Dienstag, 9:40 Uhr. Ola Nowak erhält die Aufgabe „Angebot für den Kunden Nord“, mit Fälligkeitsdatum am Freitag und einem Briefing aus drei Sätzen. Eine Viertelstunde lang durchsucht sie alte Nachrichten. Dabei könnte sie anders beginnen: dem KI-Assistenten die passenden Materialien zur Verfügung stellen und ihn um einen Plan, eine Checkliste oder einen E-Mail-Entwurf bitten.
Die erste halbe Stunde geht für die Rekonstruktion des Kontexts drauf
Die erste halbe Stunde der Arbeit an einer Aufgabe kann allein für die Suche nach Absprachen draufgehen. Sie müssen prüfen, was der Kunde zuvor gekauft hat, wer mit ihm gesprochen hat und welche Version des Leistungsumfangs aktuell ist.
Ola hat noch kein Problem damit, das Angebot zu schreiben. Zuerst versucht sie herauszufinden, ob Nord die zusätzliche Sprachversion akzeptiert hat, welcher Termin im Gespräch genannt wurde und wo die letzte Kalkulation liegt. Ein allgemeiner KI-Chat kennt diese Informationen erst, wenn Sie sie dort einfügen.
In Task Manager können Sie den KI-Assistenten innerhalb eines Aufgaben-Threads fragen. Sie können auch ein separates Fenster des KI-Assistenten öffnen und die für den Vorgang relevanten Materialien auswählen. Der KI-Assistent sieht nur Inhalte, auf die Sie Zugriff haben. Er ersetzt keine klare Projektstruktur, verkürzt aber den Weg von den Absprachen zum ersten Entwurf.
Der KI-Assistent kennt nur den Kontext, zu dem Sie Zugriff haben
Die Qualität der Antworten hängt vom Inhalt des aktuellen Threads und den von Ihnen angegebenen Quellen ab. In der Variante Standard durchsucht der KI-Assistent nicht selbstständig die Unterlagen des gesamten Unternehmens; in Pro wählt er zusätzlich passende Abschnitte aus der KI-Wissensdatenbank aus, allerdings nur aus Materialien, zu denen Sie Zugriff haben.
Ola öffnet eine Aufgabe oder einen Chat und aktiviert darin den KI-Assistenten. Ihre Frage und die Antwort bleiben für die anderen Teilnehmer unsichtbar. Die Antwort erscheint mit dem Label „NUR FÜR SIE“ im Gespräch, sodass Ola später darauf zurückkommen kann. Mehr über diesen Mechanismus erfahren Sie auf der Seite Wie KI den Gesprächskontext versteht.
In einem separaten Fenster wählt Ola die Materialien aus, die der KI-Assistent lesen soll. Sie kann meine Aufgaben, den Kalender, den gesamten Arbeitsbereich, eine bestimmte Aufgabe, einen Chat oder eine Notiz, Dateien (einen Ordner oder eine einzelne Datei) sowie ihr eigenes Postfach hinzufügen - die Module E-Mail und Dateien sind Bestandteil der Variante Pro. Eine Leiste zeigt, wie viel Material in den Kontext aufgenommen wurde, und der KI-Assistent informiert darüber, was nicht berücksichtigt wurde.
Jeder Thread des KI-Assistenten hat einen eigenen Verlauf, einen eigenen Namen und einen eigenen Satz an Quellen. Er ist auch vor dem Administrator privat. E-Mail als Wissensquelle bleibt standardmäßig deaktiviert, da ihr Inhalt nach der Aktivierung an den externen KI-Anbieter übermittelt wird. Die KI-Wissensdatenbank ist Bestandteil der Variante Pro.
Die Anweisung „Erstelle einen Plan“ macht aus den Materialien einen ersten Entwurf
Die Anweisung „Erstelle einen Plan“ hilft Ihnen, eine Aufgabe zu beginnen, ohne alle Absprachen manuell übertragen zu müssen. Das Ergebnis dient als vorläufige Reihenfolge der Arbeitsschritte, die Sie prüfen, bevor Sie sie an das Team weitergeben.
Ola öffnet das Fenster des KI-Assistenten und wählt die Aufgabe „Angebot für den Kunden Nord“, den Chat Vertrieb und die Notiz mit dem Leistungsumfang aus. Um 10:05 Uhr gibt sie Folgendes ein:
Erstelle einen Plan für die Vorbereitung des Angebots für Nord. Stütze dich ausschließlich auf die ausgewählte Aufgabe, den Chat Vertrieb und die Notiz mit dem Leistungsumfang. Markiere die Informationen, die ich prüfen muss.
