Mardi, 9:40. Ola Nowak reçoit la tâche « Offre pour le client Nord », à rendre vendredi, avec un brief de trois phrases. Elle passe un quart d’heure à parcourir d’anciens messages, alors qu’elle pourrait commencer autrement : indiquer à l’Assistant IA les ressources pertinentes et lui demander un plan, une checklist ou un brouillon d’e-mail.
La première demi-heure sert à reconstituer le contexte
La première demi-heure consacrée à une tâche peut se résumer à rechercher les décisions prises. Vous devez vérifier ce que le client a acheté auparavant, qui a échangé avec lui et quelle version du périmètre est à jour.
Ola n’a pas encore de difficulté à rédiger l’offre. Elle essaie d’abord de déterminer si Nord a accepté la version linguistique supplémentaire, quel délai a été évoqué pendant la conversation et où se trouve le dernier devis. Une IA généraliste ne connaît pas ces informations tant que vous ne les lui avez pas fournies.
Dans Task Manager, vous pouvez interroger l’Assistant IA depuis le fil de discussion d’une tâche. Vous pouvez également ouvrir une fenêtre distincte de l’Assistant IA et indiquer les ressources liées au sujet. L’Assistant IA voit uniquement les contenus auxquels vous avez accès. Il ne remplace pas une bonne organisation du projet, mais raccourcit le chemin entre les décisions prises et le premier brouillon.
L’Assistant IA ne connaît que le contexte auquel vous avez accès
La qualité des réponses dépend du contenu du fil en cours et des sources que vous indiquez. En version Standard, l'Assistant IA ne parcourt pas de lui-même les documents de toute l'entreprise ; en version Pro, il sélectionne aussi des extraits pertinents de la base de connaissances IA, mais uniquement parmi les contenus auxquels vous avez accès.
Ola ouvre une tâche ou une discussion et y active le mode Assistant IA. La question et la réponse restent invisibles aux autres participants. La réponse est conservée dans la conversation avec le badge « UNIQUEMENT POUR VOUS », pour qu’Ola puisse la retrouver plus tard. Pour en savoir plus sur ce mécanisme, consultez la page sur la façon dont l’IA comprend le contexte d’une conversation.
Dans une fenêtre distincte, Ola indique les ressources que l’Assistant IA doit consulter. Elle peut ajouter mes tâches, le Calendrier, l’ensemble de l’Espace de travail, une tâche précise, une discussion ou une note, des fichiers (un dossier ou un fichier unique), ainsi que sa propre boîte mail - les modules Messagerie et Fichiers font partie de la formule Pro. Une barre indique la quantité de ressources intégrée au contexte et l’Assistant IA précise celles qu’il n’a pas prises en compte.
Chaque fil de l'Assistant IA possède son propre historique, son nom et son ensemble de sources. Il reste privé, même vis-à-vis de l'administrateur. La Messagerie comme source de connaissances reste désactivée par défaut, car son contenu, une fois activé, est transmis au fournisseur d'IA externe. La base de connaissances IA fait partie de la version Pro.
L’instruction « élabore un plan » transforme les ressources en un premier brouillon
L’instruction « élabore un plan » permet de commencer une tâche sans recopier manuellement toutes les décisions prises. Le résultat constitue un ordre d’exécution provisoire que vous vérifiez avant de le transmettre à l’équipe.
Ola ouvre la fenêtre de l’Assistant IA, sélectionne la tâche « Offre pour le client Nord », la discussion Vente et la note contenant le périmètre des services. À 10:05, elle saisit :
Élabore un plan pour préparer l’offre destinée à Nord. Appuie-toi uniquement sur la tâche indiquée, la discussion Vente et la note contenant le périmètre. Signale les informations que je dois vérifier.
Dans ce scénario, la réponse peut ressembler à ceci :
- Confirmez le périmètre du site et les versions linguistiques.
- Vérifiez le délai de réalisation indiqué dans la conversation.
- Préparez le devis à partir de la note contenant le périmètre.
- Identifiez la personne chargée de la validation chez Nord.
- Rédigez un message contenant l’offre et la date limite de réponse.
Le plan n’est ni une décision ni une offre finalisée. Il s’agit d’un brouillon structuré à partir des ressources fournies. Si certaines sources ne tiennent pas dans le contexte, l’Assistant IA indique les ressources omises au lieu de passer cette limite sous silence.
L’instruction « crée une checklist » transforme le plan en actions concrètes
L’Assistant IA peut transformer la description d’une tâche en checklist à cocher. Ainsi, le plan ne finit pas sous la forme d’une nouvelle réponse interminable que personne ne consulte.
Mercredi à 8:50, Ola ouvre la tâche « Projet de site » et saisit :
Transforme la description de la tâche en checklist à cocher. Classe les éléments dans leur ordre d’exécution.
