Utorok, 9:41. Anna Wiśniewska odosiela formulár „Požiadať o cenovú ponuku“ na stránke sedemčlennej firmy Instalacje Mazur a jej e-mail zapadne medzi faktúru od veľkoobchodu a newsletter výrobcu. Leady z formulára v e-maile neuvádzajú zodpovednú osobu ani dátum ďalšieho kroku. V piatok Tomek nájde správu pri prechádzaní schránky, ale Anna už má dve iné ponuky.
Lead prehráva so schránkou, pretože nemá zodpovednú osobu ani dátum
E-mail z formulára možno ľahko prehliadnuť, pretože neuvádza zodpovednú osobu ani termín kontaktovania. Úloha situáciu zmení: nastavíte vysokú prioritu, termín a priradíte konkrétnu osobu.
Vo firme Instalacje Mazur Tomek predpokladá, že odpovie Michał. Michał si myslí, že prípad rieši Tomek. Nikto nevidí dátum, po ktorom sa správa začne považovať za oneskorenú.
Chýba aj kontext. Ak chcete posúdiť Anninu požiadavku, musíte otvoriť správu a nájsť mesto, rozlohu domu a očakávaný termín realizácie. Faktúra má dátum splatnosti. Správa „žiadam o cenovú ponuku“ nemá nič.
42 hodín stačí na to, aby zákazník pokračoval ďalej
Harvard Business Review opísal štúdiu 2241 firiem z roku 2011. Iba 37 proc. odpovedalo na online správu do hodiny, 23 proc. neodpovedalo vôbec a priemerný čas reakcie firiem, ktoré zákazníka kontaktovali, bol 42 hodín.
Tá istá publikácia uvádza analýzu 1,25 mln leadov. Kontaktovanie do jednej hodiny prinášalo približne sedemnásobne vyššiu šancu na kvalifikačný rozhovor než kontakt o hodinu neskôr. Nejde teda o okamžitú prípravu celej ponuky. Ide o zachytenie správy a určenie ďalšieho kroku.
Ručné kontrolovanie schránky funguje len do prvej dovolenky, pracovnej cesty alebo dňa plného stretnutí. Pravidlo nezabúda.
Leady z formulára sa z pošty presúvajú do úloh
Leady z formulára môžete presúvať do úloh pomocou pravidla v module Automatizácie. Pravidlo funguje podľa schémy KEĎ - AK - VYKONAJ: spúšťač rozpozná nový e-mail, podmienky oddelia správy od ostatnej pošty a akcie vytvoria úlohu a môžu pomocou AI pridať zhrnutie.
Nenájdete hotovú šablónu s názvom „Lead z formulára“. Pravidlo pre predaj si zostavíte sami z dostupných prvkov.
| Blok | Nastavenie | Výsledok |
|---|---|---|
| KEĎ | Nový e-mail v schránke | Pravidlo reaguje na správu prijatú do schránky autora |
| AK | Schránka biuro@, predmet obsahuje „wycen“ alebo „zgłoszenie“ | Faktúry a newslettery ďalej neprejdú |
| VYKONAJ 1 | Napísať správu pomocou AI | Vo vlákne udalosti sa zobrazí zhrnutie správy |
| VYKONAJ 2 | Vytvoriť úlohu | Vytvorí sa prípad s vysokou prioritou a termínom kontaktovania |
Slovný základ „wycen“ zahŕňa okrem iného slová „wycena“, „wycenę“ a „wyceny“. Ide o malú zmenu, ktorá však znižuje počet správ preskočených pre príliš presnú podmienku.
Jedno pravidlo, ktoré sa v module nazýva aj recept KEĎ - AK - VYKONAJ, môže vykonať až 10 akcií. Funguje v rámci aplikácie bez externej automatizačnej služby. Reaguje výhradne na schránky svojho autora, takže cez neho nikto iný neuvidí vašu poštu. Ďalšie príklady nájdete v opise Automatizácií v Task Manageri.
Úloha priradí leadu osobu, termín a viditeľné oneskorenie
V úlohe nastavíte predmet, opis, prioritu, termín a priradené osoby. Farba v zozname okamžite ukazuje, či termín pripadá na dnešok, ešte neuplynul alebo je už po termíne.
V utorok o 9:41 príde Annin e-mail. O dve minúty neskôr je v zozname predaja úloha „Kontaktovať: Anna Wiśniewska“ s vysokou prioritou a termínom v stredu. Tomek ju otvorí, vyberie „Upraviť“, v sekcii „Priradení“ označí Michała a uloží zmenu.
