Kedd, 9:40. Ola Nowak megkapja az „Ajánlat a Nord ügyfélnek” feladatot, pénteki határidővel és egy hárommondatos brief-fel. Negyedórán át böngészi a régi üzeneteket, pedig másképp is kezdhetné: megadhatná az AI-asszisztensnek a megfelelő anyagokat, és kérhetne tőle tervet, ellenőrzőlistát vagy e-mail-vázlatot.
Az első fél órát a kontextus rekonstruálása viszi el
A feladaton végzett munka első fél órája akár pusztán a korábbi egyeztetések felkutatásával is eltelhet. Ellenőrizned kell, mit vásárolt korábban az ügyfél, ki beszélt vele, és a feladatkör melyik változata aktuális.
Olának még nem az ajánlat megírása okoz gondot. Először azt próbálja kideríteni, hogy a Nord elfogadta-e a további nyelvi változatot, milyen határidő hangzott el a beszélgetés során, és hol található a legutóbbi árajánlat. Egy általános AI-csevegő nem ismeri ezeket az információkat, amíg be nem másolod őket.
A Task Managerben a feladat beszélgetésszálában kérdezhetsz az AI-asszisztenstől. Külön AI-asszisztens-ablakot is megnyithatsz, és megadhatod az ügyhöz kapcsolódó anyagokat. Az AI-asszisztens csak azokat a tartalmakat látja, amelyekhez hozzáférsz. Nem helyettesíti a projekt megfelelő rendszerezését, de lerövidíti az utat az egyeztetésektől az első vázlatig.
Az AI-asszisztens csak azt a kontextust ismeri, amelyhez hozzáférésed van
A válasz minősége az aktuális beszélgetésszál tartalmától és a megadott forrásoktól függ. Standard változatban az AI-asszisztens nem keres magától a teljes vállalat anyagaiban; Pro változatban kiválasztja az illeszkedő részleteket a Vállalati tudásbázisból is, de csak azokból az anyagokból, amelyekhez hozzáférésed van.
Ola megnyit egy feladatot vagy csevegést, és bekapcsolja benne az AI-asszisztens módot. A kérdés és a válasz is láthatatlan marad a többi résztvevő számára. A válasz a beszélgetésben marad a „CSAK NEKED” címkével, így Ola később is visszatérhet hozzá. Erről a mechanizmusról az így érti meg az AI a beszélgetés kontextusát oldalon olvashatsz bővebben.
Egy külön ablakban Ola megadja azokat az anyagokat, amelyeket az AI-asszisztensnek el kell olvasnia. Hozzáadhatja a saját feladatait, a Naptárt, a teljes Munkaterületet, egy konkrét feladatot, csevegést vagy jegyzetet, fájlokat (egy mappát vagy egyetlen fájlt), valamint a saját postafiókját - a Levelezés és a Fájlok modulok a Pro csomag részei. Egy sáv mutatja, mennyi anyag fért el a kontextusban, az AI-asszisztens pedig jelzi, mit nem vett figyelembe.
Az AI-asszisztens minden beszélgetésszálának saját előzménye, neve és forráskészlete van. Az adminisztrátor elől is privát marad. A Levelezés mint tudásforrás alapértelmezetten ki van kapcsolva, mert bekapcsolás után a tartalma eljut a külső AI-szolgáltatóhoz. A Vállalati tudásbázis a Pro változat része.
A „készíts tervet” utasítás első vázlattá alakítja az anyagokat
A „készíts tervet” utasítás segít úgy elkezdeni a feladatot, hogy ne kelljen kézzel átírnod minden korábbi egyeztetést. Az eredményt egy ideiglenes munkamenetnek tekinted, amelyet ellenőrzöl, mielőtt átadnád a csapatnak.
Ola megnyitja az AI-asszisztens ablakát, és megadja az „Ajánlat a Nord ügyfélnek” feladatot, az Értékesítés csevegést és a szolgáltatási kör leírását tartalmazó jegyzetet. 10:05-kor ezt írja be:
Készíts tervet a Nordnak szóló ajánlat elkészítéséhez. Kizárólag a megadott feladatra, az Értékesítés csevegésre és a szolgáltatási kör leírását tartalmazó jegyzetre támaszkodj. Jelöld meg azokat az információkat, amelyeket ellenőriznem kell.
