El formulario de la web funciona, llegan las solicitudes y aun así algunos clientes no reciben respuesta - porque el correo del formulario se parece a otros cien y se pierde entre una factura y una newsletter. Te mostramos dos reglas de Task Manager que reconocen un lead en el buzón, preparan un informe sobre el cliente y crean una tarea con plazo para mañana.
Dónde se pierden los leads del formulario
Tomemos la empresa Instalaciones Mazur de Poznań - instalación de bombas de calor, siete personas, formulario „Pide un presupuesto" en la web. Las solicitudes llegan a oficina@, que leen el propietario, Tomek, y el comercial, Michał. En una semana llegan una docena, junto con facturas del almacén, confirmaciones de mensajería y newsletters de fabricantes.
El lead del formulario tiene tres problemas a la vez en ese buzón:
- No tiene propietario. Tomek piensa que responderá Michał. Michał ve que Tomek ya ha abierto el correo, así que da el asunto por resuelto.
- No tiene plazo. La factura tiene una fecha de pago, la mensajería tiene una hora de entrega. La solicitud „pido presupuesto" no tiene nada - así que espera.
- No tiene contexto. Para responder hay que leer de qué vivienda se trata y calcular la potencia de forma provisional. Cada uno lo deja „para un momento más tranquilo".
Resultado: la respuesta sale el miércoles para una solicitud del lunes, y el cliente ya tiene otras dos ofertas.
Cuánto cuesta responder a los dos días
No es un problema de una sola empresa. Un estudio de 2011 descrito en Harvard Business Review analizó la rapidez con la que 2241 empresas de EE. UU. responden a una consulta del formulario de su web. Solo el 37% respondió en la primera hora, y el 23% no respondió en absoluto. El tiempo medio de reacción entre las empresas que respondieron en un plazo de 30 días fue de 42 horas. En otro estudio citado en el mismo texto se analizaron 1,25 millones de leads: las empresas que intentaron contactar con el cliente en la primera hora tenían aproximadamente siete veces más probabilidades de conseguir una llamada de cualificación que las que lo hacían una hora después.
Conclusión para una pequeña empresa de servicios: el lead hay que verlo enseguida y tenerle un plazo antes de que quede sepultado bajo el resto del correo. Hacerlo a mano no se sostiene - alguien está en la calle, alguien de vacaciones.
Plantilla „Lead del formulario → nota (IA)"
En Task Manager las reglas se construyen según una receta única: CUANDO ocurre algo, SI se cumplen las condiciones, EJECUTA las acciones. No hace falta crearla desde cero - en la ventana de Automatizaciones haz clic en + y en la categoría Ventas y leads encontrarás la plantilla „Lead del formulario → nota (IA)". La plantilla aparece en el menú cuando el administrador ha configurado la IA y tienes acceso a Correo (variante Pro). Se abre como un borrador sin guardar y desactivado. Haz clic en el interruptor Activada - la regla se guardará y se pondrá en marcha con un solo gesto (Guardar por sí solo la deja desactivada).
Qué hace esta regla, paso a paso:
| Bloque | Qué ocurre |
|---|---|
| CUANDO Nuevo correo en el buzón | La regla se activa con cada correo recibido en tu buzón (los envíos propios no la activan). |
| SI la IA evalúa | La IA recibe el remitente, el asunto y un fragmento del contenido, y responde „sí" o „no": si es una solicitud de formulario o un nuevo lead - datos de una persona o empresa y una petición de contacto, presupuesto u oferta. Las newsletters, facturas y confirmaciones automáticas quedan explícitamente excluidas en la condición. |
| EJECUTA 1: Escribe un mensaje mediante IA | En el caso del correo, este bloque no envía nada - actúa como un análisis. La IA escribe un informe breve: quién escribe (persona, empresa, contacto del pie de firma), qué necesita, para cuándo, y propone un primer paso. |
| EJECUTA 2: Crea una nota | El informe llega como una nota „Lead: Jan Kowalski (jan@empresa.es)" en la carpeta Leads de tus Notas. La carpeta se crea sola si no la tienes. |
| EJECUTA 3: Muestra una notificación | En el Centro de notificaciones aparece „Nuevo lead: jan@empresa.es - el informe te espera en las notas, en la carpeta Leads". |
El orden de las acciones importa: el análisis de la IA va antes que la nota, porque su resultado se incluye en el contenido de la nota.
La condición „La IA evalúa" cuenta siempre en último lugar. Si añades antes condiciones normales - „El asunto del correo contiene: formulario, presupuest" o „Buzón: oficina@" - a la IA solo se le preguntará por los correos que las hayan superado. Escribe la raíz de la palabra - „presupuest" captará cualquier variante. Menos consultas, menos errores, menor coste en tu clave API.
