Terça-feira, 9:40. Ola Nowak recebe a tarefa «Proposta para o cliente Nord», com prazo para sexta-feira e um briefing de três frases. Passa quinze minutos a consultar mensagens antigas, embora possa começar de outra forma: indicar ao Assistente de IA os materiais certos e pedir um plano, uma lista de verificação ou um rascunho de e-mail.
A primeira meia hora é dedicada a reconstruir o contexto
A primeira meia hora de trabalho numa tarefa pode ser ocupada apenas pela procura das decisões tomadas. É necessário verificar o que o cliente comprou anteriormente, quem falou com ele e qual é a versão atual do âmbito do trabalho.
Ola ainda não está com dificuldades em redigir a proposta. Primeiro, tenta perceber se a Nord aceitou a versão linguística adicional, qual foi o prazo indicado durante a conversa e onde está o último orçamento. Um chat de IA genérico não conhece estas informações até que sejam copiadas para lá.
No Task Manager, pode fazer uma pergunta ao Assistente de IA no tópico da tarefa. Também pode abrir uma janela separada do Assistente de IA e indicar os materiais relacionados com o assunto. O Assistente de IA vê apenas os conteúdos a que tem acesso. Não substitui a organização do projeto, mas encurta o caminho entre as decisões tomadas e o primeiro rascunho.
O Assistente de IA conhece apenas o contexto a que você tem acesso
A qualidade das respostas depende do conteúdo do tópico atual e das fontes que indicar. Na variante Standard, o Assistente IA não pesquisa sozinho nos materiais de toda a empresa; no Pro, seleciona também excertos relevantes da base de conhecimento IA, mas apenas dos materiais a que você tem acesso.
Ola abre uma tarefa ou conversa e ativa o modo Assistente de IA. A pergunta e a resposta ficam invisíveis para os restantes participantes. A resposta permanece na conversa com o rótulo «SÓ PARA SI», para que Ola possa voltar a consultá-la mais tarde. Saiba mais sobre este mecanismo na página sobre como a IA compreende o contexto da conversa.
Numa janela separada, Ola indica os materiais que o Assistente de IA deve ler. Pode incluir as minhas tarefas, o Calendário, todo o espaço de trabalho, uma tarefa específica, um chat ou uma nota, ficheiros (uma pasta ou um único ficheiro) e a sua própria caixa de correio - os módulos Correio e Ficheiros fazem parte da versão Pro. A barra mostra quanto material coube no contexto e o Assistente de IA informa sobre o que não foi tido em conta.
Cada tópico do Assistente IA tem o seu próprio histórico, nome e conjunto de fontes. É privado inclusivamente perante o administrador. O Correio como fonte de conhecimento permanece desativado por predefinição, pois o seu conteúdo, uma vez ativado, é enviado ao fornecedor externo de IA. A base de conhecimento IA é um elemento da variante Pro.
A instrução «criar um plano» transforma os materiais num primeiro rascunho
A instrução «criar um plano» ajuda a iniciar uma tarefa sem ter de transcrever manualmente todas as decisões tomadas. O resultado deve ser tratado como uma sequência de ações provisória, que deverá verificar antes de a partilhar com a equipa.
Ola abre a janela do Assistente de IA e indica a tarefa «Proposta para o cliente Nord», o chat Vendas e a nota com o âmbito dos serviços. Às 10:05, escreve:
Crie um plano para preparar a proposta para a Nord. Baseie-o exclusivamente na tarefa indicada, no chat Vendas e na nota com o âmbito. Assinale as informações que tenho de verificar.
Neste cenário, a resposta poderá ser semelhante a esta:
- Confirme o âmbito do site e as versões linguísticas.
- Verifique o prazo de execução registado na conversa.
- Prepare o orçamento de acordo com a nota sobre o âmbito.
- Confirme quem aprova a proposta por parte da Nord.
- Escreva uma mensagem com a proposta e o prazo para a resposta.
O plano não é uma decisão nem uma proposta pronta. É um rascunho organizado com base no material fornecido. Se algumas fontes não couberem no contexto, o Assistente de IA indicará os materiais omitidos em vez de ocultar essa limitação.
A instrução «criar uma lista de verificação» transforma o plano em trabalho
O Assistente de IA pode transformar a descrição de uma tarefa numa lista de verificação. Assim, o plano não acaba por ser apenas mais uma resposta longa que ninguém consulta.
