Tisdag, 9:41. Anna Wiśniewska skickar formuläret ”Be om en offert” på webbplatsen för Instalacje Mazur, ett företag med sju anställda. Hennes e-postmeddelande hamnar mellan en faktura från grossisten och ett nyhetsbrev från tillverkaren. Leads från formulär anger varken ansvarig person eller datum för nästa steg i e-postmeddelandet. På fredagen hittar Tomek meddelandet när han bläddrar igenom inkorgen, men Anna har redan fått två andra offerter.
Ett lead försvinner i inkorgen när ansvarig person och datum saknas
Ett e-postmeddelande från ett formulär är lätt att missa eftersom det varken anger ansvarig person eller sista datum för kontakt. En uppgift förändrar situationen: du anger hög prioritet och ett förfallodatum samt tilldelar en bestämd person.
På Instalacje Mazur utgår Tomek från att Michał kommer att svara. Michał tror att Tomek tar hand om ärendet. Ingen ser datumet då formulärmeddelandet blir försenat.
Dessutom saknas sammanhang. För att bedöma Annas förfrågan måste man öppna meddelandet och leta efter ort, husets yta och önskat datum för genomförandet. Fakturan har ett betalningsdatum. Formulärmeddelandet ”jag vill ha en offert” har ingenting.
42 timmar räcker för att kunden ska gå vidare
Harvard Business Review beskrev en studie av 2241 företag år 2011. Endast 37 procent svarade på en internetförfrågan inom en timme, 23 procent svarade inte alls och den genomsnittliga svarstiden bland de företag som tog kontakt var 42 timmar.
Samma publikation hänvisar till en analys av 1,25 mln leads. Kontakt inom en timme gav ungefär sju gånger större chans till ett kvalificerande samtal än kontakt som togs en timme senare. Det handlar alltså inte om att ta fram hela offerten omedelbart. Det handlar om att upptäcka förfrågan och bestämma nästa steg.
Att bevaka inkorgen manuellt fungerar fram till den första semestern, arbetsdagen ute på fältet eller dagen full av möten. En regel glömmer inte.
Leads från formulär blir uppgifter direkt från E-post
Du kan flytta leads från formulär till uppgifter med hjälp av en regel i modulen Automatiseringar. Regeln följer schemat NÄR - OM - UTFÖR: utlösaren upptäcker ett nytt e-postmeddelande, villkoren skiljer formulärmeddelanden från övrig e-post och åtgärderna skapar en uppgift och kan lägga till en sammanfattning med AI.
Det finns ingen färdig mall som heter ”Lead från formulär”. Du bygger själv försäljningsregeln med de tillgängliga byggblocken.
| Block | Inställning | Resultat |
|---|---|---|
| NÄR | Nytt e-postmeddelande i inkorgen | Regeln reagerar på ett meddelande som tas emot i regelägarens inkorg |
| OM | Inkorg biuro@, ämnet innehåller ”offert” eller ”formulärmeddelande” | Fakturor och nyhetsbrev går inte vidare |
| UTFÖR 1 | Skriv ett meddelande med AI | En sammanfattning av formulärmeddelandet visas i händelsetråden |
| UTFÖR 2 | Skapa uppgift | Ett ärende med hög prioritet och sista kontaktdatum skapas |
Ordstammen ”offert” omfattar bland annat ”offerten”, ”offerter” och ”offerterna”. Det är en liten ändring, men den minskar antalet meddelanden som missas på grund av ett alltför exakt villkor.
En regel, som i modulen även kallas en Automatiseringsregel enligt NÄR - OM - UTFÖR, kan utföra upp till 10 åtgärder. Den fungerar i appen utan någon extern automatiseringstjänst. Den reagerar endast på regelägarens inkorgar, så ingen annan kan se din e-post genom den. Fler exempel finns i beskrivningen av Automatiseringar i Task Manager.
Uppgiften ger leadet en ansvarig person, ett förfallodatum och en synlig försening
I uppgiften anger du ämne, beskrivning, prioritet, förfallodatum och tilldelade personer. Färgen i listan visar direkt om uppgiften förfaller i dag, om datumet ännu inte har passerat eller om uppgiften redan är försenad.
