Utorok, 9:40. Ola Nowak dostane úlohu „Ponuka pre klienta Nord“ s termínom v piatok a zadaním v troch vetách. Štvrť hodiny prechádza staré správy, hoci môže začať inak: ukázať Asistentovi AI správne materiály a požiadať ho o plán, kontrolný zoznam alebo návrh e-mailu.
Prvú polhodinu zaberie obnovenie kontextu
Prvú polhodinu práce na úlohe môže zabrať samotné hľadanie dohodnutých podrobností. Musíte zistiť, čo si klient objednal v minulosti, kto s ním komunikoval a ktorá verzia rozsahu je aktuálna.
Ola zatiaľ nemá problém s napísaním ponuky. Najprv sa snaží zistiť, či Nord schválil ďalšiu jazykovú verziu, aký termín zaznel počas rozhovoru a kde je uložená posledná cenová ponuka. Všeobecný AI chat tieto informácie nepozná, kým ich doň nevložíte.
V Task Manageri sa môžete spýtať Asistenta AI vo vlákne úlohy. Môžete tiež otvoriť samostatné okno Asistenta AI a vybrať materiály súvisiace s danou záležitosťou. Asistent AI vidí len obsah, ku ktorému máte prístup. Nenahrádza poriadok v projekte, ale skracuje cestu od dohodnutých podrobností k prvému návrhu.
Asistent AI pozná len kontext, ku ktorému máte prístup
Kvalita odpovedí závisí od obsahu v aktuálnom vlákne a od zdrojov, ktoré označíte. Vo variante Standard Asistent AI sám neprehľadáva materiály celej firmy; v Pro vyberá aj zodpovedajúce fragmenty z Firemných znalostí AI, ale len z materiálov, ku ktorým máte prístup.
Ola otvorí úlohu alebo chat a zapne v ňom režim Asistent AI. Otázka a odpoveď zostanú ostatným účastníkom skryté. Odpoveď zostane v konverzácii s označením „IBA PRE VÁS“, takže sa k nej Ola môže neskôr vrátiť. Viac o tomto mechanizme sa dočítate na stránke ako AI rozumie kontextu konverzácie.
V samostatnom okne Ola vyberie materiály, ktoré si má Asistent AI prečítať. Môže pridať moje úlohy, Kalendár, celý pracovný priestor, konkrétnu úlohu, chat alebo poznámku, súbory (priečinok alebo jednotlivý súbor) a vlastnú poštovú schránku - moduly Pošta a Súbory sú súčasťou variantu Pro. Ukazovateľ zobrazuje, koľko materiálu sa zmestilo do kontextu, a Asistent AI informuje, čo nezohľadnil.
Každé vlákno Asistenta AI má vlastnú históriu, názov a sadu zdrojov. Je súkromné aj pred administrátorom. Pošta ako zdroj znalostí zostáva predvolene vypnutá, pretože jej obsah sa po zapnutí odosiela externému poskytovateľovi AI. Firemné znalosti AI sú súčasťou variantu Pro.
Pokyn „vytvor plán“ premení materiály na prvý návrh
Pokyn „vytvor plán“ vám pomôže začať úlohu bez ručného prepisovania všetkých dohodnutých podrobností. Výsledok považujete za pracovné poradie krokov, ktoré pred odovzdaním tímu skontrolujete.
Ola otvorí okno Asistenta AI, vyberie úlohu „Ponuka pre klienta Nord“, chat Predaj a poznámku s rozsahom služieb. O 10:05 zadá:
Vytvor plán prípravy ponuky pre Nord. Vychádzaj výlučne z vybranej úlohy, chatu Predaj a poznámky s rozsahom. Označ informácie, ktoré musím skontrolovať.
V tomto scenári môže odpoveď vyzerať takto:
- Potvrď rozsah webovej stránky a jazykové verzie.
- Skontroluj termín realizácie uvedený v konverzácii.
- Priprav cenovú ponuku podľa poznámky s rozsahom.
- Over osobu zodpovednú za schválenie na strane Nord.
- Napíš správu s ponukou a termínom na odpoveď.
Plán nie je rozhodnutie ani hotová ponuka. Je to usporiadaný návrh založený na poskytnutých materiáloch. Ak sa časť zdrojov nezmestí do kontextu, Asistent AI uvedie vynechané materiály namiesto toho, aby toto obmedzenie zamlčal.
Pokyn „vytvor kontrolný zoznam“ prenesie plán do praxe
Asistent AI môže premeniť opis úlohy na kontrolný zoznam, v ktorom možno označovať hotové položky. Plán tak neskončí ako ďalšia dlhá odpoveď, ktorú si nikto nepozrie.
