Dienstag, 9:41 Uhr. Anna Wiśniewska sendet auf der Website des siebenköpfigen Unternehmens Instalacje Mazur das Formular „Angebot anfordern“ ab. Ihre E-Mail landet zwischen einer Lieferantenrechnung und dem Newsletter eines Herstellers. Bei Formular-Leads ist in der E-Mail weder eine verantwortliche Person noch ein Datum für den nächsten Schritt angegeben. Am Freitag entdeckt Tomek die Anfrage beim Durchsehen des Postfachs, doch Anna hat bereits zwei andere Angebote.
Der Lead geht im Postfach unter, weil weder eine verantwortliche Person noch ein Datum festgelegt sind
Eine Formular-E-Mail wird leicht übersehen, weil sie weder eine verantwortliche Person noch ein Fälligkeitsdatum für die Kontaktaufnahme nennt. Eine Aufgabe ändert das: Sie legen eine hohe Priorität und ein Fälligkeitsdatum fest und weisen eine konkrete Person zu.
Bei Instalacje Mazur geht Tomek davon aus, dass Michał antwortet. Michał glaubt, Tomek kümmere sich darum. Niemand sieht, ab welchem Datum die Anfrage überfällig ist.
Auch der Kontext fehlt. Um Annas Anfrage zu beurteilen, muss man die Nachricht öffnen und Ort, Wohnfläche sowie den gewünschten Ausführungstermin heraussuchen. Eine Rechnung hat ein Zahlungsdatum. Die Anfrage „Bitte um ein Angebot“ hat nichts davon.
42 Stunden reichen aus, damit der Kunde sich anders entscheidet
Harvard Business Review berichtete 2011 über eine Studie mit 2241 Unternehmen. Nur 37 Prozent antworteten innerhalb einer Stunde auf eine Online-Anfrage, 23 Prozent antworteten überhaupt nicht und die durchschnittliche Reaktionszeit der Unternehmen, die Kontakt aufnahmen, betrug 42 Stunden.
Dieselbe Publikation verweist auf eine Analyse von 1,25 Mio. Leads. Eine Kontaktaufnahme innerhalb einer Stunde führte zu einer etwa siebenmal höheren Wahrscheinlichkeit für ein qualifizierendes Gespräch als eine Kontaktaufnahme eine Stunde später. Es geht also nicht darum, sofort ein vollständiges Angebot zu erstellen. Es geht darum, die Anfrage zu bemerken und den nächsten Schritt festzulegen.
Das Postfach manuell zu kontrollieren funktioniert nur bis zum ersten Urlaub, Außentermin oder Tag voller Besprechungen. Eine Regel vergisst nichts.
Formular-Leads werden aus E-Mails in Aufgaben übernommen
Mit einer Regel im Modul Automatisierungen können Sie Formular-Leads aus E-Mails in Aufgaben übernehmen. Die Regel folgt dem Schema WENN - FALLS - DANN: Der Auslöser erkennt eine neue E-Mail, Bedingungen trennen Anfragen von den übrigen Nachrichten und Aktionen erstellen eine Aufgabe und können eine KI-Zusammenfassung hinzufügen.
Eine fertige Vorlage namens „Formular-Lead“ gibt es nicht. Die Vertriebsregel stellen Sie selbst aus den verfügbaren Bausteinen zusammen.
| Baustein | Einstellung | Ergebnis |
|---|---|---|
| WENN | Neue E-Mail im Postfach | Die Regel reagiert auf eine Nachricht, die im Postfach des Regelerstellers eingeht |
| FALLS | Postfach biuro@, Betreff enthält „angebot“ oder „anfrage“ | Rechnungen und Newsletter werden nicht weiterverarbeitet |
| DANN 1 | Nachricht mit KI verfassen | Im Ereignis-Thread erscheint eine Zusammenfassung der Anfrage |
| DANN 2 | Aufgabe erstellen | Es entsteht ein Vorgang mit hoher Priorität und einem Fälligkeitsdatum für die Kontaktaufnahme |
Der Wortstamm „angebot“ deckt unter anderem „Angebot“, „Angebote“ und „Angeboten“ ab. Das ist nur eine kleine Änderung, verringert aber die Zahl der Nachrichten, die wegen einer zu genauen Bedingung übersprungen werden.
