Leads do formulário sem se perderem: a regra que cria uma nota e uma tarefa

O formulário do site funciona, os pedidos chegam, mas mesmo assim parte dos clientes não recebe resposta - porque o e-mail do formulário parece igual a mais cem e perde-se entre uma fatura e uma newsletter. Mostramos duas regras no Task Manager que reconhecem um lead na caixa de correio, preparam um relatório sobre o cliente e criam uma tarefa com prazo para amanhã.

Onde se perdem os leads do formulário

Vejamos a empresa Instalacje Mazur, de Poznań - instalação de bombas de calor, sete pessoas, formulário «Pedir orçamento» no site. Os pedidos chegam à biuro@, que é lida pelo proprietário, Tomek, e pelo comercial, Michał. Por semana chegam umas dezenas, junto com faturas de fornecedores, confirmações de estafeta e newsletters de fabricantes.

Nesta caixa de correio, o lead do formulário tem três problemas ao mesmo tempo:

• Não tem dono. O Tomek pensa que é o Michał que vai responder. O Michał vê que o Tomek já abriu o e-mail, por isso dá o assunto como resolvido.
• Não tem prazo. A fatura tem data de pagamento, o estafeta tem hora de entrega. O pedido «peço um orçamento» não tem nada - por isso espera.
• Não tem contexto. Para responder, é preciso ler tudo sobre que casa se trata e calcular à partida a potência necessária. Toda a gente vai adiando isso para «um momento mais calmo».

Resultado: a resposta a um pedido de segunda-feira só sai na quarta-feira, e o cliente já tem duas outras propostas.

Quanto custa responder ao fim de dois dias

Este não é um problema de uma só empresa. Um estudo de 2011 descrito na Harvard Business Review verificou com que rapidez 2241 empresas nos EUA respondiam a um pedido feito através do formulário do site. Apenas 37% responderam no espaço de uma hora, e 23% nunca chegaram a responder. O tempo médio de resposta entre as empresas que responderam no prazo de 30 dias foi de 42 horas. Num outro estudo citado no mesmo texto, foram analisados 1,25 milhões de leads: as empresas que tentaram contactar o cliente no espaço de uma hora tiveram cerca de sete vezes mais probabilidade de conseguir uma chamada de qualificação do que as que o fizeram apenas uma hora depois.

Conclusão para uma pequena empresa de serviços: o lead tem de ser visto de imediato e ter um prazo definido, antes de ser coberto pelo resto do correio. Manualmente isto não se sustenta - alguém está no terreno, alguém está de férias.

Modelo pronto «Lead do formulário → nota (IA)»

No Task Manager, as regras seguem sempre a mesma receita: QUANDO algo acontece, SE as condições se verificam, EXECUTA ações. Não precisa de a construir do zero - na janela de Automatizações clique em + e, na categoria Vendas e leads, encontra o modelo pronto «Lead do formulário → nota (IA)». Este modelo só aparece no menu quando o administrador configurou a IA e você tem acesso ao Correio (variante Pro). Abre como um rascunho por guardar, desativado. Clique no interruptor Ativada - a regra é guardada e arranca com um único gesto (só Guardar deixa-a desativada).

O que faz esta regra, passo a passo:

A ordem das ações é importante: a análise da IA vem antes da nota, porque o resultado dela entra no conteúdo da nota.

A condição «A IA avalia» conta sempre por último. Se acrescentar antes dela condições normais - «O assunto do e-mail contém: formulário, orçament» ou «Caixa de correio: biuro@» - a IA só é consultada sobre os e-mails que passarem por essas condições. Escreva a raiz da palavra - «orçament» apanha qualquer variação. Menos pedidos, menos erros, menor custo na sua chave de API.

Como é o relatório sobre o lead na pasta Leads

Abra as Notas, expanda Documentos e entre na pasta Leads. Cada pedido é uma nota separada. Na captura de ecrã da instância de demonstração vê-se um lead da Solarion Energia - uma empresa do setor das energias renováveis que pergunta sobre um novo site e uma campanha publicitária:

Na Instalacje Mazur, a nota de terça-feira sobre o pedido da Anna teria o mesmo aspeto, só que com dados diferentes:

• Quem escreve - Anna Wiśniewska, moradia unifamiliar em Swarzędz, telefone e e-mail retirados da assinatura do formulário.
• Do que precisa - orçamento para uma bomba de calor para uma casa de 160 m², atualmente com caldeira a gás.
• Para quando - «gostaria de ter isto pronto antes da época».
• Próximo passo sugerido - telefonar, perguntar sobre o isolamento e a instalação de aquecimento, enviar o formulário de auditoria.