V stredu o 8:50 Ola otvorí úlohu „Projekt webovej stránky“ a zadá:
Vytvor z opisu úlohy kontrolný zoznam, v ktorom možno označovať hotové položky. Zoraď body podľa poradia vykonania.
Asistent AI vráti zoznam a vy označujete dokončené položky priamo vo vlákne. Pod zoznamom sa postupne vypĺňa ukazovateľ priebehu. Ola body skontroluje, upraví ich a presunie do spoločného opisu úlohy.
Keď má zoznam usmerňovať prácu viacerých ľudí, presuniete ho do opisu úlohy. Kontrolný zoznam v opise je spoločný pre celý tím, funguje bez otvorenia úprav a zobrazuje meno osoby, ktorá danú položku označila za dokončenú. Vo štvrtok o 15:20 Marta označí položku „cenová ponuka skontrolovaná“ a zvyšok tímu vidí zmenu bez toho, aby sa musel pýtať v chate.
Pozrite si aj kontrolné zoznamy vytvárané pomocou AI a príklad, ako kontrolný zoznam vnáša poriadok do tímovej úlohy.
Pokyn „priprav e-mail“ si stále vyžaduje vašu kontrolu
Asistent AI môže napísať správu na základe uvedených dohôd, ale sám ju neodošle. E-mail sa odošle z vašej osobnej schránky až po vašom potvrdení.
V stredu je cenová ponuka pre Nord hotová. Ola žiada:
Priprav e-mail pre klienta Nord. Potvrď rozsah ponuky, termín odoslania návrhu a požiadaj o schválenie do piatka. Nepridávaj informácie, ktoré nie sú uvedené v zdrojoch.
Asistent AI môže navrhnúť:
Dobrý deň, posielam dohodnutý rozsah ponuky pre novú webovú stránku. Projekt zahŕňa prvky opísané v priloženom prehľade. Prosím o potvrdenie rozsahu do piatka, aby sme mohli dodržať uvedený termín prác.
Ola skontroluje adresu, dátum a rozsah. Ak sa v koncepte objaví údaj „2 dni implementácie“, vráti sa k zdroju a overí, či takýto počet skutočne zaznel. Opravu môže zadať jednou vetou, ale zodpovednosť za obsah naďalej zostáva na nej.
Modul Pošta je súčasťou variantu Pro. Viac o odosielaní správ prostredníctvom Asistenta AI nájdete na stránke odosielania e-mailov pomocou AI a v opise modulu Pošta.
Vlákno so 40 správami si prečítate v režime Expert
Režim Expert pomáha odhaliť riziká, rozpory a chýbajúce dohody v dlhej konverzácii. Funkcia Usporiadať vtedy zobrazí dočasné zobrazenie obsahu, pričom pôvodné správy zostanú nezmenené.
| Režim | Čo robí | Kedy ho použiť |
|---|---|---|
| Pôvodný text | Zobrazuje správy bez zmien | Keď potrebujete presné znenie dohôd |
| Vylepšiť | Skráti rovnaký obsah a prepíše ho v prvej osobe | Keď sú správy chaotické alebo plné preklepov |
| Zhrnúť | Zhrnie každú správu do 1-2 viet | Keď si chcete rýchlo pripomenúť priebeh konverzácie |
| Expert | Odborne upraví obsah a pridá riadok „Poznámka experta“ | Keď hľadáte riziko, rozpor alebo chýbajúcu dohodu |
Pri ponuke pre Nord môže režim Expert upozorniť, že v jednej správe sa uvádza 30-dňová lehota splatnosti a v inej 14-dňová. Je to podnet na kontrolu, nie automatická oprava zmluvy.
Funkcia Usporiadať spracúva konverzáciu v dávkach po 8 správ. Program po skončení relácie neukladá usporiadané verzie. Ak správu exportujete počas čítania verzie AI, do súboru sa uloží zobrazená verzia s poznámkou o použitom režime.
Agent AI preberá úlohy pozostávajúce z niekoľkých krokov
Agent AI je pokročilý režim Asistenta AI: po zadaní komplexného pokynu navrhne plán postupu, ktorý pred vykonaním schválite. Tento režim slúži na komplexné pokyny, ktoré nemožno vybaviť jednou odpoveďou.
V piatok Ola potrebuje prehľad dohôd týkajúcich sa ponuky pre Nord. Namiesto postupného prechádzania vlákien zadá komplexný pokyn: zhromaždiť dohody z úlohy a chatu Predaj a pripraviť z nich stručný prehľad. Agent AI navrhne plán postupu s jednotlivými krokmi.
