Nevíte, jak se pustit do úkolu? Zeptejte se asistenta, který zná vaše projekty

Úterý, 9:40. V Task Manageru se objeví nový úkol: „Připravte nabídku pro klienta Nord“, termín pátek, přiřazeno vám. Přečtete si brief na tři věty a čtvrt hodiny procházíte staré e-maily v hledání čehokoli, co pomůže začít. Místo hledání můžete položit otázku AI asistentovi, který má před očima vaše úkoly, konverzace a poznámky - níže tři pokyny, kterými začnete.

Proč je první půlhodina nejdražší

Než napíšete první větu nabídky, musíte si obnovit kontext: co Nord kupoval dříve, kdo s nimi jednal, jakou sazbu jsme uvedli podobné firmě v květnu. Tato znalost ve firmě je - rozptýlená po chatech, e-mailech a hlavách tří lidí.

AI modely vstupují do práce rychle: podle Work Trend Index 2024 od Microsoftu (průzkum z února-března 2024) používá AI v práci 75 % administrativních pracovníků, a 78 % z nich si do práce přináší vlastní AI nástroje, nejčastěji bez vědomí a pokynů firmy. Problém je v tom, že obecný chat v prohlížeči neví, kdo je Nord. Můžete mu vložit brief, ale historii rozhovorů s klientem nevložíte, protože byste ji nejdřív museli najít.

V Task Manageru sedí asistent ve stejném okně, ve kterém leží úkol, a vidí to, co vy - v mezích vašich oprávnění. Nevkládáte mu nic. Prostě se zeptáte.

Jak asistent ví, o co jde s Nordem

Kvalita odpovědi závisí na tom, co má asistent „před očima“. Tři vrstvy:

• Vlákno, ve kterém se ptáte. V okně úkolu kliknete na tlačítko „AI asistent“ pod polem pro odpověď. Editor změní barvu a otázku i odpověď vidíte pouze vy - zůstávají ve vlákně se štítkem „POUZE PRO VÁS“. Asistent pak zná brief, celou konverzaci a přílohy (Pochopení kontextu).
• Zdroje, které označíte. V okně AI asistenta tlačítko „Zdroje“ umožňuje přidat najednou několik věcí: chat „Prodej“, poznámku „Ceník 2026“, složku s nabídkami, kalendář na týden. Když označíte víc, než model přijme, asistent otevřeně řekne, co nezohlednil.
• Firemní znalosti. Program buduje znalostní bázi ze shrnutí úkolů a chatů a z obsahu poznámek a souborů. Na otázku „co jsme si dohodli s Nordem v červnu“ najde vlákno staré tři měsíce, i když jste ho ručně neoznačili (Firemní znalosti).

Hranice vede podle vašich oprávnění: běžný uživatel dostane odpověď z toho, co sám v programu vidí, administrátor má přístup ke všem úkolům a chatům. Soukromá poznámka kolegyně, soubory v její soukromé složce ani její pošta se do odpovědi nedostanou, a to ani u administrátora. Kam putují data při dotazu - v FAQ na konci textu.

Takto to vypadá v praxi: vlákno „Nabídka pro klienta Nord“ se třemi zprávami od Kasi Wójcikové a Oly Nowakové z 19. srpna, a pod nimi editor v režimu asistenta - Ola teprve píše otázku, ale asistent už má před sebou kartu úkolu, konverzaci o partnerské slevě a termín rozhodnutí „do pátku“.

Scénář 1: „Sestav mi plán“ - od prázdné stránky k pěti krokům

Vracíme se do úterý. Místo hledání v e-mailech otevřete úkol, zapnete režim asistenta a napíšete:

„Sestav plán přípravy této nabídky na pátek. Zohledni to, co jsme si dohodli s Nordem v červnu, a náš ceník z poznámky Ceník 2026.“

Odpověď, kterou můžete očekávat (příklad sestavený pro potřeby textu, ne záznam skutečné relace):

Na základě briefu, chatu Prodej z 12. června a poznámky Ceník 2026:

1. Středa ráno - potvrdit s Nordem rozsah: v červnu žádali o variantu s implementací, brief ji nezmiňuje.
2. Středa - ocenění podle sazeb z poznámky; v červnu Marta slíbila slevu 10 % při rozhodnutí do konce září.
3. Čtvrtek - návrh nabídky na šabloně ze složky Nabídky 2026.
4. Čtvrtek 15:00 - Marta zkontroluje ocenění (byla na schůzce v červnu).
5. Pátek do 12:00 - odeslání.

V zdrojích jsem nenašel platnost nabídky - stojí za to ji upřesnit.

Plán obsahuje fakta, která v briefu nejsou - slevu a osobu, která ji slíbila - protože asistent sáhl do chatu a poznámky. Ve vlákně to dělá sám, přes znalostní bázi obnovovanou jednou denně; když chcete mít jistotu, že zohlednil konkrétní poznámku, otevřete okno AI asistenta a označte ji tlačítkem „Zdroje“. A poslední věta říká, co neví, místo aby si vymýšlel platnost nabídky. Berete to jako návrh k ověření, ne jako rozhodnutí.

