Maanantaina kuusihenkisen toimiston Marta etsii vastausta yksinkertaiseen kysymykseen: kuka valmistelee verkkosivun tekstit? Tehtävä on Notionissa, mutta siitä sovittiin yksityisessä keskustelussa. Hänelle valinta ”Notion vai Task Manager” kiteytyy siihen, haluaako hän jatkaa oman työskentelyjärjestelmänsä rakentamista vai pitää tehtävän ja keskustelun heti samassa viestiketjussa.
Notion vai Task Manager: suunnitteletko järjestelmän vai aloitatko tehtävästä?
Valitse Notion, jos haluat rakentaa työskentelyrakenteen itse. Valitse Task Manager, jos tarvitset valmiit tehtäväkentät ja keskustelun tehtävän yhteyteen. Notionissa voi myös aloittaa mallista, joten sinun ei aina tarvitse aloittaa tyhjältä sivulta.
Notionissa tehtävät voivat olla tietokannan kohteita. Määrität ominaisuudet, kuten tilan ja päivämäärän, ja valitset sitten näkymät, suodattimet ja ryhmittelytavan. Voit yhdistää tietokantoja relaatioilla. Jos hallinnoit samanaikaisesti projekteja, asiakkaita ja julkaisukalenteria, tällainen vapaus voi olla juuri sitä, mitä tarvitset. Jonkun on kuitenkin päätettävä, miten nämä osat toimivat yhdessä.
Task Managerissa luot tehtävän valitsemaasi Työtilaan, joka kokoaa tehtävät ja keskustelut yhteen. Kirjoitat aiheen ja kuvauksen, asetat määräajan ja valitset vastuuhenkilöt sekä normaalin tai korkean prioriteetin. Tilat ovat ennalta määritettyjä: ei tilaa, käynnissä, tehty ja peruttu. Et voi lisätä omia ominaisuuksia tai yhdistää tehtäviä relaatioilla Notion-tietokannan tapaan.
Maanantaina Marta antaa Magdalle tehtävän ”Verkkosivun tekstit” ja asettaa määräajaksi perjantain. Listassa, Taulussa ja Kalenterissa määräajan väri toimii samalla tavalla: punainen tarkoittaa myöhässä olevaa tehtävää, sininen tämän päivän tehtävää, vihreä ajoissa olevaa tehtävää ja harmaa tehtävää, jolla ei ole määräaikaa tai joka on suljettu. Listan yläpuolella olevat ruudut ”Määräajassa”, ”Tänään”, ”Myöhässä” ja ”Keskustelu” näyttävät lukumäärät ja suodattavat samalla tehtäviä. Nämä ovat valmiita sääntöjä, eivät näkymiä, jotka Martan pitäisi suunnitella itse.
Kommentti sivulla vai keskustelu tehtävän yhteydessä?
Notion sopii verkkosivun sisällön ja dokumentin tiettyjen osien käsittelyyn. Task Managerissa keskustelu käydään tehtävän tai keskustelun yhteydessä.
Notionissa voit jättää kommentin sivulle tai valittuun tekstikohtaan, vastata keskusteluun ja mainita työkaverin. Tarjousta muokatessa tämä on kätevää: huomio näkyy sen lauseen vieressä, jota se koskee. Jos yrityksessäsi kuitenkin etsitään ennen kaikkea viimeisintä päätöstä määräajasta ja vastuuhenkilöstä, tarkista, tallentaako tiimi sen todella kommentteihin eikä erilliseen keskusteluun.
Task Managerissa Magda kirjoittaa tiistaina ”Verkkosivuprojekti”-viestiketjuun: ”Lähetän kaksi versiota hero-osiosta perjantaihin mennessä.” Marta näkee viestin tehtäväkortin alla. Hän voi vastata maininnalla @, lainata viestiä tai reagoida sanalla ”Katson”. Kun hän palaa viestiketjuun, ”Uutta”-viiva osoittaa vanhimman lukemattoman viestin.