In diesem Szenario könnte die Antwort so aussehen:
- Bestätigen Sie den Umfang der Website und die Sprachversionen.
- Prüfen Sie den in der Unterhaltung festgehaltenen Fertigstellungstermin.
- Erstellen Sie die Kalkulation anhand der Notiz mit dem Leistungsumfang.
- Überprüfen Sie, wer bei Nord für die Freigabe zuständig ist.
- Verfassen Sie eine Nachricht mit dem Angebot und der Antwortfrist.
Der Plan ist weder eine Entscheidung noch ein fertiges Angebot. Er ist ein strukturierter Entwurf auf Grundlage des bereitgestellten Materials. Wenn ein Teil der Quellen nicht in den Kontext passt, weist der KI-Assistent auf die ausgelassenen Materialien hin, statt diese Einschränkung zu verschweigen.
Die Anweisung „Erstelle eine Checkliste“ macht den Plan praktisch nutzbar
Der KI-Assistent kann eine Aufgabenbeschreibung in eine Checkliste zum Abhaken umwandeln. So endet der Plan nicht als weitere lange Antwort, die sich niemand ansieht.
Am Mittwoch um 8:50 Uhr öffnet Ola die Aufgabe „Website-Projekt“ und gibt Folgendes ein:
Erstelle aus der Aufgabenbeschreibung eine Checkliste zum Abhaken. Ordne die Punkte in der Reihenfolge ihrer Bearbeitung an.
Der KI-Assistent gibt eine Liste aus, und Sie haken die erledigten Punkte direkt im Thread ab. Unter der Liste füllt sich der Fortschrittsbalken. Ola prüft und korrigiert die Punkte und überträgt sie in die gemeinsame Aufgabenbeschreibung.
Wenn die Liste die Arbeit mehrerer Personen begleiten soll, übertragen Sie sie in die Aufgabenbeschreibung. Die To-do-Liste in der Beschreibung wird vom gesamten Team gemeinsam genutzt, lässt sich ohne Öffnen des Bearbeitungsmodus bedienen und zeigt den Namen der Person an, die einen Punkt abgehakt hat. Am Donnerstag um 15:20 Uhr markiert Marta „Kalkulation geprüft“, und der Rest des Teams sieht die Änderung, ohne im Chat nachfragen zu müssen.
Sehen Sie sich auch die von KI erstellten Checklisten und ein Beispiel dafür an, wie eine Checkliste eine Teamaufgabe strukturiert.
Die Anweisung „Bereite eine E-Mail vor“ erfordert weiterhin Ihre Kontrolle
Der KI-Assistent kann auf Grundlage der angegebenen Vereinbarungen eine Nachricht verfassen, versendet sie aber nicht selbst. Die E-Mail wird erst nach Ihrer Bestätigung aus Ihrem persönlichen Postfach gesendet.
Am Mittwoch ist das Angebot für Nord fertig. Ola bittet:
Verfasse eine E-Mail an den Kunden Nord. Bestätige den Umfang des Angebots und den Termin für die Übermittlung des Entwurfs und bitte bis Freitag um Freigabe. Füge keine Informationen hinzu, die nicht in den Quellen enthalten sind.
Der KI-Assistent kann Folgendes vorschlagen:
Guten Tag, anbei übersende ich Ihnen den vereinbarten Umfang des Angebots für die neue Website. Der Entwurf umfasst die in der beigefügten Übersicht beschriebenen Elemente. Bitte bestätigen Sie den Umfang bis Freitag, damit wir den angegebenen Zeitplan einhalten können.
Ola prüft die Adresse, das Datum und den Umfang. Wenn im Entwurf „2 Tage für die Implementierung“ auftauchen, kehrt sie zur Quelle zurück und prüft, ob diese Zahl tatsächlich genannt wurde. Eine Korrektur kann sie mit einem einzigen Satz anweisen, die Verantwortung für den Inhalt bleibt jedoch weiterhin bei ihr.
Das Modul E-Mail ist Bestandteil der Pro-Variante. Mehr über den Versand von Nachrichten durch den KI-Assistenten erfahren Sie auf der Seite zum Versenden von E-Mails mithilfe von KI sowie in der Beschreibung des Moduls E-Mail.
