Il modulo sul sito funziona, le richieste arrivano, eppure alcuni clienti non ricevono risposta - perché l'email dal modulo sembra una tra cento altre e si perde tra una fattura e una newsletter. Ti mostriamo due regole in Task Manager che riconoscono un lead nella casella, preparano un report sul cliente e creano un'attività con scadenza domani.
Dove si perdono i lead dal modulo
Prendiamo l'azienda Instalacje Mazur di Poznań - installazione di pompe di calore, sette persone, modulo «Richiedi un preventivo» sul sito. Le richieste arrivano su biuro@, che legge il titolare, Tomek, e il venditore, Michał. In una settimana ne arrivano una decina, insieme alle fatture dei grossisti, alle conferme del corriere e alle newsletter dei produttori.
Il lead dal modulo in questa casella ha tre problemi insieme:
- Non ha un responsabile. Tomek pensa che risponderà Michał. Michał vede che Tomek ha già aperto l'email, quindi considera la questione risolta.
- Non ha una scadenza. La fattura ha una data di pagamento, il corriere ha un orario di consegna. La richiesta «vorrei un preventivo» non ha nulla - quindi aspetta.
- Non ha un contesto. Per rispondere bisogna leggere di che casa si tratta e calcolare in modo approssimativo la potenza. Ognuno lo rimanda «a un momento più tranquillo».
Il risultato: la risposta parte mercoledì per una richiesta di lunedì, e il cliente ha già altre due offerte.
Quanto costa rispondere dopo due giorni
Non è un problema di una sola azienda. Uno studio del 2011 descritto sulla Harvard Business Review ha verificato con quale velocità 2 241 aziende negli USA rispondono a una richiesta dal modulo sul sito. Solo il 37% ha risposto entro un'ora, mentre il 23% non ha risposto affatto. Il tempo medio di reazione tra le aziende che hanno risposto entro 30 giorni è stato di 42 ore. In uno studio separato citato nello stesso testo sono stati analizzati 1,25 milioni di lead: le aziende che hanno provato a contattare il cliente entro un'ora avevano una probabilità circa sette volte maggiore di ottenere una conversazione di qualificazione rispetto a quelle che lo facevano un'ora dopo.
Conclusione per una piccola azienda di servizi: il lead va visto subito e deve avere una scadenza, prima che venga sommerso dal resto della posta. A mano non si riesce a mantenere questo ritmo - qualcuno è sul campo, qualcuno è in ferie.
Modello «Lead dal modulo → nota (AI)»
In Task Manager le regole si costruiscono secondo uno schema unico: QUANDO succede qualcosa, SE sono soddisfatte le condizioni, ESEGUI le azioni. Non devi costruirla da zero - nella finestra Automazioni clicca + e nella categoria Vendite e lead trovi il modello «Lead dal modulo → nota (AI)». Il modello compare nel menu quando l'amministratore ha configurato l'AI e tu hai accesso alla Posta (variante Pro). Si apre come bozza non salvata e disattivata. Clicca l'interruttore Attiva - la regola si salverà e partirà con un solo gesto (il semplice Salva la lascia disattivata).
Cosa fa questa regola, passo dopo passo:
| Blocco | Cosa succede |
|---|---|
| QUANDO Nuova email nella casella | La regola si attiva a ogni email ricevuta nella tua casella (le email che invii tu non la fanno scattare). |
| SE Valutazione AI | L'AI riceve mittente, oggetto e un frammento del contenuto e risponde «sì» o «no»: se si tratta di una richiesta dal modulo o di un nuovo lead - dati di una persona o di un'azienda e una richiesta di contatto, preventivo o offerta. Newsletter, fatture e conferme automatiche sono esplicitamente escluse dalla condizione. |
| ESEGUI 1: Scrivi un messaggio con l'AI | Con le email questo blocco non invia nulla - funziona come un'analisi. L'AI scrive un breve report: chi scrive (persona, azienda, contatto dalla firma), di cosa ha bisogno, per quando, e propone un primo passo. |
| ESEGUI 2: Crea nota | Il report diventa una nota «Lead: Jan Kowalski (jan@firma.pl)» nella cartella Lead nelle tue Note. La cartella viene creata automaticamente se non ce l'hai. |
| ESEGUI 3: Mostra notifica | Nel Centro notifiche compare «Nuovo lead: jan@firma.pl - il report ti aspetta nelle note, nella cartella Lead». |
L'ordine delle azioni è importante: l'analisi AI viene prima della nota, perché il suo risultato finisce nel contenuto della nota.
La condizione «Valutazione AI» viene sempre valutata per ultima. Se prima di essa aggiungi condizioni normali - «L'oggetto dell'email contiene: modulo, preventivo» oppure «Casella: biuro@» - l'AI verrà interrogata solo sulle email che le hanno superate. Scrivi la radice della parola - «preventiv» intercetta ogni variante. Meno richieste, meno errori, costo minore sulla tua chiave API.