Kun joku siirtää tehtävän määräaikaa, viestiketjuun tallentuu muutos ja aiempi arvo. Viestiin voi liittää tiedoston, ja viestiketjun otsikon ”Tiedostot”-kuvake kokoaa tehtävän liitteet myös vanhemmista viesteistä. Näin sovitut asiat voi tarkistaa kysymättä työkavereilta, minkä version he lähettivät. Jos tämä ongelma on tuttu muista työkaluista, lue myös Task Managerin ja Trellon vertailu.
Muistiinpanot eivät ole toinen tietokanta
Task Managerin muistiinpanot on tarkoitettu dokumenttien, tarkistuslistojen ja sovittujen asioiden kirjaamiseen, ei relaatiotietokantojen rakentamiseen. Jokainen muistiinpano pysyy yksityisenä, kunnes jaat sen itse. Muistiinpanon liittäminen Työtilaan helpottaa listan suodattamista, mutta se ei anna käyttöoikeutta kyseisen tilan jäsenille tai ylläpitäjälle.
Oletetaan, että Marta kirjaa torstaina muistiinpanoihin asiakkaan kanssa käydyn keskustelun huomioita. Tarkistettuaan sisällön hän jakaa dokumentin Magdalle ”Vain katselu” -oikeudella. Jos Magdan pitää lisätä korjauksia, Marta muuttaa oikeudeksi ”Voi muokata”. Muistiinpanon voi myös kiinnittää tehtävän tai keskustelun kansioon, mutta pelkkä kiinnittäminen ei näytä sitä viestiketjun osallistujille.
Muokkausohjelma tallentaa muutokset automaattisesti noin sekunnin kuluttua kirjoittamisen lopettamisesta. Muistiinpanoissa Marta merkitsee tehtävälistalta asioita tehdyiksi, liittää mukaan luonnoksen kuvan ja lisää koodinpätkän koodilohkoon. Myöhemmin hän etsii sovittuja asioita suurennuslasilla - sekä otsikoista että muistiinpanojen sisällöstä. Voit viedä muistiinpanon PDF-, Word- tai TXT-muodossa. Lisää omien dokumenttien järjestämisestä kertoo kuvaus Task Managerin Muistiinpanoista.
Muistiinpanojen ja Tiedostot-moduulin kansiot ovat yhteisiä, mutta Tiedostot kuuluvat Pro-versioon. Jos yrityksesi tarvitsee omia tietokantoja suhteineen, ominaisuuksineen ja näkymineen, Notionilla on tässä etulyöntiasema. Muistiinpanoja ei kannata hankkia siinä uskossa, että ne korvaavat tällaisen rakenteen.
Notion AI sisältyy Business-sopimukseen, ja AI-avustaja käyttää omaa avaintasi
25. syyskuuta 2026 päivätyn hinnaston mukaan Notion AI:n täydet ominaisuudet sisältyvät Business- ja Enterprise-sopimuksiin; Free- ja Plus-sopimuksissa on tarjolla AI:n kokeiluominaisuuksia. Tämä on tärkeä tarkennus vanhempiin kuvauksiin, joissa Notion AI esitetään erillisenä lisäpalveluna, jolla on yksi kiinteä käyttäjäkohtainen hinta. Tietyt Notionin premium-mallit saattavat vaatia lisäkrediittejä. (notion.com)
Task Managerin AI-avustaja on valinnainen. Ylläpitäjä lisää oman API-avaimen yhdeltä palveluntarjoajalta: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Yritys maksaa käytöstä suoraan mallin palveluntarjoajalle; Task Manager ei lisää hintaan katetta. Ilman avainta Tehtävät, Keskustelut ja Muistiinpanot toimivat edelleen.
Perjantaina Marta voi valita AI-avustajalle yhtä aikaa saatavilla olevan keskustelun ja muistiinpanon ja kysyä sitten, mitä asiakkaan kanssa sovittiin. Avustaja näkee vain ne lähteet, joihin Martalla on käyttöoikeus. Jos valittu aineisto ylittää mallin kontekstirajan, avustaja kertoo, mitä se ei huomioinut. Näin toimii AI-avustajan lähteiden valinta.
Oma palvelin ei tarkoita, että AI-kysely pysyy vain sillä: kysymyksen sisältö ja tarvittava konteksti lähetetään valitsemallesi mallipalveluntarjoajalle. Avustaja ei myöskään pysty lukemaan PDF-skannausta, jossa ei ole tekstikerrosta, koska siinä ei ole OCR-toimintoa eli kuvassa olevan tekstin tunnistusta. Nämä rajoitukset kannattaa huomioida ennen yrityksen dokumenttien liittämistä.