Plán sa spustí až po vašom schválení a funguje v rámci vašich oprávnení - Agent AI nevykoná nič, čo sami neschválite. Ďalšie príklady nájdete v opise Agenta AI pre viackrokové úlohy.
Pripomienky nastavené v Asistentovi AI fungujú v aplikácii vždy. Odosielanie e-mailov na pozadí pri zatvorenej aplikácii vyžaduje cyklickú úlohu CRON na serveri; program vás na to pri nastavovaní pripomienky upozorní. CRON je cyklická úloha, ktorú server spúšťa v stanovenom čase.
AI sa končí tam, kde sa začína zodpovednosť za výsledok
Asistent AI pripravuje koncepty a usporadúva obsah, ale nepreberá zodpovednosť za rozhodnutie. Čísla, dátumy, adresy a mená pred použitím odpovede skontrolujete.
Asistent AI radí, nerozhoduje. Odpoveď môže znieť presvedčivo aj vtedy, keď sú poskytnuté materiály neúplné. Preto pred odoslaním ponuky porovnajte koncept s dohodami.
Asistent AI číta určené formáty. Podporuje TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX a PDF. Môže tiež analyzovať obrázky, ak to vybraný model umožňuje. Program nemá OCR, takže sken zmluvy bez textovej vrstvy neprečíta ako bežný dokument. Neprečíta ani staré binárne súbory DOC.
Asistent AI nepozná dohody, ktoré ste nezaznamenali. Ak klient počas telefonátu zmenil termín, dopíšte jednu vetu do vlákna alebo poznámky. Model nedokáže zrekonštruovať rozhovor, ktorý nie je uvedený v zdrojoch.
Program funguje aj bez AI. Úlohy, kontrolné zoznamy, Kalendár a Poznámky nevyžadujú účet u poskytovateľa modelu. Administrátor zapína AI samostatne pre úlohy, chaty a okno Asistenta AI.
Obsah otázky a potrebný kontext sa odošlú vybranému poskytovateľovi: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Vaša firma používa vlastný kľúč API a platí priamo poskytovateľovi bez marže Task Managera. Dáta aplikácie zostávajú na firemnom serveri, to však neznamená, že otázky odosielané aktívnej AI tento server neopúšťajú.
Zajtra začnite jednou nesplnenou úlohou
Zajtra o 9:00 vyberte úlohu, ktorá čaká už dva dni, a požiadajte Asistenta AI o plán začatia práce. Nemusíte hneď meniť spôsob práce celého tímu.
Administrátor najskôr v časti Nastavenia → AI vyberie poskytovateľa a zadá vlastný kľúč API. Potom načíta zoznam modelov a vyberie jeden z nich. Po uložení konfigurácie sa Asistent AI automaticky zobrazí ostatným používateľom, zvyčajne približne do minúty. Postup opisuje návod o vlastnom kľúči AI vo firme.
Vyberte chat alebo poznámku súvisiacu s úlohou a napíšte: „Priprav plán začatia tejto úlohy. Použi iba uvedené zdroje“. Úlohu treba stále dokončiť, ale začnete s usporiadaným návrhom namiesto štvrťhodinového hľadania v pošte. Tento postup si môžete vyskúšať v Demo.
Najčastejšie otázky
Vidia ostatní účastníci úlohy moju otázku pre Asistenta AI?
Nie, otázka položená v režime Asistent AI vo vlákne a odpoveď s označením „LEN PRE VÁS“ sú súkromné. Úloha uložená z pripraveného formulára a e-mail odoslaný po potvrdení sa už stanú bežnými aktivitami v programe.
Vidí Asistent AI úlohy iných osôb?
Asistent AI vidí len obsah, ku ktorému máte prístup. Poznámky, vlastná pošta a konverzácie s Asistentom AI zostávajú súkromné aj pred správcom.
Môže Asistent AI odoslať e-mail alebo vytvoriť úlohu bez môjho vedomia?
Nie, e-mail sa odošle až po vašom potvrdení a úloha vznikne po uložení formulára. Asistent AI môže vyplniť polia formulára, ale tento krok neobíde.
Kam sa odosielajú moje dáta, keď sa pýtam Asistenta AI?
Dáta aplikácie sú uložené na vašom serveri, zatiaľ čo obsah otázky a potrebný kontext sa odosielajú vybranému poskytovateľovi AI pomocou vášho kľúča API. Pošta je ako zdroj znalostí predvolene vypnutá a vyžaduje rozhodnutie správcu.
Čo mám urobiť, keď Asistent AI neodpovedá?
V Nastaveniach AI skontrolujte vybraného poskytovateľa, kľúč API a model. Ak je konfigurácia správna, príčinou môže byť limit kľúča API alebo chýbajúce internetové pripojenie.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
