Mardi, 9:41. Anna Wiśniewska envoie le formulaire « Demander un devis » depuis le site d’Instalacje Mazur, une entreprise de sept personnes, et son e-mail se retrouve entre une facture du grossiste et la newsletter d’un fabricant. Les e-mails provenant du formulaire n’indiquent ni la personne responsable ni la date de la prochaine action. Vendredi, Tomek découvre la demande en parcourant sa boîte mail, mais Anna a déjà reçu deux autres offres.
Le lead se perd dans la boîte mail faute de responsable et de date
Un e-mail provenant d’un formulaire passe facilement inaperçu, car il n’indique ni la personne responsable ni l’échéance de prise de contact. Une tâche change la donne : vous définissez une priorité élevée et une échéance, puis vous l’attribuez à une personne précise.
Chez Instalacje Mazur, Tomek suppose que Michał va répondre. Michał pense que Tomek s’occupe de la demande. Personne ne voit la date à partir de laquelle son traitement sera en retard.
Le contexte manque également. Pour évaluer la demande d’Anna, il faut ouvrir le message, trouver la ville, la superficie de la maison et la date de réalisation souhaitée. Une facture comporte une date de paiement. Une demande « je souhaite un devis » ne comporte rien de tout cela.
42 heures suffisent pour que le client passe à autre chose
Harvard Business Review a décrit une étude portant sur 2241 entreprises en 2011. Seules 37 % répondaient à une demande en ligne dans l’heure, 23 % ne répondaient jamais et le délai moyen de réponse des entreprises ayant pris contact était de 42 heures.
La même publication cite une analyse de 1,25 mln de leads. Une prise de contact dans l’heure multipliait environ par sept les chances d’avoir un échange de qualification, par rapport à une prise de contact une heure plus tard. Il ne s’agit donc pas de préparer immédiatement l’offre complète. L’essentiel est de repérer la demande et de définir la prochaine action.
Surveiller manuellement la boîte mail fonctionne jusqu’aux premiers congés, au premier déplacement sur le terrain ou à la première journée remplie de réunions. Une règle, elle, n’oublie rien.
Les leads issus d’un formulaire passent de la Messagerie aux Tâches
Vous pouvez transformer les leads issus d’un formulaire en tâches à l’aide d’une règle dans le module Automatisations. La règle suit le schéma QUAND - SI - EXÉCUTER : le déclencheur détecte un nouvel e-mail, les conditions distinguent les demandes des autres messages et les actions créent une tâche, avec la possibilité d’ajouter un résumé généré par l’IA.
Vous ne trouverez pas de modèle prêt à l’emploi nommé « Lead issu d’un formulaire ». Vous devez composer vous-même la règle commerciale à partir des éléments disponibles.
| Bloc | Paramètre | Résultat |
|---|---|---|
| QUAND | Nouvel e-mail dans la boîte mail | La règle réagit à un message reçu dans la boîte mail de son auteur |
| SI | Boîte mail biuro@, l’objet contient « wycen » ou « zgłoszenie » | Les factures et les newsletters ne vont pas plus loin |
| EXÉCUTER 1 | Écrire un message avec l’IA | Un résumé de la demande apparaît dans le fil de discussion de l’événement |
| EXÉCUTER 2 | Créer une tâche | Une demande est créée avec une priorité élevée et une échéance de prise de contact |
La racine « wycen » couvre notamment « wycena », « wycenę » et « wyceny ». Ce petit changement réduit le nombre de messages ignorés à cause d’une condition trop précise.
Une seule règle, également appelée règle d’automatisation QUAND - SI - EXÉCUTER dans le module, peut exécuter jusqu’à 10 actions. Elle fonctionne dans l’application, sans service d’automatisation externe. Elle réagit uniquement aux boîtes mail de son auteur, afin que personne d’autre ne puisse voir vos messages par son intermédiaire. Vous trouverez plus d’exemples dans la présentation des Automatisations dans Task Manager.
La tâche attribue au lead un responsable, une échéance et un retard visible
Dans une tâche, vous définissez l’objet, la description, la priorité, l’échéance et les personnes assignées. La couleur affichée dans la liste indique immédiatement si l’échéance est fixée à aujourd’hui, si elle n’est pas encore dépassée ou si elle est déjà passée.
L’e-mail d’Anna arrive mardi à 9:41. Deux minutes plus tard, la tâche « Prendre contact : Anna Wiśniewska » apparaît dans la liste commerciale avec une priorité élevée et une échéance fixée à mercredi. Tomek l’ouvre, sélectionne « Modifier », choisit Michał dans la section « Personnes assignées » et enregistre la modification.
