Am Montag sucht Marta aus einer sechsköpfigen Agentur die Antwort auf eine einfache Frage: Wer bereitet die Texte für die Website vor? Die Aufgabe steht in Notion, die Absprache dazu fiel jedoch in einem privaten Chat. Für sie läuft die Entscheidung „Notion oder Task Manager“ darauf hinaus, ob sie ihr Arbeitssystem weiterhin selbst gestalten oder Aufgabe und Gespräch gleich in einem Thread haben möchte.
Notion oder Task Manager: ein System gestalten oder mit einer Aufgabe beginnen?
Wählen Sie Notion, wenn Sie Ihre Arbeitsstruktur selbst gestalten möchten; wählen Sie Task Manager, wenn Sie vorgegebene Aufgabenfelder und einen Gesprächsverlauf direkt bei der Aufgabe benötigen. Sie können in Notion auch mit einer Vorlage beginnen - es muss also nicht immer eine leere Seite sein.
In Notion können Aufgaben Einträge in einer Datenbank sein. Sie legen Eigenschaften wie Status und Datum fest und wählen anschließend Ansichten, Filter und Gruppierungen. Datenbanken lassen sich über Beziehungen verknüpfen. Wenn Sie gleichzeitig Projekte, Kunden und einen Redaktionskalender verwalten, kann diese Freiheit genau das Richtige für Sie sein. Allerdings muss jemand festlegen, wie die einzelnen Elemente zusammenarbeiten sollen.
In Task Manager erstellen Sie eine Aufgabe in einem ausgewählten Arbeitsbereich, der Aufgaben und Chats bündelt. Sie geben Thema, Beschreibung und Fälligkeitsdatum ein und weisen Personen zu; anschließend wählen Sie die normale oder hohe Priorität. Die Status sind vorgegeben: kein Status, in Bearbeitung, erledigt und abgebrochen. Eigene Eigenschaften können Sie nicht hinzufügen und Aufgaben nicht wie in einer Notion-Datenbank über Beziehungen verknüpfen.
Am Montag weist Marta Magda die Aufgabe „Texte für die Website“ mit Fälligkeitsdatum Freitag zu. In der Liste, auf dem Board und im Kalender folgt die Farbe des Fälligkeitsdatums derselben Regel: Rot kennzeichnet eine überfällige Aufgabe, Blau eine heute fällige, Grün eine fristgerechte und Grau eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum oder eine abgeschlossene Aufgabe. Die Kacheln „Fristgerecht“, „Heute“, „Überfällig“ und „Chat“ über der Liste zeigen die Anzahl an und filtern gleichzeitig die Einträge. Das sind vorgegebene Regeln - Ansichten, die Marta nicht erst gestalten muss.
Kommentar auf einer Seite oder Gespräch zu einer Aufgabe?
Notion eignet sich, um Inhalte einer Seite und bestimmte Textabschnitte zu besprechen. Task Manager setzt auf einen laufenden Gesprächsverlauf, der an eine Aufgabe oder einen Chat angeheftet ist.
In Notion hinterlassen Sie einen Kommentar auf einer Seite oder an einer markierten Textstelle, antworten in der Diskussion und können eine Teamkollegin oder einen Teamkollegen erwähnen. Beim Überarbeiten eines Angebots ist das praktisch: Der Hinweis steht direkt neben dem betreffenden Satz. Wenn in Ihrem Unternehmen jedoch vor allem die letzte Entscheidung zu Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit gesucht wird, prüfen Sie, ob Ihr Team diese tatsächlich in Kommentaren festhält und nicht in einem separaten Chat.
Am Dienstag schreibt Magda im Thread „Website-Projekt“: „Bis Freitag schicke ich zwei Varianten für den Hero-Bereich.“ Marta sieht die Nachricht unter der Aufgabenkarte. Sie kann mit einer Erwähnung über @ antworten, einen Beitrag zitieren oder mit „Schaue ich mir an“ reagieren. Wenn sie zum Thread zurückkehrt, zeigt die Linie „Neu“ die älteste ungelesene Nachricht an.
