Dienstag, 9:40 Uhr. In Task Manager erscheint eine neue Aufgabe: „Angebot für den Kunden Nord vorbereiten", Termin Freitag, Ihnen zugewiesen. Sie lesen ein Briefing aus drei Sätzen und durchsuchen eine Viertelstunde lang alte E-Mails nach irgendetwas, das Ihnen den Einstieg erleichtert. Statt zu suchen, können Sie den KI-Assistenten fragen, der Ihre Aufgaben, Gespräche und Notizen vor Augen hat - unten drei Befehle, mit denen Sie starten.
Warum die erste halbe Stunde am teuersten ist
Bevor Sie den ersten Satz des Angebots schreiben, müssen Sie den Kontext rekonstruieren: Was hat Nord bisher gekauft, wer hat mit ihnen gesprochen, welchen Preis wir im Mai einem ähnlichen Unternehmen genannt haben. Dieses Wissen ist im Unternehmen vorhanden - verstreut über Chats, E-Mails und die Köpfe von drei Personen.
KI-Modelle halten schnell Einzug in die Arbeitswelt: Laut dem Work Trend Index 2024 von Microsoft (Studie von Februar bis März 2024) nutzen 75% der Wissensarbeiter KI bei der Arbeit, und 78% von ihnen bringen ihre eigenen KI-Tools mit - meist ohne Wissen und Richtlinien des Unternehmens. Das Problem: Ein allgemeiner Chat im Browser weiß nicht, wer Nord ist. Sie können ihm ein Briefing einfügen, aber den Gesprächsverlauf mit dem Kunden nicht - dafür müssten Sie ihn erst finden.
Im Task Manager sitzt der Assistent im selben Fenster wie die Aufgabe und sieht das, was Sie sehen - im Rahmen Ihrer Berechtigungen. Sie fügen ihm nichts ein. Sie stellen eine Frage.
Woher der Assistent weiß, worum es bei Nord geht
Die Qualität der Antwort hängt davon ab, was der Assistent „vor Augen" hat. Drei Ebenen:
- Der Thread, in dem Sie fragen. Im Aufgabenfenster klicken Sie auf die Schaltfläche „KI-Assistent" unter dem Antwortfeld. Der Editor ändert die Farbe, und die Frage sowie die Antwort sehen nur Sie - sie bleiben im Thread mit dem Badge „NUR FÜR SIE". Der Assistent kennt dann das Briefing, das gesamte Gespräch und die Anhänge (Kontextverständnis).
- Von Ihnen ausgewählte Quellen. Im Fenster des KI-Assistenten können Sie über die Schaltfläche „Quellen" mehrere Dinge gleichzeitig hinzufügen: den Chat „Sprzedaż", die Notiz „Cennik 2026", den Ordner mit Angeboten, den Kalender für die Woche. Wenn Sie mehr auswählen, als das Modell verarbeiten kann, sagt der Assistent klar, was er nicht berücksichtigt hat.
- Unternehmenswissen. Das Programm baut eine Wissensdatenbank aus Zusammenfassungen von Aufgaben und Chats sowie aus dem Inhalt von Notizen und Dateien auf. Bei der Frage „was haben wir im Juni mit Nord vereinbart" findet es einen drei Monate alten Thread, selbst wenn Sie ihn nicht manuell ausgewählt haben (Unternehmenswissen).
Die Grenze verläuft entlang Ihrer Berechtigungen: Ein normaler Benutzer erhält eine Antwort aus dem, was er selbst im Programm sieht, ein Administrator hat Zugriff auf alle Aufgaben und Chats. Die private Notiz einer Kollegin, Dateien in ihrem privaten Ordner oder ihre E-Mails fließen nicht in die Antwort ein - auch nicht beim Administrator. Wohin die Daten bei einer Frage gelangen - siehe FAQ am Ende des Textes.
