Vous ne savez pas par où commencer une tâche ? Demandez à l'Assistant, qui connaît vos projets

Mardi, 9h40. Une nouvelle tâche apparaît dans Task Manager : « Préparer une offre pour le client Nord », échéance vendredi, assignée à vous. Vous lisez un brief de trois phrases, puis passez un quart d'heure à parcourir de vieux e-mails à la recherche de quoi que ce soit pour démarrer. Plutôt que de chercher, vous pouvez poser la question à l'Assistant IA, qui a sous les yeux vos tâches, vos conversations et vos notes - voici trois consignes pour commencer.

Pourquoi la première demi-heure coûte le plus cher

Avant d'écrire la première phrase de l'offre, il faut reconstituer le contexte : ce que Nord a déjà acheté, qui leur a parlé, quel tarif nous avons proposé à une entreprise similaire en mai. Cette connaissance existe dans l'entreprise - éparpillée entre les discussions, les mails et la tête de trois personnes.

Les modèles d'IA s'installent vite au travail : selon le Work Trend Index 2024 de Microsoft (étude de février-mars 2024), 75 % des employés de bureau utilisent l'IA au travail, et 78 % d'entre eux y apportent leurs propres outils d'IA, le plus souvent sans que l'entreprise le sache ni ait défini de règles. Le problème, c'est qu'un chat générique dans le navigateur ne sait pas qui est Nord. Vous pouvez lui coller le brief, mais pas l'historique des échanges avec le client - il faudrait d'abord le retrouver.

Dans Task Manager, l'Assistant se trouve dans la même fenêtre que la tâche, et voit ce que vous voyez - dans les limites de vos droits d'accès. Vous ne lui collez rien. Vous posez une question.

Comment l'Assistant sait-il de quoi il s'agit avec Nord

La qualité de la réponse dépend de ce que l'Assistant a « sous les yeux ». Trois couches :

• Le fil dans lequel vous posez la question. Dans la fenêtre de la tâche, cliquez sur le bouton « Assistant IA » sous le champ de réponse. L'éditeur change de couleur, et la question comme la réponse ne sont visibles que par vous - elles restent dans le fil avec le badge « VISIBLE PAR VOUS SEUL ». L'Assistant connaît alors le brief, toute la conversation et les pièces jointes (Comprendre le contexte).
• Les sources que vous indiquez. Dans la fenêtre de l'Assistant IA, le bouton « Sources » permet d'ajouter plusieurs éléments à la fois : la discussion « Ventes », la note « Tarifs 2026 », un dossier d'offres, l'agenda de la semaine. Si vous en indiquez plus que le modèle ne peut en prendre, l'Assistant précise clairement ce qu'il n'a pas pris en compte.
• La base de connaissances interne. Le programme construit une base de connaissances à partir des résumés des tâches et des discussions, ainsi que du contenu des notes et des fichiers. À la question « qu'avons-nous convenu avec Nord en juin », il retrouve un fil vieux de trois mois, même si vous ne l'avez pas indiqué manuellement (Base de connaissances interne).

La limite suit vos droits d'accès : un utilisateur standard reçoit une réponse basée sur ce qu'il voit lui-même dans le programme, l'administrateur a accès à toutes les tâches et discussions. La note privée d'une collègue, les fichiers de son dossier privé ou sa messagerie n'entreront jamais dans la réponse, même pour l'administrateur. Où vont les données lors d'une question - voir la FAQ à la fin du texte.

Voici à quoi cela ressemble en pratique : le fil « Offre pour le client Nord » avec trois messages de Kasia Wójcik et Ola Nowak du 19 août, et en dessous l'éditeur en mode Assistant - Ola est en train de saisir sa question, mais l'Assistant a déjà sous les yeux la fiche de la tâche, l'échange sur la remise partenaire et l'échéance de décision « d'ici vendredi ».