Wenn jemand das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe verschiebt, hält der Thread die Änderung samt vorherigem Wert fest. Nachrichten können Anhänge enthalten. Das Symbol „Dateien“ in der Kopfzeile des Threads bündelt auch die Anhänge dieser Aufgabe aus älteren Beiträgen. So können Sie Absprachen nachvollziehen, ohne Teamkolleginnen und Teamkollegen fragen zu müssen, welche Version sie geschickt haben. Wenn Sie dieses Problem auch aus anderen Tools kennen, lesen Sie auch den Vergleich von Task Manager und Trello.
Notizen sind keine zweite Datenbank
Notizen in Task Manager eignen sich für Dokumente, Checklisten und Absprachen, nicht für den Aufbau relationaler Datenbanken. Jede Notiz bleibt privat, bis Sie sie selbst freigeben. Die Zuordnung zu einem Arbeitsbereich erleichtert das Filtern der Liste, gewährt aber weder den Mitgliedern dieses Bereichs noch dem Administrator Zugriff.
Nehmen wir an, Marta notiert am Donnerstag in Notizen ihre Gedanken zu einem Kundengespräch. Erst nachdem sie den Inhalt geprüft hat, gibt sie das Dokument für Magda mit der Berechtigung „Nur ansehen“ frei. Wenn Magda Änderungen ergänzen soll, ändert Marta die Berechtigung in „Darf bearbeiten“. Die Notiz kann auch an den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats angeheftet werden, doch allein dadurch wird sie den Teilnehmenden des Threads nicht zugänglich gemacht.
Der Editor speichert Änderungen automatisch etwa eine Sekunde, nachdem Sie mit dem Schreiben aufgehört haben. In den Notizen hakt Marta Punkte auf einer To-do-Liste ab, fügt ein Bild des Mock-ups ein und platziert einen Codeausschnitt in einem Codeblock. Später sucht sie mit der Lupe nach Absprachen - sowohl in Titeln als auch im Inhalt der Notizen. Sie können eine Notiz als PDF, Word oder TXT exportieren. Wie Sie Ihre eigenen Dokumente strukturieren, erfahren Sie in der Beschreibung der Notizen in Task Manager.
Die Ordner der Notizen und des Moduls Dateien werden gemeinsam genutzt, aber Dateien sind Teil der Pro-Version. Wenn Ihr Unternehmen eigene Datenbanken mit Beziehungen, Eigenschaften und Ansichten benötigt, hat Notion hier die Nase vorn. Notizen sollten Sie nicht in der Erwartung kaufen, dass sie eine solche Struktur ersetzen.
Notion AI ist im Business-Plan enthalten, der KI-Assistent verwendet Ihren Schlüssel
Laut Preisliste vom 25. September 2026 ist der volle Zugriff auf Notion AI an die Tarife Business und Enterprise gebunden; Free und Plus bieten AI-Funktionen zum Ausprobieren. Das ist eine wichtige Korrektur gegenüber älteren Beschreibungen, in denen Notion AI als separates Add-on mit einem einheitlichen Preis pro Nutzer dargestellt wird. Für ausgewählte Premium-Modelle in Notion können zusätzliche Credits erforderlich sein. (notion.com)
Der KI-Assistent in Task Manager ist optional. Der Administrator hinterlegt einen eigenen API-Schlüssel bei einem der Anbieter: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Das Unternehmen rechnet die Nutzung direkt mit dem Modellanbieter ab; Task Manager erhebt keinen Aufschlag. Auch ohne Schlüssel funktionieren Aufgaben, Chats und Notizen weiterhin.
Am Freitag kann Marta dem KI-Assistenten gleichzeitig einen verfügbaren Chat und eine Notiz zeigen und anschließend fragen, was mit dem Kunden vereinbart wurde. Der Assistent sieht nur Quellen, auf die Marta Zugriff hat. Wenn das ausgewählte Material die Kontextkapazität des Modells überschreitet, zeigt er an, was er nicht berücksichtigt hat. So funktioniert die Auswahl von Quellen für den KI-Assistenten.