Eine Regel, die im Modul auch als Automatisierungsregel WENN - FALLS - DANN bezeichnet wird, kann bis zu 10 Aktionen ausführen. Sie funktioniert innerhalb der Anwendung, ohne einen externen Automatisierungsdienst. Sie reagiert ausschließlich auf die Postfächer ihres Erstellers, sodass niemand sonst dadurch Ihre E-Mails sehen kann. Weitere Beispiele finden Sie in der Beschreibung der Automatisierungen in Task Manager.
Eine Aufgabe gibt dem Lead eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum und eine sichtbare Verzögerung
In einer Aufgabe legen Sie Betreff, Beschreibung, Priorität, Fälligkeitsdatum und zugewiesene Personen fest. Die Farbe in der Liste zeigt sofort, ob die Aufgabe heute fällig ist, das Fälligkeitsdatum noch nicht überschritten wurde oder sie bereits überfällig ist.
Am Dienstag um 9:41 Uhr geht Annas E-Mail ein. Zwei Minuten später steht in der Vertriebsliste die Aufgabe „Kontakt aufnehmen: Anna Wiśniewska“ mit hoher Priorität und einem Fälligkeitsdatum am Mittwoch. Tomek öffnet sie, wählt „Bearbeiten“, gibt Michał im Bereich „Zugewiesen“ an und speichert die Änderung.
Er kann dem KI-Assistenten auch sagen: „Weisen Sie die Aufgabe Kontakt aufnehmen: Anna Wiśniewska Michał zu“. Der KI-Assistent versteht Alltagssprache, sodass man keine Befehlssyntax lernen muss.
Das dem Kunden zugesagte Datum tragen Sie in der Aufgabe ein. Wenn jemand das Fälligkeitsdatum verschiebt, speichert der Thread das vorherige Datum. Auch Änderungen an Status, Priorität oder zugewiesenen Personen hinterlassen eine solche Spur. Der Verlauf muss nicht aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden.
Sie können einen E-Mail-Thread mit einer Aufgabe verknüpfen, doch diese Verknüpfung dient lediglich als Navigationshilfe. Sie gibt den Inhalt des privaten Postfachs nicht für andere Personen frei. Wie Postfächer funktionieren, beschreibt die Seite E-Mail in Task Manager.
Der KI-Assistent erstellt den Kundenbericht, nicht die Regel allein
Der KI-Assistent hilft dabei, einen vollständigen Bericht über den Kunden zu erstellen, aber die Automatisierungsregel selbst erstellt ihn nicht. Die Automatisierungsregel kann eine Aufgabe anlegen und eine KI-Zusammenfassung hinzufügen. Den fertigen Bericht speichern Sie dagegen als Notiz in einem selbst angelegten Ordner.
Die Anweisung kann wie folgt lauten:
Lies diese Anfrage und erstelle einen Bericht: Wer schreibt, um welches Unternehmen es geht, was benötigt wird, bis wann und welcher erste Schritt vorgeschlagen wird.
Für Instalacje Mazur besteht der Bericht aus vier kurzen Abschnitten:
- Anna Wiśniewska, Kontakt über das Angebotsformular,
- Haus mit einer Fläche von 160 m² in Swarzędz,
- Wärmepumpe wird „vor Beginn der Saison“ benötigt,
- erster Schritt: anrufen und nach der Gebäudedämmung fragen.
Michał sieht sofort die Wohnfläche, den Ort und den gewünschten Termin. Er kann das Gespräch mit einer Frage zur Gebäudedämmung beginnen, statt die gesamte Nachricht erneut zu lesen. Wenn der Bericht an einen Subunternehmer gehen soll, lässt sich die Notiz als PDF-, Word- oder TXT-Datei exportieren.
Die Notiz bleibt privat, bis Sie sie selbst freigeben. Sie können einer anderen Person nur Lesezugriff oder Bearbeitungsrechte erteilen. Die Zuordnung einer Notiz zu einem Arbeitsbereich dient als Label und gewährt nicht automatisch Zugriff.