På tisdagen 9:41 kommer Annas e-postmeddelande. Två minuter senare finns uppgiften ”Kontakta Anna Wiśniewska” i försäljningslistan, med hög prioritet och förfallodatum på onsdagen. Tomek öppnar den, väljer ”Redigera”, anger Michał i avsnittet ”Tilldelade” och sparar ändringen.
Han kan också säga till AI-assistenten: ”Tilldela uppgiften Kontakta Anna Wiśniewska till Michał”. AI-assistenten förstår vanligt språk, så du behöver inte lära dig någon kommandosyntax.
Datumet som kunden har fått löfte om anger du i uppgiften. Om någon flyttar förfallodatumet sparas det föregående datumet i tråden. Samma spår lämnas när status, prioritet eller tilldelade personer ändras. Du behöver inte återskapa händelseförloppet ur minnet.
Du kan koppla e-posttråden till en uppgift, men kopplingen är bara en genväg för navigering. Den delar inte innehållet i den privata inkorgen med andra personer. Hur inkorgarna fungerar beskrivs på sidan E-post i Task Manager.
AI-assistenten tar fram kundrapporten, inte regeln i sig
AI-assistenten hjälper dig att ta fram en fullständig kundrapport, men regeln skapar inte själva rapporten. Regeln kan skapa en uppgift och lägga till en sammanfattning med AI, medan du sparar den färdiga rapporten som en anteckning i en mapp som du själv har skapat.
Instruktionen kan lyda så här:
Läs det här formulärsvaret och ta fram en rapport: vem som skriver, företag, vad personen behöver, när det behövs och ett förslag på första steg.
För Instalacje Mazur har rapporten fyra korta delar:
- Anna Wiśniewska, kontakt från offertformuläret,
- ett hus på 160 m² i Swarzędz,
- en värmepump behövs ”före säsongen”,
- första steget: ring och fråga om husets isolering.
Michał ser direkt husets yta, orten och den förväntade tidsramen. Han kan börja samtalet med att fråga om husets isolering i stället för att läsa hela meddelandet igen. Om rapporten ska skickas till en underleverantör kan anteckningen exporteras till PDF, Word eller TXT.
Anteckningen förblir privat tills du själv delar den. Du kan ge en annan person enbart läsbehörighet eller rätt att redigera. Att koppla anteckningen till en Arbetsyta fungerar som en etikett och ger inte automatiskt åtkomst.
Du skapar mappen själv. Katalogerna i Anteckningar delas med modulen Filer, så mappen ”Leads” visas på båda ställena.
Instruktionen minskar arbetet med själva uppgiften
Du behöver inte fylla i varje fält i ett nytt ärende manuellt. Du kan skriva till AI-assistenten:
Skapa uppgiften ”Ring Anna Wiśniewska” i Arbetsytan Försäljning, ange hög prioritet och sätt förfallodatumet till i morgon.
AI-assistenten öppnar formuläret med fälten ifyllda. Innan du sparar ser du resultatet och kan ändra namn, förfallodatum eller beskrivning. Ett liknande flöde visas i exemplet med en automatisering beskriven med vanliga ord.
AI-assistenten svarar inte om administratören inte har angett leverantör, API-nyckel och modell i AI-inställningarna. Task Manager stöder OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude och xAI Grok med kundens egen nyckel, utan mellanhandsmarginal. Mer information finns i beskrivningen av AI-assistenten.
Test och historik visar var regeln gick fel
Knappen Testa visar vad som skulle hända om regeln kördes, men utför ingen åtgärd. Körningshistoriken omfattar 30 dagar och registrerar genomförda körningar, orsaker till att något hoppades över och felmeddelanden.
På fredagen öppnar Tomek de poster som hoppades över och ser att formuläret på webbplatsen använde ämnesraden ”Begäran om offert”, som inte omfattades av villkoret ”offert”. Han lägger till en andra textfras, testar regeln igen och låter den börja arbeta först därefter.
Task Manager stoppar loopar, begränsar antalet körningar per timme och pausar regeln efter tre fel i följd. Samtidigt får skaparen ett e-postmeddelande. Regeln utför åtgärder med skaparens behörigheter.
Om du använder åtgärden Skriv ett meddelande med AI skickas sammanfattningen av e-postmeddelandet och det sammanhang som behövs för att skapa den till den valda modellleverantören. Förfrågan skickas med din nyckel. Applikationens data stannar på din server, men själva förfrågan skickas externt. E-post som kunskapskälla för AI är avstängd som standard och aktiveras av administratören.