Ein eigener Server bedeutet nicht, dass die KI-Anfrage ausschließlich dort bleibt: Der Fragetext und der benötigte Kontext werden an den ausgewählten Modellanbieter übermittelt. Der Assistent kann auch keine PDF-Scans ohne Textebene auslesen, da er keine OCR - also Texterkennung aus Bildern - bietet. Diese Einschränkungen sollten Sie berücksichtigen, bevor Sie Unternehmensdokumente anbinden.
Was kosten Notion und Task Manager über drei Jahre?
Für zehn Personen über 36 Monate kostet Notion Plus in dieser Berechnung 3420 EUR und Notion Business 7020 EUR. Task Manager Standard / Classic kostet 1 490 zł ohne Verlängerungen oder 2 384 zł mit zwei jährlichen Verlängerungen der Updates. Notion berechnet seine kostenpflichtigen Tarife pro Teammitglied, während Task Manager eine Dauerlizenz für eine festgelegte Anzahl von Arbeitsplätzen verkauft. Ein bloßer Vergleich des Abos mit dem Lizenzpreis reicht nicht aus: Rechnen Sie bei Task Manager Ihr eigenes Hosting hinzu und bei Nutzung des KI-Assistenten auch die Gebühren des Modellanbieters. Die Notion-Preisliste zeigt die Tarife Free, Plus, Business und Enterprise mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung. (notion.com)
Die folgende Berechnung geht von zehn Personen, 36 Monaten und unveränderten Preisen laut der am 25. September 2026 geprüften Notion-Preisliste aus. Für Plus wird ein Preis von 9,50 EUR pro Person und Monat angesetzt, für Business - 19,50 EUR pro Person und Monat. Dies ist ein Richtwert und keine Preisprognose: Steuern, Preisänderungen und mögliche Unterschiede je nach gewählter Abrechnungsweise bleiben unberücksichtigt. (notion.com)
| Variante für 10 Personen | Kosten für 3 Jahre unter den angenommenen Bedingungen | Nicht eingerechnet |
|---|---|---|
| Notion Plus | 9,50 EUR × 10 × 36 = 3420 EUR | Der volle Zugriff auf Notion AI ist in Plus nicht enthalten. |
| Notion Business | 19,50 EUR × 10 × 36 = 7020 EUR | Die KI-Nutzung unterliegt teilweise Beschränkungen, und für ausgewählte Premium-Modelle können Credits erforderlich sein. |
| Task Manager Standard / Classic | 1 490 zł einmalig ohne Verlängerungen oder 2 384 zł mit zwei jährlichen Verlängerungen der Updates | Hosting und gegebenenfalls die Nutzung eines eigenen KI-Schlüssels. |
Die Beträge für Notion sind in Euro, die für Task Manager in zł angegeben. Ziehen Sie daher nicht einfach den einen Betrag vom anderen ab, ohne einen Wechselkurs zugrunde zu legen. Bei Task Manager sind die ersten 12 Monate Updates im Lizenzpreis enthalten. Danach können Sie den Zugriff auf neue Versionen verlängern oder Ihre Version ohne weitere Lizenzgebühren weiter nutzen. Dieses Modell haben wir ausführlich in der Berechnung von Abo und Einmallizenz aufgeschlüsselt.
Starter umfasst bis zu 8 Personen. Für ein Team mit zehn Personen ist Classic (bis zu 20 Personen) daher der kleinste passende Task Manager-Tarif. Wenn Sie E-Mail, Dateien oder Automatisierungen benötigen, vergleichen Sie die Variante Pro / Classic für 3 990 zł - nicht Standard / Classic. Für das eigene Hosting benötigen Sie PHP 8.1+ und MySQL oder MariaDB; normales Shared Hosting reicht aus. Für die Installation laden Sie die Dateien hoch und folgen fünf Bildschirmen des Installationsprogramms im Browser.
Bei Notion bleiben oder das Tool wechseln?
Bleiben Sie bei Notion, wenn eigene Datenbanken, Beziehungen und Ansichten zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens gehören. Ziehen Sie Task Manager in Betracht, wenn Ihnen fertige Aufgaben mit Unterhaltungen, Dokumente, die bestimmten Personen freigegeben werden, und Anwendungsdaten auf Ihrem eigenen Server wichtiger sind. Keine dieser Entscheidungen löst jedoch das Problem, wenn Ihr Team Absprachen nirgends festhält.
