Terça-feira, 9h40. Surge no Task Manager uma nova tarefa: «Preparar proposta para o cliente Nord», prazo sexta-feira, atribuída a si. Lê um briefing de três frases e passa um quarto de hora a percorrer e-mails antigos à procura de qualquer coisa que ajude a começar. Em vez de procurar, pode fazer uma pergunta ao Assistente de IA, que tem à vista as suas tarefas, conversas e notas - abaixo, três comandos com que pode começar.
Porque é que a primeira meia hora é a mais cara
Antes de escreveres a primeira frase da proposta, tens de reconstruir o contexto: o que a Nord já comprou antes, quem falou com eles, que preço demos a uma empresa semelhante em maio. Esse conhecimento existe na empresa - disperso por conversas, e-mails e nas cabeças de três pessoas.
Os modelos de IA estão a entrar rapidamente no trabalho: segundo o Work Trend Index 2024 da Microsoft (estudo de fevereiro-março de 2024), 75% dos trabalhadores de escritório usam IA no trabalho, e 78% deles trazem as suas próprias ferramentas de IA, muitas vezes sem o conhecimento ou as diretrizes da empresa. O problema é que um chat genérico no navegador não sabe quem é a Nord. Podes colar-lhe o briefing, mas o histórico de conversas com o cliente não dá para colar, porque primeiro terias de o encontrar.
No Task Manager, o Assistente está na mesma janela onde está a tarefa e vê o que tu vês - dentro dos limites das tuas permissões. Não lhe colas nada. Fazes uma pergunta.
Como é que o Assistente sabe o que se passa com a Nord
A qualidade da resposta depende do que o Assistente tem „diante dos olhos". Três camadas:
- A conversa onde perguntas. Na janela da tarefa, clicas no botão „Assistente de IA" por baixo do campo de resposta. O editor muda de cor e a pergunta e a resposta só ficam visíveis para ti - permanecem na conversa com o selo „SÓ PARA TI". O Assistente conhece então o briefing, toda a conversa e os anexos (Compreensão do contexto).
- As fontes que indicares. Na janela do Assistente de IA, o botão „Fontes" permite juntar várias coisas de uma vez: a conversa „Vendas", a nota „Tabela de preços 2026", uma pasta com propostas, o calendário da semana. Quando indicas mais do que o modelo consegue aceitar, o Assistente diz claramente o que não teve em conta.
- Conhecimento da empresa. O programa constrói uma base de conhecimento a partir de resumos de tarefas e conversas, e do conteúdo de notas e ficheiros. À pergunta „o que ficou combinado com a Nord em junho", encontra uma conversa de há três meses, mesmo que não a tenhas indicado manualmente (Conhecimento da empresa).
O limite segue as tuas permissões: um utilizador comum recebe uma resposta baseada no que ele próprio vê no programa; o administrador tem acesso a todas as tarefas e conversas. Uma nota privada de uma colega, os ficheiros na pasta privada dela ou o correio dela não entram na resposta, mesmo para o administrador. Onde vão os dados de uma pergunta - nas Perguntas Frequentes, no fim do texto.
É assim na prática: uma conversa „Proposta para o cliente Nord" com três mensagens da Kasia Wójcik e da Ola Nowak de 19 de agosto, e por baixo delas o editor em modo Assistente - a Ola ainda está a escrever a pergunta, mas o Assistente já tem diante de si o cartão da tarefa, a conversa sobre o desconto de parceiro e o prazo de decisão „até sexta-feira".
Cenário 1: „Organiza-me um plano" - de uma folha em branco a cinco passos
Voltamos a terça-feira. Em vez de procurares nos e-mails, entras na tarefa, ativas o modo Assistente e escreves:
„Organiza um plano para preparar esta proposta até sexta-feira. Considera o que ficou combinado com a Nord em junho e a nossa tabela de preços na nota Tabela de preços 2026."
