Lundi, Marta, qui travaille dans une agence de six personnes, cherche une réponse à une question simple : qui préparera les textes du site ? Elle a créé la tâche dans Notion, mais la décision a été prise dans une discussion privée. Pour elle, choisir entre « Notion ou Task Manager » revient à décider si elle veut continuer à organiser son propre système de travail ou disposer immédiatement de la tâche et de la discussion dans un seul fil.
Notion ou Task Manager : concevoir un système ou commencer par une tâche ?
Choisissez Notion si vous voulez organiser vous-même votre structure de travail ; choisissez Task Manager si vous avez besoin de champs de tâche prêts à l’emploi et d’une discussion associée. Notion permet aussi de commencer avec un modèle : vous n’êtes donc pas toujours face à une page blanche.
Dans Notion, les tâches peuvent être des éléments d’une base de données. Vous définissez des propriétés, comme le statut et la date, puis choisissez les vues, les filtres et le mode de regroupement. Vous pouvez relier les bases entre elles. Si vous gérez en parallèle des projets, des clients et un calendrier éditorial, cette liberté correspond peut-être exactement à vos besoins. Mais quelqu’un doit décider de la façon dont ces éléments doivent fonctionner ensemble.
Dans Task Manager, vous créez une tâche dans l’Espace de travail de votre choix, c’est-à-dire un espace qui regroupe les tâches et les discussions. Vous saisissez le sujet, la description, l’échéance et les personnes assignées ; vous choisissez une priorité normale ou élevée. Les statuts sont prédéfinis : aucun statut, en cours, terminé et annulé. Vous ne pouvez pas ajouter de propriété personnalisée ni relier les tâches entre elles comme dans une base de données Notion.
Lundi, Marta assigne à Magda la tâche « Textes du site », avec une échéance fixée au vendredi. Dans la liste, le Tableau et le Calendrier, la couleur de l’échéance obéit à la même règle : rouge pour une tâche en retard, bleu pour une tâche à faire aujourd’hui, vert pour une tâche dans les délais et gris pour une tâche sans échéance ou clôturée. Au-dessus de la liste, les tuiles « Dans les délais », « Pour aujourd’hui », « En retard » et « Discussion » affichent des nombres et filtrent les éléments en même temps. Ce sont des règles prêtes à l’emploi, pas des vues que Marta doit concevoir.
Un commentaire sur une page ou une discussion liée à une tâche ?
Notion convient pour discuter du contenu d’une page et de passages précis d’un document. Task Manager privilégie les discussions en cours rattachées à une tâche ou à une discussion.
Dans Notion, vous laissez un commentaire sur une page ou sur un passage sélectionné, répondez dans la discussion et pouvez mentionner un collaborateur. C’est pratique pour rédiger une offre : la remarque se trouve à côté de la phrase concernée. Mais si, dans votre entreprise, quelqu’un cherche surtout la dernière décision concernant l’échéance et la personne responsable, vérifiez si l’équipe la consigne vraiment dans les commentaires plutôt que dans une discussion séparée.
Dans Task Manager, Magda écrit mardi dans le fil « Projet du site » : « J’enverrai deux variantes de la section hero d’ici vendredi ». Marta voit le message sous la carte de la tâche. Elle peut répondre en utilisant une mention @, citer un message ou réagir avec « Je regarde ». Lorsqu’elle revient dans le fil, la ligne « Nouveau » indique le plus ancien message non lu.
Lorsqu’une personne reporte l’échéance d’une tâche, le fil enregistre la modification ainsi que la valeur précédente. Vous pouvez joindre un fichier à un message, et l’icône « Fichiers » dans l’en-tête du fil rassemble les pièces jointes de cette tâche, y compris celles des anciens messages. Il est ainsi plus facile de retrouver les décisions prises sans demander à vos collègues quelle version ils ont envoyée. Si vous rencontrez le même problème avec d’autres outils, découvrez aussi le comparatif de Task Manager avec Trello.
Les notes ne sont pas une deuxième base de données
Les Notes dans Task Manager servent à rédiger des documents, des checklists et des comptes rendus, et non à créer des bases de données relationnelles. Chaque note reste privée tant que vous ne la partagez pas. L’associer à un Espace de travail permet de filtrer la liste, mais ne donne pas accès à la note aux membres de cet espace ni à son administrateur.
Imaginons que Marta consigne jeudi dans Notes les éléments à retenir d’un échange avec un client. Ce n’est qu’après avoir vérifié le contenu qu’elle partage le document avec Magda en lui accordant l’accès « Lecture seule ». Si Magda doit ajouter des corrections, Marta passe le niveau d’accès à « Peut modifier ». Il est également possible d’épingler la note dans le dossier d’une tâche ou d’une discussion, mais cet épinglage ne la rend pas visible aux participants du fil.
