På måndagen försöker Marta, som arbetar på en byrå med sex anställda, få svar på en enkel fråga: vem ska skriva texterna till webbplatsen? Uppgiften finns i Notion, men beslutet fattades i ett privat samtal. För henne handlar valet mellan Notion och Task Manager om huruvida hon vill fortsätta bygga sitt eget arbetssystem eller ha uppgiften och samtalet samlade i samma tråd direkt.
Notion eller Task Manager: utforma ett system eller börja med en uppgift?
Välj Notion om du vill utforma arbetets struktur själv. Välj Task Manager om du behöver färdiga uppgiftsfält och ett samtal kopplat till uppgiften. Du kan också börja med en mall i Notion, så du behöver inte alltid starta från en tom sida.
I Notion kan uppgifter vara poster i en databas. Du bestämmer egenskaper, till exempel status och datum, och väljer sedan vyer, filter och hur posterna ska grupperas. Du kan länka samman databaser med relationer. Om du hanterar projekt, kunder och en publiceringskalender samtidigt kan den här friheten vara precis vad du behöver. Men någon måste bestämma hur delarna ska samverka.
I Task Manager skapar du en uppgift i en vald Arbetsyta, ett utrymme där uppgifter och chattar samlas. Du anger ämne, beskrivning, förfallodatum och ansvariga personer och väljer normal eller hög prioritet. Statusarna är förinställda: ingen status, pågår, klar och avbruten. Du kan inte lägga till egna egenskaper eller länka uppgifter med relationer som i en Notion-databas.
På måndagen tilldelar Marta uppgiften ”Texter till webbplatsen” till Magda, med fredag som förfallodatum. I listan, på Tavlan och i Kalendern följer färgen för förfallodatum samma regel: rött betyder att uppgiften har passerat förfallodatumet, blått att den ska vara klar i dag, grönt att den fortfarande är inom tidsfristen och grått att uppgiften saknar förfallodatum eller är avslutad. Ovanför listan visar rutorna ”I tid”, ”I dag”, ”Försenade” och ”Chatt” antal och filtrerar samtidigt listan. Det är färdiga regler, inte vyer som Marta måste utforma.
Kommentar på en sida eller samtal vid en uppgift?
Notion passar för att diskutera sidinnehåll och specifika avsnitt i ett dokument. Task Manager fokuserar på löpande samtal kopplade till en uppgift eller chatt.
I Notion kan du kommentera en sida eller ett markerat textavsnitt, svara i diskussionen och nämna en kollega. När du skriver ett förslag är det smidigt: kommentaren visas bredvid meningen den gäller. Men om någon på ditt företag främst letar efter det senaste beslutet om förfallodatum och ansvarig bör du kontrollera om teamet faktiskt skriver ner det i kommentarerna eller i en separat chatt.
På tisdagen skriver Magda i tråden ”Projekt webbplats”: ”Jag skickar två varianter av herosektionen före fredag.” Marta ser meddelandet under uppgiftskortet. Hon kan svara med en omnämning @, citera ett inlägg eller reagera med ”Jag kollar”. När hon återvänder till tråden visar raden ”Nytt” det äldsta olästa meddelandet.
När någon flyttar fram en uppgifts förfallodatum sparas ändringen i tråden tillsammans med det tidigare värdet. Du kan bifoga en fil till ett meddelande, och ikonen ”Filer” i trådens rubrik samlar bilagorna till uppgiften, även från äldre inlägg. Det gör det enklare att hitta tillbaka till vad ni kom överens om, utan att behöva fråga kollegorna vilken version de skickade. Om du känner igen problemet från andra verktyg kan du också läsa jämförelsen mellan Task Manager och Trello.
Anteckningar är inte en andra databas
Anteckningar i Task Manager är till för dokument, checklistor och överenskommelser - inte för att bygga relationsdatabaser. Varje anteckning förblir privat tills du själv delar den. Kopplingen till en Arbetsyta gör det enklare att filtrera listan, men ger varken medlemmarna i arbetsytan eller administratören åtkomst.
Säg att Marta på torsdagen skriver ner anteckningar inför ett kundsamtal i Anteckningar. Först när hon har granskat innehållet delar hon dokumentet med Magda med behörigheten ”Endast visning”. Om Magda ska kunna lägga till ändringar ändrar Marta behörigheten till ”Kan redigera”. Anteckningen kan också fästas vid en uppgift eller chatt, men det gör den inte automatiskt synlig för deltagarna i tråden.