A resposta que podes esperar (exemplo criado para o texto, não o registo de uma sessão real):
Com base no briefing, na conversa Vendas de 12 de junho e na nota Tabela de preços 2026:
- Quarta-feira de manhã - confirmar com a Nord o âmbito: em junho pediram uma opção com implementação, o briefing não a menciona.
- Quarta-feira - orçamento segundo os preços da nota; em junho a Marta prometeu-lhes um desconto de 10% se decidissem até ao fim de setembro.
- Quinta-feira - rascunho da proposta com o modelo da pasta Propostas 2026.
- Quinta-feira às 15:00 - a Marta verifica o orçamento (esteve na reunião de junho).
- Sexta-feira até às 12:00 - envio.
Não encontrei nas fontes o prazo de validade da proposta - vale a pena confirmar.
O plano contém factos que não estão no briefing - o desconto e a pessoa que o prometeu - porque o Assistente foi buscá-los à conversa e à nota. Na conversa, faz isto sozinho, através da base de conhecimento atualizada uma vez por dia; quando quiseres ter a certeza de que teve em conta uma nota específica, abre a janela do Assistente de IA e indica-a com o botão „Fontes". E a última frase diz o que não sabe, em vez de inventar um prazo de validade. Trata isto como um rascunho a verificar, não como uma decisão.
Cenário 2: „Transforma isto numa checklist" - para o plano não ficar apenas na conversa
„Transforma isto numa checklist."
O Assistente devolve os mesmos pontos como uma lista com caixas para assinalar. Clicas num item quando está feito; clicar de novo desfaz. A lista de uma conversa privada é tua - um plano pessoal do dia.
Também funciona ao contrário: quando uma tarefa tem uma descrição longa e ainda não há plano, basta „Transforma a descrição da tarefa numa checklist a assinalar". Na captura abaixo, a Ola pede isto na tarefa „Projeto do site" e recebe cinco itens - de „Definir com o cliente ABC a estrutura de 5 subpáginas" (já assinalado) a „Carregar os conteúdos nas duas línguas e entregar o site ao cliente" - com a barra „1 de 5 feitos".
Quando o progresso deve ser visto por toda a equipa, passa os pontos para a descrição da tarefa como uma lista de afazeres. Essa lista é clicável diretamente no cartão da tarefa, por baixo dela cresce uma barra de progresso, e junto a cada item assinalado fica a assinatura da pessoa que o marcou. A Marta assinala „orçamento verificado" na quinta-feira às 15:20 e ninguém pergunta na conversa se já está feito. Mais: Checklists.
Cenário 3: „Escreve a primeira versão de um e-mail" - e verifica antes de enviar
Quarta-feira, o orçamento está pronto, mas antes de rascunhar a proposta queres confirmar o âmbito com a Nord. Escreves na mesma conversa:
„Envia um e-mail a piotr.nowak@nord.pl a perguntar se a proposta deve incluir a implementação de que falámos em junho. Tom objetivo, sem preços."
O Assistente propõe um conteúdo do género:
Assunto: Proposta - confirmação do âmbito Caro Sr. Piotr, estamos a preparar a proposta de que falámos a 12 de junho. Antes de a finalizarmos, pedimos confirmação se deve incluir também a implementação no local (2 dias) ou apenas a licença e a configuração remota. Enviaremos a proposta até sexta-feira.
O Task Manager não envia o e-mail sozinho. Recebes um cartão „Mensagem a enviar" com os botões „Enviar" e „Cancelar". Queres alterar o conteúdo? Cancelas e pedes uma correção numa frase („mais curto, sem o prazo de sexta-feira"), o Assistente devolve uma nova proposta. O envio só avança depois de clicares. O e-mail sai da tua caixa de correio pessoal (SMTP em Definições → Perfil), por isso o cliente vê o teu endereço como remetente, e a resposta dele chega à tua caixa de correio, não à aplicação. Passo a passo: Enviar e-mail.