A nota criada a partir do e-mail é privada - só a vê a pessoa na cuja caixa de correio a regra atua. Se o Michał também tiver de a ver, o Tomek partilha-lha, ou então o Michał liga a biuro@ na sua própria conta e ativa a sua própria cópia da regra.

Se tiver a permissão Assistente de IA com acesso à internet, acrescente ao comando: «consulta o site do domínio do e-mail do remetente e inclui a que se dedica a empresa» - o relatório sobre um lead de um endereço profissional dirá logo quem é o cliente.

Modelo pronto «Novo lead → tarefa de contacto (IA)»

A nota organiza o conhecimento sobre o cliente, mas não garante que alguém liga. É para isso que serve o segundo modelo pronto da mesma categoria - o reconhecimento do lead é idêntico, as ações são diferentes:

• Criar tarefa no workspace que indicar antes de guardar - é o único campo a preencher. A tarefa chama-se «Entrar em contacto: a.wisniewska@…», tem prioridade alta e prazo para amanhã, e na descrição fica o assunto e o conteúdo do pedido.
• Mostrar notificação «Novo lead - tarefa criada: a.wisniewska@… está à espera de contacto. Tarefa com prazo para amanhã».

A tarefa fica logo associada à thread de correio: no cabeçalho tem uma etiqueta azul com o assunto do e-mail, e clicar nela abre a correspondência. A associação não partilha o conteúdo do e-mail - quem não tiver essa caixa de correio ligada só vê a tarefa. Mais em O e-mail cria a tarefa.

Na Instalacje Mazur, as duas regras funcionam em conjunto. Terça-feira, 9h41: a Anna envia o formulário. 9h43: o Tomek tem uma notificação, uma nota em Leads e uma tarefa com prazo para quarta-feira. Atribui-a ao Michał ao editar a tarefa. O lead já não precisa de «ser notado» - está na lista, com data.

Em vez de clicar: descreva a regra ao Assistente

Se quiser que a nota vá para outra pasta e que a notificação tenha outro conteúdo, não precisa de andar à procura de campos. Abra o Assistente de IA e escreva, como escreveria a um colega:

Quando chegar um e-mail do formulário do site, faz uma nota sobre a empresa e a pessoa na pasta Leads, cria a tarefa «Telefonar» no workspace Vendas com prazo para amanhã e avisa-me.

O Assistente monta o rascunho (nome, gatilho, condições, ações) e explica na resposta o que a regra vai fazer. Por baixo da resposta há um cartão «Ir para Automatizações». O rascunho fica desativado e por guardar: clica em Guardar e depois em Ativar. Os ajustes fazem-se por palavras: «muda o prazo para dois dias», «acrescenta a condição de o assunto conter orçament». Cenário passo a passo: Automatização descrita numa frase simples.

O que fazer a seguir com o lead

A regra termina o seu trabalho quando o lead tem uma nota e uma tarefa. A partir daí é trabalho normal no Task Manager:

1. Atribua uma pessoa e defina o prazo prometido ao cliente. Por predefinição é «amanhã»; se a Anna pedir o orçamento até sexta-feira, mude para quinta-feira.
2. Peça ao Assistente um lembrete para o prazo: «lembra-me de manhã no dia do prazo» ou «duas horas antes do prazo». Se adiar o prazo da tarefa, o lembrete acompanha-o.
3. Escreva na thread da tarefa, não no e-mail. Combinações por telefone, fotos da casa das caldeiras, cálculo preliminar - tudo junto à tarefa. Daqui a um mês, qualquer pessoa da equipa que a abra sabe o que se passou.
4. Feche a tarefa só depois de enviar a proposta, não depois do primeiro telefonema. O cartão «fora do prazo» acima da lista mostra os leads que ficaram parados.

Descrevemos todo o ciclo, do pedido ao fecho, na página Task Manager nas vendas.

A IA engana-se - como detetar

A condição «A IA avalia» é uma avaliação de um modelo, não uma regra rígida. Vai enganar-se nos dois sentidos: vai considerar lead um spammer com uma oferta de SEO, e outra vez vai ignorar um pedido escrito em três palavras sem assinatura. Há algumas coisas que mantêm isto sob controlo:

