Kedd, 9:41. Anna Wiśniewska elküldi az „Árajánlatkérés” űrlapot a hétfős Instalacje Mazur weboldalán, az e-mailje pedig egy nagykereskedő számlája és egy gyártó hírlevele közé kerül. Az űrlapról érkező leadek e-mailje nem jelöli meg a felelőst és a következő lépés dátumát. Pénteken Tomek a postafiókot görgetve megtalálja a megkeresést, de Annának addigra már két másik ajánlata van.
A lead háttérbe szorul a postafiókban, mert nincs felelőse és határideje
Az űrlapról érkező e-mailt könnyű figyelmen kívül hagyni, mert nem jelöli meg a felelőst és a kapcsolatfelvétel határidejét. Egy feladat megváltoztatja a helyzetet: magas prioritást és határidőt állíthatsz be, valamint kijelölhetsz egy konkrét felelőst.
Az Instalacje Mazurnál Tomek azt feltételezi, hogy Michał válaszol majd. Michał úgy gondolja, hogy Tomek foglalkozik az üggyel. Senki sem látja azt a dátumot, amely után a megkeresés késedelmesnek számít.
A kontextus is hiányzik. Anna megkeresésének értékeléséhez meg kell nyitni az üzenetet, meg kell keresni a települést, a ház alapterületét és a kivitelezés kívánt határidejét. A számlának van fizetési határideje. Az „árajánlatot kérek” megkeresésnek semmije sincs.
42 óra elég ahhoz, hogy az ügyfél máshoz forduljon
A Harvard Business Review 2011-ben egy 2241 vállalatot vizsgáló kutatásról számolt be. Mindössze 37 százalék válaszolt egy órán belül az internetes megkeresésekre, 23 százalék egyáltalán nem válaszolt, a kapcsolatfelvételt kezdeményező cégek átlagos reakcióideje pedig 42 óra volt.
Ugyanez a kiadvány 1,25 millió lead elemzését is idézi. Az egy órán belüli kapcsolatfelvétel körülbelül hétszer nagyobb esélyt adott egy minősítő beszélgetésre, mint az egy órával későbbi megkeresés. Nem arról van tehát szó, hogy a teljes ajánlatot villámgyorsan el kell készíteni. A lényeg a megkeresés észlelése és a következő lépés kijelölése.
A postafiók kézi figyelése az első szabadságig, terepi munkáig vagy találkozókkal teli napig működik. A szabály nem felejt.
Az űrlapról érkező leadek a levelezésből a feladatokba kerülnek
Az űrlapról érkező leadeket az Automatizálások modulban létrehozott szabállyal viheted át a feladatokba. A szabály a MIKOR - HA - AKKOR séma szerint működik: az eseményindító észleli az új e-mailt, a feltételek elkülönítik a megkereséseket a többi levéltől, a műveletek pedig létrehozzák a feladatot, és AI-jal összefoglalót is hozzáadhatnak.
Nem találsz „Lead az űrlapról” nevű kész sablont. Az értékesítési szabályt neked kell összeállítanod a rendelkezésre álló elemekből.
| Elem | Beállítás | Eredmény |
|---|---|---|
| AMIKOR | Új e-mail a postafiókban | A szabály a szerző postafiókjába érkező üzenetre reagál |
| HA | A postafiók biuro@, a tárgy tartalmazza a „wycen” vagy a „zgłoszenie” kifejezést | A számlák és a hírlevelek nem jutnak tovább |
| 1. MŰVELET | Üzenet írása AI-jal | A megkeresés összefoglalója megjelenik az esemény beszélgetésszálában |
| 2. MŰVELET | Feladat létrehozása | Létrejön egy ügy magas prioritással és kapcsolatfelvételi határidővel |
A „wycen” szótő többek között a „wycena”, „wycenę” és „wyceny” alakokat is lefedi. Apró módosítás, mégis csökkenti a túl pontos feltétel miatt figyelmen kívül hagyott üzenetek számát.