Com'è fatto il report sul lead nella cartella Lead
Apri Note, espandi Documenti ed entra nella cartella Lead. Ogni richiesta è una nota separata. Nello screenshot dell'istanza demo si vede il lead di Solarion Energia - un'azienda del settore delle energie rinnovabili che chiede un nuovo sito e una campagna pubblicitaria:
Da Instalacje Mazur, la nota di martedì sulla richiesta di Anna avrebbe lo stesso aspetto, solo con dati diversi:
- Chi scrive - Anna Wiśniewska, casa unifamiliare a Swarzędz, telefono ed email estratti dalla firma del modulo.
- Di cosa ha bisogno - preventivo per una pompa di calore per una casa di 160 m², attualmente con caldaia a gas.
- Per quando - «vorrei fare in tempo prima della stagione».
- Primo passo proposto - chiamare, chiedere informazioni sull'isolamento e sull'impianto di riscaldamento, inviare il modulo per il sopralluogo.
La nota creata dall'email è privata - la vede la persona sulla cui casella funziona la regola. Se Michał deve vederla, Tomek gli condivide la nota, oppure Michał collega biuro@ presso di sé e attiva una propria copia della regola.
Se hai il permesso Assistente AI con accesso a internet, aggiungi all'istruzione: «scarica il sito del dominio dell'email del mittente e tieni conto di cosa fa l'azienda» - il report sul lead da un indirizzo aziendale ti dirà subito chi è il cliente.
Modello «Nuovo lead → attività di contatto (AI)»
La nota organizza le informazioni sul cliente, ma non garantisce che qualcuno chiami. A questo serve il secondo modello della stessa categoria - riconoscimento del lead identico, azioni diverse:
- Crea attività nello spazio di lavoro che indichi prima di salvare - è l'unico campo da compilare. L'attività si chiama «Contatta: a.wisniewska@…», ha priorità alta e scadenza domani, e nella descrizione l'oggetto e il contenuto della richiesta.
- Mostra notifica «Nuovo lead - attività creata: a.wisniewska@… è in attesa di essere contattata. Attività con scadenza domani».
L'attività è subito collegata alla discussione email: nell'intestazione ha un badge blu con l'oggetto dell'email, e cliccandoci si apre la corrispondenza. Il collegamento non condivide il contenuto dell'email - chi non ha quella casella collegata vedrà solo l'attività. Maggiori informazioni nella pagina L'email crea l'attività.
Da Instalacje Mazur le due regole lavorano insieme. Martedì, 9:41: Anna invia il modulo. 9:43: Tomek ha la notifica, la nota in Lead e l'attività con scadenza mercoledì. La assegna a Michał modificando l'attività. Il lead non deve più «essere notato» - è nella lista con una data.
Invece di cliccare: descrivi la regola all'Assistente
Se vuoi che la nota vada in un'altra cartella e che la notifica abbia un contenuto diverso, non devi cercare i campi. Apri l'Assistente AI e scrivi come a un collega:
Quando arriva un'email dal modulo del sito, crea una nota sull'azienda e sulla persona nella cartella Lead, crea l'attività «Chiamare» nello spazio di lavoro Vendite con scadenza domani e fammi sapere.
L'Assistente compone una bozza (nome, trigger, condizioni, azioni) e nella risposta descrive cosa farà la regola. Sotto la risposta c'è la scheda «Vai alle Automazioni». La bozza è disattivata e non salvata: clicchi Salva, poi Attiva. Le correzioni le fai a parole: «cambia la scadenza a due giorni», «aggiungi la condizione che l'oggetto contenga preventiv». Lo scenario passo dopo passo: Automazione descritta con una frase qualsiasi.
Cosa fare poi con il lead
La regola conclude il proprio lavoro quando il lead ha una nota e un'attività. Da qui in poi è il normale lavoro in Task Manager:
- Assegna una persona e imposta la scadenza promessa al cliente. Per impostazione predefinita è «domani»; se Anna chiede il preventivo entro venerdì, cambiala in giovedì.
- Chiedi all'Assistente un promemoria per la scadenza: «ricordamelo la mattina del giorno della scadenza» oppure «due ore prima della scadenza». Se sposti la scadenza dell'attività, il promemoria si sposta con essa.
- Scrivi nella discussione dell'attività, non nell'email. Gli accordi presi al telefono, le foto della caldaia, il calcolo preliminare - tutto nell'attività. Tra un mese chiunque del team la apre e sa com'è andata.
- Chiudi l'attività solo dopo aver inviato l'offerta, non dopo la prima telefonata. Il riquadro «scadute» sopra l'elenco mostra i lead rimasti bloccati.
L'intero ciclo, dalla richiesta alla chiusura, lo descriviamo nella pagina Task Manager nelle vendite.
L'AI sbaglia - come accorgersene
La condizione «Valutazione AI» è una valutazione del modello, non una regola rigida. Sbaglierà in entrambe le direzioni: scambierà per lead uno spam con un'offerta di posizionamento SEO, e in qualche caso ignorerà una richiesta scritta in tre parole senza firma. Alcune cose tengono la situazione sotto controllo:
- In caso di incertezza l'AI risponde «no». L'automazione preferisce non fare nulla piuttosto che fare male. I lead ignorati capitano quindi più spesso di quelli falsi - la casella la controlli comunque, solo che non ci ricopi più nulla.