Cómo es el informe sobre el lead en la carpeta Leads
Abre Notas, despliega Documentos y entra en la carpeta Leads. Cada solicitud es una nota independiente. En la captura de la instancia de demostración se ve un lead de Solarion Energía - una empresa del sector de las renovables que pregunta por una nueva web y una campaña publicitaria:
En Instalaciones Mazur, la nota del martes sobre la solicitud de Anna se vería igual, solo que con otros datos:
- Quién escribe - Anna Wiśniewska, vivienda unifamiliar en Swarzędz, teléfono y correo extraídos del pie de firma del formulario.
- Qué necesita - presupuesto de una bomba de calor para una vivienda de 160 m², actualmente con caldera de gas.
- Para cuándo - „me gustaría tenerlo antes de la temporada".
- Primer paso propuesto - llamar, preguntar por el aislamiento y la instalación de calefacción, enviar el formulario de auditoría.
La nota del correo es privada - la ve la persona en cuyo buzón funciona la regla. Si Michał debe verla, Tomek le comparte la nota, o bien Michał conecta oficina@ en su cuenta y activa su propia copia de la regla.
Si tienes el permiso Asistente de IA con acceso a internet, añade en la instrucción: „consulta la web del dominio del correo del remitente y ten en cuenta a qué se dedica la empresa" - el informe sobre un lead con una dirección corporativa dirá de inmediato quién es el cliente.
Plantilla „Nuevo lead → tarea de contacto (IA)"
La nota organiza el conocimiento sobre el cliente, pero no garantiza que alguien llame. Para eso está la segunda plantilla de la misma categoría - el reconocimiento del lead es idéntico, las acciones son distintas:
- Crea una tarea en el espacio de trabajo que indiques antes de guardar - es el único campo que hay que rellenar. La tarea se llama „Ponerse en contacto: a.wisniewska@…", tiene prioridad alta y plazo para mañana, y en la descripción incluye el asunto y el contenido de la solicitud.
- Muestra una notificación „Nuevo lead - tarea creada: a.wisniewska@… espera contacto. Tarea con plazo para mañana".
La tarea queda de inmediato vinculada al hilo de correo: en el encabezado tiene una etiqueta azul con el asunto del correo, y al hacer clic se abre la correspondencia. La vinculación no comparte el contenido del correo - quien no tenga ese buzón conectado solo verá la tarea. Más información en la página El correo crea una tarea.
En Instalaciones Mazur las dos reglas funcionan juntas. Martes, 9:41: Anna envía el formulario. 9:43: Tomek tiene una notificación, una nota en Leads y una tarea con plazo para el miércoles. Se la asigna a Michał al editar la tarea. El lead ya no necesita „ser notado" - está en la lista con una fecha.
En lugar de hacer clic: describe la regla al Asistente
Si quieres que la nota vaya a otra carpeta y que la notificación tenga otro texto, no hace falta buscar campos. Abre el Asistente de IA y escríbele como a un compañero de trabajo:
Cuando llegue un correo del formulario de la web, crea una nota sobre la empresa y la persona en la carpeta Leads, crea una tarea „Llamar" en el espacio de trabajo Ventas con plazo para mañana y avísame.
El Asistente compone un borrador (nombre, disparador, condiciones, acciones) y detalla en la respuesta lo que hará la regla. Debajo de la respuesta hay una tarjeta „Ir a Automatizaciones". El borrador está desactivado y sin guardar: haces clic en Guardar y luego en Activar. Los ajustes los haces con palabras: „cambia el plazo a dos días", „añade la condición de que el asunto contenga presupuest". Escenario paso a paso: Automatización descrita en una frase normal.
Qué hacer después con el lead
La regla termina su trabajo cuando el lead tiene nota y tarea. A partir de ahí es trabajo normal en Task Manager:
- Asigna a una persona y anota el plazo prometido al cliente. Por defecto es „mañana"; si Anna pide el presupuesto para el viernes, cámbialo a jueves.
- Pide al Asistente un recordatorio para el plazo: „recuérdamelo por la mañana el día del plazo" o „dos horas antes del plazo". Si mueves el plazo de la tarea, el recordatorio se moverá con él.
- Escribe en el hilo de la tarea, no en el correo. Los acuerdos telefónicos, las fotos de la sala de calderas, el cálculo preliminar - todo junto a la tarea. Dentro de un mes, cualquiera del equipo la abrirá y sabrá qué ha pasado.
- Cierra la tarea solo después de enviar la oferta, no tras la primera llamada. La tarjeta „vencidas" encima de la lista muestra los leads que se han quedado atascados.
Describimos todo el ciclo, desde la solicitud hasta el cierre, en la página Task Manager en ventas.