Na quarta-feira, às 8:50, Ola abre a tarefa «Projeto do site» e escreve:
Crie, a partir da descrição da tarefa, uma lista de verificação. Organize os pontos pela ordem de execução.
O Assistente de IA devolve uma lista e os pontos concluídos podem ser assinalados diretamente no tópico. A barra de progresso por baixo da lista vai avançando. Ola verifica os pontos, corrige-os e transfere-os para a descrição partilhada da tarefa.
Quando a lista se destina a orientar o trabalho de várias pessoas, pode transferi-la para a descrição da tarefa. A lista de tarefas na descrição é partilhada pela equipa, funciona sem abrir o modo de edição e mostra o nome da pessoa que assinalou cada item. Na quinta-feira, às 15:20, Marta assinala «orçamento verificado» e o resto da equipa vê a alteração sem ter de perguntar no chat.
Veja também as listas de verificação criadas pela IA e um exemplo de como uma lista de verificação organiza uma tarefa da equipa.
A instrução «preparar um e-mail» continua a exigir a sua supervisão
O Assistente de IA pode escrever uma mensagem com base nas informações indicadas, mas não a envia automaticamente. O e-mail só é enviado a partir da sua caixa de correio pessoal depois da sua confirmação.
Na quarta-feira, o orçamento da Nord está pronto. Ola pede:
Prepare um e-mail para o cliente Nord. Confirme o âmbito da proposta, o prazo de envio do projeto e peça a aprovação até sexta-feira. Não acrescente informações que não constem das fontes.
O Assistente de IA pode sugerir:
Bom dia, envio o âmbito acordado da proposta para o novo site. O projeto inclui os elementos descritos no documento em anexo. Agradeço que confirme o âmbito até sexta-feira, para podermos cumprir o prazo de execução indicado.
Ola verifica o endereço, a data e o âmbito. Se o rascunho mencionar «2 dias de implementação», volta à fonte e confirma se esse número foi realmente indicado. Pode pedir a correção numa única frase, mas a responsabilidade pelo conteúdo continua a ser sua.
O módulo Correio faz parte do plano Pro. Pode encontrar mais informações sobre o envio de mensagens através do Assistente de IA na página sobre envio de e-mails com a ajuda da IA e na descrição do módulo Correio.
Leia uma conversa com 40 mensagens no modo Especialista
O modo Especialista ajuda a detetar riscos, contradições e informações em falta numa conversa longa. A função Organizar apresenta uma vista temporária do conteúdo, enquanto as mensagens originais permanecem inalteradas.
| Modo | O que faz | Quando utilizar |
|---|---|---|
| Conteúdo original | Apresenta as mensagens sem alterações | Quando precisa de consultar a formulação exata do que foi acordado |
| Melhorar | Resume o mesmo conteúdo e apresenta-o na primeira pessoa | Quando as mensagens estão desorganizadas ou contêm muitas gralhas |
| Resumir | Resume cada mensagem em 1-2 frases | Quando pretende reconstituir rapidamente o desenrolar da conversa |
| Perito | Revê o conteúdo de forma profissional e acrescenta uma linha com a indicação «Nota do especialista» | Quando procura um risco, uma contradição ou uma informação em falta |
Na proposta para a Nord, o modo Especialista pode assinalar que uma mensagem menciona um prazo de pagamento de 30 dias e outra de 14 dias. É um sinal de que deve verificar a informação, não uma correção automática do contrato.
A função Organizar processa a conversa em grupos de 8 mensagens. O programa não guarda as versões organizadas após o fim da sessão. Se exportar uma mensagem enquanto lê a versão gerada pela IA, o ficheiro incluirá a versão visível com uma indicação do modo utilizado.
O Agente de IA trata de tarefas com vários passos
O Agente de IA é um modo avançado do Assistente de IA: perante uma instrução complexa, propõe um plano de ação que aprova antes da execução. Este modo destina-se a instruções complexas que não podem ser concluídas numa única resposta.
Na sexta-feira, Ola precisa de um resumo do que foi acordado sobre a proposta da Nord. Em vez de consultar as conversas uma a uma, introduz uma instrução complexa: reunir as informações da tarefa e do chat Vendas e preparar um breve resumo. O Agente de IA propõe um plano de ação com os passos seguintes.
O plano só começa depois da sua aprovação e funciona dentro dos limites das suas permissões - o Agente de IA não executa nada que não tenha aprovado. Pode encontrar mais exemplos na descrição do Agente de IA para tarefas com vários passos.
