Tiistai klo 9:41. Anna Wiśniewska lähettää ”Pyydä tarjous” -lomakkeen seitsemän hengen Instalacje Mazur -yrityksen sivustolla. Hänen sähköpostinsa päätyy tukkuliikkeen laskun ja valmistajan uutiskirjeen väliin. Lomakeliidien sähköposteissa ei ole määritetty vastuuhenkilöä eikä seuraavan toimenpiteen ajankohtaa. Perjantaina Tomek löytää yhteydenoton selatessaan postilaatikkoa, mutta Anna on jo saanut kaksi muuta tarjousta.
Liidi jää postilaatikkoon, koska sillä ei ole vastuuhenkilöä eikä päivämäärää
Lomakkeelta tullut sähköposti jää helposti huomaamatta, koska siinä ei ole määritetty vastuuhenkilöä eikä yhteydenoton määräaikaa. Tehtävä muuttaa tilanteen: asetat korkean prioriteetin ja määräajan sekä määrität vastuuhenkilön.
Instalacje Mazurissa Tomek olettaa, että Michał vastaa viestiin. Michał luulee, että Tomek hoitaa asian. Kukaan ei näe päivämäärää, jonka jälkeen yhteydenotto on myöhässä.
Myös taustatiedot puuttuvat. Annan tiedustelun arvioimiseksi viesti on avattava ja siitä on etsittävä paikkakunta, talon pinta-ala ja toivottu toteutusaika. Laskulla on eräpäivä. ”Pyydän tarjousta” -yhteydenotolla ei ole mitään näistä.
42 tuntia riittää siihen, että asiakas jatkaa muualle
Harvard Business Review kertoi 2241 yritystä käsitelleestä tutkimuksesta vuonna 2011. Vain 37 prosenttia vastasi verkossa tehtyyn yhteydenottoon tunnin kuluessa, 23 prosenttia ei vastannut lainkaan, ja yhteyttä ottaneiden yritysten keskimääräinen vastausaika oli 42 tuntia.
Samassa julkaisussa viitataan 1,25 miljoonan liidin analyysiin. Kun yhteyttä otettiin tunnin kuluessa, mahdollisuus liidin kvalifioivaan keskusteluun oli noin seitsemän kertaa suurempi kuin tuntia myöhemmin otettaessa. Tarkoitus ei siis ole laatia koko tarjousta salamannopeasti. Tärkeintä on huomata yhteydenotto ja määrittää seuraava toimenpide.
Postilaatikon manuaalinen seuranta toimii ensimmäiseen lomaan, työmaakäyntiin tai täyteen kokouspäivään asti. Sääntö ei unohda.
Lomakeliideistä luodaan tehtäviä sähköpostin perusteella
Voit siirtää lomakeliidit tehtäviksi Automaatiot-moduulin säännön avulla. Sääntö noudattaa rakennetta KUN - JOS - SUORITA: laukaisin tunnistaa uuden sähköpostin, ehdot erottavat yhteydenotot muista viesteistä ja toiminnot luovat tehtävän sekä voivat lisätä AI:n laatiman yhteenvedon.
Valmista ”Lomakeliidi”-nimistä mallia ei ole. Kokoat myyntisäännön itse käytettävissä olevista osista.
| Palikka | Asetus | Tulos |
|---|---|---|
| KUN | Uusi sähköposti postilaatikossa | Sääntö reagoi tekijän postilaatikkoon saapuneeseen viestiin |
| JOS | Postilaatikko biuro@, aihe sisältää ”wycen” tai ”zgłoszenie” | Laskut ja uutiskirjeet eivät etene pidemmälle |
| SUORITA 1 | Kirjoita viesti AI:n avulla | Tapahtuman viestiketjuun ilmestyy yhteenveto yhteydenotosta |
| SUORITA 2 | Luo tehtävä | Yhteydenotosta luodaan tehtävä, jolla on korkea prioriteetti ja yhteydenoton määräaika |
Sanavartalo ”wycen” kattaa muun muassa sanat ”wycena”, ”wycenę” ja ”wyceny”. Muutos on pieni, mutta se vähentää liian tarkan ehdon vuoksi ohitettujen viestien määrää.