Scénario 1 : « Établis-moi un plan » - de la page blanche à cinq étapes

Retour à mardi. Au lieu de fouiller dans les mails, vous ouvrez la tâche, activez le mode Assistant et écrivez :

« Établis un plan de préparation de cette offre pour vendredi. Tiens compte de ce que nous avons convenu avec Nord en juin et de notre tarif indiqué dans la note Tarifs 2026. »

Voici le type de réponse à laquelle vous pouvez vous attendre (exemple construit pour les besoins du texte, pas l'enregistrement d'une session réelle) :

D'après le brief, la discussion Ventes du 12 juin et la note Tarifs 2026 :

1. Mercredi matin - confirmer le périmètre avec Nord : en juin, ils avaient demandé la variante avec déploiement, le brief n'en fait pas mention.
2. Mercredi - chiffrage selon les tarifs de la note ; en juin, Marta leur avait promis une remise de 10 % en cas de décision avant fin septembre.
3. Jeudi - ébauche de l'offre sur le modèle du dossier Offres 2026.
4. Jeudi 15h00 - Marta vérifie le chiffrage (elle était présente à la réunion de juin).
5. Vendredi avant 12h00 - envoi.

Je n'ai pas trouvé dans les sources la durée de validité de l'offre - à vérifier.

Le plan contient des faits absents du brief - la remise et la personne qui l'a promise - parce que l'Assistant est allé chercher dans la discussion et la note. Dans le fil, il le fait seul, via la base de connaissances actualisée une fois par jour ; si vous voulez être sûr(e) qu'il a pris en compte une note précise, ouvrez la fenêtre de l'Assistant IA et indiquez-la avec le bouton « Sources ». Et la dernière phrase dit ce qu'il ignore, plutôt que d'inventer une durée de validité. Considérez cela comme une ébauche à vérifier, pas une décision.

Scénario 2 : « Fais-en une checklist » - pour que le plan ne reste pas enfermé dans la conversation

« Fais-en une checklist. »

L'Assistant restitue les mêmes points sous forme de liste à cocher. Vous cliquez sur un élément une fois qu'il est fait, un nouveau clic annule. La liste issue d'une conversation privée est la vôtre - un plan de journée personnel.

Cela fonctionne aussi dans l'autre sens : quand une tâche a une description longue mais pas encore de plan, il suffit de dire « Fais de la description de la tâche une checklist à cocher ». Sur la capture ci-dessous, Ola le demande dans la tâche « Projet site web » et obtient cinq éléments - de « Définir avec le client ABC la structure des 5 sous-pages » (déjà coché) à « Charger les contenus dans les deux langues et faire valider le site par le client » - avec la barre « 1 sur 5 fait ».

Quand toute l'équipe doit voir la progression, transférez les points dans la description de la tâche sous forme de liste de tâches. Cette liste est directement cliquable dans la fiche de tâche, la barre de progression augmente en dessous, et chaque élément coché porte la signature de la personne qui l'a validé. Marta coche « chiffrage vérifié » jeudi à 15h20 et personne ne demande sur le chat si c'est fait. Plus d'informations : Checklists.

Scénario 3 : « Rédige une première version du mail » - et vérifiez avant d'envoyer

Mercredi, le chiffrage est prêt, mais avant d'ébaucher l'offre, vous voulez confirmer le périmètre avec Nord. Vous écrivez dans le même fil :

« Envoie un mail à piotr.nowak@nord.pl pour demander si l'offre doit inclure le déploiement dont nous avons parlé en juin. Ton factuel, sans les prix. »

L'Assistant propose un contenu du type :

Objet : Offre - confirmation du périmètre Monsieur Nowak, nous préparons l'offre dont nous avons parlé le 12 juin. Avant de la finaliser, pourriez-vous confirmer si elle doit inclure le déploiement sur site (2 jours), ou seulement la licence et la configuration à distance. Nous vous enverrons l'offre d'ici vendredi.

Task Manager n'envoie jamais de mail tout seul. Vous recevez une carte « Message à envoyer » avec les boutons « Envoyer » et « Annuler ». Vous voulez modifier le contenu - vous annulez et demandez une correction en une phrase (« plus court, sans l'échéance de vendredi »), l'Assistant vous propose une nouvelle version. L'envoi ne démarre qu'après votre clic. Le mail part de votre boîte personnelle (SMTP dans Paramètres → Profil), le client voit donc votre adresse comme expéditeur, et sa réponse arrive dans votre boîte, pas dans l'application. Étape par étape : Envoyer un e-mail.

