Martedì, 9:40. In Task Manager compare una nuova attività: «Prepara un'offerta per il cliente Nord», scadenza venerdì, assegnata a te. Leggi un brief di tre frasi e per un quarto d'ora scorri vecchie email in cerca di qualcosa che ti aiuti a iniziare. Invece di cercare, puoi fare una domanda all'Assistente AI, che ha sott'occhio le tue attività, conversazioni e note - qui sotto tre comandi da cui partire.
Perché la prima mezz'ora è la più costosa
Prima di scrivere la prima frase dell'offerta, devi ricostruire il contesto: cosa ha acquistato Nord in precedenza, chi ci ha parlato, quale tariffa abbiamo proposto a un'azienda simile a maggio. Questa conoscenza esiste in azienda - sparsa tra chat, email e le teste di tre persone.
I modelli AI stanno entrando rapidamente nel lavoro: secondo il Work Trend Index 2024 di Microsoft (studio di febbraio-marzo 2024) il 75% dei knowledge worker usa l'AI al lavoro, e il 78% di loro porta al lavoro i propri strumenti AI, spesso senza che l'azienda ne sia a conoscenza o abbia dato linee guida. Il problema è che una chat generica nel browser non sa chi sia Nord. Puoi incollarle il brief, ma la cronologia delle conversazioni con il cliente non la incolli, perché prima dovresti trovarla.
In Task Manager l'Assistente si trova nella stessa finestra dell'attività e vede ciò che vedi tu - nei limiti dei tuoi permessi. Non gli incolli niente. Fai una domanda.
Come fa l'Assistente a sapere di cosa si tratta con Nord
La qualità della risposta dipende da cosa l'Assistente ha «sotto gli occhi». Tre livelli:
- La discussione in cui fai la domanda. Nella finestra dell'attività clicchi il pulsante «Assistente AI» sotto il campo di risposta. L'editor cambia colore, e la domanda e la risposta le vedi solo tu - restano nella discussione con l'etichetta «SOLO PER TE». L'Assistente conosce allora il brief, l'intera conversazione e gli allegati (Comprensione del contesto).
- Le fonti che indichi tu. Nella finestra dell'Assistente AI il pulsante «Fonti» permette di aggiungere più cose insieme: la chat «Vendite», la nota «Prezzi 2026», la cartella con le offerte, il calendario della settimana. Se ne indichi più di quante il modello ne accetti, l'Assistente dice chiaramente cosa non ha considerato.
- Base di conoscenza aziendale. Il programma costruisce una base di conoscenza dai riepiloghi di attività e chat e dal contenuto di note e file. Alla domanda «cosa abbiamo concordato con Nord a giugno» ritrova una discussione di tre mesi prima, anche se non l'hai indicata manualmente (Base di conoscenza aziendale).
Il confine segue i tuoi permessi: un utente normale riceve una risposta basata solo su ciò che vede nel programma, l'amministratore ha accesso a tutte le attività e chat. La nota privata di una collega, i file nella sua cartella privata o la sua posta non finiranno nella risposta, nemmeno per l'amministratore. Dove vanno i dati quando fai una domanda - nelle FAQ alla fine del testo.
Ecco come funziona in pratica: la discussione «Offerta per il cliente Nord» con tre messaggi di Kasia Wójcik e Ola Nowak del 19 agosto, e sotto l'editor in modalità Assistente - Ola sta ancora scrivendo la domanda, ma l'Assistente ha già davanti la scheda dell'attività, la conversazione sullo sconto partner e la scadenza della decisione «entro venerdì».
Scenario 1: «Fammi un piano» - dal foglio bianco a cinque passaggi
Torniamo a martedì. Invece di cercare tra le email, apri l'attività, attivi la modalità Assistente e scrivi:
«Prepara un piano per l'offerta da consegnare venerdì. Tieni conto di quanto concordato con Nord a giugno e del nostro listino nella nota Prezzi 2026.»