Ebben a forgatókönyvben a válasz így nézhet ki:
- Erősítsd meg a weboldal terjedelmét és a nyelvi változatokat.
- Ellenőrizd a beszélgetésben rögzített teljesítési határidőt.
- Készíts árajánlatot a szolgáltatási körről szóló jegyzet alapján.
- Ellenőrizd, ki hagyja jóvá az ajánlatot a Nord részéről.
- Írj üzenetet az ajánlattal és a válaszadási határidővel.
A terv nem döntés és nem kész ajánlat. Ez a rendelkezésre bocsátott anyag alapján készült, rendszerezett vázlat. Ha a források egy része nem fér el a kontextusban, az AI-asszisztens megjelöli a kihagyott anyagokat ahelyett, hogy elhallgatná a korlátozást.
A „készíts ellenőrzőlistát” utasítás átülteti a tervet a gyakorlatba
Az AI-asszisztens kipipálható ellenőrzőlistává alakíthatja a feladat leírását. Így a terv nem egy újabb hosszú válasz lesz, amelyet senki sem néz meg.
Szerdán 8:50-kor Ola megnyitja a „Weboldalprojekt” feladatot, és ezt írja be:
Készíts a feladat leírásából kipipálható ellenőrzőlistát. Rendezd a pontokat a végrehajtás sorrendjébe.
Az AI-asszisztens visszaad egy listát, te pedig közvetlenül a beszélgetésszálban jelölöd meg az elkészült pontokat. A lista alatti folyamatjelző fokozatosan megtelik. Ola ellenőrzi és javítja a pontokat, majd áthelyezi őket a feladat közös leírásába.
Ha a lista több ember munkáját irányítja, áthelyezed a feladat leírásába. A leírásban lévő Teendőlista közös a csapat számára, szerkesztési mód megnyitása nélkül használható, és megjeleníti annak a nevét, aki kipipálta az adott elemet. Csütörtökön 15:20-kor Marta megjelöli az „árajánlat ellenőrizve” pontot, a csapat többi tagja pedig anélkül látja a változást, hogy rákérdezne a csevegésben.
Lásd még az AI által készített ellenőrzőlistákat, valamint egy példát arra, hogyan rendszerezi az ellenőrzőlista a csapat feladatát.
A „készíts egy e-mailt” utasítás továbbra is az ellenőrzésedet igényli
Az AI-asszisztens megírhatja az üzenetet a megadott megállapodások alapján, de nem küldi el önállóan. Az e-mail csak a jóváhagyásod után megy ki a személyes postafiókodból.
Szerdára elkészül a Nord árajánlata. Ola ezt kéri:
Készíts e-mailt a Nord ügyfelének. Erősítsd meg az ajánlat tartalmát és a projekt elküldésének határidejét, valamint kérj jóváhagyást péntekig. Ne adj hozzá olyan információt, amely nem szerepel a forrásokban.
Az AI-asszisztens ezt javasolhatja:
Jó napot kívánok, mellékelten küldöm az új weboldal ajánlatának egyeztetett tartalmát. A projekt a csatolt összesítésben leírt elemeket tartalmazza. Kérem, péntekig erősítse meg a tartalmat, hogy tartani tudjuk a munkák megadott határidejét.
Ola ellenőrzi a címet, a dátumot és a tartalmat. Ha a vázlatban „2 nap megvalósítás” szerepel, visszatér a forráshoz, és ellenőrzi, hogy valóban elhangzott-e ez a szám. A javítást egyetlen mondattal kérheti, a tartalomért azonban továbbra is ő felel.
A Levelezés modul a Pro csomag része. Az AI-asszisztenssel történő üzenetküldésről az e-mailek AI segítségével történő küldését bemutató oldalon, valamint a Levelezés modul leírásában olvashatsz bővebben.