Einen Thread mit 40 Nachrichten lesen Sie im Expertenmodus
Der Expertenmodus hilft dabei, Risiken, Widersprüche und fehlende Vereinbarungen in einer langen Unterhaltung zu erkennen. Die Funktion Strukturieren zeigt dabei eine temporäre Ansicht des Inhalts an, während die ursprünglichen Nachrichten unverändert bleiben.
| Modus | Was er tut | Wann Sie ihn verwenden sollten |
|---|---|---|
| Originalinhalt | Zeigt Nachrichten unverändert an | Wenn Sie den genauen Wortlaut der Vereinbarungen benötigen |
| Verschönern | Kürzt denselben Inhalt und gibt ihn in der ersten Person wieder | Wenn die Nachrichten chaotisch oder voller Tippfehler sind |
| Zusammenfassen | Fasst jede Nachricht in 1-2 Sätzen zusammen | Wenn Sie den Verlauf der Unterhaltung schnell nachvollziehen möchten |
| Experte | Formuliert den Inhalt professionell und fügt die Zeile „Expertenhinweis“ hinzu | Wenn Sie nach Risiken, Widersprüchen oder einer fehlenden Vereinbarung suchen |
Beim Angebot für Nord kann der Expertenmodus darauf hinweisen, dass in einer Nachricht ein Zahlungsziel von 30 Tagen und in einer anderen von 14 Tagen genannt wird. Das ist ein Hinweis zur Überprüfung, keine automatische Korrektur des Vertrags.
Die Funktion Strukturieren verarbeitet die Unterhaltung in Blöcken von jeweils 8 Nachrichten. Das Programm speichert die strukturierten Versionen nach dem Ende der Sitzung nicht. Wenn Sie eine Nachricht exportieren, während Sie die KI-Version lesen, wird die sichtbare Version zusammen mit einem Hinweis auf den verwendeten Modus in der Datei gespeichert.
Der KI-Agent übernimmt Aufgaben mit mehreren Schritten
Der KI-Agent ist ein erweiterter Modus des KI-Assistenten: Nach einer komplexen Anweisung schlägt er einen Aktionsplan vor, den Sie vor der Ausführung bestätigen. Dieser Modus ist für komplexe Anweisungen vorgesehen, die sich nicht mit einer einzigen Antwort erledigen lassen.
Am Freitag benötigt Ola eine Übersicht der Vereinbarungen zum Angebot für Nord. Statt die Threads einzeln durchzugehen, gibt sie eine komplexe Anweisung ein: die Vereinbarungen aus der Aufgabe und dem Chat Vertrieb zusammenzutragen und daraus eine kurze Übersicht zu erstellen. Der KI-Agent schlägt einen Aktionsplan mit den nächsten Schritten vor.
Der Plan startet erst nach Ihrer Bestätigung und wird im Rahmen Ihrer Berechtigungen ausgeführt - der KI-Agent tut nichts, was Sie nicht selbst freigegeben haben. Weitere Beispiele finden Sie in der Beschreibung des KI-Agenten für mehrstufige Aufgaben.
Im KI-Assistenten eingerichtete Erinnerungen funktionieren in der Anwendung jederzeit. Das Versenden von E-Mails im Hintergrund bei geschlossener Anwendung erfordert einen wiederkehrenden CRON-Job auf dem Server; beim Einrichten der Erinnerung weist das Programm darauf hin. CRON ist ein wiederkehrender Job, der vom Server zu einer festgelegten Uhrzeit ausgeführt wird.
KI endet dort, wo die Verantwortung für das Ergebnis beginnt
Der KI-Assistent erstellt Entwürfe und strukturiert Inhalte, übernimmt aber nicht die Verantwortung für die Entscheidung. Zahlen, Daten, Adressen und Namen prüfen Sie, bevor Sie die Antwort verwenden.
Der KI-Assistent gibt Empfehlungen, trifft aber keine Entscheidungen. Eine Antwort kann auch dann überzeugend klingen, wenn das angegebene Material unvollständig ist. Deshalb vergleichen Sie den Entwurf vor dem Versand des Angebots mit den getroffenen Vereinbarungen.
Der KI-Assistent kann bestimmte Formate lesen. Unterstützt werden TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX und PDF. Er kann auch Bilder analysieren, sofern das ausgewählte Modell diese Funktion unterstützt. Das Programm verfügt nicht über OCR, daher kann ein gescannter Vertrag ohne Textebene nicht wie ein gewöhnliches Dokument gelesen werden. Auch alte binäre DOC-Dateien können nicht gelesen werden.