Yksi sääntö, jota moduulissa kutsutaan myös KUN - JOS - SUORITA -automaatiosäännöksi, voi suorittaa enintään 10 toimintoa. Se toimii sovelluksen sisällä ilman ulkoista automaatiopalvelua. Se reagoi vain tekijänsä postilaatikoihin, joten kukaan muu ei näe sähköpostiasi sen kautta. Lisää esimerkkejä on sivulla Task Managerin Automaatiot.
Tehtävä antaa liidille vastuuhenkilön ja määräajan sekä tuo viivästyksen näkyviin
Tehtävässä määrität aiheen, kuvauksen, prioriteetin, määräajan ja vastuuhenkilöt. Luettelon väri näyttää heti, onko määräaika tänään, vielä tulossa vai jo mennyt.
Annan sähköposti saapuu tiistaina klo 9:41. Kaksi minuuttia myöhemmin myyntiluettelossa on tehtävä ”Ota yhteyttä: Anna Wiśniewska”, jolla on korkea prioriteetti ja määräaika keskiviikkona. Tomek avaa sen, valitsee ”Muokkaa”, lisää Michałin ”Vastuuhenkilöt”-osiossa ja tallentaa muutoksen.
Hän voi myös sanoa AI-avustajalle: ”Määritä tehtävän Ota yhteyttä: Anna Wiśniewska vastuuhenkilöksi Michał”. AI-avustaja ymmärtää tavallista kieltä, joten komentojen syntaksia ei tarvitse opetella.
Kirjaat asiakkaalle luvatun päivämäärän tehtävään. Jos joku siirtää määräaikaa, aiempi päivämäärä tallentuu viestiketjuun. Vastaava jälki jää tilan, prioriteetin tai vastuuhenkilöiden muutoksista. Tapahtumien kulkua ei tarvitse palauttaa mieleen muistin varassa.
Voit yhdistää sähköpostiketjun tehtävään, mutta yhteys toimii vain navigointioikotienä. Se ei anna muille pääsyä yksityisen postilaatikon sisältöön. Postilaatikoiden toimintaperiaatteet kuvataan sivulla Task Managerin Sähköposti.
Raportin asiakkaasta laatii AI-avustaja, ei pelkkä sääntö
AI-avustaja auttaa laatimaan kattavan asiakasraportin, mutta pelkkä sääntö ei luo sitä. Sääntö voi luoda tehtävän ja lisätä AI:n tekemän yhteenvedon, mutta valmis raportti tallennetaan muistiinpanona itse luomaasi kansioon.
Kehote voi olla esimerkiksi tällainen:
Lue tämä yhteydenotto ja laadi raportti: kuka kirjoittaa, yritys, mitä hän tarvitsee, mihin mennessä ja mikä olisi sopiva ensimmäinen askel.
Instalacje Mazur -yrityksen raportissa on neljä lyhyttä osaa:
- Anna Wiśniewska, yhteydenotto tarjouspyyntölomakkeelta,
- 160 m²:n omakotitalo Swarzędzissa,
- lämpöpumppu tarvitaan ”ennen lämmityskautta”,
- ensimmäinen askel: soita ja kysy rakennuksen eristyksestä.
Michał näkee heti talon pinta-alan, paikkakunnan ja toivotun aikataulun. Hän voi aloittaa keskustelun kysymällä rakennuksen eristyksestä sen sijaan, että lukisi koko viestin uudelleen. Jos raportti pitää lähettää alihankkijalle, muistiinpanon voi viedä PDF-, Word- tai TXT-muotoon.
Muistiinpano pysyy yksityisenä, kunnes jaat sen itse. Voit antaa toiselle henkilölle vain katselu- tai muokkausoikeuden. Muistiinpanon liittäminen Työtilaan toimii tunnisteena eikä anna automaattisesti käyttöoikeutta.
