Tisdag kl. 9:40. Ola Nowak får uppgiften ”Offert till kunden Nord”, med förfallodatum på fredag och en brief på tre meningar. Hon ägnar en kvart åt att gå igenom gamla meddelanden, trots att hon kan börja på ett annat sätt: välja rätt material åt AI-assistenten och be om en plan, en checklista eller ett e-postutkast.
Den första halvtimmen går åt till att återskapa sammanhanget
Den första halvtimmen av arbetet med en uppgift kan gå åt enbart till att leta efter överenskommelser. Du måste kontrollera vad kunden har köpt tidigare, vem som har pratat med kunden och vilken version av omfattningen som gäller.
Ola har ännu inga problem med att skriva offerten. Först försöker hon ta reda på om Nord har godkänt ytterligare en språkversion, vilket förfallodatum som nämndes under samtalet och var den senaste prisberäkningen finns. En allmän AI-chatt känner inte till den informationen förrän du klistrar in den.
I Task Manager kan du fråga AI-assistenten i uppgiftens tråd. Du kan också öppna AI-assistenten i ett separat fönster och välja material som rör ärendet. AI-assistenten ser bara innehåll som du har åtkomst till. Den ersätter inte en välorganiserad projektstruktur, men förkortar vägen från överenskommelser till ett första utkast.
AI-assistenten känner bara till det sammanhang du har tillgång till
Svarets kvalitet beror på innehållet i den aktuella tråden och de källor du anger. I varianten Standard söker AI-assistenten inte själv igenom hela företagets material; i Pro väljer den dessutom ut passande utdrag från Företagets kunskapsbas för AI, men bara från material du har tillgång till.
Ola öppnar en uppgift eller chatt och aktiverar läget AI-assistent. Frågan och svaret är då osynliga för de andra deltagarna. Svaret sparas i konversationen med etiketten ”ENDAST FÖR DIG”, så att Ola kan gå tillbaka till det senare. Läs mer om hur det fungerar på sidan så förstår AI konversationens sammanhang.
I ett separat fönster väljer Ola det material som AI-assistenten ska läsa. Hon kan lägga till mina uppgifter, Kalender, hela Arbetsytan, en viss uppgift, chatt eller anteckning, filer (en mapp eller en enskild fil) samt sin egen inkorg - modulerna E-post och Filer ingår i Pro-versionen. En indikator visar hur mycket material som fick plats i sammanhanget, och AI-assistenten talar om vad den inte tog hänsyn till.
Varje tråd hos AI-assistenten har sin egen historik, sitt eget namn och egna källor. Den är privat även för administratören. E-post som kunskapskälla är som standard avstängd, eftersom innehållet efter aktivering skickas till en extern AI-leverantör. Företagets kunskapsbas för AI ingår i Pro-varianten.
Instruktionen ”skapa en plan” omvandlar materialet till ett första utkast
Instruktionen ”skapa en plan” hjälper dig att komma igång med uppgiften utan att manuellt skriva av alla överenskommelser. Resultatet är en preliminär arbetsordning som du granskar innan du delar den med teamet.
Ola öppnar AI-assistentens fönster och väljer uppgiften ”Offert till kunden Nord”, chatten Försäljning och anteckningen om tjänsternas omfattning. Kl. 10:05 skriver hon:
Skapa en plan för att ta fram en offert till Nord. Utgå enbart från den valda uppgiften, chatten Försäljning och anteckningen om omfattningen. Markera den information som jag behöver kontrollera.
I det här scenariot kan svaret se ut så här:
- Bekräfta webbplatsens omfattning och språkversioner.
- Kontrollera förfallodatumet som anges i konversationen.
- Ta fram en prisberäkning utifrån anteckningen om omfattningen.
- Kontrollera vem som godkänner offerten hos Nord.
- Skriv ett meddelande med offerten och sista svarsdag.
Planen är varken ett beslut eller en färdig offert. Det är ett strukturerat utkast baserat på materialet som har tillhandahållits. Om vissa källor inte får plats i sammanhanget anger AI-assistenten vilket material som utelämnades i stället för att dölja begränsningen.
Instruktionen ”skapa en checklista” omsätter planen i praktiken
AI-assistenten kan omvandla en uppgiftsbeskrivning till en checklista där punkterna kan bockas av. På så sätt blir planen inte bara ännu ett långt svar som ingen läser.
