Úterý, 9:40. Ola Nowak dostává úkol „Nabídka pro klienta Nord“ s termínem v pátek a zadáním o třech větách. Čtvrt hodiny prochází staré zprávy, přestože může začít jinak: ukázat AI asistentovi správné podklady a požádat ho o plán, kontrolní seznam nebo návrh e-mailu.
První půlhodinu zabere obnovení kontextu
První půlhodinu práce na úkolu může zabrat samotné hledání předchozích dohod. Musíte zjistit, co klient dříve kupoval, kdo s ním jednal a která verze rozsahu je aktuální.
Ola zatím nemá problém s napsáním nabídky. Nejprve se snaží zjistit, zda Nord schválil další jazykovou verzi, jaký termín zazněl během rozhovoru a kde se nachází poslední cenová nabídka. Obecný AI chat tyto informace nezná, dokud je do něj nevložíte.
V aplikaci Task Manager se můžete zeptat AI asistenta ve vlákně úkolu. Můžete také otevřít samostatné okno AI asistenta a vybrat podklady související s danou záležitostí. AI asistent vidí pouze obsah, ke kterému máte přístup. Nenahrazuje pořádek v projektu, ale zkracuje cestu od předchozích dohod k prvnímu návrhu.
AI asistent zná pouze kontext, ke kterému máte přístup
Kvalita odpovědí závisí na obsahu aktuálního vlákna a zdrojích, které označíte. Ve variantě Standard AI asistent sám neprohledává materiály celé firmy; v Pro vybírá i odpovídající fragmenty z Firemních znalostí, ale pouze z materiálů, ke kterým máte přístup.
Ola otevře úkol nebo chat a zapne v něm režim AI asistent. Otázka i odpověď zůstanou ostatním účastníkům skryté. Odpověď zůstane v konverzaci s označením „JEN PRO VÁS“, takže se k ní Ola může později vrátit. Více o tomto mechanismu se dočtete na stránce jak AI rozumí kontextu konverzace.
V samostatném okně Ola vybere podklady, které si má AI asistent přečíst. Může přidat své úkoly, Kalendář, celý pracovní prostor, konkrétní úkol, chat nebo poznámku, soubory (složku nebo jednotlivý soubor) a vlastní poštovní schránku - moduly Pošta a Soubory jsou součástí varianty Pro. Ukazatel zobrazuje, kolik podkladů se do kontextu vešlo, a AI asistent informuje o tom, co nezohlednil.
Každé vlákno AI asistenta má vlastní historii, název a sadu zdrojů. Je soukromé i vůči administrátorovi. Pošta jako zdroj znalostí zůstává ve výchozím nastavení vypnutá, protože její obsah po zapnutí putuje k externímu poskytovateli AI. Firemní znalosti jsou součástí varianty Pro.
Pokyn „sestav plán“ promění podklady v první návrh
Pokyn „sestav plán“ pomáhá začít s úkolem bez ručního přepisování všech předchozích dohod. Výsledek je pracovní posloupností kroků, kterou před předáním týmu zkontrolujete.
Ola otevře okno AI asistenta a vybere úkol „Nabídka pro klienta Nord“, chat Prodej a poznámku s rozsahem služeb. V 10:05 zadá:
Sestav plán přípravy nabídky pro Nord. Vycházej výhradně z vybraného úkolu, chatu Prodej a poznámky s rozsahem. Označ informace, které musím ověřit.
V tomto scénáři může odpověď vypadat takto:
- Potvrď rozsah webu a jazykové verze.
- Ověř termín realizace uvedený v konverzaci.
- Připrav cenovou nabídku podle poznámky s rozsahem.
- Ověř osobu, která nabídku schvaluje na straně Nord.
- Napiš zprávu s nabídkou a termínem pro odpověď.
Plán není rozhodnutím ani hotovou nabídkou. Je to uspořádaný návrh založený na poskytnutých podkladech. Pokud se část zdrojů do kontextu nevejde, AI asistent uvede vynechané podklady, místo aby toto omezení zamlčel.
Pokyn „vytvoř kontrolní seznam“ převede plán do praxe
AI asistent může proměnit popis úkolu v kontrolní seznam, ve kterém lze odškrtávat jednotlivé položky. Plán tak neskončí jako další dlouhá odpověď, ke které se nikdo nevrací.