Asistentovi AI môže tiež povedať: „Priraď úlohu Kontaktovať: Anna Wiśniewska Michałovi“. Asistent AI rozumie bežnému jazyku, takže sa netreba učiť syntax príkazov.
Dátum sľúbený zákazníkovi zadáte do úlohy. Ak niekto termín posunie, vlákno uloží predchádzajúci dátum. Rovnaká stopa zostane aj po zmene stavu, priority alebo priradených osôb. Priebeh netreba rekonštruovať spamäti.
E-mailové vlákno môžete prepojiť s úlohou, takéto prepojenie je však iba navigačnou skratkou. Obsah súkromnej schránky nesprístupní iným osobám. Pravidlá fungovania schránok opisuje stránka Pošta v Task Manageri.
Správu o zákazníkovi pripravuje Asistent AI, nie samotné pravidlo
Asistent AI pomáha pripraviť kompletný report o klientovi, ale samotné pravidlo ho nevytvorí. Pravidlo môže vytvoriť úlohu a pomocou AI doplniť zhrnutie, hotový report však uložíte ako poznámku do priečinka, ktorý ste si vytvorili.
Pokyn môže znieť takto:
Prečítaj túto požiadavku a priprav report: kto píše, firma, čo potrebuje, dokedy a aký je navrhovaný prvý krok.
Report pre Instalacje Mazur má štyri krátke časti:
- Anna Wiśniewska, kontakt z formulára na cenovú ponuku,
- dom s rozlohou 160 m² v meste Swarzędz,
- tepelné čerpadlo potrebné „pred sezónou“,
- prvý krok: telefonát a otázka o izolácii budovy.
Michał hneď vidí rozlohu domu, lokalitu a očakávaný termín. Rozhovor môže začať otázkou o izolácii budovy namiesto toho, aby si znova čítal celú správu. Ak sa má report poslať subdodávateľovi, poznámku možno exportovať do PDF, Word alebo TXT.
Poznámka zostáva súkromná, kým ju sami nezdieľate. Druhej osobe môžete udeliť iba právo na zobrazenie alebo úpravy. Priradenie poznámky k Pracovnému priestoru funguje ako štítok a automaticky neposkytuje prístup.
Priečinok si vytvoríte sami. Priečinky Poznámok sú spoločné s modulom Súbory, takže priečinok „Leady“ uvidíte na oboch miestach.
Pokyn skracuje prácu so samotnou úlohou
Nemusíte ručne vypĺňať každé pole nového prípadu. Asistentovi AI môžete napísať:
Vytvor úlohu „Zavolať Anne Wiśniewskej“ v Pracovnom priestore Predaj, nastav vysokú prioritu a termín na zajtra.
Asistent AI otvorí formulár s vyplnenými poľami. Pred uložením uvidíte výsledok a môžete upraviť názov, termín alebo opis. Podobný postup ukazuje príklad automatizácie opísanej bežnými slovami.
Asistent AI neodpovie, ak administrátor v Nastaveniach AI nenastaví poskytovateľa, kľúč API a model. Task Manager podporuje OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude a xAI Grok s kľúčom klienta bez prirážky sprostredkovateľa. Viac informácií nájdete v opise Asistenta AI.
Test a História ukazujú, kde pravidlo zlyhalo
Tlačidlo Testovať ukazuje, čo by sa stalo po spustení pravidla, ale nevykoná žiadnu akciu. História spustení zahŕňa 30 dní a zaznamenáva vykonané priebehy, dôvody preskočenia a obsah chýb.
V piatok Tomek otvorí preskočené položky a zistí, že formulár na stránke používal predmet „Žiadosť o ponuku“, ktorý podmienka „cenovú ponuku“ nezahŕňala. Pridá druhú frázu, pravidlo znova otestuje a až potom ho nechá aktívne.
Task Manager zastavuje slučky, obmedzuje počet spustení za hodinu a po troch chybách za sebou sa pravidlo pozastaví a autor dostane e-mail. Pravidlo vykonáva akcie s jeho oprávneniami.
Ak používate akciu Napísať správu pomocou AI, zhrnutie e-mailu a kontext potrebný na jeho prípravu sa odošlú vybranému poskytovateľovi modelu. Požiadavka sa odosiela s vaším kľúčom. Dáta aplikácie zostávajú na vašom serveri, ale samotná požiadavka sa odosiela mimo neho. Pošta je ako zdroj znalostí pre AI predvolene vypnutá a zapína ju administrátor.
