Martedì, ore 9:41. Anna Wiśniewska invia il modulo «Richiedi un preventivo» sul sito di Instalacje Mazur, un'azienda di sette persone, e la sua e-mail finisce tra una fattura del grossista e la newsletter del produttore. I lead dal modulo non indicano nell'e-mail né la persona responsabile né la data del passaggio successivo. Venerdì Tomek trova la richiesta scorrendo la casella, ma Anna ha già ricevuto altre due offerte.
Il lead si perde nella casella perché non ha un responsabile né una data
È facile non notare un'e-mail inviata tramite il modulo, perché non indica né la persona responsabile né la scadenza per il contatto. Un'attività cambia la situazione: imposti una priorità alta e una scadenza e la assegni a una persona specifica.
In Instalacje Mazur, Tomek presume che risponderà Michał. Michał pensa che se ne stia occupando Tomek. Nessuno vede la data oltre la quale la richiesta risulta in ritardo.
Manca anche il contesto. Per valutare la richiesta di Anna bisogna aprire il messaggio e trovare la località, la superficie della casa e la data prevista per la realizzazione. Una fattura ha una data di pagamento. La richiesta «vorrei un preventivo» non ha nulla.
42 ore bastano perché il cliente scelga qualcun altro
Nel 2011, Harvard Business Review ha descritto uno studio condotto su 2241 aziende. Solo il 37% rispondeva a una richiesta online entro un'ora, il 23% non rispondeva affatto e il tempo medio di reazione tra le aziende che stabilivano un contatto era di 42 ore.
La stessa pubblicazione cita un'analisi di 1,25 mln di lead. Contattare il lead entro un'ora offriva una probabilità circa sette volte maggiore di avviare una conversazione di qualificazione rispetto a un contatto effettuato un'ora più tardi. Il punto, quindi, non è preparare immediatamente l'intera offerta. È notare la richiesta e stabilire il passaggio successivo.
Controllare manualmente la casella funziona fino alla prima vacanza, al primo appuntamento fuori sede o alla prima giornata piena di riunioni. Una regola non dimentica.
I lead dal modulo passano dalla posta alle attività
Puoi trasferire i lead dal modulo alle attività usando una regola nel modulo Automazioni. La regola segue lo schema QUANDO - SE - ESEGUI: l'attivatore rileva una nuova e-mail, le condizioni separano le richieste dal resto della posta e le azioni creano un'attività e possono aggiungere un riepilogo tramite l'AI.
Non troverai un modello predefinito chiamato «Lead dal modulo». Devi creare autonomamente la regola per le vendite utilizzando gli elementi disponibili.
| Blocco | Impostazione | Risultato |
|---|---|---|
| QUANDO | Nuova e-mail nella casella | La regola reagisce a un messaggio ricevuto dalla casella dell'autore |
| SE | Casella biuro@, l'oggetto contiene «wycen» o «zgłoszenie» | Fatture e newsletter non proseguono oltre |
| ESEGUI 1 | Scrivi un messaggio con l'AI | Nella discussione dell'evento compare un riepilogo della richiesta |
| ESEGUI 2 | Crea un'attività | Viene creato un caso con priorità alta e una scadenza per il contatto |
La radice «wycen» comprende, tra le altre, le parole «wycena», «wycenę» e «wyceny». È una piccola modifica, ma riduce il numero di messaggi ignorati a causa di una condizione troppo precisa.
Una singola regola, chiamata nel modulo anche regola QUANDO - SE - ESEGUI, può eseguire fino a 10 azioni. Funziona all'interno dell'applicazione, senza servizi di automazione esterni. Reagisce esclusivamente alle caselle del suo autore, quindi nessun altro potrà vedere la tua posta tramite la regola. Trovi altri esempi nella descrizione delle Automazioni in Task Manager.
L'attività assegna al lead una persona, una scadenza e rende visibile il ritardo
Nell'attività imposti l'oggetto, la descrizione, la priorità, la scadenza e le persone assegnate. Il colore nell'elenco mostra subito se la scadenza è oggi, non è ancora trascorsa o è già scaduta.
Martedì alle 9:41 arriva l'e-mail di Anna. Due minuti dopo, nell'elenco delle vendite compare l'attività «Contatta: Anna Wiśniewska», con priorità alta e scadenza mercoledì. Tomek la apre, seleziona «Modifica», indica Michał nella sezione «Assegnati» e salva la modifica.