L’Assistant IA renvoie une liste et vous cochez les éléments terminés directement dans le fil de discussion. La barre de progression située sous la liste avance. Ola vérifie les éléments, les corrige et les transfère dans la description partagée de la tâche.
Lorsque la liste doit guider le travail de plusieurs personnes, vous la transférez dans la description de la tâche. La Liste de tâches dans la description est partagée avec l’équipe, permet de cocher des éléments sans ouvrir le mode édition et affiche le nom de la personne ayant coché chaque élément. Jeudi à 15:20, Marta coche « devis vérifié » et le reste de l’équipe voit la modification sans avoir à poser la question dans la discussion.
Découvrez également les checklists créées par l’IA ainsi qu’un exemple montrant comment une checklist structure une tâche d’équipe.
L’instruction « prépare un e-mail » nécessite toujours votre validation
L’Assistant IA peut rédiger un message à partir des éléments indiqués, mais ne l’envoie pas lui-même. L’e-mail n’est envoyé depuis votre messagerie personnelle qu’après votre confirmation.
Mercredi, le devis Nord est prêt. Ola demande :
Préparez un e-mail pour le client Nord. Confirmez le périmètre de l’offre et la date d’envoi du projet, puis demandez une validation avant vendredi. N’ajoutez aucune information absente des sources.
L’Assistant IA peut proposer :
Bonjour, je vous transmets le périmètre convenu de l’offre pour le nouveau site. Le projet comprend les éléments décrits dans le récapitulatif joint. Merci de confirmer ce périmètre avant vendredi afin que nous puissions respecter le calendrier indiqué.
Ola vérifie l’adresse, la date et le périmètre. Si la mention « 2 jours de mise en œuvre » apparaît dans le brouillon, elle revient à la source pour vérifier si ce nombre a réellement été indiqué. Elle peut demander une correction en une phrase, mais reste responsable du contenu.
Le module Messagerie fait partie de la formule Pro. Pour en savoir plus sur l’envoi de messages par l’Assistant IA, consultez la page consacrée à l’envoi d’e-mails avec l’aide de l’IA ainsi que la description du module Messagerie.
Lisez un fil de discussion de 40 messages en mode Expert
Le mode Expert aide à repérer les risques, les contradictions et les éléments manquants dans une longue conversation. La fonctionnalité Structurer affiche alors une vue temporaire du contenu, tandis que les messages d’origine restent inchangés.
| Mode | Ce qu'il fait | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Contenu original | Affiche les messages sans les modifier | Lorsque vous avez besoin de connaître la formulation exacte des éléments convenus |
| Enjoliver | Raccourcit le même contenu et le reformule à la première personne | Lorsque les messages sont désordonnés ou comportent de nombreuses fautes de frappe |
| Résumer | Résume chaque message en 1-2 phrases | Lorsque vous souhaitez reconstituer rapidement le déroulement de la conversation |
| Expert | Reformule le contenu de manière professionnelle et ajoute une ligne « Remarque de l’expert » | Lorsque vous recherchez un risque, une contradiction ou un élément manquant |
Pour l’offre destinée à Nord, le mode Expert peut signaler qu’un message mentionne un délai de paiement de 30 jours, tandis qu’un autre indique 14 jours. Il s’agit d’un point à vérifier, et non d’une correction automatique du contrat.
La fonctionnalité Structurer traite la conversation par lots de 8 messages. Le programme n’enregistre pas les versions structurées à la fin de la session. Si vous exportez un message pendant que vous consultez la version générée par l’IA, le fichier contiendra la version visible accompagnée d’une note indiquant le mode utilisé.
L’Agent IA prend en charge les tâches comportant plusieurs étapes
L’Agent IA est un mode avancé de l’Assistant IA : après avoir reçu une instruction complexe, il propose un plan d’action que vous validez avant son exécution. Ce mode est destiné aux demandes complexes qui ne peuvent pas être traitées en une seule réponse.
Vendredi, Ola a besoin d’un récapitulatif des éléments convenus concernant l’offre Nord. Au lieu de parcourir les fils de discussion un par un, elle saisit une instruction complexe : rassembler les éléments de la tâche et de la discussion Ventes, puis en préparer un bref récapitulatif. L’Agent IA propose un plan d’action composé de plusieurs étapes.
Le plan ne démarre qu’après votre validation et s’exécute dans les limites de vos autorisations - l’Agent IA n’effectue aucune action que vous n’avez pas vous-même approuvée. Vous trouverez d’autres exemples dans la présentation de l’Agent IA pour les tâches en plusieurs étapes.