Den Ordner legen Sie selbst an. Die Verzeichnisse der Notizen werden gemeinsam mit dem Modul Dateien verwendet. Daher sehen Sie den Ordner „Leads“ an beiden Stellen.
Eine Anweisung reduziert den Aufwand direkt in der Aufgabe
Sie müssen nicht jedes Feld eines neuen Vorgangs manuell ausfüllen. Sie können dem KI-Assistenten schreiben:
Erstelle die Aufgabe „Anna Wiśniewska anrufen“ im Arbeitsbereich Vertrieb, setze eine hohe Priorität und morgen als Fälligkeitsdatum.
Der KI-Assistent öffnet das Formular mit den bereits ausgefüllten Feldern. Vor dem Speichern sehen Sie das Ergebnis und können den Namen, das Fälligkeitsdatum oder die Beschreibung ändern. Einen ähnlichen Ablauf zeigt das Beispiel einer mit einfachen Worten beschriebenen Automatisierung.
Der KI-Assistent antwortet nicht, wenn der Administrator in den KI-Einstellungen keinen Anbieter, API-Schlüssel und kein Modell festgelegt hat. Task Manager unterstützt OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude und xAI Grok mit dem API-Schlüssel des Kunden und ohne Aufschlag eines Vermittlers. Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung des KI-Assistenten.
Test und Verlauf zeigen, wo die Automatisierungsregel einen Fehler gemacht hat
Die Schaltfläche Testen zeigt, was beim Ausführen der Automatisierungsregel passieren würde, führt aber keine Aktion aus. Der Ausführungsverlauf umfasst 30 Tage und speichert ausgeführte Abläufe, Gründe für das Überspringen sowie Fehlermeldungen.
Am Freitag öffnet Tomek die übersprungenen Einträge und sieht, dass das Formular auf der Website den Betreff „Bitte um ein Angebot“ verwendet hat, der von der Bedingung „Kostenvoranschlag“ nicht erfasst wurde. Er fügt einen zweiten Ausdruck hinzu, testet die Automatisierungsregel erneut und lässt sie erst dann weiterlaufen.
Task Manager unterbindet Schleifen, begrenzt die Anzahl der Ausführungen pro Stunde und pausiert die Automatisierungsregel nach drei aufeinanderfolgenden Fehlern. Der Autor erhält dann eine E-Mail. Die Automatisierungsregel führt Aktionen mit seinen Berechtigungen aus.
Wenn Sie die Aktion Nachricht mit KI schreiben verwenden, werden die Zusammenfassung der E-Mail und der für ihre Erstellung erforderliche Kontext an den ausgewählten Modellanbieter übermittelt. Die Anfrage wird mit Ihrem API-Schlüssel gesendet. Die Anwendungsdaten bleiben auf Ihrem Server, die Anfrage selbst wird jedoch an einen externen Dienst gesendet. E-Mail als Wissensquelle für die KI ist standardmäßig deaktiviert und muss vom Administrator aktiviert werden.
KI ist zum Erfassen von Leads nicht erforderlich. Bedingungen für Postfach, Absender und Betreff erstellen auch ohne KI eine Aufgabe, lediglich ohne automatische Zusammenfassung.
Diese Automatisierung liest nicht alles für Sie
Die Automatisierung erkennt in einer E-Mail weder einen zugesagten Termin noch wählt sie anhand der Anfragebeschreibung einen Vertriebsmitarbeiter aus. Das Datum und die Zuweisung legen Sie in der Aufgabe fest. Alternativ erstellen Sie separate Automatisierungsregeln auf Grundlage dokumentierter Bedingungen wie Betreff und Absender.
Die KI verfügt nicht über OCR, also einen Mechanismus zur Texterkennung in Scans. Ein gescanntes PDF und eine alte binäre DOC-Datei werden nicht wie gewöhnlicher Nachrichteninhalt gelesen.
Der KI-Assistent versendet keine E-Mail ohne Ihre Bestätigung. In den Automatisierungen gibt es eine separate Aktion „E-Mail aus Ihrem Postfach senden“ - Sie entscheiden, ob Sie diese überhaupt in der Automatisierungsregel einrichten. Vor der Aktivierung prüfen Sie die Automatisierungsregel mit der Schaltfläche Testen.