• Em caso de dúvida, a IA responde «não». O automatismo prefere não fazer nada a fazer mal. Por isso, os leads ignorados acontecem com mais frequência do que os falsos positivos - a caixa de correio continua a ser vista por si, só que já não transcreve nada dela.
• Teste antes de ativar. O botão Testar pega nos últimos 20 e-mails e mostra quais passariam as condições e que ações seriam disparadas (com as variáveis já substituídas; o relatório da IA em si ainda não é escrito no teste) - não guarda nem envia nada. O Tomek correu o teste em 20 mensagens: 6 leads corretamente identificados, uma oferta de um catálogo publicitário considerada lead. Acrescentou à condição: «propostas comerciais dirigidas a nós NÃO são leads» - e o teste passou sem falhas.
• Histórico de execuções. Cada e-mail que acionou o gatilho tem um registo: executado, ignorado (com a condição que o travou) ou erro. Uma vez por semana, reveja os «ignorados» - para ver se não há ali nenhum pedido genuíno.
• Condições baratas antes da IA. Se o formulário do site enviar sempre o assunto «Novo pedido do site», acrescente a condição «O assunto do e-mail contém: pedido do site». A IA só avalia esses e-mails, e o resto do correio nem sequer a toca.
• O limite diário de pedidos de IA das automatizações (200 por predefinição, definido pelo administrador) protege contra uma avalanche, por exemplo, na primeira sincronização de uma caixa de correio grande. Depois de esgotado, as regras com IA são ignoradas nesse dia, com o respetivo registo no histórico; o contador reinicia-se à meia-noite.
• Três erros seguidos suspendem a regra, e recebe uma notificação e um e-mail. Nenhum destes mecanismos de segurança funciona em silêncio.

Uma nota honesta sobre os dados: um excerto do e-mail com o lead vai para avaliação ao fornecedor de modelo escolhido (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok), usando a sua chave de API. Os dados da aplicação ficam no seu servidor, mas o próprio pedido sai para o exterior.

O que esta automatização não faz

• Não lê o prazo a partir do e-mail - na tarefa está sempre «+N dias» a contar da chegada do pedido. A data prometida ao cliente é você quem a define.
• Não escolhe o comercial com base no conteúdo. Se os leads tiverem de ir para pessoas diferentes, crie regras separadas com uma condição sobre o assunto ou o remetente.
• Não olha para os anexos - a IA vê o remetente, o assunto, o conteúdo e os nomes dos ficheiros, não o seu interior.
• Não responde ao cliente por si, a não ser que acrescente a ação «Enviar e-mail a partir da sua caixa de correio» com a confirmação «obrigado, entraremos em contacto até amanhã».

Automatizações e Correio são módulos da variante Pro - detalhes na tabela de preços.

Duas regras, dez minutos para configurar - e cada pedido do formulário passa a ter relatório, dono e prazo. Se quiser ver isto a funcionar na sua própria caixa de correio, peça acesso na Demo.

Perguntas mais frequentes

Preciso de usar IA para detetar leads do formulário?

Não. Se o seu formulário envia e-mails com um assunto fixo ou a partir de um único endereço, crie uma regra com as condições «O assunto do e-mail contém» ou «O remetente contém», sem IA. Perde o relatório sobre o cliente, mas a tarefa de contacto com prazo é criada da mesma forma.

Quem vê a nota e a tarefa criadas a partir da minha caixa de correio?

A caixa de correio é privada, por isso a nota criada a partir do e-mail é, por predefinição, só sua - é você quem a partilha com quem escolher. A tarefa é vista pelos membros do workspace indicado, mas sem o conteúdo do e-mail, caso não tenham essa caixa de correio ligada na sua própria conta.

Posso ligar uma caixa de correio do Gmail ou do Outlook?

Sim. O Task Manager liga-se através de IMAP e SMTP, por isso funciona com alojamentos polacos, com o Gmail e com o Microsoft 365. No Gmail precisa de uma palavra-passe de aplicação, o que exige a verificação em dois passos ativada na conta Google.

O que acontece se a IA não detetar um pedido genuíno?

O e-mail fica na caixa de correio - a regra não apaga nem esconde nada. No Histórico de execuções verá esse e-mail como «ignorado», com a condição que o travou. Nessa altura, acrescenta ao comando da IA uma descrição de como são os seus pedidos e executa o Testar.

Fontes

1. Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, «The Short Life of Online Sales Leads» (março de 2011): auditoria a 2241 empresas, 37% de respostas no espaço de uma hora, 23% sem resposta, 42 horas em média, sete vezes mais probabilidade de conseguir uma chamada de qualificação quando o contacto ocorre no espaço de uma horahbr.org · consultado a 20.09.2026
2. Google, Ajuda da Conta Google, «Sign in with app passwords» - requisito de verificação em dois passos para palavras-passe de aplicaçãosupport.google.com · consultado a 20.09.2026
3. Task Manager, manual do utilizador, «Automatizações» - modelos prontos «Vendas e leads», condição «A IA avalia», Testar, Histórico, mecanismos de segurança
4. Task Manager, manual do utilizador, «Correio» - privacidade da caixa de correio, associação da thread à tarefa

A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.