V pondělí hledá Marta z agentury o šesti lidech odpověď na jednoduchou otázku: kdo připraví texty na web? Úkol má v Notionu, ale domluva proběhla v soukromé konverzaci. Pro ni se volba „Notion nebo Task Manager“ odvíjí od toho, jestli chce dál sestavovat vlastní systém práce, nebo mít úkol i konverzaci rovnou v jednom vlákně.
Notion nebo Task Manager: navrhovat systém, nebo začít úkolem?
Vyberte Notion, pokud si chcete sami sestavit strukturu práce; vyberte Task Manager, pokud potřebujete hotová pole úkolu a konverzaci přímo u něj. V Notionu můžete začít také se šablonou, takže nemusíte vždy pracovat s prázdnou stránkou.
V Notionu mohou být úkoly položkami databáze. Nastavíte vlastnosti, například stav a datum, a pak zvolíte zobrazení, filtry a způsob seskupování. Databáze můžete propojit pomocí vztahů. Pokud zároveň spravujete projekty, klienty a kalendář publikování, může být taková flexibilita přesně to, co hledáte. Někdo ale musí rozhodnout, jak spolu mají tyto prvky fungovat.
V Task Manageru založíte úkol ve vybraném Pracovním prostoru, tedy prostoru, který sdružuje úkoly a chaty. Zadáte téma, popis, termín a přiřazené osoby; zvolíte normální nebo vysokou prioritu. Stavy jsou předem nastavené: bez stavu, probíhá, hotovo a zrušeno. Nepřidáte vlastní vlastnost ani nepropojíte úkoly vztahem jako v databázi Notion.
V pondělí Marta přiřadí Magdě úkol „Texty na web“ s termínem v pátek. Na seznamu, Tabuli i v Kalendáři platí pro barvu termínu stejné pravidlo: červená označuje úkol po termínu, modrá úkol na dnešek, zelená úkol v termínu a šedá úkol bez termínu nebo uzavřený. Dlaždice „V termínu“, „Na dnešek“, „Po termínu“ a „Chat“ nad seznamem zobrazují počty a zároveň filtrují položky. Jde o hotová pravidla, ne zobrazení, která by Marta musela navrhovat.
Komentář u stránky, nebo konverzace u úkolu?
Notion se hodí k probírání obsahu stránky a konkrétních částí dokumentu. Task Manager se zaměřuje na průběžnou konverzaci navázanou na úkol nebo chat.
V Notionu můžete zanechat komentář u stránky nebo vybrané části textu, odpovídat v diskuzi a označit spolupracovníka. Při úpravě nabídky je to praktické: poznámka se nachází vedle věty, které se týká. Pokud ale někdo ve vaší firmě hledá hlavně poslední rozhodnutí o termínu a odpovědné osobě, ověřte si, zda ho tým skutečně zapisuje do komentářů, a ne do samostatného chatu.
V úterý Magda napíše do vlákna „Projekt webu“ v Task Manageru: „Do pátku pošlu dvě varianty sekce hero.“ Marta vidí zprávu pod kartou úkolu. Může odpovědět se zmínkou @, citovat příspěvek nebo reagovat „Podívám se“. Po návratu do vlákna označuje řádek „Nové“ nejstarší nepřečtenou zprávu.
Když někdo změní termín úkolu, vlákno zaznamená změnu včetně předchozí hodnoty. Ke zprávě lze přiložit soubor a ikona „Soubory“ v záhlaví vlákna shromažďuje přílohy daného úkolu i ze starších příspěvků. Díky tomu lze dohledat domluvu, aniž byste se museli kolegů ptát, kterou verzi poslali. Pokud tento problém znáte i z jiných nástrojů, podívejte se také na srovnání Task Manageru s Trello.
Poznámky nejsou druhá databáze
Poznámky v Task Manageru slouží k psaní dokumentů, kontrolních seznamů a záznamů z domluv, nikoli k vytváření relačních databází. Každá poznámka zůstává soukromá, dokud ji sami nesdílíte. Přiřazení k Pracovnímu prostoru usnadňuje filtrování seznamu, ale nepřidává přístup členům tohoto prostoru ani správci.
Představme si, že Marta ve čtvrtek zapíše do Poznámek postřehy z hovoru s klientem. Teprve po kontrole obsahu sdílí dokument s Magdou jako „Pouze prohlížení“. Pokud má Magda doplnit úpravy, Marta změní úroveň přístupu na „Může upravovat“. Poznámku lze také připnout ke složce úkolu nebo chatu, ale samotné připnutí ji účastníkům vlákna nezpřístupní.
