Martes, 9:40. En Task Manager aparece una nueva tarea: „Prepara una oferta para el cliente Nord", plazo el viernes, asignada a ti. Lees un brief de tres frases y durante un cuarto de hora revisas correos antiguos en busca de algo que te ayude a empezar. En lugar de buscar, puedes preguntar al Asistente de IA, que tiene ante sí tus tareas, conversaciones y notas - a continuación tres instrucciones con las que empezar.
Por qué la primera media hora es la más cara
Antes de escribir la primera frase de la oferta, tienes que reconstruir el contexto: qué compró Nord antes, quién habló con ellos, qué tarifa dimos a una empresa parecida en mayo. Ese conocimiento está en la empresa - repartido entre chats, correos y las cabezas de tres personas.
Los modelos de IA entran en el trabajo deprisa: según el Work Trend Index 2024 de Microsoft (estudio de febrero-marzo de 2024), el 75% de los trabajadores del conocimiento usa IA en el trabajo, y el 78% de ellos trae sus propias herramientas de IA, casi siempre sin que la empresa lo sepa ni lo regule. El problema es que un chat genérico en el navegador no sabe quién es Nord. Puedes pegarle el brief, pero el historial de conversaciones con el cliente no lo pegas, porque antes tendrías que encontrarlo.
En Task Manager el Asistente está en la misma ventana donde está la tarea, y ve lo que tú ves - dentro de tus permisos. No le pegas nada. Solo preguntas.
Cómo sabe el Asistente de qué va lo de Nord
La calidad de la respuesta depende de lo que el Asistente tiene «delante de los ojos». Tres capas:
- El hilo en el que preguntas. En la ventana de la tarea haces clic en el botón «Asistente de IA» bajo el campo de respuesta. El editor cambia de color, y la pregunta y la respuesta las ves solo tú - se quedan en el hilo con la etiqueta «SOLO PARA TI». El Asistente conoce entonces el brief, toda la conversación y los adjuntos (Comprensión del contexto).
- Las fuentes que indiques. En la ventana del Asistente de IA, el botón «Fuentes» permite añadir varias cosas a la vez: el chat «Ventas», la nota «Precios 2026», una carpeta de ofertas, el calendario de la semana. Si indicas más de lo que el modelo puede admitir, el Asistente dice claramente qué no ha tenido en cuenta.
- Conocimiento de la empresa. El programa construye una base de conocimiento a partir de resúmenes de tareas y chats, y del contenido de notas y archivos. Ante la pregunta «qué acordamos con Nord en junio» encuentra un hilo de hace tres meses, aunque no lo hayas indicado a mano (Conocimiento de la empresa).
El límite pasa por tus permisos: un usuario normal recibe la respuesta a partir de lo que él mismo ve en el programa; un administrador tiene acceso a todas las tareas y chats. Una nota privada de una compañera, los archivos de su carpeta privada o su correo no llegarán a la respuesta, tampoco para el administrador. Dónde van los datos al hacer una pregunta - en las preguntas frecuentes al final del texto.
Así se ve en la práctica: el hilo «Oferta para el cliente Nord» con tres mensajes de Kasia Wójcik y Ola Nowak del 19 de agosto, y debajo el editor en modo Asistente - Ola todavía está escribiendo la pregunta, pero el Asistente ya tiene delante la ficha de la tarea, la conversación sobre el descuento de partner y el plazo de decisión «para el viernes».
Escenario 1: «Organiza un plan» - de la página en blanco a cinco pasos
Volvemos al martes. En vez de buscar en los correos, entras en la tarea, activas el modo Asistente y escribes:
«Organiza un plan para preparar esta oferta antes del viernes. Ten en cuenta lo que acordamos con Nord en junio y nuestra tarifa de la nota Precios 2026.»
Una respuesta que puedes esperar (ejemplo elaborado para este texto, no la transcripción de una sesión real):
A partir del brief, del chat Ventas del 12 de junio y de la nota Precios 2026:
- Miércoles por la mañana - confirmar el alcance con Nord: en junio pidieron una opción con implantación, el brief no la menciona.
- Miércoles - presupuesto según las tarifas de la nota; en junio Marta les prometió un descuento del 10% si decidían antes de que acabara septiembre.
- Jueves - borrador de la oferta con la plantilla de la carpeta Ofertas 2026.
- Jueves 15:00 - Marta revisa el presupuesto (estuvo en la reunión de junio).
- Viernes antes de las 12:00 - envío.
No he encontrado en las fuentes el plazo de validez de la oferta - conviene fijarlo.
El plan contiene datos que no están en el brief - el descuento y la persona que lo prometió - porque el Asistente ha consultado el chat y la nota. En el hilo lo hace solo, a través de la base de conocimiento que se actualiza una vez al día; si quieres asegurarte de que ha tenido en cuenta una nota concreta, abre la ventana del Asistente de IA e indícala con el botón «Fuentes». Y la última frase dice qué no sabe, en vez de inventarse el plazo de validez. Lo tratas como un borrador que hay que revisar, no como una decisión.