La risposta che puoi aspettarti (esempio costruito per questo testo, non la trascrizione di una sessione reale):
In base al brief, alla chat Vendite del 12 giugno e alla nota Prezzi 2026:
- Mercoledì mattina - confermare con Nord l'ambito: a giugno avevano chiesto la variante con implementazione, il brief non la menziona.
- Mercoledì - preventivo secondo le tariffe della nota; a giugno Marta aveva promesso loro uno sconto del 10% in caso di decisione entro fine settembre.
- Giovedì - bozza dell'offerta sul modello della cartella Offerte 2026.
- Giovedì 15:00 - Marta verifica il preventivo (era presente all'incontro di giugno).
- Venerdì entro le 12:00 - invio.
Non ho trovato nelle fonti la data di scadenza dell'offerta - vale la pena stabilirla.
Il piano contiene fatti assenti dal brief - lo sconto e la persona che l'ha promesso - perché l'Assistente ha attinto alla chat e alla nota. Nella discussione lo fa da solo, tramite la base di conoscenza aggiornata una volta al giorno; quando vuoi avere la certezza che abbia considerato una nota specifica, apri la finestra dell'Assistente AI e indicala con il pulsante «Fonti». E l'ultima frase dice cosa non sa, invece di inventare una data di scadenza. Lo tratti come una bozza da verificare, non come una decisione.
Scenario 2: «Trasformalo in una checklist» - perché il piano non resti solo nella conversazione
«Trasformalo in una checklist.»
L'Assistente restituisce gli stessi punti come un elenco con caselle da spuntare. Clicchi la voce quando è fatta, un altro clic annulla. L'elenco nato dalla conversazione privata è tuo - il piano personale della giornata.
Funziona anche al contrario: quando un'attività ha una descrizione lunga e il piano non c'è ancora, basta «Trasforma la descrizione dell'attività in una checklist da spuntare». Nello screenshot qui sotto Ola lo chiede nell'attività «Progetto sito» e ottiene cinque voci - da «Concordare con il cliente ABC la struttura di 5 sottopagine» (già spuntata) a «Caricare i contenuti in entrambe le lingue e consegnare il sito al cliente» - con la barra «1 di 5 completate».
Quando l'avanzamento deve vederlo tutto il team, sposta i punti nella descrizione dell'attività come lista to-do. Questa lista è cliccabile direttamente nella scheda dell'attività, sotto cresce la barra di avanzamento, e accanto a ogni voce spuntata compare la firma della persona che l'ha selezionata. Marta spunta «preventivo verificato» giovedì alle 15:20 e nessuno chiede in chat se è già fatto. Approfondisci: Checklist.
Scenario 3: «Scrivi la prima bozza dell'email» - e verifica prima di inviare
Mercoledì, il preventivo è pronto, ma prima della bozza dell'offerta vuoi confermare l'ambito con Nord. Scrivi nella stessa discussione:
«Invia un'email a piotr.nowak@nord.pl chiedendo se l'offerta deve includere l'implementazione di cui abbiamo parlato a giugno. Tono professionale, senza prezzi.»
L'Assistente propone un testo simile a questo:
Oggetto: Offerta - conferma dell'ambito Gentile Sig. Piotr, stiamo preparando l'offerta di cui abbiamo parlato il 12 giugno. Prima di finalizzarla, Le chiedo di confermare se deve includere anche l'implementazione in loco (2 giorni), oppure solo la licenza e la configurazione da remoto. Invieremo l'offerta entro venerdì.
Task Manager non invia l'email da solo. Ricevi una scheda «Messaggio da inviare» con i pulsanti «Invia» e «Annulla». Vuoi cambiare il testo - annulli e chiedi una correzione con una frase («più breve, senza la scadenza di venerdì»), l'Assistente ti restituisce una nuova proposta. L'invio parte solo dopo il tuo clic. L'email esce dalla tua casella personale (SMTP da Impostazioni → Profilo), quindi il cliente vede il tuo indirizzo come mittente e la sua risposta arriva nella tua casella, non nell'applicazione. Passo dopo passo: Invia email.