Luot kansion itse. Muistiinpanojen kansiot ovat yhteisiä Tiedostot-moduulin kanssa, joten ”Liidit”-kansio näkyy molemmissa paikoissa.
Kehote nopeuttaa tehtävän luomista
Sinun ei tarvitse täyttää uuden asian jokaista kenttää manuaalisesti. Voit kirjoittaa AI-avustajalle:
Luo tehtävä ”Soita Anna Wiśniewskalle” Työtilaan Myynti, aseta korkea prioriteetti ja määräajaksi huominen.
AI-avustaja avaa lomakkeen valmiiksi täytettyine kenttineen. Näet tuloksen ennen tallentamista ja voit muokata nimeä, määräaikaa tai kuvausta. Samanlainen työnkulku esitellään esimerkissä tavallisilla sanoilla kuvatusta automaatiosta.
AI-avustaja ei vastaa, jos ylläpitäjä ei ole määrittänyt AI-asetuksissa palveluntarjoajaa, API-avainta ja mallia. Task Manager tukee OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- ja xAI Grok -malleja asiakkaan omalla avaimella ilman välittäjän katetta. Lisätietoja on AI-avustajan kuvauksessa.
Testi ja historia näyttävät, missä sääntö epäonnistui
Testaa-painike näyttää, mitä säännön suorittamisen jälkeen tapahtuisi, mutta ei tee mitään toimintoja. Suoritushistoria kattaa 30 päivää ja tallentaa suoritetut työnkulut, ohittamisen syyt sekä virheiden sisällön.
Perjantaina Tomek avaa ohitetut kohteet ja huomaa, että sivuston lomakkeen aiheena oli ”Tarjouspyyntö”, jota ehto ”tarjous” ei kattanut. Hän lisää toisen tekstikatkelman, testaa säännön uudelleen ja jättää sen vasta sitten käyttöön.
Task Manager katkaisee silmukat, rajoittaa suoritusten määrää tunnissa ja keskeyttää säännön kolmen peräkkäisen virheen jälkeen. Samalla säännön tekijä saa sähköpostiviestin. Sääntö suorittaa toiminnot hänen käyttöoikeuksillaan.
Jos käytät Kirjoita viesti AI:n avulla -toimintoa, sähköpostiviestin yhteenveto ja sen laatimiseen tarvittava konteksti lähetetään valitulle mallipalveluntarjoajalle. Pyyntö lähetetään omalla avaimellasi. Sovelluksen tiedot pysyvät omalla palvelimellasi, mutta itse pyyntö lähetetään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Sähköposti on oletusarvoisesti poistettu käytöstä AI:n tietolähteenä, ja ylläpitäjä voi ottaa sen käyttöön.
AI:ta ei tarvita liidien poimimiseen. Postilaatikkoa, lähettäjää ja aihetta koskevat ehdot luovat tehtävän myös ilman sitä, mutta ilman automaattista yhteenvetoa.
Tämä automaatio ei lue kaikkea puolestasi
Automaatio ei poimi sähköpostiviestin sisällöstä luvattua määräaikaa eikä valitse myyjää yhteydenoton kuvauksen perusteella. Asetat päivämäärän ja vastuuhenkilön tehtävässä tai luot erillisiä sääntöjä, jotka perustuvat dokumentoituihin ehtoihin, kuten aiheeseen ja lähettäjään.
AI:ssa ei ole OCR:ää eli mekanismia, joka lukee tekstiä skannatuista asiakirjoista. Skannattua PDF-tiedostoa tai vanhaa binääristä DOC-tiedostoa ei lueta tavallisen viestin sisällön tavoin.
AI-avustaja ei lähetä sähköpostiviestiä ilman hyväksyntääsi. Automaatioissa on erillinen ”lähetä sähköpostiviesti omasta postilaatikostasi” -toiminto. Sinä päätät, lisäätkö sen sääntöön, ja testaat säännön Testaa-painikkeella ennen sen käyttöönottoa.
