Na segunda-feira, Marta, de uma agência com seis pessoas, procura resposta a uma pergunta simples: quem vai preparar os textos para o site? Tem a tarefa no Notion, mas a decisão ficou numa conversa privada. Para ela, escolher entre «Notion ou Task Manager» resume-se a decidir se quer continuar a organizar o seu próprio sistema de trabalho ou ter a tarefa e a conversa logo no mesmo tópico.
Notion ou Task Manager: criar um sistema ou começar por uma tarefa?
Escolha o Notion se quiser organizar a estrutura de trabalho por si; escolha o Task Manager se precisar de campos de tarefa e de uma conversa já disponíveis. Também pode começar com um modelo no Notion, por isso nem sempre tem de partir de uma página em branco.
No Notion, as tarefas podem ser elementos de uma base de dados. Define as propriedades, como o estado e a data, e depois escolhe as vistas, os filtros e a forma de agrupar os elementos. Pode relacionar bases de dados. Se gerir projetos, clientes e um calendário de publicações ao mesmo tempo, esta liberdade pode ser precisamente o que procura. Ainda assim, alguém terá de decidir como estes elementos devem funcionar em conjunto.
No Task Manager, cria uma tarefa no Workspace escolhido, ou seja, num espaço que agrupa tarefas e conversas. Introduz o assunto, a descrição, o prazo e as pessoas atribuídas; escolhe a prioridade normal ou alta. Os estados são predefinidos: sem estado, em curso, concluído e cancelado. Não pode adicionar propriedades próprias nem relacionar tarefas como numa base de dados do Notion.
Na segunda-feira, Marta atribui a Magda a tarefa «Textos para o site», com prazo até sexta-feira. Na Lista, no Quadro e no Calendário, a cor do prazo segue sempre a mesma regra: vermelho significa tarefa atrasada, azul significa para hoje, verde significa dentro do prazo e cinzento significa tarefa sem prazo ou fechada. Os cartões «Dentro do prazo», «Para hoje», «Atrasadas» e «Conversa», acima da lista, mostram números e filtram os itens ao mesmo tempo. São regras prontas, não vistas que Marta tenha de criar.
Comentário numa página ou conversa numa tarefa?
O Notion é adequado para discutir o conteúdo de uma página e partes específicas de um documento. O Task Manager privilegia a conversa do dia a dia associada a uma tarefa ou conversa.
No Notion, deixa um comentário numa página ou junto a um trecho selecionado, responde na discussão e pode mencionar um colega. Ao redigir uma proposta, é prático: a observação fica junto à frase a que diz respeito. No entanto, se na sua empresa as pessoas procuram sobretudo a decisão mais recente sobre o prazo e o responsável, confirme se a equipa a regista mesmo nos comentários e não numa conversa separada.
Na terça-feira, Magda escreve no tópico «Projeto do site» no Task Manager: «Envio duas opções para a secção hero até sexta-feira». Marta vê a mensagem por baixo do cartão da tarefa. Pode responder com uma menção @, citar uma mensagem ou reagir com «Vou ver». Quando volta ao tópico, a linha «Novas» indica a mensagem não lida mais antiga.
Quando alguém altera o prazo de uma tarefa, o tópico regista a alteração e o valor anterior. Também é possível anexar um ficheiro à mensagem, e o ícone «Ficheiros» no cabeçalho do tópico reúne os anexos dessa tarefa, incluindo os de mensagens mais antigas. Isto ajuda a reconstituir o que ficou combinado sem ter de perguntar aos colegas que versão enviaram. Se conhece este problema de outras ferramentas, consulte também a comparação entre o Task Manager e o Trello.
As notas não são uma segunda base de dados
As Notas no Task Manager servem para escrever documentos, listas de verificação e acordos, não para criar bases de dados relacionais. Cada nota é privada até decidir partilhá-la. Associá-la a um Workspace ajuda a filtrar a lista, mas não dá acesso aos membros desse espaço nem ao administrador.
Suponhamos que, na quinta-feira, Marta regista nas Notas algumas observações sobre uma conversa com um cliente. Só depois de rever o conteúdo partilha o documento com Magda como «Só de leitura». Se Magda tiver de acrescentar correções, Marta altera o nível de acesso para «Pode editar». Também é possível associar a nota à pasta de uma tarefa ou conversa, mas essa associação, por si só, não a torna visível para os participantes do tópico.
