El lunes, Marta, de una agencia de seis personas, busca respuesta a una pregunta sencilla: ¿quién preparará los textos para la web? Tiene la tarea en Notion, pero el acuerdo se cerró en una conversación privada. Para ella, elegir entre Notion y Task Manager se reduce a decidir si quiere seguir organizando su propio sistema de trabajo o tener la tarea y la conversación juntas en un mismo hilo.
¿Notion o Task Manager: diseñar un sistema o empezar por una tarea?
Elige Notion si quieres organizar por tu cuenta la estructura del trabajo; elige Task Manager si necesitas campos de tarea predefinidos y una conversación asociada. También puedes empezar con una plantilla en Notion, así que no siempre tienes que partir de una página en blanco.
En Notion, las tareas pueden ser elementos de una base de datos. Defines propiedades, como el estado y la fecha, y luego eliges vistas, filtros y formas de agrupar los elementos. Puedes relacionar varias bases de datos. Si gestionas proyectos, clientes y un calendario de publicaciones al mismo tiempo, esa flexibilidad puede ser justo lo que buscas. Sin embargo, alguien tiene que decidir cómo deben funcionar esos elementos entre sí.
En Task Manager, creas una tarea en el Espacio de trabajo que elijas, es decir, un espacio que agrupa tareas y chats. Escribes el asunto y la descripción, indicas la fecha límite y las personas asignadas, y eliges una prioridad normal o alta. Los estados están predefinidos: sin estado, en curso, hecho y cancelado. No puedes añadir propiedades personalizadas ni relacionar tareas como en una base de datos de Notion.
El lunes, Marta asigna a Magda la tarea «Textos para la web» con fecha límite el viernes. En la lista, el Tablero y el Calendario, los colores de las fechas límite siguen la misma regla: el rojo indica una tarea vencida, el azul una tarea para hoy, el verde una tarea dentro de plazo y el gris una tarea sin fecha límite o cerrada. Sobre la lista, las tarjetas «En plazo», «Para hoy», «Vencidas» y «Chat» muestran cifras y filtran los elementos al mismo tiempo. Son reglas predefinidas, no vistas que Marta tenga que diseñar.
¿Un comentario en la página o una conversación en la tarea?
Notion es adecuado para comentar el contenido de una página y fragmentos concretos de un documento. Task Manager apuesta por conversaciones del día a día asociadas a una tarea o a un chat.
En Notion, dejas un comentario en la página o junto a un fragmento seleccionado, respondes en el hilo de debate y puedes mencionar a un compañero. Es práctico para redactar una propuesta: el comentario queda junto a la frase a la que se refiere. Sin embargo, si en tu empresa alguien busca sobre todo la última decisión sobre la fecha límite y la persona responsable, comprueba si el equipo realmente la registra en los comentarios y no en otro chat.
El martes, Magda escribe en el hilo «Proyecto de la web» de Task Manager: «El viernes enviaré dos propuestas para la sección hero». Marta ve el mensaje debajo de la tarjeta de la tarea. Puede responder mencionando a alguien con @, citar el mensaje o reaccionar con «Lo estoy mirando». Cuando vuelve al hilo, la línea «Nuevos» señala el mensaje sin leer más antiguo.
Si alguien cambia la fecha límite de una tarea, el hilo registrará el cambio junto con el valor anterior. También se pueden adjuntar archivos a los mensajes, y el icono «Archivos» en el encabezado del hilo reúne los archivos adjuntos de esa tarea, incluidos los de mensajes anteriores. Así es más fácil reconstruir los acuerdos sin tener que preguntar a los compañeros qué versión enviaron. Si te suena este problema de otras herramientas, consulta también la comparativa de Task Manager y Trello.
Las notas no son una segunda base de datos
Las Notas de Task Manager sirven para redactar documentos, listas de comprobación y acuerdos, no para crear bases de datos relacionales. Cada nota es privada hasta que decides compartirla. Asignarla a un Espacio de trabajo ayuda a filtrar la lista, pero no da acceso a los miembros de ese espacio ni a su administrador.
Imaginemos que el jueves Marta anota en Notas algunos puntos de la conversación con un cliente. Solo después de revisar el contenido comparte el documento con Magda con el permiso «Solo lectura». Si Magda tiene que añadir correcciones, Marta cambia el permiso a «Puede editar». También se puede fijar la nota a la carpeta de una tarea o de un chat, pero fijarla no la comparte automáticamente con los participantes del hilo.