Ve středu v 8:50 Ola otevře úkol „Projekt webu“ a zadá:
Vytvoř z popisu úkolu kontrolní seznam s položkami k odškrtávání. Seřaď je podle pořadí provedení.
AI asistent vrátí seznam a vy označujete dokončené položky přímo ve vlákně. Pod seznamem se postupně plní ukazatel průběhu. Ola položky zkontroluje, upraví a přesune do společného popisu úkolu.
Pokud má seznam řídit práci několika lidí, přesunete ho do popisu úkolu. Seznam úkolů v popisu je společný pro celý tým, funguje bez otevírání režimu úprav a zobrazuje jméno osoby, která danou položku označila za dokončenou. Ve čtvrtek v 15:20 Marta označí „cenová nabídka zkontrolována“ a zbytek týmu změnu uvidí bez dotazování v chatu.
Podívejte se také na kontrolní seznamy vytvářené pomocí AI a na příklad, jak kontrolní seznam pomáhá uspořádat týmový úkol.
Pokyn „připrav e-mail“ stále vyžaduje vaši kontrolu
AI asistent může napsat zprávu na základě uvedených dohod, ale sám ji neodešle. E-mail se z vaší osobní schránky odešle až po vašem potvrzení.
Ve středu je cenová nabídka pro Nord hotová. Ola žádá:
Připrav e-mail pro klienta Nord. Potvrď rozsah nabídky a termín zaslání návrhu a požádej o schválení do pátku. Nepřidávej informace, které nejsou uvedeny ve zdrojích.
AI asistent může navrhnout:
Dobrý den, zasílám dohodnutý rozsah nabídky na nový web. Projekt zahrnuje položky popsané v přiloženém přehledu. Prosím o potvrzení rozsahu do pátku, abychom mohli dodržet uvedený termín prací.
Ola zkontroluje adresu, datum a rozsah. Pokud se v návrhu objeví „2 dny na implementaci“, vrátí se ke zdroji a ověří, zda tam tento údaj skutečně zazněl. Opravu může zadat jedinou větou, ale odpovědnost za obsah zůstává na ní.
Modul Pošta je součástí varianty Pro. Více o odesílání zpráv prostřednictvím AI asistenta najdete na stránce odesílání e-mailů pomocí AI a v popisu modulu Pošta.
Vlákno se 40 zprávami si přečtete v režimu Expert
Režim Expert pomáhá odhalit rizika, rozpory a chybějící dohody v dlouhé konverzaci. Funkce Uspořádat zobrazí dočasné zobrazení obsahu, zatímco původní zprávy zůstanou beze změny.
| Režim | Co dělá | Kdy jej použít |
|---|---|---|
| Původní obsah | Zobrazuje zprávy beze změn | Když potřebujete přesné znění dohod |
| Vylepšit | Zkrátí stejný obsah a přepíše jej v první osobě | Když jsou zprávy chaotické nebo plné překlepů |
| Shrnout | Zkrátí každou zprávu na 1-2 věty | Když si chcete rychle připomenout průběh konverzace |
| Expert | Odborně upraví obsah a přidá řádek „Poznámka experta“ | Když hledáte riziko, rozpor nebo chybějící dohodu |
U nabídky pro Nord může režim Expert upozornit, že jedna zpráva uvádí splatnost 30 dní a jiná 14 dní. Je to podnět ke kontrole, nikoli automatická oprava smlouvy.
Funkce Uspořádat zpracovává konverzaci po částech po 8 zprávách. Program po skončení relace uspořádané verze neukládá. Pokud při čtení verze AI exportujete zprávu, do souboru se uloží právě zobrazená verze s poznámkou o použitém režimu.
AI agent přebírá úkoly složené z několika kroků
AI agent je pokročilý režim AI asistenta: po zadání komplexního pokynu navrhne plán postupu, který před provedením schválíte. Tento režim slouží ke komplexním pokynům, které nelze vyřešit jedinou odpovědí.
V pátek Ola potřebuje přehled dohod týkajících se nabídky pro Nord. Místo postupného procházení vláken zadá komplexní pokyn: shromáždit dohody z úkolu a chatu Prodej a připravit z nich stručný přehled. AI agent navrhne plán postupu s jednotlivými kroky.
Plán se spustí až po vašem schválení a funguje v rámci vašich oprávnění - AI agent neprovede nic, co sami neschválíte. Další příklady najdete v popisu AI agenta pro vícekrokové úkoly.
