Terça-feira, 9:41. Anna Wiśniewska envia o formulário «Pedir orçamento» no site da Instalacje Mazur, uma empresa com sete pessoas, e o seu e-mail fica entre uma fatura do fornecedor e a newsletter de um fabricante. Os leads do formulário não indicam no e-mail quem é o responsável nem a data do próximo contacto. Na sexta-feira, Tomek encontra o pedido ao percorrer a caixa de correio, mas Anna já tem outras duas propostas.
O lead perde-se na caixa de correio porque não tem responsável nem data
É fácil não reparar num e-mail do formulário, porque este não indica quem é o responsável nem o prazo para o contacto. Uma tarefa muda a situação: pode definir uma prioridade alta e um prazo, e atribuir uma pessoa específica.
Na Instalacje Mazur, Tomek parte do princípio de que Michał vai responder. Michał pensa que Tomek está a tratar do assunto. Ninguém vê a data a partir da qual o pedido fica atrasado.
Também falta contexto. Para avaliar o pedido de Anna, é necessário abrir a mensagem e procurar a localidade, a área da casa e a data prevista para a execução. Uma fatura tem uma data de pagamento. Um pedido de «orçamento» não tem nada.
42 horas são suficientes para o cliente procurar outra opção
Em 2011, a Harvard Business Review descreveu um estudo realizado junto de 2241 empresas. Apenas 37 por cento respondiam a um pedido online no prazo de uma hora, 23 por cento não respondiam de todo e o tempo médio de resposta entre as empresas que estabeleceram contacto era de 42 horas.
A mesma publicação cita uma análise de 1,25 milhões de leads. O contacto no prazo de uma hora aumentava cerca de sete vezes a probabilidade de uma conversa de qualificação, em comparação com um contacto efetuado uma hora mais tarde. Não se trata, portanto, de preparar imediatamente uma proposta completa. Trata-se de detetar o pedido e definir o passo seguinte.
Controlar manualmente a caixa de correio funciona até às primeiras férias, a uma deslocação ao terreno ou a um dia cheio de reuniões. Uma regra não se esquece.
Os leads do formulário passam do correio para as tarefas
Pode transferir os leads do formulário para tarefas através de uma regra no módulo Automações. A regra segue o esquema QUANDO - SE - EXECUTAR: o acionador deteta um novo e-mail, as condições separam os pedidos das restantes mensagens e as ações criam uma tarefa e podem adicionar um resumo através da IA.
Não existe um modelo pronto chamado «Lead do formulário». Tem de criar a regra de vendas a partir dos blocos disponíveis.
| Bloco | Configuração | Resultado |
|---|---|---|
| QUANDO | Novo e-mail na caixa de correio | A regra reage a uma mensagem recebida na caixa de correio do autor |
| SE | Caixa de correio biuro@, o assunto contém «wycen» ou «zgłoszenie» | As faturas e as newsletters não avançam |
| EXECUTAR 1 | Escrever mensagem através da IA | É apresentado no tópico do evento um resumo do pedido |
| EXECUTAR 2 | Criar tarefa | É criado um assunto com prioridade alta e um prazo para o contacto |
O radical «wycen» abrange, entre outras, as palavras «wycena», «wycenę» e «wyceny». É uma pequena alteração, mas reduz o número de mensagens ignoradas devido a uma condição demasiado específica.
Uma regra, também designada no módulo como uma sequência QUANDO - SE - EXECUTAR, pode executar até 10 ações. Funciona dentro da aplicação, sem um serviço externo de automatização. Reage apenas às caixas de correio do respetivo autor, pelo que mais ninguém poderá ver o seu correio através dela. Pode encontrar mais exemplos na descrição das Automações no Task Manager.
A tarefa atribui ao lead uma pessoa, um prazo e um atraso visível
Na tarefa, pode definir o assunto, a descrição, a prioridade, o prazo e as pessoas atribuídas. A cor na lista mostra imediatamente se o prazo termina hoje, se ainda não foi ultrapassado ou se já está atrasado.
Na terça-feira, às 9:41, chega o e-mail de Anna. Dois minutos depois, a lista de vendas inclui a tarefa «Contactar: Anna Wiśniewska», com prioridade alta e prazo para quarta-feira. Tomek abre-a, seleciona «Editar», indica Michał na secção «Pessoas atribuídas» e guarda a alteração.
