Martes, 9:41. Anna Wiśniewska envía el formulario «Solicita un presupuesto» desde la página web de Instalacje Mazur, una empresa de siete personas, y su correo queda entre una factura del mayorista y la newsletter de un fabricante. Los correos de los leads de formularios no indican quién es el responsable ni la fecha del siguiente paso. El viernes, Tomek encuentra la solicitud mientras revisa el buzón, pero Anna ya tiene otras dos ofertas.
El lead queda olvidado en el buzón porque no tiene responsable ni fecha
Es fácil pasar por alto un correo electrónico de un formulario porque no indica quién es el responsable ni la fecha límite para contactar. Una tarea cambia la situación: estableces una prioridad alta y una fecha límite, y la asignas a una persona concreta.
En Instalacje Mazur, Tomek da por hecho que responderá Michał. Michał cree que Tomek se ocupa del asunto. Nadie ve la fecha a partir de la cual la solicitud pasa a estar atrasada.
También falta contexto. Para evaluar la solicitud de Anna, hay que abrir el mensaje y buscar la localidad, la superficie de la vivienda y la fecha prevista de ejecución. Una factura tiene fecha de vencimiento. La solicitud «quiero un presupuesto» no tiene nada.
42 horas bastan para que el cliente se vaya a otra empresa
Harvard Business Review describió un estudio de 2241 empresas en 2011. Solo el 37 por ciento respondía a las solicitudes online en el plazo de una hora, el 23 por ciento no respondía nunca y el tiempo medio de respuesta entre las empresas que sí contactaban era de 42 horas.
La misma publicación cita un análisis de 1,25 millones de leads. Contactar en el plazo de una hora multiplicaba aproximadamente por siete las probabilidades de mantener una conversación de cualificación en comparación con hacerlo una hora más tarde. Por tanto, no se trata de preparar toda la oferta de inmediato, sino de detectar la solicitud y definir el siguiente paso.
Vigilar el buzón manualmente funciona hasta las primeras vacaciones, una salida para visitar a un cliente o un día lleno de reuniones. La regla no se olvida.
Los leads de formularios pasan del correo a las tareas
Puedes pasar los leads de formularios a las tareas mediante una regla del módulo Automatizaciones. La regla sigue el esquema CUANDO - SI - EJECUTAR: el activador detecta un nuevo correo electrónico, las condiciones separan las solicitudes del resto del correo y las acciones crean una tarea y pueden añadir un resumen mediante IA.
No encontrarás una plantilla lista para usar llamada «Lead de formulario». Tienes que crear tú mismo la regla de ventas con los elementos disponibles.
| Bloque | Configuración | Resultado |
|---|---|---|
| CUANDO | Nuevo correo electrónico en el buzón | La regla reacciona a un mensaje recibido en el buzón de su creador |
| SI | Buzón biuro@, el asunto contiene «wycen» o «zgłoszenie» | Las facturas y newsletters no pasan a la siguiente fase |
| EJECUTAR 1 | Escribir un mensaje con IA | En el hilo del evento aparece un resumen de la solicitud |
| EJECUTAR 2 | Crear una tarea | Se crea un caso con prioridad alta y fecha límite para contactar |
La raíz «wycen» incluye, entre otras, «wycena», «wycenę» y «wyceny». Es un pequeño cambio, pero reduce el número de mensajes omitidos por una condición demasiado exacta.
Una regla, denominada en el módulo también regla CUANDO - SI - EJECUTAR, puede realizar hasta 10 acciones. Funciona dentro de la aplicación, sin servicios externos de automatización. Solo reacciona a los buzones de su creador, por lo que nadie más podrá ver tu correo a través de ella. Encontrarás más ejemplos en la descripción de Automatizaciones en Task Manager.
La tarea asigna al lead una persona, una fecha límite y un retraso visible
En la tarea defines el asunto, la descripción, la prioridad, la fecha límite y las personas asignadas. El color de la lista muestra de inmediato si la fecha límite es hoy, todavía no ha vencido o ya ha pasado.
El martes a las 9:41 llega el correo de Anna. Dos minutos después, en la lista de ventas aparece la tarea «Contactar con: Anna Wiśniewska», con prioridad alta y fecha límite para el miércoles. Tomek la abre, selecciona «Editar», indica a Michał en la sección «Asignados» y guarda el cambio.