Antes de clicar, verificas a data da reunião, o endereço e se „2 dias" vem de algo combinado, e não de uma suposição do modelo. Três segundos que poupam uma vergonha.
Uma conversa mais difícil? Ativa o modo Perito
Por vezes o problema não está em escrever, mas em ler: uma conversa com a Nord tem 40 mensagens, a meio alguém mudou de opinião, e tu não sabes o que é atual.
O botão „Organizar" por cima da conversa tem quatro modos de leitura. O quarto, Perito, reescreve as mensagens em linguagem técnica e acrescenta a cada uma exatamente uma linha „Nota do perito" - um conselho, um risco ou uma pergunta que vale a pena fazer. É o único lugar onde o modelo pode acrescentar algo por si, por isso está assinalado à parte. Na proposta para a Nord, essa nota pode ser: „O cliente pede um prazo de pagamento de 30 dias, mas em junho foi combinado 14 - confirmar antes de enviar". O resultado só existe durante a sessão, os originais permanecem intactos.
| Modo | O que faz | Quando usar |
|---|---|---|
| Conteúdo original | desliga a IA | quando queres ver exatamente o que foi escrito |
| Melhorar | o mesmo conteúdo mais curto, na primeira pessoa | mensagens longas escritas à pressa |
| Resumir | 1-2 frases por mensagem | uma conversa com 40 entradas, precisas do essencial |
| Perito | linguagem técnica + uma „Nota do perito" | proposta, contrato, reclamação - onde o risco custa caro |
Na captura abaixo, o modo Perito ativado na conversa „Projeto do site": por cima da conversa a faixa „Estás a ler a versão Perito preparada por IA", e por baixo de cada mensagem da Ola Nowak e da Magda Wiśniewska uma linha „Nota do perito" - sobre a versão móvel das maquetes, sobre os critérios de escolha entre duas opções e sobre o logótipo em SVG.
Agente de IA: quando os passos devem acontecer sozinhos
O plano do primeiro cenário tem um defeito: és tu que tens de te lembrar de pedir a resposta. É para isso que serve o Agente de IA. Voltamos à conversa com a Nord: a Kasia escreveu „Aguardamos a decisão até sexta-feira", e a Ola escreve na mesma conversa, em modo privado:
„Se a Kasia não responder até amanhã, lembra-a às 8:30 e avisa-me às 9:00."
O Agente organiza a partir disto um plano - vê-se isso na imagem que abre este texto: um cartão „Plano de IA n.º 16 guardado" com um resumo („Aguardo a resposta da Kasia até amanhã às 8:30. Se não responder - lembro na conversa e aviso-te às 9:00") e três passos com data e hora: aguardar resposta, enviar mensagem às 08:30, notificar às 09:00. Por baixo do plano está o comando para o cancelar por completo („@aipriv /cancelar plano 16"). Na janela do Assistente de IA, antes de qualquer coisa ser guardada, vês um cartão com o plano e o botão „Sim, executa". Depois de aprovado, os passos aparecem no Calendário como itens cinzentos com um ícone de robô junto às tarefas. Ao clicar, abre-se uma janela onde podes alterar a hora ou cancelar um passo isolado - o resto do plano continua a funcionar.
Factos que é preciso conhecer antes de entregares a tarefa ao Agente:
- Um plano tem no máximo 10 passos e expira ao fim de 30 dias.
- Sem uma tarefa CRON no servidor, os passos do plano só se executam quando alguém da equipa tem a aplicação aberta; com CRON (configuração única feita pelo administrador) - pontualmente, também de noite e ao fim de semana. O programa avisa na configuração quando falta o CRON.
- O Agente escreve em teu nome e dentro dos limites das tuas permissões.
- Se o Assistente escrever „defini um lembrete" e o lembrete não tiver sido criado, verás por baixo da resposta um bloco amarelo „Retificação". O programa garante que a IA não se gaba de trabalho que não fez.