La IA se equivoca - cómo detectarlo
La condición „La IA evalúa" es una valoración del modelo, no una regla fija. Se equivocará en ambos sentidos: dará por lead a un spammer con una oferta de posicionamiento, y alguna vez pasará por alto una consulta escrita en tres palabras sin firma. Varias cosas lo mantienen bajo control:
- Ante la duda, la IA responde „no". El automatismo prefiere no hacer nada antes que hacerlo mal. Por eso los leads omitidos son más frecuentes que los falsos positivos - de todos modos revisas el buzón, solo que ya no copias nada de él.
- Prueba antes de activar. El botón Probar toma los últimos 20 correos y muestra cuáles superarían las condiciones y qué acciones se activarían (con las variables sustituidas; el propio informe de la IA todavía no lo escribe en la prueba) - no guarda ni envía nada. Tomek ejecutó la prueba con 20 mensajes: 6 leads correctos, una oferta de catálogo publicitario tomada por lead. Añadió a la condición: „las ofertas comerciales dirigidas a nosotros NO son leads" - y la prueba salió limpia.
- Historial de ejecuciones. Cada correo que activó el disparador tiene un registro: ejecutado, omitido (con la condición que lo detuvo) o error. Una vez por semana revisa los „omitidos" - por si hay ahí alguna solicitud real.
- Condiciones baratas antes que la IA. Si el formulario de la web siempre envía el asunto „Nueva solicitud desde la web", añade la condición „El asunto del correo contiene: solicitud desde la web". La IA solo evaluará esos correos, y el resto de la correspondencia ni la tocará.
- El límite diario de consultas de IA desde las automatizaciones (200 por defecto, lo fija el administrador) protege contra una avalancha, por ejemplo durante la primera sincronización de un buzón grande. Al agotarse, ese día las reglas con IA se omiten con un registro en el historial; el contador se reinicia a medianoche.
- Tres errores seguidos suspenden la regla y recibes una notificación y un correo. Ningún fusible actúa en silencio.
Una nota honesta sobre los datos: el resumen del correo con el lead se envía para su evaluación al proveedor de modelo elegido (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok) con tu propia clave API. Los datos de la aplicación permanecen en tu servidor, pero la propia consulta sale al exterior.
Qué no hará esta automatización
- No leerá el plazo del correo - en la tarea siempre aparece „+N días" desde la llegada de la solicitud. La fecha prometida al cliente la escribes tú mismo.
- No elegirá al comercial según el contenido. Si los leads deben ir a personas distintas, crea reglas separadas con una condición sobre el asunto o el remitente.
- No mirará los archivos adjuntos - la IA ve el remitente, el asunto, el contenido y los nombres de archivo, no su interior.
- No responderá al cliente en tu lugar, a menos que añadas la acción „Envía un correo desde tu buzón" con la confirmación „gracias, te contestaremos antes de mañana".
Automatizaciones y Correo son módulos de la variante Pro - detalles en los precios.
Dos reglas, diez minutos de configuración - y cada solicitud del formulario tiene informe, propietario y plazo. Si quieres verlo en tu propio buzón, pide acceso en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que usar IA para detectar los leads del formulario?
No. Si tu formulario envía correos con un asunto fijo o desde una sola dirección, crea una regla con las condiciones „El asunto del correo contiene" o „El remitente contiene" sin IA. Perderás el informe sobre el cliente, pero la tarea de contacto con plazo se creará igual.
¿Quién ve la nota y la tarea creadas desde mi buzón?
El buzón es privado, así que la nota del correo es tuya por defecto - la compartes con las personas que elijas. La tarea la ven los miembros del espacio de trabajo indicado, pero sin el contenido del correo si no tienen ese buzón conectado en su cuenta.
¿Puedo conectar un buzón de Gmail u Outlook?
Sí. Task Manager se conecta mediante IMAP y SMTP, así que funciona con alojamientos españoles, Gmail y Microsoft 365. En Gmail necesitas una contraseña de aplicación, lo que requiere tener activada la verificación en dos pasos en la cuenta de Google.
¿Qué pasa si la IA pasa por alto una solicitud real?
El correo se queda en el buzón - la regla no borra ni oculta nada. En el Historial de ejecuciones lo verás como „omitido" con la condición que lo detuvo. Entonces añades a la instrucción de la IA cómo son tus solicitudes y pulsas Probar.
Fuentes
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, „The Short Life of Online Sales Leads" (marzo de 2011): auditoría de 2241 empresas, 37% de respuestas en la primera hora, 23% sin respuesta, 42 horas de media, siete veces más probabilidades de una llamada de cualificación al contactar en la primera hora
- Google, Ayuda de la Cuenta de Google, „Sign in with app passwords" - requisito de verificación en dos pasos para las contraseñas de aplicación
- Task Manager, manual de usuario, „Automatizaciones" - plantillas „Ventas y leads", condición „La IA evalúa", Probar, Historial, fusibles
- Task Manager, manual de usuario, „Correo" - privacidad del buzón, vinculación del hilo con la tarea
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