A 40 üzenetből álló beszélgetésszálat Szakértő módban olvashatod el
A Szakértő mód segít észrevenni a kockázatokat, az ellentmondásokat és a hiányzó megállapodásokat egy hosszú beszélgetésben. A Rendszerezd funkció ilyenkor ideiglenes tartalomnézetet jelenít meg, az eredeti üzenetek pedig változatlanok maradnak.
| Mód | Mit csinál | Mikor érdemes használni |
|---|---|---|
| Eredeti tartalom | Változtatás nélkül jeleníti meg az üzeneteket | Amikor szükséged van a megállapodások pontos szövegére |
| Szépítsd | Lerövidíti ugyanazt a tartalmat, és első személyben fogalmazza meg | Amikor az üzenetek kaotikusak vagy tele vannak elírásokkal |
| Foglald össze | Minden üzenetet 1-2 mondatra rövidít | Amikor gyorsan át szeretnéd tekinteni a beszélgetés menetét |
| Szakértő | Szakszerűen átfogalmazza a tartalmat, és hozzáad egy „Szakértői megjegyzés” sort | Amikor kockázatot, ellentmondást vagy hiányzó megállapodást keresel |
A Nord ajánlatánál a Szakértő mód felhívhatja a figyelmet arra, hogy az egyik üzenetben 30 napos, egy másikban pedig 14 napos fizetési határidő szerepel. Ez ellenőrzésre utaló jelzés, nem a szerződés automatikus javítása.
A Rendszerezd funkció 8 üzenetből álló csoportokban dolgozza fel a beszélgetést. A program a munkamenet befejezése után nem menti a rendszerezett változatokat. Ha az AI-változat olvasása közben exportálsz egy üzenetet, a fájlba az éppen látható változat kerül az alkalmazott módra vonatkozó megjegyzéssel.
Az AI-ügynök átveszi a több lépésből álló feladatokat
Az AI-ügynök az AI-asszisztens fejlett módja: egy összetett utasítás után cselekvési tervet javasol, amelyet a végrehajtás előtt jóváhagysz. Ez a mód olyan összetett utasításokhoz használható, amelyek nem teljesíthetők egyetlen válasszal.
Pénteken Olának szüksége van a Nord ajánlatával kapcsolatos megállapodások összesítésére. Ahelyett, hogy egyenként átnézné a beszélgetésszálakat, összetett utasítást ad: gyűjtse össze a megállapodásokat a feladatból és az Értékesítés csevegésből, majd készítsen belőlük rövid összesítést. Az AI-ügynök egymást követő lépésekből álló cselekvési tervet javasol.
A terv csak a jóváhagyásod után indul el, és a jogosultságaid keretein belül működik - az AI-ügynök semmit sem hajt végre, amit te magad nem hagysz jóvá. További példákat a többlépéses feladatokhoz használható AI-ügynök leírásában találsz.
Az AI-asszisztensben beállított emlékeztetők mindig működnek az alkalmazásban. Az e-mailek háttérben, bezárt alkalmazás mellett történő elküldéséhez ismétlődő CRON-feladat szükséges a szerveren; az emlékeztető beállításakor a program figyelmeztet erre. A CRON egy ismétlődő feladat, amelyet a szerver a megadott időpontban indít el.
Az AI ott ér véget, ahol az eredményért vállalt felelősség kezdődik
Az AI-asszisztens vázlatokat készít és rendszerezi a tartalmat, de nem vállalja át a döntés felelősségét. A válasz felhasználása előtt ellenőrizd a számokat, dátumokat, címeket és neveket.
Az AI-asszisztens javaslatot tesz, nem dönt. A válasz akkor is magabiztosnak tűnhet, ha a megadott anyag hiányos. Ezért az ajánlat elküldése előtt hasonlítsd össze a vázlatot a megállapodásokkal.
Az AI-asszisztens meghatározott formátumokat olvas. A TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX és PDF formátumokat támogatja. Képeket is képes elemezni, ha a kiválasztott modell rendelkezik ezzel a képességgel. A program nem rendelkezik OCR-rel, ezért egy szövegréteg nélküli beszkennelt szerződést nem tud hagyományos dokumentumként beolvasni. A régi bináris DOC-fájlokat sem tudja olvasni.