Wenn die Anwendung geschlossen ist, ist für den Versand von E-Mail-Benachrichtigungen ein CRON-Job erforderlich, also ein Zeitplan, der Aufgaben auf dem Server ausführt. Ohne ihn werden Nachrichten erst versendet, wenn jemand die Anwendung verwendet.
E-Mail und Automatisierungen erfordern Pro
E-Mail und Automatisierungen sind in der Variante Pro verfügbar. Task Manager funktioniert auch ohne KI. So können Sie anhand von Postfach, Absender und Betreff Aufgaben aus Nachrichten erstellen, ohne ein Modell anzubinden.
Die Lizenz für Task Manager wird einmalig erworben und ist unbefristet. Sie umfasst 12 Monate Updates. Danach bleibt die Verlängerung des Zugangs zu neuen Versionen optional. Ohne Verlängerung können Sie Ihre vorhandene Version weiterhin nutzen. Die Bedingungen sind auf der Seite zur Dauerlizenz beschrieben.
Prüfen Sie morgen die drei letzten Anfragen
Öffnen Sie morgen früh die drei letzten Leads aus dem Formular und berechnen Sie, wie viele Stunden sie auf die erste Antwort gewartet haben. Wenn einer länger als einen Tag gewartet hat, erstellen Sie eine Automatisierungsregel: WENN eine neue E-Mail eingeht, FALLS sie an biuro@ gesendet wurde und der Betreff „Kostenvoranschlag“ enthält, DANN eine Aufgabe mit dem Fälligkeitsdatum am nächsten Tag erstellen.
Verwenden Sie anschließend Testen und prüfen Sie, ob die Automatisierungsregel die Anfrage von einer Rechnung und einem Newsletter unterscheidet. Den vollständigen Ablauf können Sie sich in der Demo ansehen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich den KI-Assistenten verwenden, um Formular-Leads zu erfassen?
Nein, der KI-Assistent ist nicht erforderlich, um aus einer Nachricht eine Aufgabe zu erstellen. Der Auslöser „Neue E-Mail im Postfach“ sowie Bedingungen zu Betreff, Absender oder Postfach funktionieren ohne KI, erstellen jedoch keine automatische Zusammenfassung und keinen Bericht.
Wer kann die Notiz und die Nachricht aus meinem Postfach sehen?
Nur Sie können Ihr Postfach und Ihre private Notiz sehen. Auch der Administrator hat keinen Zugriff darauf. Sie können die Notiz mit Lese- oder Bearbeitungsrechten freigeben. Wenn Sie eine E-Mail mit einer Aufgabe verknüpfen, wird der Inhalt der E-Mail dadurch nicht freigegeben.
Kann ich ein Gmail- oder Outlook-Postfach verbinden?
Ja, Task Manager bindet Postfächer über IMAP und SMTP an, darunter Gmail, Outlook und Konten bei polnischen Hosting-Anbietern. Für ein Google-Konto kann gemäß den Google-Richtlinien ein App-Passwort erforderlich sein.
Was passiert, wenn die Regel eine echte Anfrage übersieht?
Die Nachricht bleibt im Postfach. Im Ausführungsverlauf sehen Sie für die letzten 30 Tage, warum sie übersprungen wurde. Nachdem Sie die Bedingung geändert haben, können Sie die Schaltfläche Testen verwenden. Sie zeigt das Ergebnis an, ohne Aktionen auszuführen.
Ist für die Lead-Automatisierung die Variante Pro erforderlich?
Ja, E-Mail und Automatisierungen gehören zur Variante Pro. Sie zahlen einmalig für die Lizenz, 12 Monate Updates sind im Preis enthalten und eine spätere Verlängerung bleibt optional.
Quellen
- Task Manager, Automatisierungen
- Task Manager, Anleitung: Automatisierungen
- Task Manager, E-Mail
- Task Manager, Anleitung: E-Mail
- Task Manager, Notizen
- Task Manager, KI-Assistent
- Task Manager, Dauerlizenz
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, „The Short Life of Online Sales Leads“
- Google, Google-Konto-Hilfe, „Mit App-Passwörtern anmelden“
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