Il peut également dire à l’Assistant IA : « Attribue la tâche Prendre contact : Anna Wiśniewska à Michał ». L’Assistant IA comprend le langage courant, il n’est donc pas nécessaire d’apprendre une syntaxe de commande.
Vous saisissez dans la tâche la date promise au client. Si quelqu’un reporte l’échéance, le fil de discussion conserve la date précédente. Les changements de statut, de priorité ou de personnes assignées laissent la même trace. Il n’est pas nécessaire de reconstituer le déroulement de mémoire.
Vous pouvez associer le fil de discussion d’un e-mail à une tâche, mais ce lien sert uniquement de raccourci de navigation. Il ne donne pas accès au contenu de la boîte mail privée à d’autres personnes. Le fonctionnement des boîtes mail est décrit sur la page Messagerie dans Task Manager.
Le rapport sur le client est préparé par l’Assistant IA, et non par la règle elle-même
L’Assistant IA aide à préparer un rapport complet sur le client, mais la règle ne le crée pas elle-même. La règle peut créer une tâche et ajouter un résumé généré par l’IA, tandis que vous enregistrez le rapport final sous forme de note dans un dossier que vous avez créé.
L’instruction peut être formulée ainsi :
Lis cette demande et prépare un rapport : qui nous contacte, l’entreprise, son besoin, l’échéance et la première étape proposée.
Pour Instalacje Mazur, le rapport comporte quatre courtes parties :
- Anna Wiśniewska, contact provenant du formulaire de devis,
- maison de 160 m² à Swarzędz,
- pompe à chaleur nécessaire « avant la saison »,
- première étape : appeler et poser une question sur l’isolation du bâtiment.
Michał voit immédiatement la superficie de la maison, la ville et l’échéance souhaitée. Il peut commencer la conversation en posant une question sur l’isolation du bâtiment au lieu de relire l’intégralité du message. Si le rapport doit être transmis à un sous-traitant, la note peut être exportée au format PDF, Word ou TXT.
La note reste privée tant que vous ne la partagez pas vous-même. Vous pouvez accorder à une autre personne un accès en lecture seule ou un droit de modification. L’association d’une note à un Espace de travail sert d’étiquette et n’accorde pas automatiquement l’accès.
Vous créez vous-même le dossier. Les répertoires des Notes sont partagés avec le module Fichiers, le dossier « Leads » est donc visible aux deux endroits.
L’instruction réduit le travail nécessaire dans la tâche elle-même
Vous n’avez pas besoin de remplir manuellement chaque champ d’une nouvelle demande. Vous pouvez écrire à l’Assistant IA :
Crée une tâche « Appeler Anna Wiśniewska » dans l’Espace de travail Ventes, définis une priorité élevée et fixe l’échéance à demain.
L’Assistant IA ouvrira le formulaire avec les champs préremplis. Avant l’enregistrement, vous voyez le résultat et pouvez modifier le nom, l’échéance ou la description. L’exemple d’automatisation décrite en langage courant présente un fonctionnement similaire.
L’Assistant IA ne répondra pas si l’administrateur ne configure pas le fournisseur, la clé API et le modèle dans les Paramètres IA. Task Manager prend en charge OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude et xAI Grok avec la clé du client, sans marge d’intermédiaire. Vous trouverez plus d’informations dans la présentation de l’Assistant IA.
Le Test et l’Historique montrent où la règle s’est trompée
Le bouton Tester indique ce qui se passerait si la règle était exécutée, mais n’effectue aucune action. L’historique des exécutions couvre 30 jours et enregistre les exécutions effectuées, les motifs d’omission et le contenu des erreurs.
Vendredi, Tomek ouvre les éléments ignorés et constate que le formulaire du site utilisait l’objet « Demande d’offre », qui n’était pas couvert par la condition « devis ». Il ajoute un deuxième fragment, teste de nouveau la règle et ne la laisse active qu’après cette vérification.
Task Manager bloque les boucles, limite le nombre d’exécutions par heure et, après trois erreurs consécutives, met la règle en pause et envoie un e-mail à son auteur. La règle exécute les actions avec les autorisations de celui-ci.
Si vous utilisez l’action Rédiger un message avec l’IA, le résumé de l’e-mail et le contexte nécessaire à sa préparation sont transmis au fournisseur de modèle sélectionné. La requête est envoyée avec votre clé. Les données de l’application restent sur votre serveur, mais la requête elle-même est envoyée à l’extérieur. La Messagerie en tant que source de connaissances pour l’IA est désactivée par défaut et doit être activée par l’administrateur.
