Tiistai klo 9:40. Ola Nowak saa tehtävän ”Tarjous Nord-asiakkaalle”, jonka määräaika on perjantaina ja briefissä vain kolme virkettä. Hän selaa vanhoja viestejä vartin, vaikka voisi aloittaa toisinkin: valita AI-avustajalle oikeat aineistot ja pyytää suunnitelman, tarkistuslistan tai sähköpostiluonnoksen.
Ensimmäinen puoli tuntia kuluu kontekstin selvittämiseen
Tehtävän ensimmäinen puolituntinen voi kulua pelkästään sovittujen asioiden etsimiseen. Sinun on tarkistettava, mitä asiakas on ostanut aiemmin, kuka hänen kanssaan on keskustellut ja mikä työn laajuuden versio on ajantasainen.
Olalla ei vielä ole ongelmia tarjouksen kirjoittamisessa. Ensin hän yrittää selvittää, hyväksyikö Nord ylimääräisen kieliversion, mikä määräaika keskustelussa mainittiin ja mistä viimeisin hinta-arvio löytyy. Yleinen AI-keskustelupalvelu ei tiedä näitä asioita, ennen kuin liität tiedot siihen.
Task Managerissa voit kysyä AI-avustajalta tehtävän viestiketjussa. Voit myös avata AI-avustajan erilliseen ikkunaan ja valita asiaan liittyvät aineistot. AI-avustaja näkee vain sisällöt, joihin sinulla on käyttöoikeus. Se ei korvaa projektin järjestelmällistä hallintaa, mutta nopeuttaa etenemistä sovituista asioista ensimmäiseen luonnokseen.
AI-avustaja tuntee vain sen kontekstin, johon sinulla on pääsy
Vastausten laatu riippuu nykyisen viestiketjun sisällöstä ja lähteistä, jotka itse osoitat. Standard-versiossa AI-avustaja ei itse hae tietoa koko yrityksen aineistosta; Pro-versiossa se poimii myös sopivia otteita AI-tietopankista, mutta vain niistä materiaaleista, joihin sinulla on pääsy.
Ola avaa tehtävän tai keskustelun ja ottaa siinä käyttöön AI-avustaja-tilan. Kysymys ja vastaus eivät näy muille osallistujille. Vastaus jää keskusteluun ”VAIN SINULLE” -tunnisteella, joten Ola voi palata siihen myöhemmin. Lue lisää tästä toiminnosta sivulta miten AI ymmärtää keskustelun kontekstin.
Erillisessä ikkunassa Ola valitsee aineistot, jotka AI-avustajan tulee lukea. Hän voi liittää omat tehtävänsä, Kalenterin, koko Työtilan, tietyn tehtävän, keskustelun tai muistiinpanon, tiedostoja (kansion tai yksittäisen tiedoston) sekä oman postilaatikkonsa - Sähköposti- ja Tiedostot-moduulit sisältyvät Pro-versioon. Palkki näyttää, kuinka suuri osa aineistosta mahtui kontekstiin, ja AI-avustaja kertoo, mitä se ei ottanut huomioon.
Jokaisella AI-avustajan viestiketjulla on oma historiansa, nimensä ja lähdevalikoimansa. Se on yksityinen myös pääkäyttäjälle. Sähköposti on tietolähteenä oletuksena pois päältä, koska sen sisältö siirtyy käyttöön otettaessa ulkoiselle tekoälypalveluntarjoajalle. AI-tietopankki kuuluu Pro-versioon.
”Laadi suunnitelma” -komento muuttaa aineiston ensimmäiseksi luonnokseksi
”Laadi suunnitelma” -komento auttaa aloittamaan tehtävän ilman, että kaikki sovitut asiat täytyy kirjoittaa käsin uudelleen. Käsittele tulosta alustavana työjärjestyksenä, jonka tarkistat ennen sen jakamista tiimille.
Ola avaa AI-avustajan ikkunan ja valitsee tehtävän ”Tarjous Nord-asiakkaalle”, Myynti-keskustelun ja palvelujen laajuutta koskevan muistiinpanon. Klo 10:05 hän kirjoittaa:
Laadi suunnitelma Nordille tehtävän tarjouksen valmisteluun. Käytä ainoastaan valittua tehtävää, Myynti-keskustelua ja laajuutta koskevaa muistiinpanoa. Merkitse tiedot, jotka minun on tarkistettava.