También puede decirle al Asistente de IA: «Asigna la tarea Contactar con: Anna Wiśniewska a Michał». El Asistente de IA entiende el lenguaje cotidiano, por lo que no es necesario aprender la sintaxis de los comandos.
La fecha prometida al cliente se introduce en la tarea. Si alguien cambia la fecha límite, el hilo guardará la fecha anterior. Quedará el mismo registro al cambiar el estado, la prioridad o las personas asignadas. No es necesario reconstruir de memoria lo sucedido.
Puedes vincular el hilo de correo electrónico a una tarea, pero ese vínculo es solo un acceso directo de navegación. No comparte el contenido del buzón privado con otras personas. La página Correo en Task Manager explica cómo funcionan los buzones.
El Asistente de IA prepara el informe sobre el cliente, no la regla por sí sola
El Asistente de IA ayuda a preparar un informe completo sobre el cliente, pero la regla no lo crea por sí sola. La regla puede crear una tarea y añadir un resumen mediante IA, mientras que el informe final se guarda como una nota en una carpeta creada por ti.
La instrucción puede ser la siguiente:
Lee esta solicitud y prepara un informe: quién escribe, empresa, qué necesita, para cuándo y cuál sería el primer paso propuesto.
Para Instalacje Mazur, el informe tiene cuatro apartados breves:
- Anna Wiśniewska, contacto procedente del formulario de presupuesto,
- casa de 160 m² en Swarzędz,
- bomba de calor necesaria «antes de la temporada»,
- primer paso: llamar y preguntar por el aislamiento del edificio.
Michał ve de inmediato la superficie de la casa, la localidad y la fecha prevista. Puede empezar la conversación preguntando por el aislamiento del edificio, en lugar de volver a leer todo el mensaje. Si hay que enviar el informe a un subcontratista, la nota se puede exportar a PDF, Word o TXT.
La nota permanece privada hasta que decidas compartirla. Puedes conceder a otra persona acceso de solo lectura o permiso para editarla, y asignar la nota a un Espacio de trabajo funciona como una etiqueta y no da acceso automáticamente.
La carpeta la creas tú. Los directorios de Notas se comparten con el módulo Archivos, por lo que verás la carpeta «Leads» en ambos lugares.
Una instrucción agiliza el trabajo con la propia tarea
No tienes que completar manualmente todos los campos de un nuevo caso. Puedes escribir al Asistente de IA:
Crea la tarea «Llamar a Anna Wiśniewska» en el Espacio de trabajo Ventas, establece una prioridad alta y como fecha límite mañana.
El Asistente de IA abrirá el formulario con los campos ya rellenados. Antes de guardarlo, verás el resultado y podrás modificar el nombre, la fecha límite o la descripción. El ejemplo de automatización descrita con palabras sencillas muestra un proceso similar.
El Asistente de IA no responderá si el administrador no configura un proveedor, una clave API y un modelo en los Ajustes de IA. Task Manager es compatible con OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude y xAI Grok mediante la clave del cliente, sin recargos de intermediarios. Encontrarás más información en la descripción del Asistente de IA.
La prueba y el historial muestran dónde ha fallado la regla
El botón Probar muestra qué ocurriría al ejecutar la regla, pero no realiza ninguna acción. El historial de ejecuciones abarca 30 días y registra las ejecuciones realizadas, los motivos por los que se han omitido y el contenido de los errores.
El viernes, Tomek abre los elementos omitidos y ve que el formulario del sitio web utilizaba el asunto «Solicitud de presupuesto», que no estaba incluido en la condición «presupuest». Añade un segundo fragmento, vuelve a probar la regla y solo entonces la deja activa.
Task Manager detiene los bucles, limita el número de ejecuciones por hora y, tras tres errores consecutivos, pausa la regla y envía un correo electrónico a su autor. La regla ejecuta las acciones con los permisos de su autor.
Si utilizas la acción Escribir un mensaje mediante IA, el resumen del correo y el contexto necesario para prepararlo se envían al proveedor del modelo seleccionado. La consulta se envía con tu clave. Los datos de la aplicación permanecen en tu servidor, pero la propia consulta se envía al exterior. El uso del Correo como fuente de conocimiento para la IA está desactivado de forma predeterminada y debe activarlo el administrador.
