Martedì, 9:40. Ola Nowak riceve l'attività «Offerta per il cliente Nord», con scadenza venerdì e un brief di tre frasi. Passa un quarto d'ora a rileggere vecchi messaggi, anche se potrebbe iniziare diversamente: indicare all'Assistente AI i materiali giusti e chiedergli un piano, una checklist o una bozza di e-mail.
La prima mezz'ora serve a ricostruire il contesto
La prima mezz'ora di lavoro su un'attività può essere assorbita interamente dalla ricerca degli accordi presi. Devi verificare cosa ha acquistato in precedenza il cliente, chi ha parlato con lui e quale versione dell'ambito è quella attuale.
Ola non ha ancora difficoltà a scrivere l'offerta. Prima cerca di capire se Nord ha accettato la versione in un'altra lingua, quale scadenza è stata indicata durante la conversazione e dove si trova l'ultimo preventivo. Una chat AI generica non conosce queste informazioni finché non gliele incolli.
In Task Manager puoi fare una domanda all'Assistente AI nella discussione dell'attività. Puoi anche aprire una finestra separata dell'Assistente AI e indicare i materiali relativi al caso. L'Assistente AI vede solo i contenuti a cui hai accesso. Non sostituisce una buona organizzazione del progetto, ma accorcia il percorso dagli accordi alla prima bozza.
L'Assistente AI conosce solo il contesto a cui hai accesso
La qualità delle risposte dipende dai contenuti presenti nella discussione corrente e dalle fonti che indichi. Nella variante Standard l'Assistente AI non esamina da solo i materiali di tutta l'azienda; in Pro seleziona anche i frammenti più pertinenti dalla base di conoscenza AI, ma solo tra i materiali a cui hai accesso.
Ola apre un'attività o una chat e attiva la modalità Assistente AI. La domanda e la risposta restano invisibili agli altri partecipanti. La risposta rimane nella conversazione con l'etichetta «SOLO PER TE», così Ola può tornarci in seguito. Scopri di più su questo meccanismo nella pagina Come l'AI comprende il contesto della conversazione.
In una finestra separata, Ola indica i materiali che l'Assistente AI deve leggere. Può includere le mie attività, il Calendario, l'intero Spazio di lavoro, un'attività specifica, una chat o una nota, i file (una cartella o un singolo file) e la propria casella di posta - i moduli Posta e File fanno parte della variante Pro. Una barra mostra quanto materiale è entrato nel contesto e l'Assistente AI indica ciò che non ha preso in considerazione.
Ogni discussione dell'Assistente AI ha una propria cronologia, un proprio nome e un proprio insieme di fonti. È privata anche per l'amministratore. La Posta come fonte di conoscenza resta disattivata di default, perché una volta attivata il suo contenuto viene inviato al fornitore AI esterno. La base di conoscenza AI fa parte della variante Pro.
Il comando «prepara un piano» trasforma i materiali in una prima bozza
Il comando «prepara un piano» aiuta a iniziare un'attività senza dover trascrivere manualmente tutti gli accordi. Il risultato è una sequenza operativa provvisoria da verificare prima di condividerla con il team.
Ola apre la finestra dell'Assistente AI e indica l'attività «Offerta per il cliente Nord», la chat Vendite e la nota con l'ambito dei servizi. Alle 10:05 scrive:
Prepara un piano per l'offerta destinata a Nord. Basalo esclusivamente sull'attività indicata, sulla chat Vendite e sulla nota con l'ambito dei servizi. Evidenzia le informazioni che devo verificare.
In questo scenario, la risposta potrebbe essere la seguente:
- Conferma l'ambito del sito e le versioni linguistiche.
- Verifica la scadenza indicata nella conversazione.
- Prepara il preventivo in base alla nota con l'ambito dei servizi.
- Verifica chi approva l'offerta per conto di Nord.
- Scrivi un messaggio con l'offerta e la scadenza per la risposta.
Il piano non è una decisione né un'offerta pronta. È una bozza ordinata basata sui materiali forniti. Se alcune fonti non entrano nel contesto, l'Assistente AI indicherà i materiali omessi invece di nascondere il limite.
Il comando «crea una checklist» trasforma il piano in azioni concrete
L'Assistente AI può trasformare la descrizione di un'attività in una checklist da spuntare. In questo modo, il piano non diventa un'altra lunga risposta che nessuno consulta.
Mercoledì alle 8:50, Ola apre l'attività «Progetto del sito» e scrive:
Crea dalla descrizione dell'attività una checklist da spuntare. Disponi i punti nell'ordine in cui devono essere eseguiti.