O editor guarda automaticamente as alterações cerca de um segundo depois de parar de escrever. Nas notas, Marta assinala tarefas na lista de afazeres, cola uma imagem da maquete e insere um fragmento de código num bloco de código. Mais tarde, procura as decisões com a lupa - tanto nos títulos como no conteúdo das notas. Pode exportar a nota para PDF, Word ou TXT. Saiba mais sobre como organizar os seus próprios documentos na descrição das Notas no Task Manager.
As pastas das Notas e do módulo Ficheiros são partilhadas, mas os Ficheiros fazem parte do plano Pro. Se a sua empresa precisa de bases de dados próprias com relações, propriedades e vistas, o Notion leva vantagem. Não deve adquirir as Notas com a expectativa de que substituam essa estrutura.
O Notion AI está incluído no plano Business, e o Assistente de IA utiliza a sua chave
De acordo com os preços de 25 de setembro de 2026, o acesso completo ao Notion AI está associado aos planos Business e Enterprise; os planos Free e Plus oferecem funcionalidades de IA para experimentar. Esta é uma correção importante face a descrições mais antigas, que apresentam o Notion AI como um extra independente com um preço fixo por utilizador. Alguns modelos premium no Notion podem exigir créditos adicionais. (notion.com)
O Assistente de IA no Task Manager é opcional. O administrador indica a sua própria chave API de um dos fornecedores: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. A empresa paga a utilização diretamente ao fornecedor do modelo; o Task Manager não acrescenta qualquer margem. Sem uma chave, as tarefas, os chats e as Notas continuam a funcionar.
Na sexta-feira, Marta pode indicar ao Assistente de IA um chat disponível e uma nota ao mesmo tempo e, em seguida, perguntar o que foi acordado com o cliente. O Assistente só consegue aceder às fontes a que Marta tem acesso. Se o material indicado exceder a capacidade de contexto do modelo, o Assistente informa-a do que não foi tido em conta. É assim que funciona a seleção de fontes para o Assistente de IA.
Ter um servidor próprio não significa que o pedido de IA fique exclusivamente nesse servidor: o conteúdo da pergunta e o contexto necessário são enviados ao fornecedor do modelo escolhido. O Assistente também não consegue ler um PDF digitalizado sem camada de texto, porque não dispõe de OCR, ou seja, reconhecimento de texto em imagens. São limites que importa ter em conta antes de ligar documentos da empresa.
Quanto custam o Notion e o Task Manager ao longo de três anos?
Para dez pessoas durante 36 meses, o Notion Plus custa, neste cálculo, 3420 EUR, e o Notion Business, 7020 EUR. O Task Manager Standard / Classic custa 1 490 zł sem renovações ou 2 384 zł com duas renovações anuais das atualizações. O Notion cobra os planos pagos por membro da equipa, enquanto o Task Manager vende uma licença perpétua para um número definido de postos de trabalho. Não basta comparar o preço da subscrição com o preço da licença: acrescente o seu próprio alojamento ao custo do Task Manager e, se utilizar o Assistente de IA, também os custos cobrados pelo fornecedor do modelo. A página de preços do Notion apresenta os planos Free, Plus, Business e Enterprise, com pagamento mensal ou anual. (notion.com)
O cálculo abaixo pressupõe dez pessoas, 36 meses e tarifas inalteradas, de acordo com os preços do Notion consultados em 25 de setembro de 2026. Para o Plus, foi considerada uma tarifa de 9,50 EUR por pessoa por mês; para o Business, 19,50 EUR por pessoa por mês. Trata-se de uma comparação indicativa, não de uma previsão de preços: não inclui impostos, alterações de preços nem eventuais diferenças decorrentes do método de pagamento escolhido. (notion.com)
| Opção para 10 pessoas | Cálculo para 3 anos com os pressupostos indicados | Não incluído no cálculo |
|---|---|---|
| Notion Plus | 9,50 EUR × 10 × 36 = 3420 EUR | O acesso completo ao Notion AI não está incluído no Plus. |
| Notion Business | 19,50 EUR × 10 × 36 = 7020 EUR | Parte da utilização de IA está sujeita a limites, e alguns modelos premium podem exigir créditos. |
| Task Manager Standard / Classic | 1 490 zł numa única vez, sem renovações, ou 2 384 zł com duas renovações anuais das atualizações | Alojamento e eventual utilização da sua própria chave de IA. |
Os valores do Notion estão em euros e os do Task Manager em złotys, por isso não subtraia uma linha à outra sem aplicar uma taxa de câmbio. No Task Manager, o preço da licença inclui os primeiros 12 meses de atualizações. Depois, pode renovar o acesso às novas versões ou continuar a utilizar a sua versão sem pagar mais pela licença. Explicamos este modelo em detalhe no cálculo da subscrição e da licença única.