Editor ukládá změny automaticky přibližně sekundu poté, co přestanete psát. Marta si v poznámkách odškrtává položky na seznamu úkolů, vkládá obrázek návrhu a přidává úryvek kódu do bloku kódu. Později hledá domluvené věci pomocí lupy - v názvech i v obsahu poznámek. Poznámku můžete exportovat do PDF, Wordu nebo TXT. Více o tom, jak si uspořádat vlastní dokumenty, se dozvíte v popisu Poznámek v Task Manageru.
Složky Poznámek a modulu Soubory jsou společné, ale Soubory patří do varianty Pro. Pokud vaše firma potřebuje vlastní databáze s relacemi, vlastnostmi a zobrazeními, má tu Notion navrch. Poznámky byste neměli pořizovat s představou, že takovou strukturu nahradí.
Notion AI je součástí plánu Business, zatímco AI asistent používá váš klíč
Podle ceníku z 25. září 2026 je plný přístup k Notion AI spojen s plány Business a Enterprise; Free a Plus nabízejí zkušební možnosti AI. Jde o důležitou opravu oproti starším popisům, které představují Notion AI jako samostatný doplněk s jednotnou cenou za uživatele. Vybrané prémiové modely v Notion mohou vyžadovat další kredity. (notion.com)
AI asistent v Task Manageru je volitelný. Správce zadá vlastní API klíč od jednoho z poskytovatelů: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Firma platí za používání přímo poskytovateli modelu; Task Manager si nepřipočítává žádnou marži. I bez klíče úkoly, chaty a Poznámky dál fungují.
V pátek může Marta AI asistentovi současně zpřístupnit chat a poznámku a pak se zeptat, na čem se s klientem domluvili. Asistent vidí pouze zdroje, ke kterým má Marta přístup. Pokud zvolený materiál překročí kapacitu kontextu modelu, upozorní, co nezohlednil. Tak funguje výběr zdrojů pro AI asistenta.
Vlastní server neznamená, že dotaz AI zůstane pouze na něm: obsah dotazu a potřebný kontext se odešlou vybranému poskytovateli modelu. Asistent také nepřečte sken PDF bez textové vrstvy, protože nemá OCR, tedy rozpoznávání textu z obrázku. S těmito omezeními je třeba počítat před připojením firemních dokumentů.
Kolik stojí Notion a Task Manager za tři roky?
Pro deset lidí na 36 měsíců stojí Notion Plus v tomto výpočtu 3420 EUR a Notion Business 7020 EUR. Task Manager Standard / Classic stojí 1 490 zł bez prodloužení nebo 2 384 zł se dvěma ročními prodlouženími aktualizací. Notion účtuje placené plány za každého člena týmu, zatímco Task Manager prodává trvalou licenci pro stanovený počet pracovních stanic. Samotné srovnání předplatného s cenou licence nestačí: k Task Manageru připočítejte vlastní hosting a při používání AI asistenta také poplatky poskytovatele modelu. Ceník Notion uvádí plány Free, Plus, Business a Enterprise s možností měsíční nebo roční platby. (notion.com)
Výpočet níže počítá s deseti lidmi, 36 měsíci a neměnnými sazbami z ceníku Notion ověřeného 25. září 2026. U plánu Plus počítáme se sazbou 9,50 EUR měsíčně za osobu a u plánu Business se sazbou 19,50 EUR měsíčně za osobu. Jde o orientační srovnání, nikoli o cenovou prognózu: nezahrnuje daně, změny ceníku ani případné rozdíly podle zvoleného způsobu platby. (notion.com)
| Varianta pro 10 osob | Výpočet na 3 roky podle stanovených předpokladů | Mimo výpočet |
|---|---|---|
| Notion Plus | 9,50 EUR × 10 × 36 = 3420 EUR | Plný přístup k Notion AI není v plánu Plus zahrnut. |
| Notion Business | 19,50 EUR × 10 × 36 = 7020 EUR | Část používání AI podléhá omezením a vybrané prémiové modely mohou vyžadovat kredity. |
| Task Manager Standard / Classic | 1 490 zł jednorázově bez prodloužení nebo 2 384 zł se dvěma ročními prodlouženími aktualizací | Hosting a případné používání vlastního klíče AI. |
Částky za Notion jsou v eurech a částky za Task Manager v złotých, proto neodečítejte jeden řádek od druhého bez stanovení směnného kurzu. V Task Manageru je prvních 12 měsíců aktualizací zahrnuto v ceně licence. Poté si můžete prodloužit přístup k novým verzím, nebo zůstat u své verze bez dalších licenčních poplatků. Tento model jsme podrobně rozepsali v porovnání předplatného a jednorázové licence.