Tässä tilanteessa vastaus voi näyttää tältä:
- Vahvista sivuston laajuus ja kieliversiot.
- Tarkista keskusteluun kirjattu toteutuksen määräaika.
- Laadi hinta-arvio laajuutta koskevan muistiinpanon perusteella.
- Tarkista, kuka hyväksyy tarjouksen Nordin puolella.
- Kirjoita viesti, jossa on tarjous ja vastauksen määräaika.
Suunnitelma ei ole päätös eikä valmis tarjous. Se on toimitetun aineiston perusteella jäsennelty luonnos. Jos osa lähteistä ei mahdu kontekstiin, AI-avustaja ilmoittaa pois jätetyt aineistot sen sijaan, että jättäisi rajoituksen mainitsematta.
”Tee tarkistuslista” -komento vie suunnitelman käytäntöön
AI-avustaja voi muuttaa tehtävän kuvauksen tarkistuslistaksi, jonka kohdat voi merkitä tehdyiksi. Näin suunnitelmasta ei tule vain uutta pitkää vastausta, jota kukaan ei enää lue.
Keskiviikkona klo 8:50 Ola avaa tehtävän ”Verkkosivuprojekti” ja kirjoittaa:
Tee tehtävän kuvauksesta tarkistuslista, jonka kohdat voi merkitä tehdyiksi. Järjestä kohdat suoritusjärjestykseen.
AI-avustaja palauttaa listan, ja sinä merkitset valmiit kohdat suoraan viestiketjussa. Listan alla oleva edistymispalkki täyttyy. Ola tarkistaa ja korjaa kohdat sekä siirtää ne tehtävän yhteiseen kuvaukseen.
Kun listan on tarkoitus ohjata usean henkilön työtä, siirrät sen tehtävän kuvaukseen. Kuvauksen tehtävälista on yhteinen koko tiimille, sitä voi käyttää avaamatta muokkaustilaa ja se näyttää kohdan tehdyksi merkinneen henkilön nimen. Torstaina klo 15:20 Marta merkitsee kohdan ”hinta-arvio tarkistettu” tehdyksi, ja muu tiimi näkee muutoksen ilman, että asiasta tarvitsee kysyä keskustelussa.
Tutustu myös AI:n luomiin tarkistuslistoihin sekä esimerkkiin siitä, miten tarkistuslista jäsentää tiimin tehtävää.
”Valmistele sähköposti” -komento edellyttää edelleen tarkistustasi
AI-avustaja voi kirjoittaa viestin annettujen tietojen pohjalta, mutta ei lähetä sitä itse. Sähköposti lähetetään henkilökohtaisesta postilaatikostasi vasta, kun olet vahvistanut sen.
Keskiviikkona Nordin tarjouslaskelma on valmis. Ola pyytää:
Laadi sähköposti Nord-asiakkaalle. Vahvista tarjouksen laajuus ja projektin toimitusaika sekä pyydä hyväksyntää perjantaihin mennessä. Älä lisää tietoja, joita lähteissä ei ole.
AI-avustaja voi ehdottaa:
Hyvää päivää, lähetän uuden verkkosivuston tarjouksen sovitun laajuuden. Projekti sisältää liitteenä olevassa yhteenvedossa kuvatut osat. Vahvistattehan laajuuden perjantaihin mennessä, jotta voimme pitää kiinni ilmoitetusta aikataulusta.
Ola tarkistaa osoitteen, päivämäärän ja laajuuden. Jos luonnoksessa mainitaan ”2 käyttöönottopäivää”, hän palaa lähteeseen ja tarkistaa, onko tällaisesta määrästä todella sovittu. Hän voi pyytää korjausta yhdellä lauseella, mutta vastuu sisällöstä on edelleen hänellä.
Sähköposti-moduuli sisältyy Pro-versioon. Lisätietoja viestien lähettämisestä AI-avustajan avulla on sivulla sähköpostien lähettäminen AI:n avulla sekä Sähköposti-moduulin kuvauksessa.