På onsdagen kl. 8:50 öppnar Ola uppgiften ”Webbplatsprojekt” och skriver:
Gör en checklista av uppgiftsbeskrivningen där punkterna kan bockas av. Ordna punkterna i den ordning de ska utföras.
AI-assistenten skapar en lista, och du bockar av de färdiga punkterna direkt i tråden. Förloppsindikatorn under listan fylls på. Ola granskar punkterna, justerar dem och flyttar dem till den gemensamma uppgiftsbeskrivningen.
När listan ska styra flera personers arbete flyttar du den till uppgiftsbeskrivningen. Att göra-listan i beskrivningen är gemensam för teamet, fungerar utan att redigeringsläget behöver öppnas och visar namnet på den person som bockade av en viss punkt. På torsdagen kl. 15:20 markerar Marta ”prisberäkning kontrollerad”, och resten av teamet ser ändringen utan att behöva fråga i chatten.
Se även checklistor som skapats av AI och ett exempel på hur en checklista strukturerar teamets uppgift.
Instruktionen ”förbered ett e-postmeddelande” kräver fortfarande din granskning
AI-assistenten kan skriva ett meddelande utifrån de angivna överenskommelserna, men skickar det inte själv. E-postmeddelandet skickas från din personliga inkorg först efter att du har godkänt det.
På onsdagen är offerten till Nord klar. Ola ber:
Förbered ett e-postmeddelande till kunden Nord. Bekräfta offertens omfattning och datumet då projektet ska skickas samt be om ett godkännande senast på fredag. Lägg inte till information som saknas i källorna.
AI-assistenten kan föreslå:
Hej, här kommer den överenskomna omfattningen för offerten på den nya webbplatsen. Projektet omfattar de delar som beskrivs i den bifogade sammanställningen. Bekräfta omfattningen senast på fredag så att vi kan hålla den angivna tidsplanen.
Ola kontrollerar adressen, datumet och omfattningen. Om ”2 dagars implementering” dyker upp i utkastet går hon tillbaka till källan och kontrollerar om just den uppgiften verkligen nämndes. Hon kan begära en korrigering med en enda mening, men ansvaret för innehållet ligger fortfarande hos henne.
Modulen E-post ingår i Pro-varianten. Du kan läsa mer om att skicka meddelanden via AI-assistenten på sidan om att skicka e-post med hjälp av AI och i beskrivningen av modulen E-post.
Läs en tråd med 40 meddelanden i Expertläget
Expertläget hjälper dig att upptäcka risker, motsägelser och överenskommelser som saknas i en lång konversation. Funktionen Strukturera visar då en tillfällig vy av innehållet, medan de ursprungliga meddelandena förblir oförändrade.
| Läge | Vad det gör | När du ska använda det |
|---|---|---|
| Originalinnehåll | Visar meddelandena utan ändringar | När du behöver se den exakta formuleringen i överenskommelserna |
| Försköna | Förkortar samma innehåll och skriver om det i första person | När meddelandena är röriga eller fulla av stavfel |
| Sammanfatta | Sammanfattar varje meddelande i 1-2 meningar | När du snabbt vill återskapa konversationens förlopp |
| Expert | Formulerar innehållet professionellt och lägger till raden ”Expertens anmärkning” | När du letar efter risker, motsägelser eller en överenskommelse som saknas |
För offerten till Nord kan Expertläget uppmärksamma att ett meddelande anger en betalningsfrist på 30 dagar och ett annat 14 dagar. Det är en signal om att något behöver kontrolleras, inte en automatisk korrigering av avtalet.
Funktionen Strukturera bearbetar konversationen i omgångar om 8 meddelanden. Programmet sparar inte de strukturerade versionerna när sessionen har avslutats. Om du exporterar ett meddelande medan du läser AI-versionen sparas den synliga versionen i filen tillsammans med en uppgift om vilket läge som användes.
AI-agenten tar hand om uppgifter som består av flera steg
AI-agenten är ett avancerat läge i AI-assistenten: efter en komplex instruktion föreslår den en handlingsplan som du godkänner innan den genomförs. Läget är avsett för komplexa instruktioner som inte kan hanteras i ett enda svar.
På fredagen behöver Ola en sammanställning av överenskommelserna om offerten till Nord. I stället för att gå igenom trådarna en efter en skriver hon en komplex instruktion: samla överenskommelserna från uppgiften och chatten Försäljning och skapa en kort sammanställning av dem. AI-agenten föreslår en handlingsplan med de olika stegen.