Egy szabály, amelyet a modulban MIKOR - HA - AKKOR automatizálási szabálynak is nevezünk, legfeljebb 10 műveletet hajthat végre. Az alkalmazáson belül működik, külső automatizálási szolgáltatás nélkül. Kizárólag a saját szerzőjének postafiókjaira reagál, így rajta keresztül senki más nem láthatja a leveleidet. További példákat a Task Manager Automatizálások leírásában találsz.
A feladat felelőst és határidőt ad a leadhez, a késés pedig láthatóvá válik
A feladatban beállíthatod a tárgyat, a leírást, a prioritást, a határidőt és a hozzárendelt személyeket. A lista színe azonnal megmutatja, hogy a határidő ma jár-e le, még nem telt-e le, vagy már elmúlt.
Kedden 9:41-kor megérkezik Anna e-mailje. Két perccel később már szerepel az értékesítési listán a „Kapcsolatfelvétel: Anna Wiśniewska” feladat magas prioritással és szerdai határidővel. Tomek megnyitja, kiválasztja a „Szerkesztés” lehetőséget, a „Hozzárendelve” szakaszban kijelöli Michałt, majd menti a módosítást.
Azt is mondhatja az AI-asszisztensnek: „Rendeld hozzá a Kapcsolatfelvétel: Anna Wiśniewska feladatot Michałhoz”. Az AI-asszisztens érti a természetes nyelvet, így nem kell megtanulni a parancsok szintaxisát.
Az ügyfélnek ígért dátumot a feladatban adhatod meg. Ha valaki módosítja a határidőt, a beszélgetésszál rögzíti az előző dátumot. Ugyanilyen nyom marad az állapot, a prioritás vagy a hozzárendelt személyek módosítása után is. Nem kell emlékezetből rekonstruálni az eseményeket.
Az e-mail beszélgetésszálát összekapcsolhatod a feladattal, ez a kapcsolat azonban csak navigációs hivatkozásként szolgál. Nem teszi elérhetővé mások számára a privát postafiók tartalmát. A postafiókok működési szabályait a Levelezés a Task Managerben oldal ismerteti.
Az ügyféljelentést az AI-asszisztens készíti el, nem maga a szabály
Az AI-asszisztens segít teljes ügyféljelentést készíteni, de maga a szabály nem hozza létre. A szabály létrehozhat egy feladatot, és AI segítségével összefoglalót adhat hozzá, a kész jelentést azonban jegyzetként mented el egy általad létrehozott mappába.
Az utasítás így hangozhat:
Olvasd el ezt a megkeresést, és készíts jelentést arról, hogy ki írt, melyik cégtől, mire van szüksége, mikorra, és mi legyen a javasolt első lépés.
Az Instalacje Mazur esetében a jelentés négy rövid részből áll:
- Anna Wiśniewska, kapcsolatfelvétel az árajánlatkérő űrlapról,
- egy 160 m²-es ház Swarzędzben,
- hőszivattyúra van szükség „a szezon előtt”,
- első lépés: telefonhívás és kérdés az épület szigeteléséről.
Michał azonnal látja a ház alapterületét, a települést és a kívánt határidőt. A beszélgetést rögtön az épület szigetelésére vonatkozó kérdéssel kezdheti, ahelyett, hogy újra elolvasná az egész üzenetet. Ha a jelentést egy alvállalkozónak kell továbbítani, a jegyzet PDF, Word vagy TXT formátumba exportálható.
A jegyzet mindaddig privát marad, amíg te magad meg nem osztod. A másik személynek adhatsz csak megtekintési vagy szerkesztési jogosultságot, a jegyzet Munkaterülethez rendelése pedig címkeként működik, és nem ad automatikusan hozzáférést.
A mappát te hozod létre. A Jegyzetek könyvtárai közösek a Fájlok modullal, ezért a „Leadek” mappát mindkét helyen látni fogod.