L'Assistente AI restituisce un elenco e tu contrassegni i punti completati direttamente nella discussione. Sotto l'elenco, la barra di avanzamento si riempie. Ola verifica i punti, li corregge e li trasferisce nella descrizione condivisa dell'attività.
Quando l'elenco deve guidare il lavoro di più persone, lo trasferisci nella descrizione dell'attività. La Lista to-do nella descrizione è condivisa con il team, funziona senza aprire la modalità di modifica e mostra il nome della persona che ha spuntato una voce. Giovedì alle 15:20 Marta contrassegna «preventivo verificato» e il resto del team vede la modifica senza dover chiedere nulla nella chat.
Vedi anche le checklist create dall'AI e un esempio di come una checklist organizza l'attività del team.
Il comando «prepara un'e-mail» richiede comunque il tuo controllo
L'Assistente AI può scrivere un messaggio in base agli accordi indicati, ma non lo invia autonomamente. L'e-mail parte dalla tua casella personale solo dopo la tua conferma.
Mercoledì il preventivo per Nord è pronto. Ola chiede:
Prepara un'e-mail per il cliente Nord. Conferma l'ambito dell'offerta e la data di invio del progetto e chiedi l'approvazione entro venerdì. Non aggiungere informazioni che non sono presenti nelle fonti.
L'Assistente AI può proporre:
Buongiorno, invio l'ambito concordato dell'offerta per il nuovo sito. Il progetto comprende gli elementi descritti nel riepilogo allegato. Chiedo di confermare l'ambito entro venerdì, così da poter rispettare le tempistiche indicate.
Ola controlla l'indirizzo, la data e l'ambito. Se nella bozza compaiono “2 giorni per l'implementazione”, torna alla fonte e verifica se questo numero è stato effettivamente indicato. Può chiedere una correzione con una sola frase, ma la responsabilità del contenuto rimane comunque sua.
Il modulo Posta fa parte del piano Pro. Trovi maggiori informazioni sull'invio di messaggi tramite l'Assistente AI nella pagina dedicata all'invio di e-mail con l'aiuto dell'AI e nella descrizione del modulo Posta.
Puoi leggere una discussione di 40 messaggi in modalità Esperto
La modalità Esperto aiuta a individuare rischi, contraddizioni e accordi mancanti in una lunga conversazione. La funzione Riordina mostra una vista temporanea dei contenuti, mentre i messaggi originali rimangono invariati.
| Modalità | Cosa fa | Quando usarla |
|---|---|---|
| Contenuto originale | Mostra i messaggi senza modificarli | Quando ti serve il testo esatto degli accordi |
| Abbellisci | Abbrevia lo stesso contenuto e lo riscrive in prima persona | Quando i messaggi sono caotici o pieni di errori di battitura |
| Riassumi | Riduce ogni messaggio a 1-2 frasi | Quando vuoi ricostruire rapidamente l'andamento della conversazione |
| Esperto | Rielabora il contenuto in modo professionale e aggiunge la riga “Nota dell'esperto” | Quando cerchi un rischio, una contraddizione o un accordo mancante |
Per l'offerta destinata a Nord, la modalità Esperto può segnalare che in un messaggio viene indicato un termine di pagamento di 30 giorni e in un altro di 14 giorni. È un invito a verificare, non una correzione automatica del contratto.
La funzione Riordina elabora la conversazione in blocchi di 8 messaggi. Il programma non salva le versioni riordinate al termine della sessione. Se esporti un messaggio mentre leggi la versione generata dall'AI, nel file verrà salvata la versione visibile con un'annotazione sulla modalità utilizzata.
L'Agente AI gestisce le attività composte da più passaggi
L'Agente AI è una modalità avanzata dell'Assistente AI: dopo un'istruzione complessa propone un piano d'azione, che approvi prima dell'esecuzione. Questa modalità serve per le istruzioni complesse che non possono essere gestite con una singola risposta.
Venerdì Ola ha bisogno di un riepilogo degli accordi relativi all'offerta per Nord. Invece di esaminare le discussioni una alla volta, inserisce un'istruzione complessa: raccogliere gli accordi dall'attività e dalla chat Vendite e preparare un breve riepilogo. L'Agente AI propone un piano d'azione con i passaggi successivi.