Mitä Notion ja Task Manager maksavat kolmessa vuodessa?
Kymmenelle henkilölle 36 kuukauden ajalta Notion Plus maksaa tässä laskelmassa 3420 EUR ja Notion Business 7020 EUR. Task Manager Standard / Classic maksaa 1 490 zł ilman uusintoja tai 2 384 zł kahdella vuosittaisella päivitysoikeuden uusimisella. Notion veloittaa maksullisista sopimuksista tiimin jäsentä kohden, kun taas Task Manager myy pysyvän lisenssin määrätylle määrälle käyttäjiä. Pelkkä tilausmaksun ja lisenssin hinnan vertailu ei riitä: laske Task Managerin hintaan mukaan oma hostingisi ja AI-avustajaa käyttäessäsi myös mallipalveluntarjoajan veloitukset. Notionin hinnastossa on Free-, Plus-, Business- ja Enterprise-sopimukset, jotka voi maksaa kuukausittain tai vuosittain. (notion.com)
Alla oleva laskelma perustuu kymmeneen henkilöön, 36 kuukauteen ja Notionin 25. syyskuuta 2026 tarkistetun hinnaston muuttumattomiin hintoihin. Plus-sopimuksen hinnaksi on oletettu 9,50 EUR henkilöä kohden kuukaudessa ja Business-sopimuksen hinnaksi 19,50 EUR henkilöä kohden kuukaudessa. Kyseessä on suuntaa antava vertailu, ei hintaennuste: verot, hinnaston muutokset ja mahdolliset valitusta maksutavasta johtuvat erot on jätetty pois. (notion.com)
| Vaihtoehto 10 henkilölle | Laskelma 3 vuodelta oletetuilla hinnoilla | Laskelman ulkopuolella |
|---|---|---|
| Notion Plus | 9,50 EUR × 10 × 36 = 3420 EUR | Notion AI:n täydet ominaisuudet eivät sisälly Plus-sopimukseen. |
| Notion Business | 19,50 EUR × 10 × 36 = 7020 EUR | AI:n käyttöä on osittain rajoitettu, ja tietyt premium-mallit saattavat vaatia krediittejä. |
| Task Manager Standard / Classic | 1 490 zł kertaostoksena ilman uusintoja tai 2 384 zł kahdella vuosittaisella päivitysoikeuden uusimisella | Hosting ja mahdollinen oman AI-avaimen käyttö. |
Notionin hinnat ovat euroina ja Task Managerin hinnat zlotyina, joten älä vähennä toista riviä toisesta määrittämättä ensin valuuttakurssia. Task Managerin lisenssin hintaan sisältyvät ensimmäiset 12 kuukautta päivityksiä. Sen jälkeen voit uusia oikeuden uusiin versioihin tai jatkaa nykyisen version käyttöä ilman lisenssimaksuja. Olemme eritelleet tämän mallin tarkemmin tilauksen ja kertalisenssin laskelmassa.
Starter sopii enintään 8 henkilölle, joten kymmenhenkiselle tiimille pienin sopiva Task Manager -sopimus on Classic (enintään 20 henkilölle). Jos tarvitset Sähköpostia, Tiedostoja tai Automaatioita, vertaa Pro / Classic -versiota, joka maksaa 3 990 zł, älä Standard / Classic -versiota. Omalla palvelimella tarvitset PHP 8.1+:n ja MySQL:n tai MariaDB:n; tavallinen jaettu hosting riittää. Asennuksessa tiedostot ladataan palvelimelle ja selaimessa käydään läpi viisi asennusohjelman näyttöä.
Kannattaako Notionia käyttää edelleen vai vaihtaa työkalua?
Jatka Notionin käyttöä, jos omat tietokannat, suhteet ja näkymät ovat osa yrityksesi työskentelytapaa. Harkitse Task Manageria, jos valmiit tehtävät keskusteluineen, tietyille henkilöille jaettavat dokumentit ja sovelluksen tiedot omalla palvelimellasi ovat sinulle tärkeämpiä. Kumpikaan valinta ei kuitenkaan korjaa sitä, jos tiimi ei kirjaa sovittuja asioita mihinkään.