Redigeraren sparar ändringar automatiskt ungefär en sekund efter att du slutat skriva. I anteckningarna bockar Marta av saker på att göra-listan, klistrar in en bild av en skiss och lägger in ett kodavsnitt i ett kodblock. Senare söker hon efter överenskommelser med förstoringsglaset - både i titlar och i anteckningarnas innehåll. Du kan exportera anteckningen som PDF, Word eller TXT. Läs mer om hur du organiserar dina dokument i beskrivningen av Anteckningar i Task Manager.
Mapparna i Anteckningar och modulen Filer är gemensamma, men Filer ingår i Pro-versionen. Om företaget behöver egna databaser med relationer, egenskaper och vyer har Notion en fördel här. Anteckningar bör inte köpas i tron att de kan ersätta en sådan struktur.
Notion AI ingår i Business-planen, medan AI-assistenten använder din egen nyckel
Enligt prislistan den 25 september 2026 kräver fullständig åtkomst till Notion AI planerna Business och Enterprise; Free och Plus erbjuder AI-funktioner på prov. Detta är en viktig korrigering jämfört med äldre beskrivningar som framställer Notion AI som ett separat tillägg med ett fast pris per användare. Vissa premiummodeller i Notion kan kräva extra krediter. (notion.com)
AI-assistenten i Task Manager är valfri. Administratören anger en egen API-nyckel från en av leverantörerna: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Företaget betalar för användningen direkt till modellens leverantör; Task Manager lägger inte på något påslag. Uppgifter, chattar och Anteckningar fungerar fortfarande utan nyckel.
På fredag kan Marta samtidigt välja en tillgänglig chatt och en anteckning för AI-assistenten och sedan fråga vad som bestämdes med kunden. Assistenten ser bara de källor som Marta har åtkomst till. Om det valda materialet överskrider modellens kontextkapacitet visar assistenten vad den inte har tagit med. Så fungerar valet av källor för AI-assistenten.
En egen server innebär inte att AI-frågan stannar helt på den: frågetexten och den kontext som behövs skickas till den valda modellleverantören. Assistenten kan inte heller läsa en PDF-skanning utan ett textlager, eftersom den saknar OCR, det vill säga textigenkänning från bilder. Det här är begränsningar att ta hänsyn till innan du kopplar in företagets dokument.
Vad kostar Notion och Task Manager under tre år?
För tio personer under 36 månader kostar Notion Plus 3420 EUR och Notion Business 7020 EUR enligt den här beräkningen. Task Manager Standard / Classic kostar 1 490 zł utan förnyelser eller 2 384 zł med två årliga förnyelser av uppdateringar. Notion fakturerar betalda planer per teammedlem, medan Task Manager säljer en permanent licens för ett bestämt antal användare. Det räcker inte att bara jämföra abonnemangsavgiften med licenspriset: räkna även med egen hosting för Task Manager och, om du använder AI-assistenten, avgifter från modellleverantören. Notions prislista visar planerna Free, Plus, Business och Enterprise, med möjlighet till månads- eller årsbetalning. (notion.com)
Beräkningen nedan utgår från tio personer, 36 månader och oförändrade priser enligt Notions prislista, kontrollerad den 25 september 2026. Priset som används för Plus är 9,50 EUR per person och månad, och för Business - 19,50 EUR per person och månad. Det här är en ungefärlig jämförelse, inte en prisprognos: den tar inte hänsyn till skatter, prisändringar eller eventuella skillnader beroende på betalningssätt. (notion.com)
| Alternativ för 10 personer | Kostnad för 3 år utifrån antagandena | Utanför beräkningen |
|---|---|---|
| Notion Plus | 9,50 EUR × 10 × 36 = 3420 EUR | Fullständig åtkomst till Notion AI ingår inte i Plus. |
| Notion Business | 19,50 EUR × 10 × 36 = 7020 EUR | Viss AI-användning är begränsad, och vissa premiummodeller kan kräva krediter. |
| Task Manager Standard / Classic | 1 490 zł som engångskostnad utan förnyelser eller 2 384 zł med två årliga förnyelser av uppdateringar | Hosting och eventuell användning av egen AI-nyckel. |
Notions belopp anges i euro och Task Managers i złoty, så dra inte av den ena raden från den andra utan att först fastställa en växelkurs. I Task Manager ingår de första 12 månadernas uppdateringar i licenspriset. Därefter kan du förnya åtkomsten till nya versioner eller behålla din version utan ytterligare licensavgift. Vi har gått igenom modellen i detalj i beräkningen av abonnemang och engångslicens.