Il piano parte solo dopo la tua approvazione e opera nei limiti delle tue autorizzazioni - l'Agente AI non esegue nulla che tu non abbia approvato. Trovi altri esempi nella descrizione dell'Agente AI per attività in più passaggi.
I promemoria impostati nell'Assistente AI funzionano sempre nell'applicazione. L'invio di e-mail in background quando l'applicazione è chiusa richiede un'attività CRON ricorrente sul server; quando imposti il promemoria, il programma ti avvisa. CRON è un'attività ricorrente avviata dal server a un'ora prestabilita.
L'AI si ferma dove inizia la responsabilità del risultato
L'Assistente AI prepara bozze e riordina i contenuti, ma non si assume la responsabilità della decisione. Prima di usare la risposta, controlla numeri, date, indirizzi e nomi.
L'Assistente AI suggerisce, non decide. La risposta può sembrare sicura anche quando il materiale indicato è incompleto. Per questo, prima di inviare l'offerta confronta la bozza con gli accordi.
L'Assistente AI legge formati specifici. Supporta TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX e PDF. Può anche analizzare immagini, se il modello selezionato dispone di questa funzione. Il programma non dispone di OCR, quindi la scansione di un contratto priva di un livello di testo non verrà letta come un normale documento. Non può leggere neppure i vecchi file binari DOC.
L'Assistente AI non conosce gli accordi che non hai annotato. Se il cliente ha cambiato la scadenza durante una telefonata, aggiungi una frase nella discussione o in una nota. Il modello non può ricostruire una conversazione che non è presente nelle fonti.
Il programma funziona anche senza AI. Le Attività, le liste to-do, il Calendario e le Note non richiedono un account presso il fornitore del modello. L'amministratore abilita l'AI separatamente per le attività, le chat e la finestra dell'Assistente AI.
Il contenuto della domanda e il contesto necessario vengono inviati al fornitore selezionato: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. La tua azienda utilizza la propria chiave API e paga direttamente il fornitore, senza maggiorazioni da parte di Task Manager. I dati dell'applicazione rimangono sul server dell'azienda, ma questo non significa che le richieste inviate all'AI attiva non lascino il server.
Domani inizia da un'attività arretrata
Domani alle 9:00 scegli un'attività ferma da due giorni e chiedi all'Assistente AI un piano per iniziare il lavoro. Non devi cambiare subito il modo di lavorare dell'intero team.
Per prima cosa, in Impostazioni → AI, l'amministratore seleziona il fornitore e inserisce la propria chiave API. Quindi scarica l'elenco dei modelli e ne seleziona uno. Dopo aver salvato la configurazione, l'Assistente AI compare automaticamente agli altri utenti, di solito entro circa un minuto. La procedura è descritta nella guida sulla propria chiave AI in azienda.
Indica una chat o una nota collegata all'attività e scrivi: «Prepara un piano per iniziare questa attività. Usa solo le fonti indicate». L'attività va comunque svolta, ma potrai partire da una bozza organizzata invece di passare un quarto d'ora a cercare nella posta. Puoi provare questo flusso nella Demo.
Domande frequenti
Gli altri partecipanti all'attività possono vedere la mia domanda all'Assistente AI?
No, la domanda posta nella modalità Assistente AI all'interno della discussione e la risposta con l'etichetta «SOLO PER TE» sono private. L'attività salvata dal modulo preparato e l'e-mail inviata dopo la conferma diventano normali operazioni nel programma.
L'Assistente AI vede le attività di altre persone?
L'Assistente AI vede esclusivamente i contenuti a cui hai accesso. Le note, la tua posta e le conversazioni con l'Assistente AI restano private anche per l'amministratore.
L'Assistente AI può inviare un'e-mail o creare un'attività senza che io lo sappia?
No, l'e-mail viene inviata solo dopo la tua conferma e l'attività viene creata dopo il salvataggio del modulo. L'Assistente AI può compilare i campi del modulo, ma non può saltare questo passaggio.
Dove vengono inviati i miei dati quando faccio una domanda all'Assistente AI?
I dati dell'applicazione sono salvati sul tuo server, mentre il contenuto della domanda e il contesto necessario vengono inviati al provider di AI selezionato utilizzando la tua chiave API. La Posta come fonte di conoscenza è disattivata per impostazione predefinita e richiede una decisione dell'amministratore.
Cosa fare se l'Assistente AI non risponde?
Controlla nelle Impostazioni AI il provider selezionato, la chiave API e il modello. Se la configurazione è corretta, la causa potrebbe essere un limite della chiave API o l'assenza di connessione a Internet.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