Připomenutí nastavená v AI asistentovi fungují v aplikaci vždy. Odesílání e-mailů na pozadí při zavřené aplikaci vyžaduje na serveru pravidelnou úlohu CRON; program na to při nastavování připomenutí upozorní. CRON je pravidelná úloha, kterou server spouští v nastavený čas.
AI končí tam, kde začíná odpovědnost za výsledek
AI asistent připravuje návrhy a uspořádává obsah, ale nepřebírá odpovědnost za rozhodnutí. Čísla, data, adresy a jména před použitím odpovědi zkontrolujete.
AI asistent radí, ale nerozhoduje. Odpověď může znít přesvědčivě i tehdy, když jsou poskytnuté podklady neúplné. Proto před odesláním nabídky porovnejte návrh s dohodami.
AI asistent dokáže číst určené formáty. Podporuje TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX a PDF. Může také analyzovat obrázky, pokud to vybraný model umožňuje. Program nemá OCR, takže sken smlouvy bez textové vrstvy nepřečte jako běžný dokument. Nepřečte ani staré binární soubory DOC.
AI asistent nezná dohody, které jste nezapsali. Pokud klient během telefonátu změnil termín, doplňte jednu větu do vlákna nebo poznámky. Model nedokáže obnovit konverzaci, která není ve zdrojích.
Program funguje také bez AI. Úkoly, seznamy úkolů, Kalendář a Poznámky nevyžadují účet u poskytovatele modelu. Správce zapíná AI samostatně pro úkoly, chaty a okno AI asistenta.
Obsah dotazu a potřebný kontext jsou odesílány vybranému poskytovateli: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Vaše firma používá vlastní klíč API a platí přímo poskytovateli bez přirážky Task Managera. Data aplikace zůstávají na firemním serveru, ale to neznamená, že dotazy odesílané aktivní AI tento server neopouštějí.
Zítra začněte jedním odloženým úkolem
Zítra v 9:00 vyberte úkol, který už dva dny čeká, a požádejte AI asistenta o plán zahájení práce. Nemusíte hned měnit způsob práce celého týmu.
Nejprve správce vybere v Nastavení → AI poskytovatele a zadá vlastní klíč API. Poté načte seznam modelů a jeden z nich vybere. Po uložení konfigurace se AI asistent automaticky zobrazí ostatním uživatelům, obvykle přibližně do minuty. Celý proces popisuje návod o vlastním klíči AI ve firmě.
Označte chat nebo poznámku související s úkolem a napište: „Sestav plán, jak začít s tímto úkolem. Používej pouze označené zdroje“. Úkol je stále potřeba splnit, ale začnete s uspořádaným návrhem místo čtvrthodiny hledání v poště. Tento postup si můžete vyzkoušet v Demo.
Nejčastější dotazy
Vidí ostatní účastníci úkolu mou otázku pro AI asistenta?
Ne, otázka položená ve vlákně v režimu AI asistenta a odpověď s označením „POUZE PRO VÁS“ jsou soukromé. Úkol uložený z připraveného formuláře a e-mail odeslaný po potvrzení se už stávají běžnými akcemi v aplikaci.
Vidí AI asistent úkoly ostatních lidí?
AI asistent vidí pouze obsah, ke kterému máte přístup. Poznámky, vlastní pošta a konverzace s AI asistentem zůstávají soukromé i před administrátorem.
Může AI asistent odeslat e-mail nebo vytvořit úkol bez mého vědomí?
Ne, e-mail se odešle až po vašem potvrzení a úkol vznikne po uložení formuláře. AI asistent může vyplnit pole formuláře, ale tento krok nemůže přeskočit.
Kam se odesílají moje data, když se ptám AI asistenta?
Data aplikace jsou uložena na vašem serveru, zatímco obsah otázky a potřebný kontext se odesílají vybranému poskytovateli AI prostřednictvím vašeho API klíče. Pošta je jako zdroj znalostí ve výchozím nastavení vypnutá a její zapnutí vyžaduje rozhodnutí administrátora.
Co mám dělat, když AI asistent neodpovídá?
V Nastavení AI zkontrolujte vybraného poskytovatele, API klíč a model. Pokud je konfigurace správná, příčinou může být limit API klíče nebo chybějící připojení k internetu.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