Egy utasítás lerövidíti a Feladat létrehozásával járó munkát
Nem kell kézzel kitöltened az új ügy minden mezőjét. Ezt írhatod az AI-asszisztensnek:
Hozz létre egy „Anna Wiśniewska felhívása” nevű Feladatot az Értékesítés Munkaterületen, állíts be magas prioritást és holnapi határidőt.
Az AI-asszisztens kitöltött mezőkkel nyitja meg az űrlapot. Mentés előtt láthatod az eredményt, és módosíthatod a nevet, a határidőt vagy a leírást. Hasonló folyamatot mutat be a hétköznapi szavakkal leírt automatizálás példája.
Az AI-asszisztens nem válaszol, ha az adminisztrátor nem állítja be a szolgáltatót, az API-kulcsot és a modellt az AI-beállításokban. A Task Manager az ügyfél saját kulcsával támogatja az OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude és xAI Grok szolgáltatásokat, közvetítői felár nélkül. További információt az AI-asszisztens leírásában találsz.
A Tesztelés és a Tevékenységnapló megmutatja, hol hibázott a szabály
A Tesztelés gomb megmutatja, mi történne a szabály futtatásakor, de nem hajt végre semmilyen műveletet. A futtatási előzmények 30 napot ölelnek fel, és rögzítik a végrehajtott futásokat, a kihagyások okait és a hibaüzenetek tartalmát.
Pénteken Tomek megnyitja a kihagyott elemeket, és látja, hogy a weboldal űrlapja az „Ajánlatkérés” tárgyat használta, amelyre nem terjedt ki az „árajánlat” feltétel. Hozzáad egy második szövegrészletet, újra teszteli a szabályt, és csak ezután hagyja bekapcsolva.
A Task Manager megszakítja a ciklusokat, korlátozza az óránkénti futtatások számát, három egymást követő hiba után pedig szünetelteti a szabályt, és e-mailt küld a szerzőnek. A szabály az ő jogosultságaival hajtja végre a műveleteket.
Ha az Üzenet írása AI-val műveletet használod, az e-mail összefoglalója és az elkészítéséhez szükséges kontextus a kiválasztott modellszolgáltatóhoz kerül. A lekérdezést a saját kulcsoddal küldi el a rendszer. Az alkalmazás adatai a szervereden maradnak, maga a lekérdezés azonban kikerül onnan. A Levelezés AI-tudásforrásként alapértelmezés szerint ki van kapcsolva, és az adminisztrátor kapcsolhatja be.
A leadek felismeréséhez nincs szükség AI-ra. A postafiókra, a feladóra és a tárgyra vonatkozó feltételek enélkül is létrehozzák a Feladatot, csak automatikus összefoglaló nélkül.
Ez az automatizálás nem olvas el helyetted mindent
Az automatizálás nem ismeri fel az e-mail szövegében megígért határidőt, és nem választ értékesítőt a megkeresés leírása alapján. A dátumot és a felelőst a Feladatban állíthatod be, vagy külön szabályokat hozhatsz létre dokumentált feltételek, például a tárgy és a feladó alapján.
Az AI nem rendelkezik OCR-rel, vagyis a beolvasott dokumentumok szövegének felismerésére szolgáló mechanizmussal. A beolvasott PDF-et és a régi bináris DOC-fájlt nem olvassa el úgy, mint egy normál üzenet tartalmát.
Az AI-asszisztens nem küld e-mailt a jóváhagyásod nélkül. Az Automatizálásokban külön „e-mail küldése a saját postafiókból” művelet található - te döntöd el, hogy egyáltalán hozzáadod-e a szabályhoz, bekapcsolás előtt pedig a Tesztelés gombbal ellenőrizheted.