AI behövs inte för att fånga upp leads. Villkor för inkorg, avsändare och ämnesrad skapar en uppgift även utan AI, men då utan en automatisk sammanfattning.
Den här automatiseringen läser inte allt åt dig
Automatiseringen hämtar inte ett utlovat förfallodatum från e-postmeddelandets innehåll och väljer inte säljare utifrån beskrivningen av förfrågan. Du anger datum och tilldelning i uppgiften eller skapar separata regler baserade på dokumenterade villkor, till exempel ämnesrad och avsändare.
AI har inte OCR, det vill säga en funktion för att läsa text från skannade dokument. En skannad PDF och en gammal binär DOC-fil kan inte läsas som vanlig meddelandetext.
AI-assistenten skickar inte e-post utan ditt godkännande. I Automatiseringar finns en separat åtgärd, ”skicka e-post från din inkorg” - du bestämmer själv om den ska ingå i regeln och testar regeln med knappen Testa innan du aktiverar den.
När applikationen är stängd kräver utskick av e-postaviseringar ett CRON-jobb, det vill säga ett schema som kör uppgifter på servern. Utan det skickas meddelandena när någon använder applikationen.
E-post och Automatiseringar kräver Pro
E-post och Automatiseringar är tillgängliga i Pro-versionen. Task Manager fungerar även utan AI, så du kan skapa uppgifter från meddelanden baserat på inkorg, avsändare och ämnesrad utan att ansluta en modell.
Task Manager-licensen är ett engångsköp och gäller utan tidsbegränsning. Den omfattar 12 månaders uppdateringar, och därefter är det valfritt att förnya åtkomsten till nya versioner. Utan förnyelse kan du fortsätta använda den version du redan har. Villkoren beskrivs på sidan Permanent licens.
Kontrollera de tre senaste formulärsvaren i morgon
Öppna de tre senaste leads som kommit via formuläret i morgon bitti och räkna hur många timmar det tog innan de fick sitt första svar. Om något av dem väntade längre än ett dygn skapar du en regel: NÄR ett nytt e-postmeddelande kommer, OM det hamnar hos biuro@ och ämnesraden innehåller ”offert”, GÖR skapa en uppgift med förfallodatum nästa dag.
Använd sedan Testa och kontrollera att regeln skiljer formulärsvaret från fakturor och nyhetsbrev. Du kan se det färdiga flödet i Demo.
Vanliga frågor
Måste jag använda AI-assistenten för att fånga upp leads från formulär?
Nej, AI-assistenten behövs inte för att skapa en uppgift från ett meddelande. Utlösaren ”nytt e-postmeddelande i inkorgen” och villkor för ämne, avsändare eller inkorg fungerar utan AI, men de skapar ingen automatisk sammanfattning eller rapport.
Vem kan se anteckningen och meddelandet från min inkorg?
Det är bara du som kan se din inkorg och privata anteckning. Inte heller administratören har åtkomst till dem. Du kan dela anteckningen med visnings- eller redigeringsbehörighet, men när du kopplar ett e-postmeddelande till en uppgift delas inte e-postinnehållet.
Kan jag koppla en Gmail- eller Outlook-inkorg?
Ja, Task Manager ansluter inkorgar via IMAP och SMTP, däribland Gmail, Outlook och konton hos polska webbhotell. För ett Google-konto kan ett applösenord krävas enligt Googles regler.
Vad händer om regeln missar ett riktigt formulärmeddelande?
Meddelandet ligger kvar i inkorgen, och i Körningshistoriken kan du se varför det hoppades över under de senaste 30 dagarna. När du har ändrat villkoret kan du använda knappen Testa, som visar resultatet utan att utföra några åtgärder.
Behövs Pro-varianten för att automatisera hanteringen av leads?
Ja, E-post och Automatiseringar ingår i Pro-varianten. Du betalar licensen en gång, 12 månaders uppdateringar ingår och därefter är förnyelsen valfri.
Källor
- Task Manager, Automatiseringar
- Task Manager, guide: Automatiseringar
- Task Manager, E-post
- Task Manager, guide: E-post
- Task Manager, Anteckningar
- Task Manager, AI-assistent
- Task Manager, Permanent licens
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, ”The Short Life of Online Sales Leads”
- Google, Hjälp för Google-konto, ”Sign in with app passwords”
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