Voit lukea 40 viestin viestiketjun Asiantuntija-tilassa
Asiantuntija-tila auttaa havaitsemaan pitkän keskustelun riskit, ristiriidat ja puuttuvat sopimukset. Jäsennä-toiminto näyttää tällöin sisällön väliaikaisessa näkymässä, eikä alkuperäisiä viestejä muuteta.
| Tila | Mitä se tekee | Milloin sitä kannattaa käyttää |
|---|---|---|
| Alkuperäinen sisältö | Näyttää viestit muuttamattomina | Kun tarvitset sovittujen asioiden tarkan sanamuodon |
| Kaunista | Tiivistää saman sisällön ja kirjoittaa sen ensimmäisessä persoonassa | Kun viestit ovat sekavia tai täynnä kirjoitusvirheitä |
| Tiivistä | Tiivistää jokaisen viestin 1-2 lauseeseen | Kun haluat palauttaa keskustelun kulun nopeasti mieleesi |
| Asiantuntija | Muotoilee sisällön ammattimaisesti ja lisää rivin ”Asiantuntijan huomio” | Kun etsit riskiä, ristiriitaa tai puuttuvaa sopimusta |
Nordin tarjouksen yhteydessä Asiantuntija-tila voi huomauttaa, että yhdessä viestissä maksuehdoksi on merkitty 30 päivää ja toisessa 14 päivää. Tämä on kehotus tarkistaa asia, ei sopimuksen automaattinen korjaus.
Jäsennä-toiminto käsittelee keskustelua 8 viestin erissä. Ohjelma ei tallenna jäsenneltyjä versioita istunnon päätyttyä. Jos viet viestin tiedostoon lukiessasi AI-versiota, tiedostoon tallentuu näkyvissä oleva versio sekä merkintä käytetystä tilasta.
AI-agentti hoitaa monivaiheisia tehtäviä
AI-agentti on AI-avustajan edistynyt tila: monivaiheisen ohjeen saatuaan se ehdottaa toimintasuunnitelmaa, jonka hyväksyt ennen toteutusta. Tämä tila on tarkoitettu monimutkaisiin ohjeisiin, joita ei voi käsitellä yhdellä vastauksella.
Perjantaina Ola tarvitsee yhteenvedon Nordin tarjoukseen liittyvistä sovituista asioista. Sen sijaan, että hän kävisi viestiketjut läpi yksi kerrallaan, hän antaa monivaiheisen ohjeen: kokoa sovitut asiat tehtävästä ja Sprzedaż-keskustelusta ja laadi niistä lyhyt yhteenveto. AI-agentti ehdottaa toimintasuunnitelmaa ja sen seuraavia vaiheita.
Suunnitelma käynnistyy vasta hyväksyntäsi jälkeen ja toimii käyttöoikeuksiesi rajoissa - AI-agentti ei tee mitään, mitä et itse hyväksy. Lisää esimerkkejä on sivulla AI-agentti monivaiheisiin tehtäviin.
AI-avustajassa asetetut muistutukset toimivat sovelluksessa aina. Sähköpostien lähettäminen taustalla sovelluksen ollessa suljettuna edellyttää palvelimelle määritettyä toistuvaa CRON-tehtävää. Ohjelma varoittaa tästä muistutusta asetettaessa. CRON on palvelimen määritettynä ajankohtana suorittama toistuva tehtävä.
AI:n rooli päättyy siihen, mistä vastuu lopputuloksesta alkaa
AI-avustaja laatii luonnoksia ja jäsentää sisältöä, mutta ei ota vastuuta päätöksestä. Tarkista luvut, päivämäärät, osoitteet ja nimet ennen vastauksen käyttämistä.
AI-avustaja neuvoo, mutta ei päätä. Vastaus voi kuulostaa vakuuttavalta myös silloin, kun annettu aineisto on puutteellinen. Vertaa siksi luonnosta sovittuihin asioihin ennen tarjouksen lähettämistä.
AI-avustaja lukee tiettyjä tiedostomuotoja. Se tukee TXT-, CSV-, MD-, JSON-, XML-, HTML-, DOCX-, XLSX- ja PDF-tiedostoja. Se voi myös analysoida kuvia, jos valittu malli tukee tätä ominaisuutta. Ohjelmassa ei ole OCR-toimintoa, joten ilman tekstikerrosta olevaa sopimuksen skannausta ei voida lukea tavallisen asiakirjan tavoin. Se ei myöskään pysty lukemaan vanhoja binaarisia DOC-tiedostoja.
