Martes, 9:40. Ola Nowak recibe la tarea «Oferta para el cliente Nord», con fecha límite el viernes y un briefing de tres frases. Pasa un cuarto de hora revisando mensajes antiguos, aunque podría empezar de otra forma: indicarle al Asistente de IA los materiales adecuados y pedirle un plan, una lista de comprobación o un borrador de correo.
La primera media hora se va en reconstruir el contexto
La primera media hora de trabajo en una tarea puede dedicarse únicamente a buscar los acuerdos previos. Tienes que comprobar qué compró antes el cliente, quién habló con él y qué versión del alcance está vigente.
Ola todavía no tiene problemas para redactar la oferta. Primero intenta averiguar si Nord aceptó la versión en otro idioma, qué plazo se mencionó durante la conversación y dónde está el último presupuesto. Un chat de IA genérico no conoce esta información hasta que se la pegas.
En Task Manager puedes preguntar al Asistente de IA dentro del hilo de la tarea. También puedes abrir una ventana independiente del Asistente de IA e indicar los materiales relacionados con el asunto. El Asistente de IA solo ve el contenido al que tienes acceso. No sustituye una buena organización del proyecto, pero acorta el camino desde los acuerdos hasta el primer borrador.
El Asistente de IA solo conoce el contexto al que tienes acceso
La calidad de las respuestas depende del contenido del hilo actual y de las fuentes que indiques. En la variante Standard, el Asistente de IA no busca por su cuenta en los materiales de toda la empresa; en Pro también selecciona fragmentos relevantes de la base de conocimiento de IA, pero solo de los materiales a los que tienes acceso.
Ola abre una tarea o un chat y activa el modo Asistente de IA. La pregunta y la respuesta permanecen ocultas para los demás participantes. La respuesta queda en la conversación con la etiqueta «SOLO PARA TI», para que Ola pueda consultarla más adelante. Encontrarás más información sobre este mecanismo en la página Cómo entiende la IA el contexto de una conversación.
En una ventana independiente, Ola indica los materiales que debe leer el Asistente de IA. Puede incluir mis tareas, el Calendario, todo el espacio de trabajo, una tarea concreta, un chat o una nota, archivos (una carpeta o un archivo individual) y su propio buzón de correo - los módulos Correo y Archivos forman parte de la versión Pro. La barra muestra cuánto material ha cabido en el contexto y el Asistente de IA informa de lo que no ha tenido en cuenta.
Cada hilo del Asistente de IA tiene su propio historial, nombre y conjunto de fuentes. Es privado incluso para el administrador. El Correo como fuente de conocimiento permanece desactivado por defecto, ya que su contenido, una vez activado, llega a un proveedor externo de IA. La base de conocimiento de IA forma parte de la variante Pro.
La instrucción «crea un plan» convierte los materiales en un primer borrador
La instrucción «crea un plan» te ayuda a iniciar una tarea sin tener que copiar manualmente todos los acuerdos. El resultado es una secuencia de acciones provisional que debes revisar antes de compartirla con el equipo.
Ola abre la ventana del Asistente de IA e indica la tarea «Oferta para el cliente Nord», el chat Ventas y la nota con el alcance de los servicios. A las 10:05 escribe:
Crea un plan para preparar la oferta de Nord. Básalo únicamente en la tarea indicada, el chat Ventas y la nota con el alcance. Señala la información que debo comprobar.
En este caso, la respuesta podría ser la siguiente:
- Confirma el alcance del sitio web y las versiones en otros idiomas.
- Comprueba el plazo de entrega indicado en la conversación.
- Prepara el presupuesto según la nota con el alcance.
- Verifica quién es la persona responsable de aprobarlo por parte de Nord.
- Redacta un mensaje con la oferta y la fecha límite para responder.
El plan no es una decisión ni una oferta terminada. Es un borrador estructurado basado en el material proporcionado. Si parte de las fuentes no cabe en el contexto, el Asistente de IA indicará qué materiales ha omitido en lugar de ocultar esta limitación.
La instrucción «crea una lista de comprobación» lleva el plan a la práctica
El Asistente de IA puede convertir la descripción de una tarea en una lista de comprobación en la que marcar los puntos completados. De este modo, el plan no acaba siendo otra respuesta larga que nadie consulta.