Starter zahrnuje až 8 osob, takže nejmenším vhodným plánem Task Manageru pro deset lidí je Classic (až 20 osob). Pokud potřebujete Poštu, Soubory nebo Automatizace, porovnávejte variantu Pro / Classic za 3 990 zł, ne Standard / Classic. Pro vlastní hosting potřebujete PHP 8.1+ a MySQL nebo MariaDB; běžný sdílený hosting stačí. Instalace spočívá v nahrání souborů a projití pěti obrazovkami instalačního programu v prohlížeči.
Zůstat u Notion, nebo změnit nástroj?
Zůstaňte u Notion, pokud jsou vlastní databáze, relace a zobrazení součástí způsobu, jakým vaše firma pracuje. Zvažte Task Manager, pokud jsou pro vás důležitější připravené úkoly s konverzací, dokumenty sdílené s konkrétními lidmi a data aplikace na vašem serveru. Ani jedna z těchto možností ale nevyřeší domluvené věci, které si tým nikam nezapisuje.
Notion bude skvělou volbou pro firmu, která v jednom systému spravuje obsah, projekty a další související evidence. Umožňuje také publikovat stránky na webu. Task Manager nenabízí vlastní databáze s relacemi, vlastnosti a zobrazení navržené podle vašich potřeb ani veřejné publikování stránek. Nemá ani popsanou funkci importu z Notion, proto změnu nástroje neplánujte jako automatický přenos archivu. (notion.com)
Zítra si vypište pět věcí, u kterých tento týden padla otázka „u čeho jsme skončili?“. Zjistěte, jestli odpověď najdete u úkolu, nebo ji musíte hledat v něčí soukromé konverzaci. Pokud chcete vidět, jak vypadá první možnost, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Notion nebo Task Manager - co si vybrat pro úkoly v malé firmě?
Vyberte Task Manager, pokud chcete rovnou pracovat s úkoly, které mají stav, termín a vlastní konverzaci. Vyberte Notion, pokud potřebujete sami navrhovat databáze, vlastnosti a zobrazení pro různé typy práce.
Nahradí Task Manager úplně Notion?
Ne, Task Manager nenahradí vlastní databáze se vztahy, navržená zobrazení ani publikování stránek na webu. Může ale převzít správu běžných úkolů, týmové konverzace a pracovních dokumentů.
Lze automaticky přenést data z Notionu do Task Manageru?
Import z Notionu do Task Manageru není k dispozici. Naplánujte si samostatné vytvoření potřebných úkolů a Poznámek a začněte tím, na čem váš tým právě pracuje.
Kolik stojí Notion AI ve srovnání s AI asistentem?
Podle ceníku z 25. září 2026 je Notion AI k dispozici v plánech Business a Enterprise, zatímco Free a Plus nabízejí zkušební možnosti AI; vybrané prémiové modely mohou spotřebovávat další kredity. AI asistent v Task Manageru používá vlastní klíč zákazníka a za používání modelu platíte přímo jeho poskytovateli. (notion.com)
Vidí poznámku přiřazenou k Pracovnímu prostoru celý tým?
Ne, přiřazení k Pracovnímu prostoru slouží jako štítek pro filtrování, ne jako sdílení. Poznámku vidí její vlastník a lidé, kterým vlastník udělil přístup „Pouze prohlížení“ nebo „Může upravovat“.
Zdroje
- Notion, cenové plány - https://www.notion.com/pricing (přístup: 2026-09-25).
- Notion, Co je Notion AI? - https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs (přístup: 2026-09-25).
- Notion, Úvod do databází v Notion - https://www.notion.com/help/intro-to-databases (přístup: 2026-09-25).
- Notion, Zobrazení databází, filtry, řazení a skupiny - https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts (přístup: 2026-09-25).
- Notion, Vlastnosti databáze v Notion - https://www.notion.com/help/database-properties (přístup: 2026-09-25).
- Notion, Komentáře, zmínky a reakce v Notion - https://www.notion.com/help/comments-mentions-and-reminders (přístup: 2026-09-25).
- Task Manager, Funkce: Poznámky - https://taskmanager.pl/funkcje/notatki (přístup: 2026-09-25).
- Task Manager, Funkce: Úkoly - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (přístup: 2026-09-25).
- Task Manager, Funkce: AI asistent - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (přístup: 2026-09-25).
- Task Manager, Ceník - https://taskmanager.pl/#ceny (přístup: 2026-09-25).
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