El editor guarda los cambios automáticamente aproximadamente un segundo después de dejar de escribir. En las notas, Marta marca tareas en la lista de tareas, pega una imagen de la maqueta e inserta un fragmento de código en un bloque de código. Más tarde, busca los acuerdos con la lupa, tanto en los títulos como en el contenido de las notas. Puedes exportar una nota a PDF, Word o TXT. En la descripción de las Notas de Task Manager encontrarás más información sobre cómo organizar tus documentos.
Las carpetas de Notas y del módulo Archivos son compartidas, pero Archivos forma parte del plan Pro. Si tu empresa necesita bases de datos propias con relaciones, propiedades y vistas, Notion tiene ventaja en este aspecto. No deberías contratar Notas pensando que puede sustituir esa estructura.
Notion AI está incluido en el plan Business y el Asistente de IA utiliza tu propia clave
Según los precios del 25 de septiembre de 2026, el acceso completo a Notion AI está asociado a los planes Business y Enterprise; Free y Plus ofrecen funciones de IA de prueba. Es una corrección importante respecto a descripciones anteriores, que presentaban Notion AI como un complemento independiente con un precio fijo por usuario. Algunos modelos premium de Notion pueden requerir créditos adicionales. (notion.com)
El Asistente de IA de Task Manager es opcional. El administrador introduce su propia clave API de uno de estos proveedores: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. La empresa paga el uso directamente al proveedor del modelo; Task Manager no añade ningún margen. Sin una clave, las tareas, los chats y las Notas siguen funcionando.
El viernes, Marta puede seleccionar a la vez un chat y una nota a los que tenga acceso para el Asistente de IA y preguntarle qué acordó con el cliente. El asistente solo ve las fuentes a las que Marta tiene acceso. Si el material seleccionado supera la capacidad de contexto del modelo, indicará qué no ha tenido en cuenta. Así funciona la selección de fuentes para el Asistente de IA.
Tener un servidor propio no significa que la consulta de IA se quede únicamente en él: el texto de la pregunta y el contexto necesario se envían al proveedor del modelo que hayas elegido. El asistente tampoco puede leer un PDF escaneado sin una capa de texto, porque no tiene OCR, es decir, reconocimiento de texto en imágenes. Son límites que debes tener en cuenta antes de conectar documentos de la empresa.
¿Cuánto cuestan Notion y Task Manager durante tres años?
Para diez personas durante 36 meses, Notion Plus cuesta 3420 EUR en este cálculo y Notion Business, 7020 EUR. Task Manager Standard / Classic cuesta 1 490 zł sin renovaciones o 2 384 zł con dos renovaciones anuales de actualizaciones. Notion cobra sus planes de pago por cada miembro del equipo, mientras que Task Manager vende una licencia perpetua para un número determinado de puestos. Comparar simplemente la suscripción con el precio de la licencia no basta: añade el coste de tu propio alojamiento para Task Manager y, si utilizas el Asistente de IA, también las tarifas del proveedor del modelo. Los precios de Notion incluyen los planes Free, Plus, Business y Enterprise, con opciones de pago mensual o anual. (notion.com)
El cálculo siguiente supone diez personas, 36 meses y tarifas sin cambios según los precios de Notion consultados el 25 de septiembre de 2026. Para Plus se ha tomado una tarifa de 9,50 EUR al mes por persona y, para Business, de 19,50 EUR al mes por persona. Es una comparación orientativa, no una previsión de precios: no tiene en cuenta los impuestos, los cambios en los precios ni las posibles diferencias según la modalidad de pago. (notion.com)
| Opción para 10 personas | Cálculo para 3 años según los supuestos indicados | Fuera del cálculo |
|---|---|---|
| Notion Plus | 9,50 EUR × 10 × 36 = 3420 EUR | El acceso completo a Notion AI no está incluido en Plus. |
| Notion Business | 19,50 EUR × 10 × 36 = 7020 EUR | El uso de algunas funciones de IA está sujeto a límites y algunos modelos premium pueden requerir créditos. |
| Task Manager Standard / Classic | 1 490 zł en un único pago sin renovaciones o 2 384 zł con dos renovaciones anuales de actualizaciones | Alojamiento y posible uso de tu propia clave de IA. |
Los importes de Notion están en euros y los de Task Manager en złoty, así que no restes una fila de otra sin aplicar un tipo de cambio. En Task Manager, el precio de la licencia incluye los primeros 12 meses de actualizaciones. Después puedes renovar el acceso a las nuevas versiones o seguir usando tu versión sin pagar más por la licencia. Hemos explicado este modelo en detalle en el cálculo de suscripción y licencia de pago único.