El miércoles a las 8:50, Ola abre la tarea «Proyecto del sitio web» y escribe:
Crea a partir de la descripción de la tarea una lista de comprobación en la que pueda marcar los puntos completados. Ordena los puntos según la secuencia de ejecución.
El Asistente de IA devuelve una lista y tú marcas los puntos completados directamente en el hilo. Debajo de la lista, la barra de progreso va avanzando. Ola revisa los puntos, los corrige y los traslada a la descripción compartida de la tarea.
Cuando la lista debe guiar el trabajo de varias personas, la trasladas a la descripción de la tarea. La lista de tareas de la descripción es compartida por todo el equipo, funciona sin abrir el modo de edición y muestra el nombre de la persona que ha marcado cada elemento como completado. El jueves a las 15:20, Marta marca «presupuesto revisado» y el resto del equipo ve el cambio sin tener que preguntar en el chat.
Consulta también las listas de comprobación creadas por la IA y un ejemplo de cómo una lista de comprobación organiza una tarea de equipo.
La instrucción «prepara un correo» sigue requiriendo tu supervisión
El Asistente de IA puede redactar un mensaje a partir de la información indicada, pero no lo envía por sí solo. El correo sale de tu buzón personal únicamente después de que lo confirmes.
El miércoles, el presupuesto de Nord está listo. Ola pide:
Prepara un correo para el cliente Nord. Confirma el alcance de la oferta y la fecha de envío del proyecto, y solicita su aprobación antes del viernes. No añadas información que no aparezca en las fuentes.
El Asistente de IA puede proponer:
Buenos días, le envío el alcance acordado de la oferta para el nuevo sitio web. El proyecto incluye los elementos descritos en el documento adjunto. Le ruego que confirme el alcance antes del viernes para que podamos mantener el plazo de trabajo indicado.
Ola comprueba la dirección, la fecha y el alcance. Si en el borrador aparecen «2 días de implementación», vuelve a la fuente y comprueba si realmente se mencionó esa cifra. Puede solicitar la corrección con una sola frase, pero la responsabilidad sobre el contenido sigue siendo suya.
El módulo Correo forma parte de la variante Pro. Encontrarás más información sobre el envío de mensajes mediante el Asistente de IA en la página sobre el envío de correos electrónicos con ayuda de la IA y en la descripción del módulo Correo.
Lee un hilo de 40 mensajes en el modo Experto
El modo Experto ayuda a detectar riesgos, contradicciones y acuerdos pendientes en una conversación larga. La función Organizar muestra una vista temporal del contenido, mientras que los mensajes originales permanecen intactos.
| Modo | Qué hace | Cuándo utilizarlo |
|---|---|---|
| Contenido original | Muestra los mensajes sin cambios | Cuando necesitas conocer la formulación exacta de los acuerdos |
| Embellecer | Resume el mismo contenido y lo redacta en primera persona | Cuando los mensajes son caóticos o están llenos de erratas |
| Resumir | Resume cada mensaje en 1-2 frases | Cuando quieres reconstruir rápidamente el desarrollo de la conversación |
| Experto | Redacta el contenido de forma profesional y añade una línea de «Nota del experto» | Cuando buscas riesgos, contradicciones o acuerdos pendientes |
En la oferta para Nord, el modo Experto puede señalar que en un mensaje se menciona un plazo de pago de 30 días y en otro, de 14 días. Es una indicación para revisarlo, no una corrección automática del contrato.
La función Organizar procesa la conversación en grupos de 8 mensajes. El programa no guarda las versiones organizadas una vez finalizada la sesión. Si exportas un mensaje mientras lees la versión de la IA, el archivo incluirá la versión visible con una nota sobre el modo utilizado.
El Agente de IA se encarga de tareas de varios pasos
El Agente de IA es un modo avanzado del Asistente de IA: cuando le das una instrucción compleja, propone un plan de acción que debes aprobar antes de que lo ejecute. Este modo sirve para instrucciones complejas que no se pueden resolver con una sola respuesta.
El viernes, Ola necesita un resumen de los acuerdos sobre la oferta de Nord. En lugar de revisar los hilos uno por uno, introduce una instrucción compleja: recopilar los acuerdos de la tarea y del chat Sprzedaż y preparar un breve resumen. El Agente de IA propone un plan de acción con los pasos correspondientes.
El plan solo se pone en marcha después de que lo apruebes y actúa dentro de los límites de tus permisos - el Agente de IA no hace nada que tú no hayas aceptado. Encontrarás más ejemplos en la descripción del Agente de IA para tareas de varios pasos.