Também pode dizer ao Assistente de IA: «Atribui a tarefa Contactar: Anna Wiśniewska a Michał». O Assistente de IA compreende linguagem corrente, pelo que não é necessário aprender a sintaxe dos comandos.
A data prometida ao cliente é introduzida na tarefa. Se alguém alterar o prazo, o tópico regista a data anterior. Fica o mesmo registo quando são alterados o estado, a prioridade ou as pessoas atribuídas. Não é necessário reconstituir de memória o que aconteceu.
Pode associar o tópico do e-mail a uma tarefa, mas essa associação é apenas um atalho de navegação. Não partilha o conteúdo da caixa de correio privada com outras pessoas. O funcionamento das caixas de correio é explicado na página Correio no Task Manager.
O relatório sobre o cliente é preparado pelo Assistente de IA, não apenas pela regra
O Assistente de IA ajuda a preparar um relatório completo sobre o cliente, mas a regra, por si só, não o cria. A regra pode criar uma tarefa e acrescentar um resumo gerado por IA, mas o relatório final é guardado como uma nota numa pasta criada por si.
A instrução pode ser a seguinte:
Leia este pedido e prepare um relatório: quem escreve, empresa, do que precisa, para quando e qual o primeiro passo sugerido.
No caso da Instalacje Mazur, o relatório tem quatro partes breves:
- Anna Wiśniewska, contacto através do formulário de pedido de orçamento,
- casa com 160 m² em Swarzędz,
- bomba de calor necessária «antes da época»,
- primeiro passo: telefonar e perguntar sobre o isolamento do edifício.
Michał vê imediatamente a área da casa, a localidade e o prazo esperado. Pode começar a conversa com uma pergunta sobre o isolamento do edifício, em vez de voltar a ler toda a mensagem. Se for necessário enviar o relatório a um subcontratante, a nota pode ser exportada para PDF, Word ou TXT.
A nota permanece privada até ser partilhada por si. Pode conceder a outra pessoa apenas permissão de visualização ou também de edição. A associação da nota a um Workspace funciona como uma etiqueta e não concede acesso automaticamente.
A pasta é criada por si. As pastas das Notas são partilhadas com o módulo Ficheiros, pelo que verá a pasta «Leads» em ambos os locais.
Uma instrução reduz o trabalho necessário na própria tarefa
Não precisa de preencher manualmente todos os campos de um novo caso. Pode escrever ao Assistente de IA:
Crie a tarefa «Telefonar a Anna Wiśniewska» no Workspace Vendas, defina uma prioridade alta e o prazo para amanhã.
O Assistente de IA abre o formulário com os campos preenchidos. Antes de guardar, pode ver o resultado e corrigir o nome, o prazo ou a descrição. O exemplo de uma automatização descrita em linguagem corrente apresenta um processo semelhante.
O Assistente de IA não responderá se o administrador não configurar um fornecedor, uma chave de API e um modelo nas Definições de IA. O Task Manager é compatível com OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok, utilizando a chave do cliente e sem margem de intermediário. Encontrará mais informações na descrição do Assistente de IA.
O Teste e o Histórico mostram onde a regra falhou
O botão Testar mostra o que aconteceria se a regra fosse executada, mas não realiza qualquer ação. O histórico de execuções abrange 30 dias e regista as execuções realizadas, os motivos para terem sido ignoradas e o conteúdo dos erros.
Na sexta-feira, Tomek abre os itens ignorados e vê que o formulário do site usava o assunto «Pedido de proposta», que não correspondia à condição «orçament». Adiciona um segundo fragmento, volta a testar a regra e só depois a deixa em funcionamento.
O Task Manager interrompe ciclos, limita o número de execuções por hora e, após três erros consecutivos, coloca a regra em pausa e envia um e-mail ao autor. A regra executa as ações com as permissões do autor.
Se utilizar a ação Escrever mensagem com IA, o resumo do e-mail e o contexto necessário para o preparar são enviados ao fornecedor do modelo selecionado. O pedido é enviado com a sua chave. Os dados da aplicação permanecem no seu servidor, mas o próprio pedido é enviado para o exterior. A utilização do Correio como fonte de conhecimento da IA está desativada por predefinição e tem de ser ativada pelo administrador.