Può anche dire all'Assistente AI: «Assegna l'attività Contatta: Anna Wiśniewska a Michał». L'Assistente AI comprende il linguaggio naturale, quindi non è necessario imparare la sintassi dei comandi.
Inserisci nell'attività la data promessa al cliente. Se qualcuno sposta la scadenza, la discussione registra la data precedente. La stessa traccia rimane dopo una modifica dello stato, della priorità o delle persone assegnate. Non è necessario ricostruire l'accaduto a memoria.
Puoi collegare la discussione dell'e-mail a un'attività, ma questo collegamento è solo una scorciatoia di navigazione. Non condivide il contenuto della casella privata con altre persone. Il funzionamento delle caselle è descritto nella pagina Posta in Task Manager.
Il report sul cliente viene preparato dall'Assistente AI, non dalla sola regola
L'Assistente AI aiuta a preparare un rapporto completo sul cliente, ma la regola da sola non lo crea. La regola può creare un'attività e aggiungere un riepilogo generato dall'AI, mentre il rapporto completo viene salvato come nota in una cartella creata da te.
Il comando può essere formulato così:
Leggi questa richiesta e prepara un rapporto: chi scrive, l'azienda, di cosa ha bisogno, entro quando e qual è il primo passo consigliato.
Per Instalacje Mazur il rapporto è composto da quattro brevi sezioni:
- Anna Wiśniewska, contatto proveniente dal modulo di richiesta preventivo,
- casa di 160 m² a Swarzędz,
- pompa di calore necessaria «prima della stagione»,
- primo passo: telefonare e chiedere informazioni sull'isolamento dell'edificio.
Michał vede subito la superficie della casa, la località e la scadenza prevista. Può iniziare la conversazione chiedendo informazioni sull'isolamento dell'edificio, invece di rileggere l'intero messaggio. Se il rapporto deve essere inviato a un subappaltatore, la nota può essere esportata in formato PDF, Word o TXT.
La nota rimane privata finché non decidi di condividerla. Puoi concedere a un'altra persona soltanto l'accesso in visualizzazione oppure il diritto di modifica, mentre l'assegnazione della nota a uno Spazio di lavoro funge da etichetta e non concede automaticamente l'accesso.
La cartella viene creata da te. Le cartelle delle Note sono condivise con il modulo File, quindi la cartella «Lead» sarà visibile in entrambi.
Un comando riduce il lavoro necessario sull'attività
Non devi compilare manualmente ogni campo di una nuova pratica. Puoi scrivere all'Assistente AI:
Crea l'attività «Chiamare Anna Wiśniewska» nello Spazio di lavoro Vendite, imposta la priorità alta e la scadenza a domani.
L'Assistente AI aprirà il modulo con i campi già compilati. Prima di salvare vedrai il risultato e potrai modificare il nome, la scadenza o la descrizione. Un flusso simile è illustrato nell'esempio dell'automazione descritta con parole comuni.
L'Assistente AI non risponderà se l'amministratore non configura il fornitore, la chiave API e il modello nelle Impostazioni AI. Task Manager supporta OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok utilizzando la chiave del cliente, senza maggiorazioni da parte di intermediari. Troverai maggiori informazioni nella descrizione dell'Assistente AI.
Test e Cronologia mostrano dove la regola ha commesso un errore
Il pulsante Testa mostra cosa accadrebbe dopo l'esecuzione della regola, ma non esegue alcuna azione. La cronologia delle esecuzioni copre 30 giorni e registra i flussi eseguiti, i motivi per cui sono stati ignorati e il contenuto degli errori.
Venerdì Tomek apre gli elementi ignorati e vede che il modulo del sito utilizzava l'oggetto «Richiesta di preventivo», che non era incluso nella condizione «preventiv». Aggiunge un secondo frammento, verifica di nuovo la regola e soltanto allora la lascia attiva.
Task Manager interrompe i loop, limita il numero di esecuzioni all'ora e, dopo tre errori consecutivi, mette in pausa la regola e invia un'e-mail all'autore. La regola esegue le azioni con le sue autorizzazioni.
Se utilizzi l'azione Scrivi un messaggio tramite AI, il riepilogo dell'e-mail e il contesto necessario per prepararlo vengono inviati al fornitore del modello selezionato. La richiesta viene inviata utilizzando la tua chiave. I dati dell'applicazione rimangono sul tuo server, ma la richiesta stessa viene inviata all'esterno. La Posta come fonte di conoscenza per l'AI è disattivata per impostazione predefinita e può essere attivata dall'amministratore.