Escenario 2: «Haz una lista de comprobación con esto» - para que el plan no se quede en la conversación
«Haz una lista de comprobación con esto.»
El Asistente devuelve los mismos puntos como una lista con casillas para marcar. Haces clic en un punto cuando está hecho, y otro clic lo deshace. La lista de la conversación privada es tuya - un plan personal del día.
También funciona al revés: cuando una tarea tiene una descripción larga y todavía no hay plan, basta con «Haz con la descripción de la tarea una lista de comprobación». En la captura de abajo, Ola lo pide en la tarea «Proyecto de la web» y recibe cinco puntos - desde «Acordar con el cliente ABC la estructura de 5 subpáginas» (ya marcado) hasta «Subir los contenidos en ambos idiomas y entregar la web al cliente» - con la barra «1 de 5 hecho».
Cuando el progreso lo tiene que ver todo el equipo, pasa los puntos a la descripción de la tarea como una lista de tareas. Esa lista es clicable directamente en la ficha de la tarea, debajo crece una barra de progreso, y junto a cada punto marcado aparece la firma de quien lo marcó. Marta marca «presupuesto revisado» el jueves a las 15:20 y nadie pregunta en el chat si ya está. Más: Listas de comprobación.
Escenario 3: «Escribe la primera versión del correo» - y revísalo antes de enviarlo
Miércoles, presupuesto listo, pero antes del borrador de la oferta quieres confirmar el alcance con Nord. Escribes en el mismo hilo:
«Envía un correo a piotr.nowak@nord.pl preguntando si la oferta debe incluir la implantación de la que hablamos en junio. Tono profesional, sin precios.»
El Asistente propone un contenido como este:
Asunto: Oferta - confirmación del alcance Estimado Piotr, estamos preparando la oferta de la que hablamos el 12 de junio. Antes de cerrarla, le pedimos que confirme si debe incluir también la implantación in situ (2 días) o solo la licencia y la configuración remota. Enviaremos la oferta antes del viernes.
Task Manager no envía el correo por sí solo. Recibes una tarjeta «Mensaje para enviar» con los botones «Enviar» y «Cancelar». Si quieres cambiar el contenido, cancelas y pides una corrección con una frase («más corto, sin la fecha del viernes»), y el Asistente devuelve una nueva propuesta. El envío arranca únicamente con tu clic. El correo sale de tu buzón personal (SMTP desde Ajustes → Perfil), así que el cliente ve tu dirección como remitente, y su respuesta llega a tu buzón, no a la aplicación. Paso a paso: Enviar correo.
Antes de hacer clic revisas la fecha de la reunión, la dirección y si «2 días» viene de lo acordado y no de una suposición del modelo. Tres segundos que ahorran un disgusto.
¿Un hilo más complicado? Activa el modo Experto
A veces el problema no está en escribir, sino en leer: un hilo con Nord tiene 40 mensajes, a mitad de camino alguien cambió de opinión, y no sabes qué sigue vigente.
El botón «Organizar» sobre el hilo tiene cuatro modos de lectura. El cuarto, Experto, reescribe los mensajes con un lenguaje profesional y añade a cada uno exactamente una línea «Nota del experto» - un consejo, un riesgo o una pregunta que conviene hacer. Es el único sitio donde el modelo puede añadir algo por su cuenta, por eso está marcado aparte. En la oferta para Nord, una nota así podría decir: «El cliente pide un plazo de pago de 30 días, y en junio se acordaron 14 - confirmar antes de enviar». El resultado dura solo mientras dura la sesión, los originales quedan intactos.
| Modo | Qué hace | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Contenido original | desactiva la IA | cuando quieres ver exactamente lo que se escribió |
| Embellecer | el mismo contenido más breve, en primera persona | mensajes largos escritos con prisa |
| Resumir | 1-2 frases por mensaje | un hilo de 40 entradas, necesitas el resumen |
| Experto | lenguaje profesional + una «Nota del experto» | oferta, contrato, reclamación - donde el riesgo cuesta caro |
En la captura de abajo, el modo Experto activado en el hilo «Proyecto de la web»: sobre la conversación, un banner «Estás leyendo la versión Experto preparada por IA», y bajo cada mensaje de Ola Nowak y Magda Wiśniewska una línea «Nota del experto» - sobre la versión móvil de las maquetas, sobre los criterios para elegir entre dos opciones y sobre el logo en SVG.
Agente de IA: cuando los pasos deben ocurrir solos
El plan del primer escenario tiene un fallo: eres tú quien tiene que acordarse de reclamar una respuesta. Para eso está el Agente de IA. Volvemos al hilo con Nord: Kasia escribió «Esperamos la decisión para el viernes», y Ola escribe en el mismo hilo, en modo privado:
«Si Kasia no responde para mañana, recuérdaselo a las 8:30, y a las 9:00 avísame a mí.»