Prima di cliccare verifichi la data dell'incontro, l'indirizzo e se «2 giorni» viene da un accordo reale e non da un'ipotesi del modello. Tre secondi che risparmiano una figuraccia.
Una discussione più complessa? Attiva la modalità Esperto
A volte il problema non è scrivere, ma leggere: la discussione con Nord ha 40 messaggi, a metà qualcuno ha cambiato idea, e tu non sai cosa è ancora valido.
Il pulsante «Riordina» sopra la discussione ha quattro modalità di lettura. La quarta, Esperto, riscrive i messaggi in un linguaggio professionale e aggiunge a ciascuno esattamente una riga «Nota dell'esperto» - un consiglio, un rischio o una domanda utile da porre. È l'unico punto in cui il modello può aggiungere qualcosa di suo, per questo è segnalato separatamente. Per l'offerta a Nord una nota del genere potrebbe suonare così: «Il cliente chiede termini di pagamento a 30 giorni, mentre a giugno si erano concordati 14 - confermare prima dell'invio». Il risultato vive solo per la durata della sessione, gli originali restano intatti.
| Modalità | Cosa fa | Quando usarla |
|---|---|---|
| Contenuto originale | disattiva l'AI | quando vuoi vedere esattamente ciò che è stato scritto |
| Abbellisci | lo stesso contenuto più breve, in prima persona | messaggi lunghi scritti di fretta |
| Riassumi | 1-2 frasi per messaggio | discussione da 40 messaggi, ti serve la panoramica |
| Esperto | linguaggio professionale + una «Nota dell'esperto» | offerta, contratto, reclamo - dove il rischio costa |
Nello screenshot qui sotto la modalità Esperto è attiva nella discussione «Progetto sito»: sopra la conversazione il banner «Stai leggendo la versione Esperto preparata dall'AI», e sotto ogni messaggio di Ola Nowak e Magda Wiśniewska una riga «Nota dell'esperto» - sulla versione mobile dei mockup, sui criteri di scelta tra due varianti e sul logo in SVG.
Agente AI: quando i passaggi devono avvenire da soli
Il piano del primo scenario ha un difetto: sei tu a dover ricordare di sollecitare una risposta. Per questo c'è l'Agente AI. Torniamo alla discussione con Nord: Kasia ha scritto «Aspettiamo la decisione entro venerdì», e Ola scrive nella stessa discussione, in modalità privata:
«Se Kasia non risponde entro domani, ricordaglielo alle 8:30 e alle 9:00 fammelo sapere.»
L'Agente ne ricava un piano - lo si vede nell'immagine che apre questo testo: la scheda «Piano AI #16 salvato» con il riepilogo («Aspetto la risposta di Kasia entro domani alle 8:30. Se non arriva, lo ricorderò nella discussione e alle 9:00 te lo farò sapere») e tre passaggi con data e ora: aspetta la risposta, invia il messaggio 08:30, notifica 09:00. Sotto il piano c'è il comando per annullare tutto («@aipriv /anuluj plan 16»). Nella finestra dell'Assistente AI, prima che venga salvato qualcosa, vedi la scheda con il piano e il pulsante «Sì, esegui». Dopo l'approvazione, i passaggi compaiono nel Calendario come voci grigio antracite con l'icona di un robot accanto alle attività. Il clic apre una finestra in cui puoi cambiare l'orario o annullare un singolo passaggio - il resto del piano continua a funzionare.
Cose da sapere prima di affidare il lavoro all'Agente:
- Il piano ha al massimo 10 passaggi e scade dopo 30 giorni.
- Senza un job CRON sul server, i passaggi del piano vengono eseguiti quando qualcuno del team ha l'applicazione aperta; con il CRON (configurazione una tantum da parte dell'amministratore) - puntualmente, anche di notte e nel weekend. Il programma avvisa durante l'impostazione se manca il cron.
- L'Agente scrive a tuo nome e nei limiti dei tuoi permessi.