L'AI non è necessaria per intercettare i lead. Le condizioni relative alla casella, al mittente e all'oggetto creeranno un'attività anche senza AI, ma senza il riepilogo automatico.
Questa automazione non leggerà tutto al posto tuo
L'automazione non ricaverà dal contenuto dell'e-mail la scadenza promessa e non sceglierà il commerciale in base alla descrizione della richiesta. Puoi impostare la data e l'assegnazione nell'attività oppure creare regole separate basate su condizioni documentate, come l'oggetto e il mittente.
L'AI non dispone dell'OCR, ovvero del meccanismo per leggere il testo dalle scansioni. Un PDF scansionato e un vecchio file DOC binario non verranno letti come il normale contenuto di un messaggio.
L'Assistente AI non invia un'e-mail senza la tua approvazione. Nelle Automazioni è disponibile un'azione separata, «invia un'e-mail dalla tua casella» - sei tu a decidere se inserirla nella regola e, prima di attivare la regola, puoi verificarla con il pulsante Testa.
Quando l'applicazione è chiusa, l'invio delle notifiche e-mail richiede CRON, ovvero uno scheduler che esegue le attività sul server. Senza CRON, i messaggi vengono inviati quando qualcuno utilizza l'applicazione.
Posta e Automazioni richiedono la versione Pro
Posta e Automazioni sono disponibili nella versione Pro. Task Manager funziona anche senza AI, quindi puoi creare attività dai messaggi in base alla casella, al mittente e all'oggetto senza collegare alcun modello.
La licenza di Task Manager si acquista una sola volta ed è perpetua. Include 12 mesi di aggiornamenti, dopodiché il rinnovo dell'accesso alle nuove versioni rimane facoltativo. Senza rinnovo puoi continuare a utilizzare la versione che possiedi. Le condizioni sono descritte nella pagina dedicata alla Licenza perpetua.
Domani controlla le ultime tre richieste
Domani mattina apri gli ultimi tre lead provenienti dal modulo e calcola quante ore hanno atteso la prima risposta. Se uno di essi ha atteso più di un giorno, crea una sola regola: QUANDO arriva una nuova e-mail, SE viene recapitata a biuro@ e l'oggetto contiene «preventiv», ESEGUI crea un'attività con scadenza il giorno successivo.
Quindi usa Testa e verifica che la regola distingua la richiesta da una fattura e da una newsletter. Puoi vedere il flusso completo nella Demo.
Domande frequenti
Devo usare l'Assistente AI per individuare i lead provenienti dal modulo?
No, l'Assistente AI non è necessario per creare un'attività da un messaggio. L'attivatore «nuova e-mail nella casella» e le condizioni relative all'oggetto, al mittente o alla casella funzionano senza AI, ma non preparano automaticamente un riepilogo o un report.
Chi può vedere la nota e il messaggio della mia casella?
Solo tu puoi vedere la tua casella e la nota privata: nemmeno l'amministratore può accedervi. Puoi condividere la nota concedendo il diritto di visualizzarla o modificarla, mentre il collegamento di un'e-mail a un'attività non condivide il contenuto della posta.
Posso collegare una casella Gmail o Outlook?
Sì, Task Manager collega le caselle tramite IMAP e SMTP, inclusi Gmail, Outlook e gli account su hosting polacchi. Per un account Google potrebbe essere necessaria una password per l'app, in conformità con le regole di Google.
Cosa succede se la regola non rileva una richiesta reale?
Il messaggio rimane nella casella e nella Cronologia esecuzioni puoi vedere il motivo per cui è stato ignorato negli ultimi 30 giorni. Dopo aver modificato la condizione, puoi usare il pulsante Testa, che mostra il risultato senza eseguire alcuna azione.
Per automatizzare i lead è necessaria la variante Pro?
Sì, Posta e Automazioni sono incluse nella variante Pro. Paghi la licenza una sola volta, 12 mesi di aggiornamenti sono inclusi nel prezzo e il rinnovo successivo rimane facoltativo.
Fonti
- Task Manager, Automazioni
- Task Manager, guida: Automazioni
- Task Manager, Posta
- Task Manager, guida: Posta
- Task Manager, Note
- Task Manager, Assistente AI
- Task Manager, Licenza perpetua
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, «The Short Life of Online Sales Leads»
- Google, Guida dell'Account Google, «Accedere con le password per le app»
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