A IA não é necessária para detetar leads. As condições relativas à caixa de correio, ao remetente e ao assunto também criam uma tarefa sem IA, apenas sem o resumo automático.
Esta automatização não lê tudo por si
A automatização não identifica no conteúdo do e-mail o prazo prometido nem escolhe um vendedor com base na descrição do pedido. A data e a atribuição são definidas na tarefa. Em alternativa, pode criar regras separadas com base em condições documentadas, como o assunto e o remetente.
A IA não dispõe de OCR, ou seja, de um mecanismo para ler texto em documentos digitalizados. Um PDF digitalizado e um ficheiro DOC binário antigo não serão lidos como o conteúdo normal de uma mensagem.
O Assistente de IA não envia um e-mail sem a sua aprovação. Nas Automações existe uma ação separada, «enviar e-mail a partir da sua caixa de correio» - cabe-lhe decidir se pretende incluí-la na regra e, antes de ativar a regra, pode verificá-la com o botão Testar.
Quando a aplicação está fechada, o envio de notificações por e-mail requer um CRON, ou seja, um agendador que executa tarefas no servidor. Sem ele, as mensagens são enviadas quando alguém utiliza a aplicação.
O Correio e as Automações requerem a versão Pro
O Correio e as Automações estão disponíveis na versão Pro. O Task Manager também funciona sem IA, pelo que pode criar tarefas a partir de mensagens com base na caixa de correio, no remetente e no assunto, sem ligar um modelo.
A licença do Task Manager é adquirida uma única vez e não tem prazo de validade. Inclui 12 meses de atualizações, sendo opcional renovar posteriormente o acesso a novas versões. Sem renovação, pode continuar a utilizar a versão que já possui. As condições estão descritas na página da Licença perpétua.
Amanhã, verifique os três últimos pedidos
Amanhã de manhã, abra os três últimos leads recebidos através do formulário e calcule quantas horas esperaram pela primeira resposta. Se algum tiver esperado mais de um dia, crie uma regra: QUANDO chegar um novo e-mail, SE for recebido em biuro@ e o assunto contiver «orçament», EXECUTAR criar uma tarefa com prazo para o dia seguinte.
Depois, utilize Testar e verifique se a regra distingue o pedido de uma fatura e de uma newsletter. Pode ver todo o processo na Demo.
Perguntas mais frequentes
Tenho de utilizar o Assistente de IA para detetar leads do formulário?
Não, o Assistente de IA não é necessário para criar uma tarefa a partir de uma mensagem. O acionador «novo e-mail na caixa de correio» e as condições relativas ao assunto, remetente ou caixa de correio funcionam sem IA, mas não criam automaticamente um resumo nem um relatório.
Quem pode ver a nota e a mensagem da minha caixa de correio?
Só você pode ver a sua caixa de correio e a nota privada. Nem sequer o administrador tem acesso a estes conteúdos. Pode partilhar a nota com permissão para a visualizar ou editar, mas associar um e-mail a uma tarefa não partilha o conteúdo da mensagem.
Posso ligar uma caixa de correio do Gmail ou do Outlook?
Sim, o Task Manager liga-se às caixas de correio através de IMAP e SMTP, incluindo Gmail, Outlook e contas alojadas em serviços de alojamento polacos. No caso de uma conta Google, poderá ser necessária uma palavra-passe de aplicação, de acordo com as regras da Google.
O que acontece se a regra não detetar um pedido verdadeiro?
A mensagem permanece na caixa de correio e, no Histórico de execuções, pode consultar o motivo pelo qual foi ignorada nos últimos 30 dias. Depois de alterar a condição, pode utilizar o botão Testar, que mostra o resultado sem executar as ações.
É necessária a versão Pro para automatizar os leads?
Sim, o Correio e as Automações fazem parte da versão Pro. A licença é paga uma única vez, inclui 12 meses de atualizações e a renovação posterior é opcional.
Fontes
- Task Manager, Automações
- Task Manager, manual: Automações
- Task Manager, Correio
- Task Manager, manual: Correio
- Task Manager, Notas
- Task Manager, Assistente de IA
- Task Manager, Licença perpétua
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, «The Short Life of Online Sales Leads»
- Google, Ajuda da Conta Google, «Sign in with app passwords»
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