Starter incluye hasta 8 personas, así que Classic (hasta 20 personas) es el plan más pequeño de Task Manager que encaja con un equipo de diez. Si necesitas Correo, Archivos o Automatizaciones, compara el plan Pro / Classic, por 3 990 zł, en lugar de Standard / Classic. Para alojarlo en tu propio servidor necesitas PHP 8.1+ y MySQL o MariaDB; basta con un alojamiento compartido estándar. La instalación consiste en subir los archivos y completar cinco pantallas del instalador en el navegador.
¿Seguir con Notion o cambiar de herramienta?
Sigue con Notion si las bases de datos propias, las relaciones y las vistas forman parte de la manera de trabajar de tu empresa. Plantéate Task Manager si valoras más las tareas listas para usar con conversación, los documentos compartidos con personas concretas y tener los datos de la aplicación en tu propio servidor. Sin embargo, ninguna de estas opciones resolverá los acuerdos que el equipo no deja por escrito en ningún sitio.
Notion es una opción sólida para una empresa que gestiona contenidos, proyectos y otros registros relacionados en un mismo sistema. También permite publicar páginas en la web. Task Manager no ofrece bases de datos propias con relaciones, propiedades y vistas configurables, ni la publicación de páginas públicas. Tampoco cuenta con una función documentada para importar datos desde Notion, así que no planifiques el cambio de herramienta como una migración automática del archivo. (notion.com)
Mañana, haz una lista de cinco asuntos sobre los que alguien haya preguntado esta semana: «¿En qué punto nos quedamos?». Comprueba si la respuesta está junto a la tarea o si tienes que buscarla en la conversación privada de alguien. Si quieres ver cómo funciona la primera opción, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Notion o Task Manager? ¿Qué elegir para gestionar las tareas de una pequeña empresa?
Elige Task Manager si quieres empezar a trabajar directamente con tareas que incluyen estado, fecha límite y una conversación. Elige Notion si necesitas diseñar por tu cuenta bases de datos, propiedades y vistas para distintos tipos de trabajo.
¿Task Manager sustituye por completo a Notion?
No, Task Manager no sustituye las bases de datos personalizadas con relaciones, las vistas diseñadas a medida ni la publicación de páginas en la web. Sin embargo, puede encargarse de las tareas del día a día, las conversaciones del equipo y los documentos de trabajo.
¿Se pueden transferir datos de Notion a Task Manager automáticamente?
No hay ninguna función de importación documentada de Notion a Task Manager. Planifica la creación por separado de las Tareas y Notas que necesites, empezando por los asuntos en los que trabaja actualmente el equipo.
¿Cuánto cuesta Notion AI en comparación con el Asistente de IA?
Según los precios del 25 de septiembre de 2026, Notion AI está disponible en Business y Enterprise, mientras que Free y Plus ofrecen funciones de IA de prueba; algunos modelos premium pueden consumir créditos adicionales. El Asistente de IA de Task Manager utiliza la clave propia del cliente, y el uso del modelo se paga directamente a su proveedor. (notion.com)
¿Todo el equipo puede ver una nota asignada a un Espacio de trabajo?
No, asignar una nota a un Espacio de trabajo sirve como etiqueta para filtrar, no para compartirla. Pueden verla su propietario y las personas a las que este haya concedido acceso con los permisos «Solo lectura» o «Puede editar».
Fuentes
- Notion, Pricing Plans - https://www.notion.com/pricing (consultado: 2026-09-25).
- Notion, What is Notion AI? - https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs (consultado: 2026-09-25).
- Notion, Intro to databases in Notion - https://www.notion.com/help/intro-to-databases (consultado: 2026-09-25).
- Notion, Database views, filters, sorts & groups - https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts (consultado: 2026-09-25).
- Notion, Database properties in Notion - https://www.notion.com/help/database-properties (consultado: 2026-09-25).
- Notion, Comments, mentions & reactions in Notion - https://www.notion.com/help/comments-mentions-and-reminders (consultado: 2026-09-25).
- Task Manager, Funciones: Notas - https://taskmanager.pl/funkcje/notatki (consultado: 2026-09-25).
- Task Manager, Funciones: Tareas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consultado: 2026-09-25).
- Task Manager, Funciones: Asistente de IA - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (consultado: 2026-09-25).
- Task Manager, Precios - https://taskmanager.pl/#precios (consultado: 2026-09-25).
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