Az AI-asszisztens nem ismeri azokat a megállapodásokat, amelyeket nem rögzítettél. Ha az ügyfél telefonon módosította a határidőt, írj róla egy mondatot a beszélgetésszálba vagy egy jegyzetbe. A modell nem tud rekonstruálni egy olyan beszélgetést, amely nem szerepel a forrásokban.
A program AI nélkül is működik. A Feladatokhoz, a Teendőlistákhoz, a Naptárhoz és a Jegyzetekhez nincs szükség a modellszolgáltatónál létrehozott fiókra. Az adminisztrátor külön kapcsolja be az AI-t a feladatokhoz, a csevegésekhez és az AI-asszisztens ablakához.
A kérdés tartalma és a szükséges kontextus eljut a kiválasztott szolgáltatóhoz: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok. A céged a saját API-kulcsát használja, és közvetlenül a szolgáltatóval számol el, a Task Manager árrése nélkül. Az alkalmazás adatai a cég szerverén maradnak, ez azonban nem jelenti azt, hogy az aktív AI-nak küldött lekérdezések nem hagyják el ezt a szervert.
Holnap kezdj egyetlen elmaradt feladattal
Holnap 9:00-kor válassz ki egy feladatot, amely két napja vár rád, és kérj az AI-asszisztenstől tervet a munka megkezdéséhez. Nem kell rögtön az egész csapat munkamódszerét megváltoztatnod.
Először az adminisztrátor kiválasztja a szolgáltatót a Beállítások → AI menüben, és megadja a saját API-kulcsát. Ezután letölti a modellek listáját, és kiválaszt közülük egyet. A konfiguráció mentése után az AI-asszisztens automatikusan megjelenik a többi felhasználónál, általában körülbelül egy percen belül. A folyamatot a saját céges AI-kulcsról szóló útmutató ismerteti.
Válassz ki egy, a feladathoz kapcsolódó csevegést vagy jegyzetet, és írd be: „Készíts tervet a feladat megkezdéséhez. Csak a megadott forrásokat használd”. A feladatot továbbra is el kell végezni, de negyedórás postafiókbeli keresgélés helyett egy rendezett vázlattal kezdhetsz. Ezt a folyamatot a Demo keretében is kipróbálhatod.
Gyakori kérdések
A feladat többi résztvevője látja az AI-asszisztensnek feltett kérdésemet?
Nem, a beszélgetésszálban AI-asszisztens módban feltett kérdés és a „CSAK NEKED” címkével ellátott válasz privát. Az előkészített űrlapból mentett feladat és a megerősítés után elküldött e-mail viszont már szokásos műveletnek számít a programban.
Látja az AI-asszisztens mások feladatait?
Az AI-asszisztens kizárólag azokat a tartalmakat látja, amelyekhez hozzáférsz. A jegyzeteid, a saját levelezésed és az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetéseid az adminisztrátor előtt is privátak maradnak.
Elküldhet az AI-asszisztens egy e-mailt vagy létrehozhat egy feladatot a tudtom nélkül?
Nem, az e-mail csak a megerősítésed után lesz elküldve, a feladat pedig az űrlap mentése után jön létre. Az AI-asszisztens kitöltheti az űrlap mezőit, de ezt a lépést nem kerüli meg.
Hová kerülnek az adataim, amikor kérdezek az AI-asszisztenstől?
Az alkalmazás adatait a saját szervereden tároljuk, a kérdés tartalma és a szükséges kontextus viszont az API-kulcsodon keresztül a kiválasztott AI-szolgáltatóhoz kerül. A Levelezés tudásforrásként alapértelmezetten ki van kapcsolva, és az aktiválásához adminisztrátori döntés szükséges.
Mit tegyek, ha az AI-asszisztens nem válaszol?
Ellenőrizd az AI-beállításokban a kiválasztott szolgáltatót, az API-kulcsot és a modellt. Ha a konfiguráció megfelelő, az ok az API-kulcs korlátja vagy az internetkapcsolat hiánya lehet.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