AI-avustaja ei tunne sopimuksia, joita et ole kirjannut. Jos asiakas muutti määräaikaa puhelun aikana, lisää siitä yksi lause viestiketjuun tai muistiinpanoon. Malli ei voi palauttaa keskustelua, jota lähteissä ei ole.
Ohjelma toimii myös ilman AI:tä. Tehtävät, Tehtävälistat, Kalenteri ja Muistiinpanot eivät edellytä tiliä mallin tarjoajalla. Ylläpitäjä ottaa AI:n erikseen käyttöön tehtävissä, keskusteluissa ja AI-avustajan ikkunassa.
Kysymyksen sisältö ja tarvittava konteksti välitetään valitulle palveluntarjoajalle: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Yrityksesi käyttää omaa API-avaintaan ja maksaa suoraan palveluntarjoajalle ilman Task Managerin lisäämää katetta. Sovelluksen tiedot säilyvät yrityksen palvelimella, mutta tämä ei tarkoita, etteivät aktiiviselle AI:lle lähetetyt kyselyt poistuisi palvelimelta.
Aloita huomenna yhdestä myöhässä olevasta tehtävästä
Valitse huomenna klo 9:00 tehtävä, joka on odottanut kaksi päivää, ja pyydä AI-avustajalta suunnitelma työn aloittamiseen. Sinun ei tarvitse muuttaa heti koko tiimin työskentelytapaa.
Ylläpitäjä valitsee ensin palveluntarjoajan kohdassa Asetukset → AI ja syöttää oman API-avaimen. Sen jälkeen hän hakee mallien luettelon ja valitsee yhden niistä. Kun määritykset on tallennettu, AI-avustaja tulee automaattisesti muiden käyttäjien näkyviin, yleensä noin minuutin kuluessa. Prosessi kuvataan oppaassa oman AI-avaimen käytöstä yrityksessä.
Valitse tehtävään liittyvä keskustelu tai muistiinpano ja kirjoita: ”Laadi suunnitelma tämän tehtävän aloittamiseksi. Käytä vain valitsemiani lähteitä.” Tehtävä on silti tehtävä itse, mutta pääset liikkeelle jäsennellyn luonnoksen avulla sen sijaan, että käyttäisit vartin tiedon etsimiseen postilaatikosta. Voit kokeilla tätä Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Näkevätkö muut tehtävään osallistuvat AI-avustajalle esittämäni kysymyksen?
Eivät. Viestiketjun AI-avustaja-tilassa esitetty kysymys ja ”VAIN SINULLE” -merkinnällä varustettu vastaus ovat yksityisiä. Valmiiksi täytetyn lomakkeen avulla tallennetusta tehtävästä ja vahvistuksen jälkeen lähetetystä sähköpostista tulee tavallisia toimintoja ohjelmassa.
Näkeekö AI-avustaja muiden tehtävät?
AI-avustaja näkee vain sisällöt, joihin sinulla on käyttöoikeus. Muistiinpanot, oma sähköpostisi ja keskustelut AI-avustajan kanssa pysyvät yksityisinä myös ylläpitäjältä.
Voiko AI-avustaja lähettää sähköpostin tai luoda tehtävän tietämättäni?
Ei. Sähköposti lähetetään vasta vahvistuksesi jälkeen, ja tehtävä luodaan, kun lomake tallennetaan. AI-avustaja voi täyttää lomakkeen kentät, mutta se ei ohita tätä vaihetta.
Minne tietoni päätyvät, kun esitän kysymyksen AI-avustajalle?
Sovelluksen tiedot tallennetaan omalle palvelimellesi, mutta kysymyksen sisältö ja tarvittava konteksti lähetetään valitsemallesi AI-palveluntarjoajalle omaa API-avaintasi käyttäen. Sähköposti on oletusarvoisesti poistettu käytöstä tietolähteenä, ja sen käyttöönotto edellyttää ylläpitäjän päätöstä.
Mitä teen, jos AI-avustaja ei vastaa?
Tarkista AI-asetuksista valittu palveluntarjoaja, API-avain ja malli. Jos määritykset ovat kunnossa, syynä voi olla API-avaimen käyttöraja tai internetyhteyden puuttuminen.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