L’éditeur enregistre automatiquement les modifications environ une seconde après l’arrêt de la saisie. Dans les commentaires, Marta coche des éléments dans sa liste de tâches, colle une image de maquette et insère un extrait de code dans un bloc de code. Plus tard, elle retrouve les décisions à l’aide de la loupe, aussi bien dans les titres que dans le contenu des notes. Vous pouvez exporter une note en PDF, Word ou TXT. La présentation des Notes dans Task Manager vous explique comment organiser vos propres documents.
Les dossiers des Notes et du module Fichiers sont partagés, mais Fichiers est inclus dans la formule Pro. Si votre entreprise a besoin de bases personnalisées avec des relations, des propriétés et des vues, Notion a l’avantage sur ce point. N’achetez pas Notes en pensant qu’elles remplaceront une telle structure.
Notion AI est inclus dans la formule Business, tandis que l’Assistant IA utilise votre propre clé
Selon la grille tarifaire du 25 septembre 2026, l’accès complet à Notion AI est inclus dans les formules Business et Enterprise ; Free et Plus offrent des fonctionnalités d’IA à l’essai. Il s’agit d’une correction importante par rapport aux descriptions plus anciennes, qui présentent Notion AI comme une option distincte à prix fixe par utilisateur. Certains modèles premium de Notion peuvent nécessiter des crédits supplémentaires. (notion.com)
L’Assistant IA de Task Manager est facultatif. L’administrateur renseigne sa propre clé API auprès de l’un des fournisseurs suivants : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. L’entreprise règle son utilisation directement auprès du fournisseur du modèle ; Task Manager ne prélève aucune marge. Sans clé, les tâches, les discussions et les Notes continuent de fonctionner.
Vendredi, Marta peut indiquer à l’Assistant IA une discussion et une note auxquelles elle a accès, puis lui demander ce qui a été convenu avec le client. L’Assistant ne voit que les sources auxquelles Marta a accès. Si le contenu sélectionné dépasse la capacité contextuelle du modèle, il indique ce qu’il n’a pas pris en compte. C’est ainsi que fonctionne la sélection des sources pour l’Assistant IA.
Avoir son propre serveur ne signifie pas que la requête à l’IA y reste exclusivement : le contenu de la question et le contexte nécessaire sont transmis au fournisseur du modèle choisi. L’Assistant ne peut pas non plus lire un scan PDF dépourvu de couche texte, car il ne dispose pas de l’OCR, c’est-à-dire de la reconnaissance de texte à partir d’une image. Ce sont des limites à prendre en compte avant de connecter des documents de l’entreprise.
Combien coûtent Notion et Task Manager sur trois ans ?
Pour dix personnes sur 36 mois, Notion Plus coûte 3420 EUR dans ce calcul, et Notion Business 7020 EUR. Task Manager Standard / Classic coûte 1 490 zł sans renouvellement, ou 2 384 zł avec deux renouvellements annuels des mises à jour. Notion facture ses formules payantes par membre de l’équipe, tandis que Task Manager vend une licence perpétuelle pour un nombre défini de postes. Comparer simplement le prix de l’abonnement à celui de la licence ne suffit pas : ajoutez l’hébergement à votre charge pour Task Manager, ainsi que les frais du fournisseur du modèle si vous utilisez l’Assistant IA. La grille tarifaire de Notion présente les formules Free, Plus, Business et Enterprise, avec une facturation mensuelle ou annuelle. (notion.com)
Le calcul ci-dessous part du principe qu’il y a dix personnes, pendant 36 mois, et que les tarifs de la grille Notion consultée le 25 septembre 2026 restent inchangés. Le tarif retenu pour Plus est de 9,50 EUR par mois et par personne, et celui de Business de 19,50 EUR par mois et par personne. Cette comparaison est indicative et ne constitue pas une prévision de prix : elle ne tient pas compte des taxes, des changements de tarifs ni des éventuelles différences liées au mode de facturation choisi. (notion.com)
| Formule pour 10 personnes | Calcul sur 3 ans selon les hypothèses retenues | Non inclus dans le calcul |
|---|---|---|
| Notion Plus | 9,50 EUR × 10 × 36 = 3420 EUR | L’accès complet à Notion AI n’est pas inclus dans Plus. |
| Notion Business | 19,50 EUR × 10 × 36 = 7020 EUR | Une partie de l’utilisation de l’IA est soumise à des limites, et certains modèles premium peuvent nécessiter des crédits. |
| Task Manager Standard / Classic | 1 490 zł en paiement unique sans renouvellement, ou 2 384 zł avec deux renouvellements annuels des mises à jour | Hébergement et éventuelle utilisation de votre propre clé IA. |
Les montants de Notion sont en euros et ceux de Task Manager en złotys : ne soustrayez donc pas une ligne de l’autre sans tenir compte du taux de change. Dans Task Manager, le prix de la licence inclut les 12 premiers mois de mises à jour. Ensuite, vous pouvez renouveler l’accès aux nouvelles versions ou conserver votre version sans payer de frais de licence supplémentaires. Nous détaillons ce modèle dans notre comparatif entre abonnement et licence à paiement unique.