So sieht das in der Praxis aus: der Thread „Oferta dla klienta Nord" mit drei Nachrichten von Kasia Wójcik und Ola Nowak vom 19. August, darunter der Editor im Assistenten-Modus - Ola tippt gerade erst ihre Frage, aber der Assistent hat bereits die Aufgabenkarte, das Gespräch über den Partnerrabatt und die Entscheidungsfrist „bis Freitag" vor sich.
Szenario 1: „Erstelle mir einen Plan" - vom leeren Blatt zu fünf Schritten
Zurück zum Dienstag. Statt in E-Mails zu suchen, öffnen Sie die Aufgabe, aktivieren den Assistenten-Modus und schreiben:
„Erstelle einen Plan, um dieses Angebot bis Freitag vorzubereiten. Berücksichtige, was wir im Juni mit Nord vereinbart haben, und unsere Preisliste aus der Notiz Cennik 2026."
Die Antwort, die Sie erwarten können (ein für diesen Text erstelltes Beispiel, keine Aufzeichnung einer echten Sitzung):
Basierend auf dem Briefing, dem Chat Sprzedaż vom 12. Juni und der Notiz Cennik 2026:
- Mittwochmorgen - den Umfang mit Nord bestätigen: Im Juni baten sie um die Variante mit Implementierung, das Briefing erwähnt sie nicht.
- Mittwoch - Kalkulation nach den Sätzen aus der Notiz; im Juni versprach Marta ihnen 10% Rabatt bei einer Entscheidung bis Ende September.
- Donnerstag - Entwurf des Angebots nach der Vorlage aus dem Ordner Oferty 2026.
- Donnerstag 15:00 Uhr - Marta prüft die Kalkulation (sie war im Juni beim Meeting dabei).
- Freitag bis 12:00 Uhr - Versand.
Ich habe in den Quellen kein Ablaufdatum für das Angebot gefunden - das sollte geklärt werden.
Der Plan enthält Fakten, die nicht im Briefing stehen - den Rabatt und die Person, die ihn versprochen hat -, weil der Assistent auf den Chat und die Notiz zugegriffen hat. Im Thread macht er das selbstständig, über die einmal täglich aktualisierte Wissensdatenbank; wenn Sie sicher sein wollen, dass er eine bestimmte Notiz berücksichtigt hat, öffnen Sie das Fenster des KI-Assistenten und wählen sie über die Schaltfläche „Quellen" aus. Und der letzte Satz sagt, was er nicht weiß, statt sich ein Ablaufdatum auszudenken. Sie behandeln das als zu prüfenden Entwurf, nicht als Entscheidung.
Szenario 2: „Mach daraus eine Checkliste" - damit der Plan nicht nur im Gespräch bleibt
„Mach daraus eine Checkliste."
Der Assistent gibt dieselben Punkte als Liste mit Kontrollkästchen zurück. Sie klicken einen Punkt an, wenn er erledigt ist, ein erneuter Klick macht es rückgängig. Die Liste aus dem privaten Gespräch gehört Ihnen - Ihr persönlicher Tagesplan.
Das funktioniert auch umgekehrt: Wenn eine Aufgabe eine lange Beschreibung hat, aber noch keinen Plan, genügt „Mach aus der Aufgabenbeschreibung eine abhakbare Checkliste". Im Screenshot unten bittet Ola darum in der Aufgabe „Projekt strony" und erhält fünf Punkte - von „Mit dem Kunden ABC die Struktur der 5 Unterseiten festlegen" (bereits abgehakt) bis „Inhalte in beiden Sprachen hochladen und die Website mit dem Kunden abnehmen" - mit der Leiste „1 von 5 erledigt".
Wenn der Fortschritt für das ganze Team sichtbar sein soll, übertragen Sie die Punkte als To-do-Liste in die Aufgabenbeschreibung. Eine solche Liste ist direkt in der Aufgabenkarte anklickbar, darunter wächst eine Fortschrittsleiste, und bei jedem abgehakten Punkt steht die Signatur der Person, die ihn markiert hat. Marta hakt „Kalkulation geprüft" am Donnerstag um 15:20 Uhr ab, und niemand fragt mehr im Chat nach, ob es schon so weit ist. Mehr dazu: Checklisten.