El Agente organiza con esto un plan - se ve en la imagen que abre este texto: una tarjeta «Plan de IA #16 guardado» con un resumen («Espero la respuesta de Kasia hasta mañana a las 8:30. Si no llega, se lo recordaré en el hilo, y a las 9:00 te avisaré») y tres pasos con fecha y hora: esperar la respuesta, enviar el mensaje 08:30, notificar 09:00. Bajo el plan hay un comando para anularlo entero («@aipriv /anuluj plan 16»). En la ventana del Asistente de IA, antes de que se guarde nada, ves una tarjeta con el plan y el botón «Sí, hazlo». Una vez aprobado, los pasos aparecen en el Calendario como entradas grafito con un icono de robot junto a las tareas. Al hacer clic se abre una ventanita donde cambias la hora o anulas un paso concreto - el resto del plan sigue funcionando.
Datos que conviene saber antes de dejarle el trabajo al Agente:
- Un plan tiene como máximo 10 pasos y caduca a los 30 días.
- Sin una tarea CRON en el servidor, los pasos del plan se ejecutan cuando alguien del equipo tiene la aplicación abierta; con CRON (configuración única a cargo del administrador) - puntualmente, también de noche y en fin de semana. El programa avisa al configurarlo si falta el cron.
- El Agente escribe en tu nombre y dentro de tus permisos.
- Si el Asistente escribe «he puesto un recordatorio» y el recordatorio no se ha creado, bajo la respuesta verás un bloque amarillo «Corrección». El programa vigila que la IA no presuma de un trabajo que no ha hecho.
Dónde termina la IA y dónde empieza tu responsabilidad
El Asistente propone, no decide. El plan para el viernes, el descuento del 10%, el plazo de pago - son propuestas elaboradas con lo que ha encontrado en las fuentes. Si Marta escribió en junio sobre otro cliente, la respuesta sonará igual de segura. Los números, las fechas y los nombres los revisas tú.
El Asistente solo ve texto. Lee PDF, DOCX, XLSX, CSV y archivos de texto, pero un contrato escaneado sin capa de texto será para él una página en blanco - el programa no tiene OCR.
El Asistente no sabe lo que no le has mostrado. Los acuerdos de una llamada que nadie ha anotado, ningún modelo los reconstruye. Basta una frase en el hilo después de la conversación («Piotr ha confirmado la implantación, 2 días, inicio en octubre»).
El programa también funciona sin IA. Las tareas, las listas de tareas, el Calendario y las Notas no necesitan una clave API. La IA la activa el administrador - por separado para tareas, chats y la ventana del Asistente.
Cómo empezar en tu equipo
- El administrador conecta la clave. Ajustes → IA: proveedor, clave API, modelo de la lista descargada de la cuenta.
- Cada persona lo prueba en su propia tarea. Lo mejor es en la que lleva dos días sin moverse: el botón «Asistente de IA» en el hilo y la pregunta «por dónde empiezo».
- Guardáis los acuerdos donde la IA los encuentre. Una nota con la tarifa, una carpeta de ofertas, una frase en el hilo tras la llamada. Cuanto más conocimiento haya en el programa, menos generalidades en las respuestas.
La tarea «Oferta para el cliente Nord» sigue necesitando que tú la escribas. La diferencia es que el martes a las 9:40 no empiezas buscando, sino con un plan elaborado a partir de vuestros propios acuerdos. Si quieres probarlo con proyectos de ejemplo, deja tu contacto en Demo - te enviaremos el acceso a la versión de demostración.
Preguntas frecuentes
¿El Asistente de IA ve las tareas de otras personas?
Responde dentro de los límites de los permisos de quien pregunta: un usuario normal solo obtiene lo que ve él mismo en el programa, un administrador tiene acceso a todas las tareas y chats. Nadie - tampoco el administrador - obtiene las notas privadas de otros, archivos de carpetas privadas ajenas ni el correo de otra persona.
¿La pregunta al Asistente en un hilo la ven otros participantes de la tarea?
No. El modo „Asistente de IA" en un hilo es privado: la pregunta y la respuesta se quedan en la tarea con la etiqueta „SOLO PARA TI". Una tarea creada mediante „Guardar" o un correo enviado tras confirmación ya son acciones normales y visibles.
¿Puede la IA enviar un correo o crear una tarea sin que yo lo sepa?
No. El correo sale al hacer clic en „Enviar", la tarea se crea al pulsar „Guardar" en el formulario abierto, y el plan del Agente arranca tras „Sí, ejecutar". Si la respuesta afirma que se ha hecho algo y no fue así, el programa añade un bloque „Rectificación".
¿Adónde van mis datos cuando pregunto al Asistente?
Los datos de la aplicación están en tu servidor. La consulta con el contexto necesario para responder (fragmentos del hilo, notas, archivos) va al proveedor de modelo elegido por la empresa (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok) con su propia clave API, sin margen de intermediario. El correo como fuente de conocimiento está desactivado por defecto - lo activa el administrador.
Fuentes
- Microsoft, Work Trend Index 2024: «AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part» (estudio a 31 000 trabajadores en 31 países, febrero-marzo de 2024)
- Task Manager, manual de usuario: Asistente de IA (modo privado en el hilo, fuentes de conocimiento, listas de comprobación, envío de correo, Agente de IA, Corrección)
- Task Manager, manual de usuario: Calendario (envíos del Agente de IA en la cuadrícula, anulación de un paso concreto)
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