Starter omfattar upp till 8 personer, så för ett team på tio personer är Classic (upp till 20 personer) den minsta Task Manager-planen som passar. Om du behöver E-post, Filer eller Automatiseringar ska du i stället jämföra Pro / Classic för 3 990 zł, inte Standard / Classic. För egen hosting behöver du PHP 8.1+ och MySQL eller MariaDB; vanlig webbhotellshosting räcker. Installationen består av att ladda upp filerna och gå igenom installationsprogrammets fem steg i webbläsaren.
Ska du stanna kvar i Notion eller byta verktyg?
Stanna kvar i Notion om egna databaser, relationer och vyer är en del av företagets arbetssätt. Överväg Task Manager om färdiga uppgifter med konversationer, dokument som delas med specifika personer och appdata på din egen server är viktigare för dig. Inget av alternativen löser dock överenskommelser som teamet inte dokumenterar någonstans.
Notion är ett starkt val för företag som hanterar innehåll, projekt och andra relaterade register i ett och samma system. Du kan också publicera sidor på webben. Task Manager erbjuder inte egna databaser med relationer, egenskaper och vyer som du utformar själv eller möjlighet att publicera sidor offentligt. Det finns inte heller någon beskriven importfunktion från Notion, så planera inte verktygsbytet som en automatisk överföring av arkivet. (notion.com)
Skriv i morgon ner fem saker från den här veckan där någon frågade: ”Var var vi nu igen?”. Kontrollera om svaret finns vid uppgiften eller om du måste leta i någons privata konversation. Om du vill se hur det första alternativet fungerar kan du öppna Demo.
Vanliga frågor
Notion eller Task Manager - vad ska du välja för uppgifter i ett litet företag?
Välj Task Manager om du vill komma igång direkt med uppgifter som har status, förfallodatum och en konversation kopplad till varje uppgift. Välj Notion om du själv vill utforma databaser, egenskaper och vyer för olika typer av arbete.
Kan Task Manager ersätta Notion helt?
Nej, Task Manager ersätter inte egna databaser med relationer, anpassade vyer eller möjligheten att publicera sidor på webben. Däremot kan det ta hand om löpande uppgifter, teamsamtal och arbetsdokument.
Går det att automatiskt flytta data från Notion till Task Manager?
Det finns ingen dokumenterad importfunktion från Notion till Task Manager. Planera för att skapa de uppgifter och Anteckningar du behöver separat, med start i det som teamet arbetar med just nu.
Vad kostar Notion AI jämfört med AI-assistenten?
Enligt prislistan den 25 september 2026 finns Notion AI i Business och Enterprise, medan Free och Plus erbjuder AI-funktioner på prov; vissa premiummodeller kan förbruka extra krediter. AI-assistenten i Task Manager använder kundens egen nyckel, och du betalar för modellens användning direkt till leverantören. (notion.com)
Kan hela teamet se en anteckning som är kopplad till en Arbetsyta?
Nej, kopplingen till en Arbetsyta är en etikett för filtrering, inte ett sätt att dela anteckningen. Den syns för ägaren och de personer som ägaren har gett behörigheten ”Endast visning” eller ”Kan redigera”.
Källor
- Notion, Pricing Plans - https://www.notion.com/pricing (åtkomst: 2026-09-25).
- Notion, What is Notion AI? - https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs (åtkomst: 2026-09-25).
- Notion, Intro to databases in Notion - https://www.notion.com/help/intro-to-databases (åtkomst: 2026-09-25).
- Notion, Database views, filters, sorts & groups - https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts (åtkomst: 2026-09-25).
- Notion, Database properties in Notion - https://www.notion.com/help/database-properties (åtkomst: 2026-09-25).
- Notion, Comments, mentions & reactions in Notion - https://www.notion.com/help/comments-mentions-and-reminders (åtkomst: 2026-09-25).
- Task Manager, Funktioner: Anteckningar - https://taskmanager.pl/funkcje/notatki (åtkomst: 2026-09-25).
- Task Manager, Funktioner: Uppgifter - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (åtkomst: 2026-09-25).
- Task Manager, Funktioner: AI-assistent - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (åtkomst: 2026-09-25).
- Task Manager, Priser - https://taskmanager.pl/#priser (åtkomst: 2026-09-25).
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