Planen startar först när du har godkänt den och följer dina behörigheter - AI-agenten gör inget som du inte själv har godkänt. Fler exempel finns i beskrivningen av AI-agenten för uppgifter i flera steg.
Påminnelser som ställs in i AI-assistenten fungerar alltid i appen. För att skicka e-post i bakgrunden när appen är stängd krävs ett återkommande CRON-jobb på servern. Programmet varnar om detta när du ställer in påminnelsen. CRON är ett återkommande jobb som körs av servern vid en bestämd tidpunkt.
AI slutar där ansvaret för resultatet börjar
AI-assistenten skapar utkast och strukturerar innehåll, men tar inte över ansvaret för beslutet. Du kontrollerar siffror, datum, adresser och namn innan du använder svaret.
AI-assistenten ger förslag, men fattar inga beslut. Svaret kan låta övertygande även när det angivna materialet är ofullständigt. Därför jämför du utkastet med överenskommelserna innan du skickar offerten.
AI-assistenten kan läsa vissa format. Den stöder TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX och PDF. Den kan även analysera bilder om den valda modellen har stöd för det. Programmet har ingen OCR, så en skannad version av ett avtal utan textlager kan inte läsas som ett vanligt dokument. Det kan inte heller läsa gamla binära DOC-filer.
AI-assistenten känner inte till överenskommelser som du inte har skrivit ned. Om kunden ändrade datumet under ett telefonsamtal kan du lägga till en mening i tråden eller en anteckning. Modellen kan inte återskapa en konversation som saknas i källorna.
Programmet fungerar även utan AI. Uppgifter, att göra-listor, Kalendern och Anteckningar kräver inget konto hos en modellleverantör. Administratören aktiverar AI separat för uppgifter, chattar och AI-assistentens fönster.
Frågans innehåll och den kontext som behövs skickas till den valda leverantören: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Ditt företag använder sin egen API-nyckel och betalar direkt till leverantören, utan något påslag från Task Manager. Appens data stannar på företagets server, men det betyder inte att frågor till en aktiv AI-tjänst aldrig lämnar servern.
Börja med en försenad uppgift i morgon
Välj i morgon klockan 9:00 en uppgift som har legat i två dagar och be AI-assistenten om en plan för att komma igång. Du behöver inte ändra hela teamets arbetssätt direkt.
Först väljer administratören en leverantör under Inställningar → AI och anger sin egen API-nyckel. Därefter hämtar administratören listan över modeller och väljer en av dem. När konfigurationen har sparats visas AI-assistenten automatiskt för de andra användarna, vanligtvis inom ungefär en minut. Processen beskrivs i guiden om en egen API-nyckel för AI i företaget.
Välj en chatt eller anteckning som hör ihop med uppgiften och skriv: ”Gör en plan för hur jag ska komma igång med den här uppgiften. Använd bara de angivna källorna”. Uppgiften behöver fortfarande göras, men du kan börja med ett strukturerat utkast i stället för att leta i inkorgen i en kvart. Du kan testa det här flödet i Demo.
Vanliga frågor
Kan de andra deltagarna i uppgiften se min fråga till AI-assistenten?
Nej, frågan som ställs i AI-assistentläget i tråden och svaret med märkningen ”BARA FÖR DIG” är privata. En uppgift som sparas från det förberedda formuläret och ett e-postmeddelande som skickas efter bekräftelse blir däremot vanliga åtgärder i programmet.
Ser AI-assistenten andra personers uppgifter?
AI-assistenten ser bara innehåll som du har åtkomst till. Anteckningar, din egen e-post och konversationer med AI-assistenten förblir privata även för administratören.
Kan AI-assistenten skicka ett e-postmeddelande eller skapa en uppgift utan att jag vet om det?
Nej, e-postmeddelandet skickas först efter att du har bekräftat det, och uppgiften skapas när formuläret sparas. AI-assistenten kan fylla i formulärfälten, men hoppar inte över det här steget.
Vart skickas mina data när jag frågar AI-assistenten?
Applikationens data lagras på din server, medan frågans innehåll och det sammanhang som behövs skickas till den valda AI-leverantören med din API-nyckel. E-post som kunskapskälla är inaktiverad som standard och kräver ett beslut av administratören.
Vad gör jag om AI-assistenten inte svarar?
Kontrollera vald leverantör, API-nyckel och modell i AI-inställningarna. Om konfigurationen är korrekt kan orsaken vara att API-nyckelns gräns har nåtts eller att internetanslutning saknas.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