Onde acaba a IA e começa a tua responsabilidade
O Assistente sugere, não decide. O plano para sexta-feira, o desconto de 10%, o prazo de pagamento - são propostas construídas a partir do que encontrou nas fontes. Se a Marta em junho escreveu sobre outro cliente, a resposta soará igualmente segura. Números, datas e nomes verificas tu.
O Assistente só vê texto. Lê PDF, DOCX, XLSX, CSV e ficheiros de texto, mas um contrato digitalizado sem camada de texto ficará para ele uma folha em branco - o programa não tem OCR.
O Assistente não sabe o que não lhe mostraste. Combinações feitas ao telefone que ninguém registou, nenhum modelo consegue reconstituir. Basta uma frase na conversa depois da chamada („O Piotr confirmou a implementação, 2 dias, início em outubro").
O programa também funciona sem IA. Tarefas, listas de afazeres, Calendário e Notas não precisam de chave de API. Quem ativa a IA é o administrador - separadamente para tarefas, conversas e a janela do Assistente.
Como começar na tua equipa
- O administrador liga a chave. Definições → IA: fornecedor, chave de API, modelo de uma lista obtida a partir da conta.
- Cada pessoa experimenta na sua própria tarefa. Idealmente naquela que há dois dias está parada: o botão „Assistente de IA" na conversa e a pergunta „por onde devo começar".
- Registam as combinações onde a IA as vai encontrar. Uma nota com a tabela de preços, uma pasta com propostas, uma frase na conversa depois de uma chamada. Quanto mais conhecimento houver no programa, menos generalidades nas respostas.
A tarefa „Proposta para o cliente Nord" continua a precisar que a escrevas. A diferença é que na terça-feira às 9:40 não começas por procurar, mas por um plano construído a partir das vossas próprias combinações. Se quiseres testar isto com projetos de exemplo, deixa um contacto em Demo - enviaremos acesso à versão de demonstração.
Perguntas mais frequentes
O Assistente de IA vê as tarefas de outras pessoas?
Responde dentro dos limites das permissões de quem pergunta: um utilizador normal só recebe aquilo que já vê no programa, um administrador tem acesso a todas as tarefas e conversas. Ninguém - nem mesmo o administrador - recebe notas privadas de outra pessoa, ficheiros de pastas privadas ou correio alheio.
As outras pessoas da tarefa veem a pergunta feita ao Assistente na thread?
Não. O modo «Assistente de IA» na thread é privado: a pergunta e a resposta ficam na tarefa com a etiqueta «SÓ PARA SI». Uma tarefa criada através de «Guardar» ou um e-mail enviado depois de confirmado já são ações normais e visíveis.
A IA pode enviar um e-mail ou criar uma tarefa sem eu saber?
Não. O e-mail só sai depois de clicar em «Enviar», a tarefa só é criada depois de «Guardar» num formulário aberto, e o plano do Agente só arranca depois de «Sim, executar». Se a resposta afirmar que algo foi feito sem realmente ter sido, o programa acrescenta um bloco «Correção».
Para onde vão os meus dados quando pergunto ao Assistente?
Os dados da aplicação estão no seu servidor. O pedido com o contexto necessário para responder (excertos da thread, notas, ficheiros) vai para o fornecedor de modelo escolhido pela empresa (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok), usando a chave de API da própria empresa, sem margem de intermediário. O correio como fonte de conhecimento está desativado por predefinição - é o administrador quem o ativa.
Fontes
- Microsoft, Work Trend Index 2024: „AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part" (estudo a 31 000 trabalhadores em 31 países, fevereiro-março de 2024)
- Task Manager, manual do utilizador: Assistente de IA (modo privado na conversa, fontes de conhecimento, checklists, envio de e-mail, Agente de IA, Retificação)
- Task Manager, manual do utilizador: Calendário (envios do Agente de IA na grelha, cancelamento de um passo isolado)
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