Scénář 2: „Udělej z toho kontrolní seznam“ - aby plán nezůstal jen v konverzaci

„Udělej z toho kontrolní seznam.“

Asistent vrátí stejné body jako seznam s poli k zaškrtnutí. Kliknete na položku, když je hotová, opětovné kliknutí vrátí zpět. Seznam ze soukromé konverzace je váš - osobní plán dne.

Funguje to i naopak: když má úkol dlouhý popis a plán ještě neexistuje, stačí „Udělej z popisu úkolu kontrolní seznam k zaškrtávání“. Na snímku níže o to Ola žádá v úkolu „Projekt webu“ a dostane pět položek - od „Dohodnout s klientem ABC strukturu 5 podstránek“ (už zaškrtnuté) po „Nahrát obsah v obou jazycích a předat web klientovi“ - s lištou „1 z 5 hotovo“.

Když má postup vidět celý tým, přeneste body do popisu úkolu jako seznam úkolů. Takový seznam je klikatelný přímo v kartě úkolu, pod ním roste ukazatel postupu a u každé zaškrtnuté položky je podpis osoby, která ji označila. Marta zaškrtne „ověřené ocenění“ ve čtvrtek v 15:20 a nikdo se v chatu neptá, jestli už. Více: Kontrolní seznamy.

Scénář 3: „Napiš první verzi e-mailu“ - a zkontroluj, než ho odešleš

Středa, ocenění hotové, ale před návrhem nabídky chcete potvrdit rozsah s Nordem. Napíšete ve stejném vlákně:

„Pošli e-mail na piotr.nowak@nord.pl s dotazem, zda má nabídka zahrnovat implementaci, o které jsme mluvili v červnu. Tón věcný, bez cen.“

Asistent navrhuje obsah přibližně v tomto znění:

Předmět: Nabídka - potvrzení rozsahu Pane Piotře, připravujeme nabídku, o které jsme mluvili 12. června. Než ji uzavřeme, prosím o potvrzení, zda má zahrnovat i implementaci na místě (2 dny), nebo jen licenci a vzdálenou konfiguraci. Nabídku pošleme do pátku.

Task Manager e-mail sám neodesílá. Dostanete kartu „Zpráva k odeslání“ s tlačítky „Odeslat“ a „Zrušit“. Chcete změnit obsah - zrušíte a požádáte o úpravu jednou větou („kratší, bez pátečního termínu“), asistent vrátí nový návrh. Odeslání se spustí výhradně po vašem kliknutí. E-mail odchází z vaší osobní schránky (SMTP z Nastavení → Profil), takže klient vidí jako odesílatele vaši adresu a jeho odpověď jde do vaší schránky, ne do aplikace. Krok za krokem: Odeslání e-mailu.

Před kliknutím zkontrolujete datum schůzky, adresu a to, jestli „2 dny“ pochází z dohody, a ne z domněnky modelu. Tři vteřiny, které ušetří trapas.

Složitější vlákno? Zapněte režim Expert

Někdy problém není v psaní, ale ve čtení: vlákno s Nordem má 40 zpráv, v polovině někdo změnil názor a vy nevíte, co platí.

Tlačítko „Uspořádat“ nad vláknem má čtyři režimy čtení. Čtvrtý, Expert, přepisuje zprávy odborným jazykem a ke každé přidává přesně jeden řádek „Poznámka experta“ - radu, riziko nebo otázku, na kterou se vyplatí zeptat. Je to jediné místo, kde může model přidat něco od sebe, proto je zvlášť označené. U nabídky pro Nord může taková poznámka znít: „Klient žádá splatnost 30 dní, v červnu bylo dohodnuto 14 - potvrdit před odesláním“. Výsledek žije jen po dobu relace, originály zůstávají nedotčené.

Na snímku níže je zapnutý režim Expert ve vlákně „Projekt webu“: nad konverzací banner „Čtete verzi Expert připravenou AI“ a pod každou zprávou Oly Nowakové a Magdy Wiśniewské jeden řádek „Poznámka experta“ - o mobilní verzi maket, o kritériích výběru mezi dvěma variantami a o logu ve formátu SVG.

AI agent: když se kroky mají odehrát samy

Plán z prvního scénáře má vadu: musíte si sami pamatovat, že máte upomínat odpověď. Od toho je tu AI agent. Vracíme se do vlákna s Nordem: Kasia napsala „Čekáme na rozhodnutí do pátku“ a Ola píše ve stejném vlákně, v soukromém režimu:

„Pokud Kasia neodpoví do zítřka, připomeň jí to v 8:30 a v 9:00 mi dej vědět.“

Agent z toho sestaví plán - to je vidět na obrázku, kterým tento text začíná: karta „Plán AI #16 uložen“ se shrnutím („Čekám na odpověď Kasi do zítřka 8:30. Pokud nepřijde - připomenu ve vlákně a v 9:00 vám dám vědět“) a třemi kroky s datem a časem: čekej na odpověď, pošli zprávu 08:30, upozorni 09:00. Pod plánem je příkaz pro zrušení celého plánu („@aipriv /anuluj plan 16“). V okně AI asistenta, než se cokoli uloží, vidíte kartu s plánem a tlačítko „Ano, proveď“. Po schválení se kroky objeví v Kalendáři jako grafitové položky s ikonou robota vedle úkolů. Kliknutím se otevře okénko, ve kterém změníte čas nebo zrušíte jednotlivý krok - zbytek plánu funguje dál.