- Se l'Assistente scrive «ho impostato il promemoria» e il promemoria non è stato creato, sotto la risposta vedrai un riquadro giallo «Rettifica». Il programma verifica che l'AI non si attribuisca un lavoro che non ha svolto.
Dove finisce l'AI e inizia la tua responsabilità
L'Assistente suggerisce, non decide. Il piano per venerdì, lo sconto del 10%, i termini di pagamento - sono proposte costruite su ciò che ha trovato nelle fonti. Se a giugno Marta scriveva di un altro cliente, la risposta suonerà comunque altrettanto sicura. I numeri, le date e i nomi li verifichi tu.
L'Assistente vede solo il testo. Legge PDF, DOCX, XLSX, CSV e file di testo, ma la scansione di un contratto senza livello di testo resterà per lui un foglio bianco - il programma non ha l'OCR.
L'Assistente non sa ciò che non gli hai mostrato. Nessun modello può ricostruire accordi presi al telefono che nessuno ha annotato. Basta una frase nella discussione dopo la chiamata («Piotr ha confermato l'implementazione, 2 giorni, inizio a ottobre»).
Il programma funziona anche senza AI. Attività, liste to-do, Calendario e Note non hanno bisogno di una chiave API. L'AI la attiva l'amministratore - separatamente per attività, chat e finestra dell'Assistente.
Come iniziare nel tuo team
- L'amministratore collega la chiave. Impostazioni → AI: provider, chiave API, modello dall'elenco scaricato dall'account.
- Ognuno prova con la propria attività. Meglio su quella ferma da due giorni: il pulsante «Assistente AI» nella discussione e la domanda «da dove comincio».
- Annotate gli accordi dove l'AI possa trovarli. La nota con il listino, la cartella con le offerte, una frase nella discussione dopo la telefonata. Più conoscenza c'è nel programma, meno genericità nelle risposte.
L'attività «Offerta per il cliente Nord» richiede comunque che tu la scriva. La differenza è che martedì alle 9:40 non inizi cercando, ma con un piano costruito sui vostri stessi accordi. Se vuoi provarlo su progetti di esempio, lascia un contatto in Demo - ti invieremo l'accesso alla versione demo.
Domande frequenti
L'Assistente AI vede le attività di altre persone?
Risponde entro i limiti dei permessi della persona che chiede: un utente normale riceve solo ciò che vede lui stesso nel programma, l'amministratore ha accesso a tutte le attività e chat. Nessuno - nemmeno l'amministratore - riceve le note private altrui, i file da cartelle private o la posta di qualcun altro.
La domanda all'Assistente nella discussione la vedono gli altri partecipanti all'attività?
No. La modalità «Assistente AI» nella discussione è privata: la domanda e la risposta restano nell'attività con il badge «SOLO PER TE». L'attività creata con «Salva» o l'email inviata dopo conferma sono invece normali azioni visibili.
L'AI può inviare un'email o creare un'attività a mia insaputa?
No. L'email parte dopo aver cliccato «Invia», l'attività viene creata dopo «Salva» nel modulo aperto, e il piano dell'Agente parte dopo «Sì, esegui». Se la risposta afferma che qualcosa è stato fatto ma non è vero, il programma aggiunge un blocco «Rettifica».
Dove finiscono i miei dati quando interrogo l'Assistente?
I dati dell'applicazione sono sul tuo server. La richiesta con il contesto necessario per la risposta (frammenti della discussione, note, file) va al fornitore del modello scelto dall'azienda (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok) con la sua chiave API, senza margine di intermediari. La Posta come fonte di conoscenza è disattivata per impostazione predefinita - la attiva l'amministratore.
Fonti
- Microsoft, Work Trend Index 2024: «AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part» (studio su 31.000 lavoratori in 31 paesi, febbraio-marzo 2024)
- Task Manager, manuale utente: Assistente AI (modalità privata nella discussione, fonti di conoscenza, checklist, invio email, Agente AI, Rettifica)
- Task Manager, manuale utente: Calendario (invii dell'Agente AI sulla griglia, annullamento di un singolo passaggio)
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