Der KI-Assistent kennt keine Vereinbarungen, die Sie nicht festgehalten haben. Wenn der Kunde den Termin während eines Telefonats geändert hat, ergänzen Sie einen Satz im Thread oder in den Notizen. Das Modell kann eine Unterhaltung, die nicht in den Quellen enthalten ist, nicht rekonstruieren.
Das Programm funktioniert auch ohne KI. Aufgaben, To-do-Listen, Kalender und Notizen erfordern kein Konto bei einem Modellanbieter. Der Administrator aktiviert die KI separat für Aufgaben, Chats und das Fenster des KI-Assistenten.
Der Inhalt der Frage und der benötigte Kontext werden an den ausgewählten Anbieter übermittelt: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Ihr Unternehmen verwendet einen eigenen API-Schlüssel und rechnet direkt mit dem Anbieter ab, ohne Aufschlag von Task Manager. Die Anwendungsdaten bleiben auf dem Unternehmensserver, doch das bedeutet nicht, dass Anfragen an die aktivierte KI diesen Server nicht verlassen.
Beginnen Sie morgen mit einer einzigen überfälligen Aufgabe
Wählen Sie morgen um 9:00 eine Aufgabe aus, die seit zwei Tagen unerledigt ist, und bitten Sie den KI-Assistenten um einen Plan für den Arbeitsbeginn. Sie müssen nicht sofort die Arbeitsweise des gesamten Teams ändern.
Zuerst wählt der Administrator unter Einstellungen → KI einen Anbieter aus und gibt den eigenen API-Schlüssel ein. Anschließend lädt er die Liste der Modelle herunter und wählt eines davon aus. Nach dem Speichern der Konfiguration erscheint der KI-Assistent automatisch bei den anderen Benutzern, in der Regel innerhalb von etwa einer Minute. Der Prozess wird im Leitfaden zum eigenen API-Schlüssel für KI im Unternehmen beschrieben.
Wählen Sie einen mit der Aufgabe verbundenen Chat oder eine Notiz aus und geben Sie ein: „Erstelle einen Plan für den Start dieser Aufgabe. Verwende nur die angegebenen Quellen“. Die Aufgabe müssen Sie weiterhin selbst erledigen, aber Sie beginnen mit einer übersichtlichen Skizze statt mit einer Viertelstunde Suche im Posteingang. Sie können diesen Ablauf in der Demo ausprobieren.
Häufig gestellte Fragen
Sehen die anderen Teilnehmer der Aufgabe meine Frage an den KI-Assistenten?
Nein, eine im Modus KI-Assistent innerhalb eines Threads gestellte Frage und die Antwort mit dem Hinweis „NUR FÜR SIE“ sind privat. Eine über das vorbereitete Formular gespeicherte Aufgabe und eine nach der Bestätigung gesendete E-Mail werden dagegen zu normalen Aktionen im Programm.
Sieht der KI-Assistent die Aufgaben anderer Personen?
Der KI-Assistent sieht ausschließlich Inhalte, auf die Sie Zugriff haben. Notizen, Ihr eigenes Postfach und Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten bleiben auch für den Administrator privat.
Kann der KI-Assistent ohne mein Wissen eine E-Mail senden oder eine Aufgabe erstellen?
Nein, die E-Mail wird erst nach Ihrer Bestätigung gesendet und die Aufgabe erst beim Speichern des Formulars erstellt. Der KI-Assistent kann die Formularfelder ausfüllen, diesen Schritt jedoch nicht umgehen.
Wohin gelangen meine Daten, wenn ich dem KI-Assistenten eine Frage stelle?
Die Anwendungsdaten werden auf Ihrem Server gespeichert. Der Inhalt der Frage und der erforderliche Kontext werden dagegen über Ihren API-Schlüssel an den ausgewählten KI-Anbieter übermittelt. E-Mail ist als Wissensquelle standardmäßig deaktiviert und muss vom Administrator freigegeben werden.
Was kann ich tun, wenn der KI-Assistent nicht antwortet?
Überprüfen Sie in den KI-Einstellungen den ausgewählten Anbieter, den API-Schlüssel und das Modell. Wenn die Konfiguration korrekt ist, kann ein Limit für den API-Schlüssel oder eine fehlende Internetverbindung die Ursache sein.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