Avant de cliquer, vous vérifiez la date du rendez-vous, l'adresse, et si « 2 jours » vient bien de ce qui a été convenu, et non d'une supposition du modèle. Trois secondes qui évitent bien des embarras.

Un fil plus compliqué ? Activez le mode Expert

Parfois, le problème n'est pas d'écrire, mais de lire : le fil avec Nord compte 40 messages, quelqu'un a changé d'avis à mi-parcours, et vous ne savez plus ce qui est encore valable.

Le bouton « Structurer » au-dessus du fil propose quatre modes de lecture. Le quatrième, Expert, réécrit les messages dans un langage professionnel et ajoute à chacun exactement une ligne « Remarque d'expert » - un conseil, un risque ou une question à poser. C'est le seul endroit où le modèle peut ajouter quelque chose de son cru, c'est pourquoi il est signalé à part. Pour l'offre à Nord, une telle remarque pourrait dire : « Le client demande un délai de paiement de 30 jours, alors qu'un délai de 14 jours avait été convenu en juin - à confirmer avant l'envoi ». Le résultat ne vit que pendant la session, les originaux restent intacts.

Sur la capture ci-dessous, le mode Expert est activé dans le fil « Projet site web » : au-dessus de la conversation, une bannière « Vous lisez la version Expert préparée par l'IA », et sous chaque message d'Ola Nowak et Magda Wiśniewska, une ligne « Remarque d'expert » - sur la version mobile des maquettes, sur les critères de choix entre deux variantes et sur le logo en SVG.

Agent IA : quand les étapes doivent se dérouler d'elles-mêmes

Le plan du premier scénario a un défaut : c'est à vous de penser à relancer pour obtenir une réponse. C'est le rôle de l'Agent IA. Retour au fil avec Nord : Kasia a écrit « Nous attendons la décision d'ici vendredi », et Ola écrit dans le même fil, en mode privé :

« Si Kasia ne répond pas d'ici demain, rappelle-le-lui à 8h30, et préviens-moi à 9h00. »

L'Agent en construit un plan - c'est ce que montre l'image qui ouvre ce texte : une carte « Plan IA n° 16 enregistré » avec un résumé (« J'attends la réponse de Kasia jusqu'à demain 8h30. Si elle ne répond pas, je le rappellerai dans le fil, et je vous préviendrai à 9h00 ») et trois étapes datées et horodatées : attendre la réponse, envoyer le message à 08h30, notifier à 09h00. Sous le plan figure la commande pour tout annuler (« @aipriv /annuler plan 16 »). Dans la fenêtre de l'Assistant IA, avant que quoi que ce soit ne soit enregistré, vous voyez la carte du plan et le bouton « Oui, exécute ». Une fois validées, les étapes apparaissent dans le Calendrier sous forme d'éléments gris anthracite avec une icône de robot à côté des tâches. Un clic ouvre une fenêtre où vous pouvez modifier l'heure ou annuler une étape isolée - le reste du plan continue de fonctionner.

Ce qu'il faut savoir avant de confier le travail à l'Agent :

• Un plan compte au maximum 10 étapes et expire au bout de 30 jours.
• Sans tâche CRON sur le serveur, les étapes du plan s'exécutent dès que quelqu'un de l'équipe a l'application ouverte ; avec un CRON (configuration unique par l'administrateur) - à l'heure exacte, y compris la nuit et le week-end. Le programme vous avertit lors de la configuration si le CRON est absent.
• L'Agent écrit en votre nom et dans les limites de vos droits d'accès.
• Si l'Assistant écrit « j'ai programmé un rappel » alors que le rappel n'a pas été créé, vous verrez sous la réponse un encadré jaune « Rectification ». Le programme veille à ce que l'IA ne s'attribue pas un travail qu'elle n'a pas effectué.

Où s'arrête l'IA et où commence votre responsabilité

L'Assistant suggère, il ne décide pas. Le plan pour vendredi, la remise de 10 %, le délai de paiement - ce sont des propositions construites à partir de ce qu'il a trouvé dans les sources. Si Marta parlait d'un autre client en juin, la réponse sonnera tout aussi sûre d'elle. Les chiffres, les dates et les noms, c'est à vous de les vérifier.