Notion ist eine starke Wahl für Unternehmen, die Inhalte, Projekte und andere verknüpfte Register in einem System verwalten. Außerdem lassen sich Seiten im Internet veröffentlichen. Task Manager bietet weder eigene Datenbanken mit Beziehungen noch frei gestaltbare Eigenschaften und Ansichten oder die öffentliche Veröffentlichung von Seiten. Auch eine Importfunktion aus Notion ist nicht dokumentiert. Planen Sie einen Toolwechsel daher nicht als automatische Übertragung Ihres Archivs. (notion.com)
Notieren Sie morgen fünf Fälle, in denen diese Woche die Frage „Wo stehen wir?“ aufgekommen ist. Prüfen Sie, ob die Antwort bei der Aufgabe zu finden ist oder ob Sie sie in einer privaten Unterhaltung suchen müssen. Wenn Sie sehen möchten, wie die erste Variante aussieht, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Notion oder Task Manager - was eignet sich für Aufgaben in einem kleinen Unternehmen?
Wählen Sie Task Manager, wenn Sie sofort mit Aufgaben arbeiten möchten, die einen Status, ein Fälligkeitsdatum und einen Gesprächsverlauf haben. Wählen Sie Notion, wenn Sie Datenbanken, Eigenschaften und Ansichten für verschiedene Arbeitsbereiche selbst gestalten möchten.
Kann Task Manager Notion vollständig ersetzen?
Nein, Task Manager ersetzt weder individuelle Datenbanken mit Beziehungen noch selbst gestaltete Ansichten oder das Veröffentlichen von Seiten im Internet. Laufende Aufgaben, Teamgespräche und Arbeitsdokumente kann es jedoch übernehmen.
Lassen sich Daten automatisch aus Notion in Task Manager übertragen?
Eine Importfunktion aus Notion in Task Manager ist nicht dokumentiert. Planen Sie, die benötigten Aufgaben und Notizen separat anzulegen, und beginnen Sie mit den Themen, an denen Ihr Team gerade arbeitet.
Was kostet Notion AI im Vergleich zum KI-Assistenten?
Laut Preisliste vom 25. September 2026 ist Notion AI in Business und Enterprise verfügbar, während Free und Plus AI-Funktionen zum Ausprobieren bieten; ausgewählte Premium-Modelle können zusätzliche Credits verbrauchen. Der KI-Assistent in Task Manager verwendet den eigenen Schlüssel des Kunden. Die Nutzung des Modells rechnen Sie direkt mit dessen Anbieter ab. (notion.com)
Kann das ganze Team eine Notiz sehen, die einem Arbeitsbereich zugeordnet ist?
Nein, die Zuordnung zu einem Arbeitsbereich ist ein Filtermerkmal und keine Freigabe. Die Notiz sehen ihr Eigentümer und die Personen, denen der Eigentümer Zugriff mit den Berechtigungen „Nur ansehen“ oder „Darf bearbeiten“ erteilt hat.
Quellen
- Notion, Pricing Plans - https://www.notion.com/pricing (abgerufen am: 2026-09-25).
- Notion, What is Notion AI? - https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs (abgerufen am: 2026-09-25).
- Notion, Intro to databases in Notion - https://www.notion.com/help/intro-to-databases (abgerufen am: 2026-09-25).
- Notion, Database views, filters, sorts & groups - https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts (abgerufen am: 2026-09-25).
- Notion, Database properties in Notion - https://www.notion.com/help/database-properties (abgerufen am: 2026-09-25).
- Notion, Comments, mentions & reactions in Notion - https://www.notion.com/help/comments-mentions-and-reminders (abgerufen am: 2026-09-25).
- Task Manager, Funktionen: Notizen - https://taskmanager.pl/funkcje/notatki (abgerufen am: 2026-09-25).
- Task Manager, Funktionen: Aufgaben - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (abgerufen am: 2026-09-25).
- Task Manager, Funktionen: KI-Assistent - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (abgerufen am: 2026-09-25).
- Task Manager, Preise - https://taskmanager.pl/#preise (abgerufen am: 2026-09-25).
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