Los Recordatorios configurados en el Asistente de IA siempre funcionan en la aplicación. Para enviar correos electrónicos en segundo plano cuando la aplicación está cerrada, se necesita una tarea periódica CRON en el servidor; el programa te avisa de ello al configurar el Recordatorio. CRON es una tarea periódica que el servidor ejecuta a una hora determinada.
La IA termina donde empieza la responsabilidad por el resultado
El Asistente de IA prepara borradores y organiza el contenido, pero no asume la responsabilidad de las decisiones. Debes comprobar las cifras, las fechas, las direcciones y los nombres antes de utilizar la respuesta.
El Asistente de IA sugiere, no decide. La respuesta puede parecer convincente incluso cuando el material indicado está incompleto. Por eso, antes de enviar una oferta, debes comparar el borrador con los acuerdos.
El Asistente de IA lee determinados formatos. Es compatible con TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX y PDF. También puede analizar imágenes si el modelo elegido dispone de esa función. El programa no incluye OCR, por lo que un contrato escaneado sin capa de texto no se leerá como un documento normal. Tampoco puede leer archivos binarios DOC antiguos.
El Asistente de IA no conoce los acuerdos que no has guardado. Si el cliente cambió la fecha durante una llamada, añade una frase al hilo o a una nota. El modelo no puede reconstruir una conversación que no aparece en las fuentes.
El programa también funciona sin IA. Las Tareas, las Listas de tareas, el Calendario y las Notas no requieren una cuenta con el proveedor del modelo. El administrador activa la IA por separado para las tareas, los chats y la ventana del Asistente de IA.
El contenido de la pregunta y el contexto necesario se envían al proveedor elegido: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Tu empresa utiliza su propia clave API y paga directamente al proveedor, sin ningún margen añadido por Task Manager. Los datos de la aplicación permanecen en el servidor de la empresa, pero eso no significa que las consultas a la IA activa no salgan de dicho servidor.
Mañana empieza por una tarea pendiente
Mañana a las 9:00, elige una tarea que lleve dos días pendiente y pide al Asistente de IA un plan para empezar a trabajar. No tienes que cambiar de inmediato la forma de trabajar de todo el equipo.
Primero, el administrador selecciona un proveedor en Configuración → IA e introduce su propia clave API. A continuación, descarga la lista de modelos y selecciona uno de ellos. Después de guardar la configuración, el Asistente de IA aparece automáticamente para los demás usuarios, normalmente en aproximadamente un minuto. El proceso se explica en la guía sobre el uso de una clave propia de IA en la empresa.
Selecciona un chat o una nota relacionada con la tarea y escribe: «Prepara un plan para empezar esta tarea. Utiliza solo las fuentes indicadas». La tarea sigue estando por hacer, pero empezarás con un esquema organizado en lugar de pasar un cuarto de hora buscando en el buzón. Puedes probar este proceso en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Los demás participantes de la tarea pueden ver mi pregunta al Asistente de IA?
No, la pregunta formulada en el modo Asistente de IA dentro del hilo y la respuesta con la etiqueta «SOLO PARA TI» son privadas. La tarea guardada desde el formulario preparado y el correo enviado tras confirmarlo pasan a ser acciones normales dentro del programa.
¿El Asistente de IA ve las tareas de otras personas?
El Asistente de IA solo ve el contenido al que tienes acceso. Las notas, tu correo y las conversaciones con el Asistente de IA también permanecen ocultos para el administrador.
¿Puede el Asistente de IA enviar un correo o crear una tarea sin que yo lo sepa?
No, el correo solo se envía después de que lo confirmes y la tarea se crea cuando guardas el formulario. El Asistente de IA puede rellenar los campos del formulario, pero no se salta este paso.
¿Dónde van mis datos cuando hago una pregunta al Asistente de IA?
Los datos de la aplicación se guardan en tu servidor, mientras que el contenido de la pregunta y el contexto necesario se envían al proveedor de IA seleccionado mediante tu clave API. El Correo como fuente de conocimiento está desactivado de forma predeterminada y requiere la autorización del administrador.
¿Qué debo hacer si el Asistente de IA no responde?
Comprueba en los Ajustes de IA el proveedor seleccionado, la clave API y el modelo. Si la configuración es correcta, la causa puede ser un límite de la clave API o la falta de conexión a internet.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