AI nie je potrebná na zachytávanie leadov. Podmienky týkajúce sa schránky, odosielateľa a predmetu vytvoria úlohu aj bez nej, iba bez automatického zhrnutia.
Táto automatizácia za vás neprečíta všetko
Automatizácia z obsahu e-mailu nezistí sľúbený termín ani nevyberie obchodníka na základe opisu požiadavky. Dátum a priradenie nastavíte v úlohe alebo vytvoríte samostatné pravidlá založené na zdokumentovaných podmienkach, ako sú predmet a odosielateľ.
AI nemá OCR, teda mechanizmus na čítanie textu zo skenov. Sken PDF ani starý binárny súbor DOC sa neprečítajú ako bežný obsah správy.
Asistent AI neodošle e-mail bez vášho schválenia. V Automatizáciách existuje samostatná akcia „odoslať e-mail zo svojej schránky“ - vy rozhodujete, či ju do pravidla vôbec pridáte, a pred zapnutím pravidla ju skontrolujete tlačidlom Testovať.
Keď je aplikácia zatvorená, odosielanie e-mailových oznámení vyžaduje CRON, teda plánovač, ktorý spúšťa úlohy na serveri. Bez neho sa správy odosielajú vtedy, keď niekto používa aplikáciu.
Pošta a Automatizácie vyžadujú variant Pro
Pošta a Automatizácie sú dostupné vo variante Pro. Task Manager funguje aj bez AI, takže môžete vytvárať úlohy zo správ na základe schránky, odosielateľa a predmetu bez pripojenia modelu.
Licencia Task Managera je jednorazová a trvalá. Zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií a neskoršie obnovenie prístupu k novým verziám je voliteľné. Bez obnovenia môžete naďalej pracovať s verziou, ktorú vlastníte. Podmienky opisuje stránka Trvalej licencie.
Zajtra skontrolujte posledné tri požiadavky
Zajtra ráno otvorte posledné tri leady z formulára a spočítajte, koľko hodín čakali na prvú odpoveď. Ak niektorý čakal dlhšie než jeden deň, vytvorte jedno pravidlo: KEĎ príde nový e-mail, AK dorazí na biuro@ a predmet obsahuje „cenovú ponuku“, VYKONAJ vytvorenie úlohy s termínom na nasledujúci deň.
Potom použite Testovať a skontrolujte, či pravidlo odlíši požiadavku od faktúry a newslettera. Hotový postup si môžete pozrieť v Demo.
Najčastejšie otázky
Musím používať Asistenta AI, aby som zachytil leady z formulára?
Nie, Asistent AI nie je na vytvorenie úlohy zo správy potrebný. Spúšťač „nový e-mail v schránke“ a podmienky týkajúce sa predmetu, odosielateľa alebo schránky fungujú bez AI, ale nepripravia automatické zhrnutie ani správu.
Kto vidí poznámku a správu z mojej schránky?
Svoju schránku a súkromnú poznámku vidíte iba vy, prístup k nim nemá ani správca. Poznámku môžete zdieľať s právom na zobrazenie alebo úpravu, pričom prepojenie e-mailu s úlohou nesprístupní obsah pošty.
Môžem pripojiť schránku Gmail alebo Outlook?
Áno, Task Manager pripája schránky cez IMAP a SMTP vrátane služieb Gmail, Outlook a účtov u poľských poskytovateľov hostingu. Pri účte Google môže byť v súlade s pravidlami spoločnosti Google potrebné heslo aplikácie.
Čo sa stane, ak pravidlo prehliadne skutočnú správu?
Správa zostane v schránke a v Histórii spustení uvidíte dôvod jej preskočenia za posledných 30 dní. Po zmene podmienky môžete použiť tlačidlo Testovať, ktoré zobrazí výsledok bez vykonania akcie.
Je na automatizáciu leadov potrebný variant Pro?
Áno, Pošta a Automatizácie patria do variantu Pro. Licenciu zaplatíte jednorazovo, 12 mesiacov aktualizácií je zahrnutých v cene a neskoršie obnovenie zostáva voliteľné.
Zdroje
- Task Manager, Automatizácie
- Task Manager, návod: Automatizácie
- Task Manager, Pošta
- Task Manager, návod: Pošta
- Task Manager, Poznámky
- Task Manager, Asistent AI
- Task Manager, Trvalá licencia
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, „The Short Life of Online Sales Leads“
- Google, Pomocník účtu Google, „Sign in with app passwords“
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