Starter couvre jusqu’à 8 personnes ; pour une équipe de dix, la formule Task Manager la plus adaptée est donc Classic (jusqu’à 20 personnes). Si vous avez besoin de la Messagerie, des Fichiers ou des Automatisations, comparez plutôt la formule Pro / Classic à 3 990 zł, et non Standard / Classic. Pour l’hébergement sur votre propre serveur, il vous faut PHP 8.1+ et MySQL ou MariaDB ; un hébergement mutualisé classique suffit. L’installation consiste à téléverser les fichiers, puis à suivre les cinq écrans de l’assistant d’installation dans le navigateur.
Rester sur Notion ou changer d’outil ?
Restez sur Notion si les bases personnalisées, les relations et les vues font partie du mode de travail de votre entreprise. Envisagez Task Manager si vous privilégiez des tâches prêtes à l’emploi avec une conversation, des documents partagés avec des personnes précises et des données d’application hébergées sur votre serveur. Aucun de ces choix ne réglera toutefois les décisions que l’équipe ne consigne nulle part.
Notion est un excellent choix pour une entreprise qui gère dans un même système du contenu, des projets et d’autres registres liés. Il permet aussi de publier des pages sur le Web. Task Manager ne propose ni bases personnalisées avec relations, ni propriétés et vues configurables, ni publication de pages publiques. Il n’existe pas non plus de fonction d’import depuis Notion documentée ; ne prévoyez donc pas de transférer automatiquement vos archives en changeant d’outil. (notion.com)
Demain, notez cinq sujets pour lesquels quelqu’un a demandé cette semaine : « Où en est-on ? » Vérifiez si la réponse se trouve avec la tâche ou s’il faut la chercher dans la conversation privée de quelqu’un. Pour voir à quoi ressemble la première option, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Notion ou Task Manager - que choisir pour gérer les tâches d’une petite entreprise ?
Choisissez Task Manager si vous voulez travailler immédiatement avec des tâches dotées d’un statut, d’une échéance et d’une discussion. Choisissez Notion si vous avez besoin de concevoir vous-même des bases de données, des propriétés et des vues adaptées à différents types de travail.
Task Manager peut-il remplacer complètement Notion ?
Non, Task Manager ne remplace pas les bases de données personnalisées avec relations, les vues conçues sur mesure ni la publication de pages sur le web. Il peut toutefois prendre en charge les tâches en cours, les discussions de l’équipe et les documents de travail.
Peut-on transférer automatiquement les données de Notion vers Task Manager ?
Il n’existe pas de fonction d’importation de Notion vers Task Manager. Prévoyez de recréer séparément les tâches et les Notes dont vous avez besoin, en commençant par les sujets sur lesquels l’équipe travaille actuellement.
Combien coûte Notion AI par rapport à l’Assistant IA ?
Selon la grille tarifaire du 25 septembre 2026, Notion AI est disponible dans les formules Business et Enterprise, tandis que Free et Plus offrent des fonctionnalités d’IA à l’essai ; certains modèles premium peuvent consommer des crédits supplémentaires. L’Assistant IA de Task Manager utilise la clé du client, et l’utilisation du modèle est facturée directement par son fournisseur. (notion.com)
Toute l’équipe peut-elle voir une note associée à un Espace de travail ?
Non, l’association à un Espace de travail est une étiquette de filtrage, et non un partage. La note est visible par son propriétaire et par les personnes auxquelles celui-ci a accordé l’accès « Lecture seule » ou « Peut modifier ».
Sources
- Notion, Pricing Plans - https://www.notion.com/pricing (consulté le : 2026-09-25).
- Notion, What is Notion AI? - https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs (consulté le : 2026-09-25).
- Notion, Intro to databases in Notion - https://www.notion.com/help/intro-to-databases (consulté le : 2026-09-25).
- Notion, Database views, filters, sorts & groups - https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts (consulté le : 2026-09-25).
- Notion, Database properties in Notion - https://www.notion.com/help/database-properties (consulté le : 2026-09-25).
- Notion, Comments, mentions & reactions in Notion - https://www.notion.com/help/comments-mentions-and-reminders (consulté le : 2026-09-25).
- Task Manager, Fonctionnalités : Notes - https://taskmanager.pl/funkcje/notatki (consulté le : 2026-09-25).
- Task Manager, Fonctionnalités : Tâches - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consulté le : 2026-09-25).
- Task Manager, Fonctionnalités : Assistant IA - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (consulté le : 2026-09-25).
- Task Manager, Tarifs - https://taskmanager.pl/#tarifs (consulté le : 2026-09-25).
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