La IA no es necesaria para detectar leads. Las condiciones relativas al buzón, el remitente y el asunto también crearán una tarea sin ella, pero sin el resumen automático.
Esta automatización no lo leerá todo por ti
La automatización no extraerá del contenido del correo la fecha prometida ni elegirá a un comercial basándose en la descripción de la consulta. La fecha y la asignación se configuran en la tarea, o bien puedes crear reglas independientes basadas en condiciones documentadas, como el asunto y el remitente.
La IA no dispone de OCR, es decir, de un mecanismo para leer texto de documentos escaneados. Un PDF escaneado y un archivo DOC binario antiguo no se leerán como el contenido normal de un mensaje.
El Asistente de IA no envía ningún correo sin tu aprobación. En Automatizaciones hay una acción independiente llamada «enviar un correo electrónico desde tu buzón» - tú decides si quieres incluirla en la regla y, antes de activarla, puedes comprobarla con el botón Probar.
Cuando la aplicación está cerrada, el envío de notificaciones por correo electrónico requiere CRON, es decir, un programador que ejecute tareas en el servidor. Sin él, los mensajes se envían cuando alguien utiliza la aplicación.
Correo y Automatizaciones requieren el plan Pro
Correo y Automatizaciones están disponibles en el plan Pro. Task Manager también funciona sin IA, por lo que puedes crear tareas a partir de mensajes según el buzón, el remitente y el asunto sin conectar ningún modelo.
La licencia de Task Manager se paga una sola vez y es perpetua. Incluye 12 meses de actualizaciones y, después, la renovación del acceso a nuevas versiones sigue siendo opcional. Si no renuevas, puedes seguir trabajando con la versión que ya tienes. Las condiciones se describen en la página de la Licencia perpetua.
Mañana, revisa las tres últimas solicitudes
Mañana por la mañana, abre los tres últimos leads del formulario y calcula cuántas horas esperaron hasta recibir la primera respuesta. Si alguno esperó más de un día, crea una sola regla: CUANDO llegue un nuevo correo electrónico, SI llega a biuro@ y el asunto contiene «presupuest», EJECUTAR crear una tarea con fecha límite para el día siguiente.
Después, utiliza Probar y comprueba si la regla distingue la solicitud de una factura y de un boletín informativo. Puedes ver el proceso completo en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que usar el Asistente de IA para detectar los leads de formularios?
No, el Asistente de IA no es necesario para crear una tarea a partir de un mensaje. El activador «nuevo correo electrónico en el buzón» y las condiciones relativas al asunto, al remitente o al buzón funcionan sin IA, pero no preparan automáticamente un resumen ni un informe.
¿Quién puede ver la nota y el mensaje de mi buzón?
Solo tú puedes ver tu buzón y tu nota privada; ni siquiera el administrador tiene acceso a ellos. Puedes compartir la nota con permisos de visualización o edición, y vincular un correo electrónico a una tarea no comparte el contenido del correo.
¿Puedo conectar un buzón de Gmail u Outlook?
Sí, Task Manager conecta los buzones mediante IMAP y SMTP, incluidos Gmail, Outlook y las cuentas de proveedores de alojamiento web polacos. En el caso de una cuenta de Google, puede ser necesaria una contraseña de aplicación conforme a las normas de Google.
¿Qué ocurre si la regla pasa por alto una solicitud real?
El mensaje permanecerá en el buzón y en el Historial de ejecuciones podrás consultar el motivo por el que se omitió durante los últimos 30 días. Después de cambiar la condición, puedes usar el botón Probar, que mostrará el resultado sin ejecutar ninguna acción.
¿Se necesita el plan Pro para automatizar los leads?
Sí, Correo y Automatizaciones forman parte del plan Pro. Pagas la licencia una sola vez, incluye 12 meses de actualizaciones y su posterior renovación es opcional.
Fuentes
- Task Manager, Automatizaciones
- Task Manager, guía: Automatizaciones
- Task Manager, Correo
- Task Manager, guía: Correo
- Task Manager, Notas
- Task Manager, Asistente de IA
- Task Manager, Licencia perpetua
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, «The Short Life of Online Sales Leads»
- Google, Ayuda de la cuenta de Google, «Iniciar sesión con contraseñas de aplicaciones»
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