Notion on vahva valinta yritykselle, joka hallinnoi samassa järjestelmässä sisältöjä, projekteja ja muita niihin liittyviä rekistereitä. Sen avulla voi myös julkaista sivuja verkossa. Task Managerissa ei ole omia tietokantoja suhteineen, itse määriteltäviä ominaisuuksia ja näkymiä eikä sivujen julkista julkaisemista. Task Managerissa ei myöskään ole kuvattua Notion-tuontitoimintoa, joten älä suunnittele työkalun vaihtoa arkiston automaattisena siirtona. (notion.com)
Kirjaa huomenna ylös viisi asiaa, joiden kohdalla joku kysyi tällä viikolla: ”Mihin jäimme?”. Tarkista, löytyykö vastaus tehtävän yhteydestä vai pitääkö sitä etsiä jonkun yksityisestä keskustelusta. Jos haluat nähdä, miltä ensimmäinen vaihtoehto näyttää, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Notion vai Task Manager - kumpi kannattaa valita pienyrityksen tehtäviin?
Valitse Task Manager, jos haluat päästä heti työskentelemään tehtävien parissa ja seurata niiden tilaa ja määräaikaa sekä käydä keskustelua kunkin tehtävän yhteydessä. Valitse Notion, jos haluat suunnitella itse tietokannat, ominaisuudet ja näkymät erilaisiin töihin.
Korvaako Task Manager Notionin kokonaan?
Ei. Task Manager ei korvaa omia relaatiotietokantoja, suunniteltuja näkymiä eikä verkkosivujen julkaisemista. Se voi kuitenkin hoitaa päivittäiset tehtävät, tiimin keskustelut ja työasiakirjat.
Voiko tiedot siirtää Notionista Task Manageriin automaattisesti?
Notionista Task Manageriin siirtämiseen ei ole kuvattu tuontitoimintoa. Suunnittele tarvittavien tehtävien ja muistiinpanojen luominen erikseen ja aloita asioista, joita tiimi työstää parhaillaan.
Paljonko Notion AI maksaa verrattuna AI-avustajaan?
25. syyskuuta 2026 päivätyn hinnaston mukaan Notion AI sisältyy Business- ja Enterprise-sopimuksiin, kun taas Free- ja Plus-sopimuksissa on tarjolla AI:n kokeiluominaisuuksia; tietyt premium-mallit saattavat kuluttaa lisäkrediittejä. Task Managerin AI-avustaja käyttää asiakkaan omaa avainta, ja maksat mallin käytöstä suoraan sen palveluntarjoajalle. (notion.com)
Näkeekö koko tiimi Työtilaan liitetyn muistiinpanon?
Ei. Työtilaan liittäminen toimii suodatustunnisteena, eikä se jaa muistiinpanoa muiden kanssa. Muistiinpanon näkevät sen omistaja ja henkilöt, joille omistaja on antanut käyttöoikeuden ”Vain katselu” tai ”Voi muokata”.
Lähteet
- Notion, Pricing Plans - https://www.notion.com/pricing (käyty: 2026-09-25).
- Notion, What is Notion AI? - https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs (käyty: 2026-09-25).
- Notion, Intro to databases in Notion - https://www.notion.com/help/intro-to-databases (käyty: 2026-09-25).
- Notion, Database views, filters, sorts & groups - https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts (käyty: 2026-09-25).
- Notion, Database properties in Notion - https://www.notion.com/help/database-properties (käyty: 2026-09-25).
- Notion, Comments, mentions & reactions in Notion - https://www.notion.com/help/comments-mentions-and-reminders (käyty: 2026-09-25).
- Task Manager, Ominaisuudet: Muistiinpanot - https://taskmanager.pl/funkcje/notatki (käyty: 2026-09-25).
- Task Manager, Ominaisuudet: Tehtävät - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (käyty: 2026-09-25).
- Task Manager, Ominaisuudet: AI-avustaja - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (käyty: 2026-09-25).
- Task Manager, Hinnoittelu - https://taskmanager.pl/#hinnat (käyty: 2026-09-25).
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