O Starter inclui até 8 pessoas, por isso o plano mais pequeno do Task Manager adequado a uma equipa de dez pessoas é o Classic (até 20 pessoas). Se precisar de Correio, Ficheiros ou Automatização, compare a opção Pro / Classic por 3 990 zł, não a Standard / Classic. Para alojamento próprio, precisa de PHP 8.1+ e MySQL ou MariaDB; o alojamento partilhado normal é suficiente. A instalação consiste em carregar os ficheiros e percorrer os cinco ecrãs do instalador no navegador.
Continuar com o Notion ou mudar de ferramenta?
Continue com o Notion se as bases de dados próprias, as relações e as vistas fizerem parte da forma de trabalhar da sua empresa. Considere o Task Manager se valoriza mais tarefas prontas a usar com conversas, documentos partilhados com pessoas específicas e dados da aplicação no seu servidor. No entanto, nenhuma destas opções resolverá acordos que a equipa não regista em lado nenhum.
O Notion é uma excelente opção para empresas que gerem conteúdos, projetos e outros registos relacionados num único sistema. Também permite publicar páginas na Internet. O Task Manager não oferece bases de dados próprias com relações, propriedades e vistas configuradas pelo utilizador, nem a publicação pública de páginas. Também não tem uma função de importação do Notion documentada, por isso não planeie a mudança de ferramenta como uma transferência automática do arquivo. (notion.com)
Amanhã, faça uma lista de cinco assuntos sobre os quais alguém perguntou esta semana: “Em que ponto ficámos?”. Veja se a resposta está junto da tarefa ou se é preciso procurá-la na conversa privada de alguém. Se quiser ver como funciona a primeira opção, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Notion ou Task Manager - o que escolher para gerir tarefas numa pequena empresa?
Escolha o Task Manager se quiser começar logo a trabalhar com tarefas que têm estado, prazo e uma conversa associada. Escolha o Notion se precisar de criar as suas próprias bases de dados, propriedades e vistas para diferentes tipos de trabalho.
O Task Manager substitui completamente o Notion?
Não, o Task Manager não substitui as bases de dados personalizadas com relações, as vistas concebidas à medida nem a publicação de páginas na Internet. Pode, no entanto, assumir a gestão das tarefas do dia a dia, das conversas da equipa e dos documentos de trabalho.
É possível transferir automaticamente dados do Notion para o Task Manager?
Não existe uma função de importação do Notion para o Task Manager documentada. Planeie criar separadamente as tarefas e as Notas necessárias, começando pelo trabalho em que a equipa está atualmente envolvida.
Quanto custa o Notion AI em comparação com o Assistente de IA?
De acordo com os preços de 25 de setembro de 2026, o Notion AI está disponível nos planos Business e Enterprise, enquanto os planos Free e Plus oferecem funcionalidades de IA para experimentar; alguns modelos premium podem consumir créditos adicionais. O Assistente de IA no Task Manager utiliza a chave própria do cliente, e a utilização do modelo é paga diretamente ao respetivo fornecedor. (notion.com)
Toda a equipa consegue ver uma nota associada ao Workspace?
Não, a associação a um Workspace é uma etiqueta para filtrar, não uma forma de partilhar. A nota é visível para o seu proprietário e para as pessoas a quem este concedeu acesso «Só de leitura» ou «Pode editar».
Fontes
- Notion, Pricing Plans - https://www.notion.com/pricing (consultado em: 2026-09-25).
- Notion, What is Notion AI? - https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs (consultado em: 2026-09-25).
- Notion, Intro to databases in Notion - https://www.notion.com/help/intro-to-databases (consultado em: 2026-09-25).
- Notion, Database views, filters, sorts & groups - https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts (consultado em: 2026-09-25).
- Notion, Database properties in Notion - https://www.notion.com/help/database-properties (consultado em: 2026-09-25).
- Notion, Comments, mentions & reactions in Notion - https://www.notion.com/help/comments-mentions-and-reminders (consultado em: 2026-09-25).
- Task Manager, Funcionalidades: Notas - https://taskmanager.pl/funkcje/notatki (consultado em: 2026-09-25).
- Task Manager, Funcionalidades: Tarefas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consultado em: 2026-09-25).
- Task Manager, Funcionalidades: Assistente de IA - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (consultado em: 2026-09-25).
- Task Manager, Preços - https://taskmanager.pl/#precos (consultado em: 2026-09-25).
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