Ha az alkalmazás zárva van, az e-mail-értesítések küldéséhez CRON szükséges, vagyis egy ütemező, amely elindítja a feladatokat a szerveren. Enélkül az üzenetek akkor mennek ki, amikor valaki használja az alkalmazást.
A Levelezéshez és az Automatizálásokhoz Pro csomag szükséges
A Levelezés és az Automatizálások a Pro csomagban érhetők el. A Task Manager AI nélkül is működik, így modell csatlakoztatása nélkül is létrehozhatsz Feladatokat az üzenetekből a postafiók, a feladó és a tárgy alapján.
A Task Manager licence egyszeri díjas és örökös. 12 hónapnyi Frissítést tartalmaz, ezt követően pedig az új verziókhoz való hozzáférés megújítása opcionális. Megújítás nélkül továbbra is használhatod a már meglévő verziót. A feltételeket az Örökös licenc oldala ismerteti.
Holnap ellenőrizd a három legutóbbi megkeresést
Holnap reggel nyisd meg az űrlapról érkezett három legutóbbi leadet, és számold ki, hány órát vártak az első válaszra. Ha valamelyik egy napnál tovább várt, hozz létre egy szabályt: AMIKOR új e-mail érkezik, HA a biuro@ címre érkezik, és a tárgy tartalmazza az „árajánlat” szót, AKKOR hozzon létre egy Feladatot másnapi határidővel.
Ezután használd a Tesztelés funkciót, és ellenőrizd, hogy a szabály megkülönbözteti-e a megkeresést a számlától és a hírlevéltől. A kész folyamatot a Demo részben nézheted meg.
Gyakori kérdések
Használnom kell az AI-asszisztenst az űrlapról érkező leadek felismeréséhez?
Nem, az AI-asszisztens nem szükséges ahhoz, hogy egy üzenetből feladat jöjjön létre. Az „új e-mail a postafiókban” eseményindító, valamint a tárgyra, a feladóra vagy a postafiókra vonatkozó feltételek AI nélkül is működnek, de nem készítenek automatikus összefoglalót vagy jelentést.
Ki láthatja a jegyzetet és a postafiókomból származó üzenetet?
A postafiókodat és a privát jegyzetedet csak te láthatod, még az adminisztrátor sem fér hozzájuk. A jegyzetet megoszthatod megtekintési vagy szerkesztési jogosultsággal, az e-mail feladathoz kapcsolása pedig nem teszi elérhetővé a levél tartalmát.
Bekapcsolhatok Gmail vagy Outlook postafiókot?
Igen, a Task Manager IMAP- és SMTP-kapcsolaton keresztül csatlakoztatja a postafiókokat, beleértve a Gmailt, az Outlookot és a lengyel tárhelyszolgáltatóknál létrehozott fiókokat. Google-fiók esetén a Google szabályainak megfelelő alkalmazásjelszóra lehet szükség.
Mi történik, ha a szabály figyelmen kívül hagy egy valódi megkeresést?
Az üzenet a postafiókban marad, a Futtatási előzményekben pedig láthatod az elmúlt 30 nap kihagyásainak okát. A feltétel módosítása után használhatod a Tesztelés gombot, amely a műveletek végrehajtása nélkül mutatja meg az eredményt.
A leadek automatizálásához szükség van a Pro csomagra?
Igen, a Levelezés és az Automatizálások a Pro csomag részei. A licencért egyszer kell fizetned, az ár 12 hónapnyi frissítést tartalmaz, a későbbi megújítás pedig opcionális.
Források
- Task Manager, Automatizálások
- Task Manager, útmutató: Automatizálások
- Task Manager, Levelezés
- Task Manager, útmutató: Levelezés
- Task Manager, Jegyzetek
- Task Manager, AI-asszisztens
- Task Manager, Örökös licenc
- Harvard Business Review, James B. Oldroyd, Kristina McElheran, David Elkington, „The Short Life of Online Sales Leads”
- Google, Google-fiók súgója, „Sign in with app passwords”
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