Os lembretes definidos no Assistente de IA funcionam sempre na aplicação. O envio de e-mails em segundo plano com a aplicação fechada requer uma tarefa CRON recorrente no servidor; ao definir o lembrete, o programa apresenta um aviso. CRON é uma tarefa recorrente executada pelo servidor a uma hora definida.
A IA termina onde começa a responsabilidade pelo resultado
O Assistente de IA prepara rascunhos e organiza o conteúdo, mas não assume a responsabilidade pela decisão. Deve verificar números, datas, endereços e nomes antes de utilizar a resposta.
O Assistente de IA sugere, não decide. A resposta pode parecer segura mesmo quando o material indicado está incompleto. Por isso, antes de enviar a proposta, compare o rascunho com as informações acordadas.
O Assistente de IA lê formatos específicos. Suporta TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX e PDF. Também pode analisar imagens, se o modelo selecionado tiver essa capacidade. O programa não dispõe de OCR, pelo que a digitalização de um contrato sem uma camada de texto não será lida como um documento normal. Também não lê ficheiros DOC binários antigos.
O Assistente de IA não conhece as informações que não registou. Se o cliente tiver alterado o prazo durante uma chamada, acrescente uma frase à conversa ou a uma nota. O modelo não consegue reconstituir uma conversa que não consta das fontes.
O programa também funciona sem IA. As tarefas, as listas de afazeres, o Calendário e as Notas não exigem uma conta num fornecedor de modelos. O administrador ativa a IA separadamente para as tarefas, os chats e a janela do Assistente de IA.
O conteúdo da pergunta e o contexto necessário são enviados ao fornecedor selecionado: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. A sua empresa utiliza a sua própria chave de API e paga diretamente ao fornecedor, sem margem para o Task Manager. Os dados da aplicação permanecem no servidor da empresa, mas isso não significa que os pedidos enviados à IA ativa não saiam desse servidor.
Amanhã, comece por uma tarefa em atraso
Amanhã, às 9:00, escolha uma tarefa que esteja parada há dois dias e peça ao Assistente de IA um plano para começar a trabalhar. Não precisa de alterar imediatamente a forma de trabalhar de toda a equipa.
Primeiro, o administrador seleciona um fornecedor em Definições → IA e introduz a sua própria chave de API. Em seguida, descarrega a lista de modelos e seleciona um deles. Depois de guardar a configuração, o Assistente de IA aparece automaticamente para os restantes utilizadores, normalmente no espaço de cerca de um minuto. O processo é descrito no guia sobre a utilização de uma chave de IA própria na empresa.
Selecione a conversa ou a nota associada à tarefa e escreva: «Elabora um plano para começar esta tarefa. Usa apenas as fontes indicadas». A tarefa continua por fazer, mas poderá começar com um esboço organizado, em vez de passar quinze minutos à procura na caixa de entrada. Pode ver este fluxo na Demo.
Perguntas mais frequentes
Os restantes participantes da tarefa veem a minha pergunta ao Assistente de IA?
Não. A pergunta feita no modo Assistente de IA no tópico e a resposta com a etiqueta «APENAS PARA SI» são privadas. Uma tarefa guardada através do formulário preparado e um e-mail enviado após confirmação tornam-se ações normais no programa.
O Assistente de IA vê as tarefas de outras pessoas?
O Assistente de IA vê apenas os conteúdos a que tem acesso. As notas, o correio pessoal e as conversas com o Assistente de IA também permanecem privados para o administrador.
O Assistente de IA pode enviar um e-mail ou criar uma tarefa sem o meu conhecimento?
Não. O e-mail só é enviado depois da sua confirmação e a tarefa é criada quando guardar o formulário. O Assistente de IA pode preencher os campos do formulário, mas não ignora este passo.
Para onde são enviados os meus dados quando faço uma pergunta ao Assistente de IA?
Os dados da aplicação são guardados no seu servidor, enquanto o conteúdo da pergunta e o contexto necessário são enviados ao fornecedor de IA selecionado através da sua chave API. O Correio está desativado por predefinição como fonte de conhecimento e a sua ativação exige uma decisão do administrador.
O que fazer quando o Assistente de IA não responde?
Verifique nas Definições de IA o fornecedor selecionado, a chave API e o modelo. Se a configuração estiver correta, a causa poderá ser o limite da chave API ou a falta de ligação à Internet.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