L’IA n’est pas nécessaire pour détecter les leads. Les conditions portant sur la boîte mail, l’expéditeur et l’objet créeront également une tâche sans elle, mais sans résumé automatique.
Cette automatisation ne lira pas tout à votre place
L’automatisation ne déduira pas du contenu de l’e-mail l’échéance promise et ne choisira pas un commercial en fonction de la description de la demande. Vous définissez la date et l’attribution dans la tâche ou créez des règles distinctes fondées sur des conditions documentées, telles que l’objet et l’expéditeur.
L’IA ne dispose pas d’OCR, c’est-à-dire d’un mécanisme permettant de lire le texte des documents numérisés. Un PDF numérisé et un ancien fichier DOC binaire ne seront pas lus comme le contenu ordinaire d’un message.
L’Assistant IA n’envoie pas d’e-mail sans votre validation. Les Automatisations proposent une action distincte, « envoyer un e-mail depuis votre boîte mail » - c’est vous qui décidez de l’ajouter ou non à la règle, puis qui vérifiez la règle avec le bouton Tester avant de l’activer.
Lorsque l’application est fermée, l’envoi de notifications par e-mail nécessite un CRON, c’est-à-dire un planificateur qui exécute les tâches sur le serveur. Sans lui, les messages sont envoyés lorsque quelqu’un utilise l’application.
La Messagerie et les Automatisations nécessitent l’offre Pro
La Messagerie et les Automatisations sont disponibles dans l’offre Pro. Task Manager fonctionne également sans IA : vous pouvez donc créer des tâches à partir de messages en fonction de la boîte mail, de l’expéditeur et de l’objet, sans connecter de modèle.
La licence Task Manager est acquise en une seule fois et reste valable sans limitation de durée. Elle comprend 12 mois de mises à jour, puis le renouvellement de l’accès aux nouvelles versions reste facultatif. Sans renouvellement, vous continuez à utiliser la version dont vous disposez. Les conditions sont présentées sur la page consacrée à la Licence perpétuelle.
Demain, vérifiez les trois dernières demandes
Demain matin, ouvrez les trois derniers leads issus du formulaire et calculez combien d’heures ils ont attendu avant la première réponse. Si l’un d’eux a attendu plus d’une journée, créez une règle : QUAND un nouvel e-mail arrive, SI celui-ci est envoyé à biuro@ et que son objet contient « devis », EXÉCUTER la création d’une tâche avec une échéance fixée au lendemain.
Utilisez ensuite Tester et vérifiez que la règle distingue la demande d’une facture et d’une newsletter. Vous pouvez voir le processus complet dans la Demo.
Questions fréquentes
Dois-je utiliser l’Assistant IA pour repérer les leads issus d’un formulaire ?
Non, l’Assistant IA n’est pas nécessaire pour créer une tâche à partir d’un message. Le déclencheur « nouvel e-mail dans la boîte mail » et les conditions portant sur l’objet, l’expéditeur ou la boîte mail fonctionnent sans IA, mais ne génèrent ni résumé ni rapport automatique.
Qui peut voir la note et le message de ma boîte mail ?
Vous seul pouvez voir votre boîte mail et votre note privée. Même l’administrateur n’y a pas accès. Vous pouvez partager la note avec un droit de consultation ou de modification, tandis que l’association d’un e-mail à une tâche ne donne pas accès au contenu du message.
Puis-je connecter une boîte Gmail ou Outlook ?
Oui, Task Manager connecte les boîtes mail via IMAP et SMTP, notamment Gmail, Outlook et les comptes hébergés par des prestataires polonais. Pour un compte Google, un mot de passe d’application peut être nécessaire conformément aux règles de Google.
Que se passe-t-il si la règle manque une véritable demande ?
Le message reste dans la boîte mail et l’Historique des exécutions vous indique la raison pour laquelle il a été ignoré au cours des 30 derniers jours. Après avoir modifié la condition, vous pouvez utiliser le bouton Tester pour afficher le résultat sans exécuter les actions.
L’offre Pro est-elle nécessaire pour automatiser le traitement des leads ?
Oui, la Messagerie et les Automatisations font partie de l’offre Pro. Vous payez la licence une seule fois, 12 mois de mises à jour sont inclus et leur renouvellement ultérieur reste facultatif.
Sources
- Task Manager, Automatisations
- Task Manager, guide : Automatisations
- Task Manager, Messagerie
- Task Manager, guide : Messagerie
- Task Manager, Notes
- Task Manager, Assistant IA
- Task Manager, Licence perpétuelle
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, « The Short Life of Online Sales Leads »
- Google, Aide Compte Google, « Sign in with app passwords »
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