Kun sovellus on suljettu, sähköposti-ilmoitusten lähettäminen edellyttää CRON-ajastusta, joka käynnistää tehtäviä palvelimella. Ilman sitä viestit lähtevät silloin, kun joku käyttää sovellusta.
Sähköposti ja Automaatiot edellyttävät Pro-versiota
Sähköposti ja Automaatiot ovat käytettävissä Pro-versiossa. Task Manager toimii myös ilman AI:ta, joten voit luoda viesteistä tehtäviä postilaatikon, lähettäjän ja aiheen perusteella ilman mallin yhdistämistä.
Task Manager -lisenssi maksetaan kerran, ja se on pysyvä. Se sisältää 12 kuukautta päivityksiä, minkä jälkeen uusien versioiden käyttöoikeuden uusiminen on vapaaehtoista. Ilman uusimista voit jatkaa nykyisen version käyttöä. Ehdot on kuvattu Pysyvän lisenssin sivulla.
Tarkista huomenna kolme viimeisintä yhteydenottoa
Avaa huomenaamulla kolme viimeisintä lomakkeelta tullutta liidiä ja laske, kuinka monta tuntia ne odottivat ensimmäistä vastausta. Jos jokin niistä odotti yli vuorokauden, luo yksi sääntö: KUN uusi sähköpostiviesti saapuu, JOS se saapuu osoitteeseen biuro@ ja aihe sisältää sanan ”tarjous”, SUORITA tehtävän luominen seuraavan päivän määräajalla.
Käytä sitten Testaa-painiketta ja tarkista, erottaako sääntö yhteydenoton laskusta ja uutiskirjeestä. Valmiin työnkulun voit katsoa Demosta.
Usein kysytyt kysymykset
Onko minun käytettävä AI-avustajaa lomakeliidien poimimiseen?
Ei, AI-avustajaa ei tarvita tehtävän luomiseen viestistä. Laukaisin ”uusi sähköposti postilaatikossa” sekä aihetta, lähettäjää tai postilaatikkoa koskevat ehdot toimivat ilman AI:tä, mutta ne eivät laadi automaattista yhteenvetoa tai raporttia.
Kuka näkee muistiinpanon ja postilaatikkoni viestin?
Vain sinä näet oman postilaatikkosi ja yksityisen muistiinpanosi, eikä ylläpitäjälläkään ole niihin pääsyä. Voit jakaa muistiinpanon katselu- tai muokkausoikeudella. Sähköpostin yhdistäminen tehtävään ei anna muille pääsyä viestin sisältöön.
Voinko yhdistää Gmail- tai Outlook-postilaatikon?
Kyllä, Task Manager yhdistää postilaatikot IMAP- ja SMTP-protokollilla. Se tukee muun muassa Gmailia, Outlookia sekä puolalaisten palveluntarjoajien sähköpostitilejä. Google-tiliä käytettäessä saatetaan tarvita sovellussalasana Googlen käytäntöjen mukaisesti.
Mitä tapahtuu, jos sääntö ohittaa oikean yhteydenoton?
Viesti jää postilaatikkoon, ja suoritushistoriasta näet viimeisten 30 päivän ajalta, miksi se ohitettiin. Kun olet muuttanut ehtoa, voit käyttää Testaa-painiketta. Se näyttää tuloksen suorittamatta toimintoja.
Tarvitaanko liidien automatisointiin Pro-versio?
Kyllä, Sähköposti ja Automaatiot sisältyvät Pro-versioon. Maksat lisenssistä kerran, hintaan sisältyy 12 kuukautta päivityksiä ja myöhempi uusiminen on vapaaehtoista.
Lähteet
- Task Manager, Automaatiot
- Task Manager, ohje: Automaatiot
- Task Manager, Sähköposti
- Task Manager, ohje: Sähköposti
- Task Manager, Muistiinpanot
- Task Manager, AI-avustaja
- Task Manager, Pysyvä lisenssi
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, ”The Short Life of Online Sales Leads”
- Google, Google-tilin ohje, ”Sign in with app passwords”
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