Fakta, která je třeba znát, než agentovi předáte práci:

• Plán má nejvýše 10 kroků a vyprší po 30 dnech.
• Bez úlohy CRON na serveru se kroky plánu provádí ve chvíli, kdy má kdokoli z týmu otevřenou aplikaci; s CRONem (jednorázová konfigurace administrátorem) - přesně, i v noci a o víkendu. Program při nastavování upozorní, když cron chybí.
• Agent píše vaším jménem a v mezích vašich oprávnění.
• Pokud asistent napíše „nastavil jsem připomenutí“ a připomenutí nevzniklo, pod odpovědí uvidíte žlutý blok „Oprava“. Program hlídá, aby se AI nechlubila prací, kterou neudělala.

Kde končí AI a začíná vaše odpovědnost

Asistent radí, nerozhoduje. Plán na pátek, sleva 10 %, splatnost - to jsou návrhy sestavené z toho, co našel ve zdrojích. Pokud Marta v červnu psala o jiném klientovi, odpověď bude znít stejně jistě. Čísla, data a jména si ověřujete.

Asistent vidí jen text. Čte PDF, DOCX, XLSX, CSV a textové soubory, ale sken smlouvy bez textové vrstvy pro něj zůstane prázdnou stránkou - program nemá OCR.

Asistent neví, co jste mu neukázali. Dohody z telefonu, které nikdo nezapsal, žádný model neobnoví. Stačí jedna věta ve vlákně po hovoru („Piotr potvrdil implementaci, 2 dny, start v říjnu“).

Program funguje i bez AI. Úkoly, seznamy úkolů, Kalendář a Poznámky nepotřebují API klíč. AI zapíná administrátor - zvlášť pro úkoly, chaty a okno asistenta.

Jak začít ve vašem týmu

1. Administrátor připojí klíč. Nastavení → AI: poskytovatel, API klíč, model ze seznamu staženého z účtu.
2. Každý to zkusí na vlastním úkolu. Nejlépe na tom, který dva dny leží bez pohybu: tlačítko „AI asistent“ ve vláknu a otázka „od čeho mám začít“.
3. Zapisujete dohody tam, kde je AI najde. Poznámka s ceníkem, složka s nabídkami, věta ve vláknu po telefonátu. Čím víc znalostí je v programu, tím míň obecných frází v odpovědích.

Úkol „Nabídka pro klienta Nord“ pořád vyžaduje, abyste ji napsali vy. Rozdíl je v tom, že v úterý v 9:40 nezačínáte hledáním, ale plánem sestaveným z vašich vlastních dohod. Pokud si to chcete vyzkoušet na ukázkových projektech, nechte kontakt v sekci Demo - pošleme vám přístup do demoverze.

Nejčastější dotazy

Vidí AI asistent úkoly ostatních lidí?

Odpovídá v mezích oprávnění osoby, která se ptá: běžný uživatel dostane jen to, co sám vidí v programu, administrátor má přístup ke všem úkolům a chatům. Nikdo - ani administrátor - nedostane cizí soukromé poznámky, soubory ze soukromých složek ani cizí poštu.

Vidí otázku na Asistenta ve vlákně ostatní účastníci úkolu?

Ne. Režim „AI asistent“ ve vlákně je soukromý: otázka a odpověď zůstávají v úkolu se štítkem „POUZE PRO VÁS“. Úkol založený přes „Uložit“ nebo e-mail odeslaný po potvrzení jsou už normální, viditelné akce.

Může AI odeslat e-mail nebo založit úkol bez mého vědomí?

Ne. E-mail odejde po kliknutí na „Odeslat“, úkol vznikne po „Uložit“ v otevřeném formuláři a plán Agenta se spustí po „Ano, proveď“. Pokud odpověď tvrdí, že něco bylo uděláno, a nebylo, program přidá blok „Oprava“.

Kam se dostanou moje data, když se ptám Asistenta?

Data aplikace jsou na vašem serveru. Dotaz s kontextem potřebným pro odpověď (úryvky vlákna, poznámky, souborů) jde k poskytovateli modelu zvolenému firmou (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok) na jejím vlastním API klíči, bez marže prostředníka. Pošta jako zdroj znalostí je ve výchozím stavu vypnutá - zapíná ji administrátor.

Zdroje

1. Microsoft, Work Trend Index 2024: „AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part“ (průzkum 31 000 pracovníků ve 31 zemích, únor-březen 2024)microsoft.com · přístup 20.09.2026
2. Task Manager, uživatelská příručka: AI asistent (soukromý režim ve vlákně, zdroje znalostí, kontrolní seznamy, odesílání e-mailu, AI agent, Oprava)
3. Task Manager, uživatelská příručka: Kalendář (odesílání AI agenta na mřížce, zrušení jednotlivého kroku)

Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.