Les rappels configurés dans l’Assistant IA fonctionnent toujours dans l’application. L’envoi d’e-mails en arrière-plan lorsque l’application est fermée nécessite une tâche CRON récurrente sur le serveur ; le programme vous en avertit lors de la configuration du rappel. CRON est une tâche récurrente exécutée par le serveur à une heure définie.
L’IA s’arrête là où commence la responsabilité du résultat
L’Assistant IA prépare des brouillons et structure le contenu, mais n’assume pas la responsabilité de la décision. Vous devez vérifier les nombres, les dates, les adresses et les noms avant d’utiliser la réponse.
L’Assistant IA vous conseille, mais ne décide pas. La réponse peut sembler fiable même lorsque les sources indiquées sont incomplètes. Avant d’envoyer l’offre, vous devez donc comparer le brouillon avec les éléments convenus.
L’Assistant IA lit des formats spécifiques. Il prend en charge les formats TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX et PDF. Il peut également analyser des images si le modèle choisi le permet. Le programme ne dispose pas de fonction OCR : le scan d’un contrat sans couche de texte ne sera donc pas lu comme un document ordinaire. Il ne peut pas non plus lire les anciens fichiers DOC binaires.
L’Assistant IA ne connaît pas les éléments que vous n’avez pas consignés. Si le client a modifié l’échéance au téléphone, ajoutez une phrase dans le fil de discussion ou dans une note. Le modèle ne peut pas reconstituer une conversation absente des sources.
Le programme fonctionne également sans IA. Les Tâches, les listes de tâches, le Calendrier et les Notes ne nécessitent aucun compte auprès d’un fournisseur de modèles. L’administrateur active séparément l’IA pour les tâches, les discussions et la fenêtre de l’Assistant IA.
Le contenu de la question et le contexte nécessaire sont transmis au fournisseur choisi : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Votre entreprise utilise sa propre clé API et règle directement le fournisseur, sans marge ajoutée par Task Manager. Les données de l’application restent sur le serveur de l’entreprise, mais cela ne signifie pas que les requêtes adressées à l’IA active ne quittent pas ce serveur.
Demain, commencez par une tâche en retard
Demain à 9:00, choisissez une tâche en attente depuis deux jours et demandez à l’Assistant IA de préparer un plan pour commencer à travailler dessus. Vous n’avez pas besoin de changer immédiatement les méthodes de toute l’équipe.
L’administrateur commence par choisir un fournisseur dans Paramètres → IA et saisit sa propre clé API. Il récupère ensuite la liste des modèles et sélectionne l’un d’entre eux. Une fois la configuration enregistrée, l’Assistant IA apparaît automatiquement pour les autres utilisateurs, généralement dans un délai d’environ une minute. Ce processus est présenté dans le guide consacré à l’utilisation de votre propre clé IA en entreprise.
Sélectionnez la discussion ou la note liée à la tâche et saisissez : « Prépare un plan pour commencer cette tâche. Utilise uniquement les sources indiquées ». La tâche reste à réaliser, mais vous partez d’une ébauche structurée au lieu de passer un quart d’heure à chercher dans votre boîte mail. Vous pouvez tester ce processus dans la Demo.
Questions fréquentes
Les autres participants à la tâche voient-ils ma question adressée à l’Assistant IA ?
Non, la question posée en mode Assistant IA dans le fil de discussion et la réponse portant la mention « POUR VOUS UNIQUEMENT » sont privées. La tâche enregistrée à partir du formulaire préparé et l’e-mail envoyé après confirmation deviennent ensuite des actions ordinaires dans le logiciel.
L'Assistant IA voit-il les tâches des autres ?
L’Assistant IA voit uniquement les contenus auxquels vous avez accès. Les notes, votre messagerie personnelle et vos conversations avec l’Assistant IA restent privées, y compris vis-à-vis de l’administrateur.
L’Assistant IA peut-il envoyer un e-mail ou créer une tâche à mon insu ?
Non, l’e-mail n’est envoyé qu’après votre confirmation et la tâche n’est créée qu’une fois le formulaire enregistré. L’Assistant IA peut remplir les champs du formulaire, mais il ne contourne pas cette étape.
Où vont mes données lorsque j’interroge l’Assistant IA ?
Les données de l’application sont stockées sur votre serveur, tandis que le contenu de la question et le contexte nécessaire sont transmis au fournisseur d’IA sélectionné à l’aide de votre clé API. L’utilisation de la Messagerie comme source de connaissances est désactivée par défaut et nécessite une décision de l’administrateur.
Que faire si l’Assistant IA ne répond pas ?
Vérifiez dans les Paramètres IA le fournisseur sélectionné, la clé API et le modèle. Si la configuration est correcte, le problème peut provenir d’une limite appliquée à la clé API ou de l’absence de connexion à Internet.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
