soll, müssen Sie nicht nach Feldern suchen. Öffnen Sie den KI-Assistenten und schreiben Sie wie an einen Kollegen:

Wenn eine E-Mail vom Website-Formular kommt, erstelle eine Notiz über die Firma und die Person im Ordner Leads, lege eine Aufgabe „Anrufen" im Arbeitsbereich Vertrieb mit Termin auf morgen an und sag mir Bescheid.

Der Assistent erstellt einen Entwurf (Name, Auslöser, Bedingungen, Aktionen) und beschreibt in der Antwort, was die Regel tun wird. Unter der Antwort gibt es die Karte „Zu Automatisierungen wechseln". Der Entwurf ist deaktiviert und ungespeichert: Sie klicken Speichern, dann Aktivieren. Korrekturen machen Sie in Worten: „ändere den Termin auf zwei Tage", „füge eine Bedingung hinzu, dass der Betreff Angebot enthält". Schritt-für-Schritt-Szenario: Automatisierung in einem gewöhnlichen Satz beschrieben.

Wie es mit dem Lead weitergeht

Die Regel ist fertig, sobald der Lead eine Notiz und eine Aufgabe hat. Danach ist es normale Arbeit in Task Manager:

1. Weisen Sie eine Person zu und tragen Sie den dem Kunden versprochenen Termin ein. Standardmäßig ist es „morgen"; wenn Anna bis Freitag ein Angebot möchte, ändern Sie es auf Donnerstag.
2. Bitten Sie den Assistenten um eine Erinnerung zum Termin: „erinnere mich am Morgen des Fälligkeitstages" oder „zwei Stunden vor dem Termin". Wenn Sie den Aufgabentermin verschieben, verschiebt sich die Erinnerung mit.
3. Schreiben Sie im Aufgaben-Thread, nicht in der E-Mail. Telefonische Absprachen, Fotos des Heizraums, die vorläufige Kalkulation - alles bei der Aufgabe. In einem Monat öffnet jeder im Team die Aufgabe und weiß, was war.
4. Schließen Sie die Aufgabe erst nach dem Versand des Angebots, nicht nach dem ersten Anruf. Die Kachel „überfällig" über der Liste zeigt Leads, die ins Stocken geraten sind.

Den gesamten Zyklus von der Anfrage bis zum Abschluss beschreiben wir auf der Seite Task Manager im Vertrieb.

Die KI irrt sich - so erkennen Sie es

Die Bedingung „KI bewertet" ist die Einschätzung eines Modells, keine starre Regel. Sie wird sich in beide Richtungen irren: mal hält sie einen SEO-Spammer für einen Lead, mal übersieht sie eine in drei Worten ohne Signatur geschriebene Anfrage. Ein paar Dinge halten das im Zaum:

• Bei Unsicherheit antwortet die KI mit „nein". Die Automatisierung tut lieber nichts, als etwas falsch zu machen. Übersehene Leads kommen daher häufiger vor als falsche - das Postfach schauen Sie sowieso durch, nur übertragen Sie daraus nichts mehr manuell.
• Testen Sie vor dem Aktivieren. Die Schaltfläche Testen nimmt die letzten 20 E-Mails und zeigt, welche die Bedingungen bestehen würden und welche Aktionen ausgelöst würden (mit eingesetzten Variablen; den eigentlichen KI-Bericht schreibt der Test noch nicht) - dabei wird nichts gespeichert oder versendet. Tomek ließ den Test mit 20 Nachrichten laufen: 6 Leads korrekt, ein Angebot für einen Werbekatalog fälschlich als Lead erkannt. Er ergänzte die Bedingung: „an uns gerichtete Verkaufsangebote sind KEINE Leads" - und der Test lief danach sauber durch.
• Historie der Ausführungen. Jede E-Mail, die den Auslöser getroffen hat, bekommt einen Eintrag: ausgeführt, übersprungen (mit der Bedingung, die sie gestoppt hat) oder Fehler. Prüfen Sie einmal pro Woche die „übersprungenen" - ob nicht doch eine echte Anfrage darunter ist.
• Günstige Bedingungen vor der KI. Wenn das Formular auf der Website immer den Betreff „Neue Anfrage von der Website" sendet, fügen Sie die Bedingung „Betreff enthält: Anfrage von der Website" hinzu. Die KI bewertet dann nur diese E-Mails, und der Rest der Post berührt sie gar nicht erst.
• Das tägliche Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen (standardmäßig 200, vom Administrator festgelegt) schützt vor einer Lawine, z. B. bei der ersten Synchronisierung eines großen Postfachs. Nach Erreichen des Limits werden Regeln mit KI an diesem Tag übersprungen, mit einem Eintrag in der Historie; der Zähler setzt sich um Mitternacht zurück.
• Drei Fehler in Folge pausieren die Regel, und Sie erhalten eine Benachrichtigung sowie eine E-Mail. Keine Sicherung arbeitet im Stillen.