Szenario 3: „Schreibe den ersten Entwurf der E-Mail" - und prüfen Sie, bevor Sie senden
Mittwoch, die Kalkulation ist fertig, aber bevor Sie den Angebotsentwurf erstellen, wollen Sie den Umfang mit Nord bestätigen. Sie schreiben im selben Thread:
„Schicke eine E-Mail an piotr.nowak@nord.pl mit der Frage, ob das Angebot die Implementierung umfassen soll, über die wir im Juni gesprochen haben. Sachlicher Ton, ohne Preise."
Der Assistent schlägt einen Text in dieser Art vor:
Betreff: Angebot - Bestätigung des Umfangs Sehr geehrter Herr Piotr, wir bereiten das Angebot vor, über das wir am 12. Juni gesprochen haben. Bevor wir es fertigstellen, bitten wir um Bestätigung, ob es auch die Implementierung vor Ort (2 Tage) umfassen soll oder nur die Lizenz und die Remote-Konfiguration. Das Angebot senden wir bis Freitag.
Task Manager verschickt E-Mails nicht von allein. Sie erhalten eine Karte „Zu sendende Nachricht" mit den Schaltflächen „Senden" und „Abbrechen". Wollen Sie den Inhalt ändern, brechen Sie ab und bitten in einem Satz um eine Korrektur („kürzer, ohne die Freitagsfrist"), der Assistent liefert einen neuen Vorschlag. Der Versand startet ausschließlich nach Ihrem Klick. Die E-Mail geht von Ihrem persönlichen Postfach aus (SMTP aus Einstellungen → Profil), sodass der Kunde Ihre Adresse als Absender sieht und seine Antwort in Ihrem Postfach landet, nicht in der Anwendung. Schritt für Schritt: E-Mail senden.
Vor dem Klick prüfen Sie das Termindatum, die Adresse und ob „2 Tage" aus den Absprachen stammt und nicht aus einer Vermutung des Modells. Drei Sekunden, die Ihnen Peinlichkeiten ersparen.
Ein schwierigerer Thread? Aktivieren Sie den Experte-Modus
Manchmal liegt das Problem nicht im Schreiben, sondern im Lesen: Der Thread mit Nord hat 40 Nachrichten, in der Mitte hat jemand seine Meinung geändert, und Sie wissen nicht, was noch aktuell ist.
Die Schaltfläche „Strukturieren" über dem Thread bietet vier Lesemodi. Der vierte, Experte, formuliert die Nachrichten in Fachsprache um und fügt jeder genau eine Zeile „Expertenhinweis" hinzu - einen Rat, ein Risiko oder eine Frage, die es sich lohnt nachzufragen. Das ist die einzige Stelle, an der das Modell etwas von sich aus hinzufügen darf, deshalb ist sie gesondert gekennzeichnet. Beim Angebot für Nord könnte so ein Hinweis lauten: „Der Kunde bittet um ein Zahlungsziel von 30 Tagen, im Juni wurden 14 vereinbart - vor dem Versand bestätigen". Das Ergebnis existiert nur für die Dauer der Sitzung, die Originale bleiben unverändert.
| Modus | Was er tut | Wann verwenden |
|---|---|---|
| Originalinhalt | schaltet die KI aus | wenn Sie genau sehen möchten, was geschrieben wurde |
| Verschönern | derselbe Inhalt kürzer, in der Ich-Form | lange, in Eile geschriebene Nachrichten |
| Zusammenfassen | 1-2 Sätze pro Nachricht | Thread mit 40 Einträgen, Sie brauchen den Überblick |
| Experte | Fachsprache + ein „Expertenhinweis" | Angebot, Vertrag, Reklamation - dort, wo Risiko Geld kostet |
Im Screenshot unten ist der Experte-Modus im Thread „Projekt strony" aktiviert: über dem Gespräch das Banner „Sie lesen die von der KI erstellte Experten-Version", und unter jeder Nachricht von Ola Nowak und Magda Wiśniewska eine Zeile „Expertenhinweis" - zur mobilen Version der Mockups, zu den Auswahlkriterien zwischen zwei Varianten und zum Logo im SVG-Format.