- Testa prima di attivare. Il pulsante Testa prende le ultime 20 email e mostra quali supererebbero le condizioni e quali azioni scatterebbero (con le variabili sostituite; il report vero e proprio dell'AI il test non lo scrive ancora) - non salva né invia nulla. Tomek ha lanciato il test su 20 messaggi: 6 lead corretti, un'offerta di catalogo pubblicitario riconosciuta come lead. Ha aggiunto alla condizione: «le offerte commerciali rivolte a noi NON sono lead» - e il test è passato pulito.
- Cronologia delle esecuzioni. Ogni email che ha attivato il trigger ha una voce: eseguita, ignorata (con la condizione che l'ha fermata) oppure errore. Una volta a settimana controlla le «ignorate» - per vedere se non c'è una richiesta reale tra loro.
- Condizioni economiche prima dell'AI. Se il modulo sul sito invia sempre l'oggetto «Nuova richiesta dal sito», aggiungi la condizione «L'oggetto dell'email contiene: richiesta dal sito». L'AI valuterà solo quelle email, mentre il resto della posta non la toccherà affatto.
- Il limite giornaliero di richieste AI dalle automazioni (200 per impostazione predefinita, lo imposta l'amministratore) protegge da un'ondata improvvisa, ad esempio alla prima sincronizzazione di una casella grande. Una volta esaurito, le regole con l'AI vengono ignorate per quel giorno con una voce nella cronologia; il contatore si azzera a mezzanotte.
- Tre errori consecutivi sospendono la regola e ricevi una notifica e un'email. Nessuna protezione agisce silenziosamente.
Una nota onesta sui dati: un estratto dell'email con il lead viene inviato per la valutazione al fornitore del modello scelto (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok) con la tua chiave API. I dati dell'applicazione restano sul tuo server, ma la singola richiesta esce verso l'esterno.
Cosa non fa questa automazione
- Non legge la scadenza dall'email - nell'attività c'è sempre «+N giorni» dall'arrivo della richiesta. La data promessa al cliente la inserisci tu.
- Non sceglie il venditore in base al contenuto. Se i lead devono andare a persone diverse, crea regole separate con una condizione sull'oggetto o sul mittente.
- Non guarda dentro gli allegati - l'AI vede mittente, oggetto, contenuto e nomi dei file, non il loro interno.
- Non risponde al cliente al posto tuo, a meno che tu non aggiunga l'azione «Invia email dalla tua casella» con la conferma «grazie, ti risponderemo entro domani».
Automazioni e Posta sono moduli della variante Pro - i dettagli nei prezzi.
Due regole, dieci minuti per configurarle - e ogni richiesta dal modulo ha un report, un responsabile e una scadenza. Se vuoi vederlo sulla tua casella, richiedi l'accesso nella Demo.
Domande frequenti
Devo usare l'AI per intercettare i lead dal modulo?
No. Se il tuo modulo invia email con un oggetto fisso o da un unico indirizzo, crea una regola con le condizioni «L'oggetto dell'email contiene» o «Il mittente contiene» senza AI. Perderai il report sul cliente, ma l'attività di contatto con la scadenza verrà creata lo stesso.
Chi vede la nota e l'attività create dalla mia casella?
La casella è privata, quindi la nota creata dall'email è tua per impostazione predefinita - la condividi con le persone che scegli. L'attività è visibile ai membri dello spazio di lavoro indicato, ma senza il contenuto dell'email, se non hanno quella casella collegata presso di loro.
Posso collegare una casella Gmail o Outlook?
Sì. Task Manager si collega tramite IMAP e SMTP, quindi funziona con gli hosting polacchi, Gmail e Microsoft 365. Su Gmail hai bisogno di una password per le app, il che richiede la verifica in due passaggi attiva sull'account Google.
Cosa succede se l'AI si lascia sfuggire una richiesta reale?
L'email resta nella casella - la regola non cancella né nasconde nulla. Nella Cronologia delle esecuzioni la vedrai come «ignorata», con la condizione che l'ha fermata. A quel punto aggiungi all'istruzione per l'AI com'è fatta una tua richiesta tipica e lanci Testa.
Fonti
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, «The Short Life of Online Sales Leads» (marzo 2011): analisi di 2 241 aziende, 37% di risposte entro un'ora, 23% senza risposta, in media 42 ore, probabilità sette volte maggiore di ottenere una conversazione di qualificazione contattando entro un'ora
- Google, Assistenza Account Google, «Sign in with app passwords» - requisito della verifica in due passaggi per le password delle app
- Task Manager, manuale utente, «Automazioni» - modelli «Vendite e lead», condizione «Valutazione AI», Testa, Cronologia, protezioni
- Task Manager, manuale utente, «Posta» - privacy della casella, collegamento tra discussione e attività
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