Ein ehrlicher Hinweis zu den Daten: Ein Auszug der Lead-E-Mail geht zur Bewertung an den gewählten Modellanbieter (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok) auf Ihrem API-Schlüssel. Die Anwendungsdaten bleiben auf Ihrem Server, aber die Anfrage selbst geht nach außen.

Was diese Automatisierung nicht tut

• Sie liest keinen Termin aus der E-Mail - in der Aufgabe steht immer „+N Tage" ab Eingang der Anfrage. Das dem Kunden versprochene Datum tragen Sie selbst ein.
• Sie wählt keinen Vertriebsmitarbeiter anhand des Inhalts aus. Sollen Leads an verschiedene Personen gehen, legen Sie separate Regeln mit einer Bedingung auf Betreff oder Absender an.
• Sie schaut nicht in Anhänge - die KI sieht Absender, Betreff, Inhalt und Dateinamen, nicht deren Inneres.
• Sie antwortet dem Kunden nicht für Sie, es sei denn, Sie fügen die Aktion „E-Mail aus Ihrem Postfach senden" mit der Bestätigung „vielen Dank, wir melden uns bis morgen" hinzu.

Automatisierungen und E-Mail sind Module der Variante Pro - Details in den Preisen.

Zwei Regeln, zehn Minuten zum Einrichten - und jede Formularanfrage hat einen Bericht, einen Verantwortlichen und einen Termin. Wenn Sie das an Ihrem eigenen Postfach sehen möchten, fordern Sie Zugang in der Demo an.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich KI verwenden, um Leads aus dem Formular zu erfassen?

Nein. Wenn Ihr Formular E-Mails mit festem Betreff oder von einer einzigen Adresse sendet, bauen Sie die Regel ohne KI mit den Bedingungen „Betreff enthält" oder „Absender enthält" auf. Sie verlieren den Kundenbericht, aber die Kontakt-Aufgabe mit Termin entsteht trotzdem.

Wer sieht die Notiz und die Aufgabe, die aus meinem Postfach erstellt wurden?

Das Postfach ist privat, daher gehört die Notiz aus der E-Mail standardmäßig nur Ihnen - Sie geben sie ausgewählten Personen frei. Die Aufgabe sehen die Mitglieder des angegebenen Arbeitsbereichs, aber ohne den E-Mail-Inhalt, wenn sie dieses Postfach nicht selbst verbunden haben.

Kann ich ein Gmail- oder Outlook-Postfach verbinden?

Ja. Task Manager verbindet sich über IMAP und SMTP und funktioniert daher mit polnischen Hostern, Gmail und Microsoft 365. Bei Gmail benötigen Sie ein App-Passwort, wofür die zweistufige Verifizierung im Google-Konto aktiviert sein muss.

Was passiert, wenn die KI eine echte Anfrage übersieht?

Die E-Mail bleibt im Postfach - die Regel löscht oder verbirgt nichts. In der Historie der Ausführungen sehen Sie sie als „übersprungen" mit der Bedingung, die sie gestoppt hat. Ergänzen Sie dann die Anweisung an die KI, wie Ihre Anfragen aussehen, und lassen Sie Testen laufen.

Quellen

1. Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, „The Short Life of Online Sales Leads" (März 2011): Audit von 2.241 Unternehmen, 37 % Antwort innerhalb einer Stunde, 23 % ohne Antwort, durchschnittlich 42 Stunden, siebenfach höhere Chance auf ein Qualifizierungsgespräch bei Kontakt innerhalb einer Stundehbr.org · Zugriff am 20.09.2026
2. Google, Google-Konto-Hilfe, „Sign in with app passwords" - Voraussetzung der zweistufigen Verifizierung für App-Passwörtersupport.google.com · Zugriff am 20.09.2026
3. Task Manager, Benutzerhandbuch, „Automatisierungen" - Vorlagen „Vertrieb und Leads", Bedingung „KI bewertet", Testen, Historie, Sicherungen
4. Task Manager, Benutzerhandbuch, „E-Mail" - Postfach-Privatsphäre, Verknüpfung von Thread und Aufgabe

Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.