KI-Agent: wenn Schritte von selbst passieren sollen
Der Plan aus dem ersten Szenario hat einen Haken: Sie müssen selbst daran denken, nach der Antwort zu fragen. Dafür gibt es den KI-Agenten. Zurück zum Thread mit Nord: Kasia hat geschrieben „Wir warten bis Freitag auf die Entscheidung", und Ola schreibt im selben Thread, im privaten Modus:
„Wenn Kasia bis morgen nicht antwortet, erinnere sie um 8:30 Uhr, und um 9:00 Uhr sag mir Bescheid."
Der Agent erstellt daraus einen Plan - zu sehen im Eröffnungsbild dieses Textes: die Karte „KI-Plan #16 gespeichert" mit einer Zusammenfassung („Ich warte bis morgen 8:30 Uhr auf Kasias Antwort. Falls sie ausbleibt, erinnere ich im Thread und melde mich um 9:00 Uhr bei Ihnen") sowie drei Schritten mit Datum und Uhrzeit: auf Antwort warten, Nachricht senden 08:30 Uhr, benachrichtigen 09:00 Uhr. Unter dem Plan steht der Befehl, um alles zu widerrufen („@aipriv /anuluj plan 16"). Im Fenster des KI-Assistenten sehen Sie, bevor irgendetwas gespeichert wird, eine Karte mit dem Plan und die Schaltfläche „Ja, ausführen". Nach der Bestätigung erscheinen die Schritte im Kalender als anthrazitfarbene Einträge mit einem Roboter-Symbol neben den Aufgaben. Ein Klick öffnet ein Fenster, in dem Sie die Uhrzeit ändern oder einen einzelnen Schritt abbrechen können - der Rest des Plans läuft weiter.
Fakten, die Sie kennen sollten, bevor Sie dem Agenten die Arbeit überlassen:
- Ein Plan hat höchstens 10 Schritte und läuft nach 30 Tagen ab.
- Ohne einen CRON-Job auf dem Server werden die Planschritte ausgeführt, sobald jemand aus dem Team die Anwendung geöffnet hat; mit CRON (einmalige Einrichtung durch den Administrator) pünktlich, auch nachts und am Wochenende. Das Programm warnt beim Einrichten, wenn der Cron fehlt.
- Der Agent schreibt in Ihrem Namen und im Rahmen Ihrer Berechtigungen.
- Wenn der Assistent schreibt „ich habe eine Erinnerung eingerichtet", die Erinnerung aber nicht entstanden ist, sehen Sie unter der Antwort einen gelben Block „Richtigstellung". Das Programm achtet darauf, dass sich die KI nicht mit Arbeit brüstet, die sie nicht erledigt hat.
Wo die KI aufhört und Ihre Verantwortung beginnt
Der Assistent schlägt vor, er entscheidet nicht. Der Plan bis Freitag, der Rabatt von 10%, das Zahlungsziel - das sind Vorschläge, zusammengestellt aus dem, was er in den Quellen gefunden hat. Wenn Marta im Juni über einen anderen Kunden geschrieben hat, klingt die Antwort genauso überzeugend. Zahlen, Daten und Namen prüfen Sie selbst.
Der Assistent sieht nur Text. Er liest PDF, DOCX, XLSX, CSV und Textdateien, aber ein gescannter Vertrag ohne Textebene bleibt für ihn ein leeres Blatt - das Programm verfügt über keine OCR.
Der Assistent weiß nicht, was Sie ihm nicht gezeigt haben. Telefonisch getroffene Absprachen, die niemand notiert hat, kann kein Modell rekonstruieren. Ein einziger Satz im Thread nach dem Gespräch genügt („Piotr hat die Implementierung bestätigt, 2 Tage, Start im Oktober").