L'Assistant ne voit que du texte. Il lit les PDF, DOCX, XLSX, CSV et fichiers texte, mais le scan d'un contrat sans couche de texte restera pour lui une page blanche - le programme n'a pas d'OCR.

L'Assistant ignore ce que vous ne lui avez pas montré. Aucun modèle ne peut reconstituer des accords pris par téléphone que personne n'a notés. Une seule phrase dans le fil après l'appel suffit (« Piotr a confirmé le déploiement, 2 jours, démarrage en octobre »).

Le programme fonctionne aussi sans IA. Les tâches, les listes de tâches, le Calendrier et les Notes n'ont pas besoin de clé API. C'est l'administrateur qui active l'IA - séparément pour les tâches, les discussions et la fenêtre de l'Assistant.

Comment démarrer dans votre équipe

1. L'administrateur branche la clé. Paramètres → IA : fournisseur, clé API, modèle choisi dans la liste récupérée depuis le compte.
2. Chacun essaie sur sa propre tâche. Idéalement celle qui traîne sans avancer depuis deux jours : le bouton « Assistant IA » dans le fil et la question « par où dois-je commencer ».
3. Vous consignez les décisions là où l'IA pourra les retrouver. Une note avec le tarif, un dossier d'offres, une phrase dans le fil après un appel téléphonique. Plus il y a de connaissances dans le programme, moins les réponses contiennent de généralités.

La tâche « Offre pour le client Nord » a toujours besoin que vous la rédigiez. La différence, c'est qu'à 9h40 mardi, vous ne commencez pas par chercher, mais par un plan construit à partir de vos propres décisions. Si vous voulez tester cela sur des projets d'exemple, laissez vos coordonnées dans Demo - nous vous enverrons l'accès à la version de démonstration.

Questions fréquentes

L'Assistant IA voit-il les tâches des autres ?

Il répond dans les limites des droits de la personne qui pose la question : un utilisateur standard ne reçoit que ce qu'il voit déjà lui-même dans le logiciel, un administrateur a accès à toutes les tâches et discussions. Personne - pas même un administrateur - n'obtient les notes privées d'autrui, les fichiers de dossiers privés ou la messagerie de quelqu'un d'autre.

Les autres participants de la tâche voient-ils la question posée à l'Assistant dans le fil ?

Non. Le mode « Assistant IA » dans un fil est privé : la question et la réponse restent dans la tâche avec le badge « POUR VOUS UNIQUEMENT ». Une tâche créée via « Enregistrer » ou un e-mail envoyé après confirmation deviennent alors des actions normales et visibles.

L'IA peut-elle envoyer un e-mail ou créer une tâche sans que je le sache ?

Non. L'e-mail part après un clic sur « Envoyer », la tâche se crée après « Enregistrer » dans le formulaire ouvert, et le plan de l'Agent démarre après « Oui, exécuter ». Si une réponse affirme qu'une action a été faite alors que ce n'est pas le cas, le logiciel ajoute un bloc « Rectification ».

Où vont mes données quand j'interroge l'Assistant ?

Les données de l'application sont sur votre serveur. La requête, avec le contexte nécessaire à la réponse (extraits du fil, notes, fichiers), part vers le fournisseur de modèle choisi par l'entreprise (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok), sur sa propre clé API, sans marge d'intermédiaire. La messagerie comme source de connaissance est désactivée par défaut - c'est l'administrateur qui l'active.

Sources

1. Microsoft, Work Trend Index 2024 : « AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part » (étude menée auprès de 31 000 salariés dans 31 pays, février-mars 2024)microsoft.com · consulté le 20.09.2026
2. Task Manager, manuel d'utilisation : Assistant IA (mode privé dans le fil, sources de connaissances, checklists, envoi d'e-mails, Agent IA, Rectification)
3. Task Manager, manuel d'utilisation : Calendrier (envois de l'Agent IA sur la grille, annulation d'une étape isolée)

L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.