Das Programm funktioniert auch ohne KI. Aufgaben, To-do-Listen, Kalender und Notizen benötigen keinen API-Schlüssel. Die KI aktiviert der Administrator - getrennt für Aufgaben, Chats und das Assistenten-Fenster.
Wie Sie in Ihrem Team beginnen
- Der Administrator hinterlegt den Schlüssel. Einstellungen → KI: Anbieter, API-Schlüssel, Modell aus der vom Konto abgerufenen Liste.
- Jeder probiert es an der eigenen Aufgabe aus. Am besten an der, die seit zwei Tagen unbearbeitet liegt: die Schaltfläche „KI-Assistent" im Thread und die Frage „womit soll ich anfangen".
- Sie halten Absprachen dort fest, wo die KI sie findet. Eine Notiz mit der Preisliste, ein Ordner mit Angeboten, ein Satz im Thread nach dem Telefonat. Je mehr Wissen im Programm steckt, desto weniger Allgemeinplätze in den Antworten.
Die Aufgabe „Oferta dla klienta Nord" müssen Sie weiterhin selbst schreiben. Der Unterschied ist, dass Sie am Dienstag um 9:40 Uhr nicht mit der Suche beginnen, sondern mit einem Plan, der aus Ihren eigenen Absprachen zusammengestellt wurde. Wenn Sie das an Beispielprojekten ausprobieren möchten, hinterlassen Sie Ihren Kontakt bei Demo - wir schicken Ihnen den Zugang zur Demoversion.
Häufig gestellte Fragen
Sieht der KI-Assistent die Aufgaben anderer Personen?
Er antwortet innerhalb der Berechtigungen der fragenden Person: Ein normaler Benutzer bekommt nur das, was er selbst im Programm sieht, ein Administrator hat Zugriff auf alle Aufgaben und Chats. Niemand - auch kein Administrator - bekommt fremde private Notizen, Dateien aus privaten Ordnern oder fremde E-Mails.
Sehen andere Teilnehmer der Aufgabe eine Frage an den Assistenten im Thread?
Nein. Der Modus „KI-Assistent" im Thread ist privat: Frage und Antwort bleiben in der Aufgabe mit dem Abzeichen „NUR FÜR SIE". Eine über „Speichern" angelegte Aufgabe oder eine nach Bestätigung versendete E-Mail sind dagegen normale, sichtbare Aktionen.
Kann die KI eine E-Mail senden oder eine Aufgabe anlegen, ohne dass ich es weiß?
Nein. Die E-Mail wird erst nach einem Klick auf „Senden" verschickt, die Aufgabe entsteht erst nach „Speichern" im geöffneten Formular, und der Agentenplan startet erst nach „Ja, ausführen". Behauptet eine Antwort, dass etwas erledigt wurde, obwohl das nicht stimmt, fügt das Programm einen Block „Richtigstellung" hinzu.
Wohin gelangen meine Daten, wenn ich den Assistenten frage?
Die Anwendungsdaten liegen auf Ihrem Server. Die Anfrage mit dem für die Antwort nötigen Kontext (Ausschnitte aus Thread, Notizen, Dateien) geht an den von der Firma gewählten Modellanbieter (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok) auf deren eigenem API-Schlüssel, ohne Zwischenhändler-Marge. E-Mail als Wissensquelle ist standardmäßig deaktiviert - der Administrator aktiviert sie.
Quellen
- Microsoft, Work Trend Index 2024: „AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part" (Studie unter 31.000 Beschäftigten in 31 Ländern, Februar-März 2024)
- Task Manager, Benutzerhandbuch: KI-Assistent (privater Modus im Thread, Wissensquellen, Checklisten, E-Mail-Versand, KI-Agent, Richtigstellung)
- Task Manager, Benutzerhandbuch: Kalender (Versendungen des KI-Agenten im Raster, Abbrechen eines einzelnen Schritts)
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
