Lunedì Marta, che lavora in un'agenzia di sei persone, cerca la risposta a una domanda semplice: chi preparerà i testi per il sito? L'attività è su Notion, ma la decisione è stata presa in una conversazione privata. Per lei, scegliere «Notion o Task Manager» significa decidere se continuare a organizzare il proprio sistema di lavoro o avere subito l'attività e la conversazione nello stesso thread.
Notion o Task Manager: progettare un sistema o partire da un'attività?
Scegli Notion se vuoi organizzare autonomamente la struttura del lavoro; scegli Task Manager se hai bisogno di campi già pronti per le attività e di una conversazione associata. Puoi anche partire da un modello in Notion, quindi non devi necessariamente iniziare da una pagina vuota.
In Notion, le attività possono essere elementi di un database. Definisci le proprietà, per esempio lo stato e la data, poi scegli viste, filtri e modalità di raggruppamento. Puoi collegare i database tramite relazioni. Se gestisci progetti, clienti e un calendario editoriale allo stesso tempo, questa flessibilità può essere proprio ciò che cerchi. Tuttavia, qualcuno deve decidere come far collaborare questi elementi.
In Task Manager crei un'attività nello Spazio di lavoro che preferisci, cioè uno spazio che raggruppa attività e chat. Inserisci l'argomento, la descrizione, la scadenza e le persone assegnate; scegli una priorità normale o alta. Gli stati sono predefiniti: nessuno stato, in corso, completata e annullata. Non puoi aggiungere proprietà personalizzate né collegare le attività tramite relazioni come in un database di Notion.
Lunedì Marta assegna a Magda «Testi per il sito» con scadenza venerdì. Nell'elenco, nella Bacheca e nel Calendario, il colore della scadenza segue sempre la stessa regola: rosso indica un'attività scaduta, blu un'attività prevista per oggi, verde un'attività ancora nei tempi e grigio un'attività senza scadenza o chiusa. Sopra l'elenco, i riquadri «In scadenza», «Per oggi», «Scadute» e «Chat» mostrano i numeri e filtrano gli elementi allo stesso tempo. Sono regole già pronte, non viste che Marta deve progettare.
Commento a una pagina o conversazione associata a un'attività?
Notion è adatto a discutere i contenuti di una pagina e passaggi specifici di un documento. Task Manager punta sulle conversazioni quotidiane collegate a un'attività o a una chat.
In Notion lasci un commento sulla pagina o accanto a un passaggio selezionato, rispondi nella discussione e puoi menzionare un collaboratore. È comodo quando lavori alla stesura di un'offerta: il commento si trova accanto alla frase a cui si riferisce. Se però nella tua azienda si cerca soprattutto l'ultima decisione sulla scadenza e sulla persona responsabile, verifica che il team la registri davvero nei commenti e non in una chat separata.
Martedì Magda scrive nel thread «Progetto del sito»: «Entro venerdì invierò due varianti della sezione hero». Marta vede il messaggio sotto la scheda dell'attività. Può rispondere con una menzione @, citare un messaggio o reagire con «Ci guardo». Quando torna al thread, la linea «Nuovi» indica il messaggio non letto più vecchio.
Se qualcuno modifica la scadenza di un'attività, il thread registra la modifica insieme al valore precedente. Ai messaggi si può allegare un file e l'icona «File» nell'intestazione del thread raccoglie gli allegati di quell'attività, anche quelli dei messaggi precedenti. Così è più facile ricostruire le decisioni senza dover chiedere ai colleghi quale versione hanno inviato. Se hai già riscontrato questo problema con altri strumenti, leggi anche il confronto tra Task Manager e Trello.
Le note non sono un secondo database
Le Note di Task Manager servono per scrivere documenti, checklist e decisioni, non per creare database relazionali. Ogni nota resta privata finché non decidi di condividerla. Assegnarla a uno Spazio di lavoro ti aiuta a filtrare l'elenco, ma non dà accesso ai membri di quello spazio né all'amministratore.
Immagina che giovedì Marta annoti in Note alcuni punti della conversazione con un cliente. Solo dopo aver controllato il contenuto, condivide il documento con Magda con l'accesso «Solo visualizzazione». Se Magda deve aggiungere delle modifiche, Marta cambia il livello di accesso in «Può modificare». Puoi anche fissare la nota a una cartella di un'attività o di una chat, ma il semplice collegamento non la rende visibile ai partecipanti del thread.
L’editor salva automaticamente le modifiche circa un secondo dopo che smetti di scrivere. Nelle note, Marta spunta le voci della lista to-do, incolla l’immagine di un mockup e inserisce uno snippet di codice in un blocco di codice. In seguito cerca gli accordi con la lente d’ingrandimento, sia nei titoli sia nel testo delle note. Puoi esportare una nota in PDF, Word o TXT. Scopri di più su come organizzare i tuoi documenti nella descrizione delle Note in Task Manager.
Le cartelle di Note e del modulo File sono condivise, ma File è incluso nel piano Pro. Se la tua azienda ha bisogno di database personalizzati con relazioni, proprietà e viste, Notion ha un vantaggio. Non dovresti acquistare Note pensando che possano sostituire una struttura di questo tipo.
Notion AI è incluso nel piano Business, mentre l’Assistente AI usa la tua chiave
Secondo il listino prezzi del 25 settembre 2026, l’accesso completo a Notion AI è incluso nei piani Business ed Enterprise; Free e Plus offrono funzionalità AI di prova. È una precisazione importante rispetto alle descrizioni meno recenti, che presentano Notion AI come un componente aggiuntivo separato con un unico prezzo fisso per utente. Alcuni modelli premium di Notion potrebbero richiedere crediti aggiuntivi. (notion.com)
L’Assistente AI di Task Manager è opzionale. L’amministratore inserisce la propria chiave API per uno dei provider: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. L’azienda paga l’utilizzo direttamente al provider del modello; Task Manager non applica alcun ricarico. Senza una chiave, Attività, Chat e Note continuano a funzionare.
Venerdì Marta può indicare contemporaneamente all’Assistente AI una chat e una nota a cui ha accesso, poi chiedere che cosa è stato concordato con il cliente. L’Assistente vede solo le fonti a cui Marta può accedere. Se il materiale indicato supera la capacità di contesto del modello, segnala che cosa non ha incluso. Ecco come funziona la selezione delle fonti per l’Assistente AI.
Avere un server proprio non significa che la richiesta AI resti solo lì: il testo della domanda e il contesto necessario vengono inviati al provider del modello scelto. Inoltre, l’Assistente non può leggere la scansione di un PDF priva di livello testuale, perché non dispone di OCR, cioè del riconoscimento del testo nelle immagini. Sono limiti da considerare prima di collegare i documenti aziendali.
Quanto costano Notion e Task Manager in tre anni?
Per dieci persone nell’arco di 36 mesi, in questo calcolo Notion Plus costa 3420 EUR e Notion Business 7020 EUR. Task Manager Standard / Classic costa 1 490 zł senza rinnovi oppure 2 384 zł con due rinnovi annuali degli aggiornamenti. Notion fattura i piani a pagamento per ogni membro del team, mentre Task Manager vende una licenza perpetua per un numero definito di postazioni. Il semplice confronto tra abbonamento e prezzo della licenza non basta: per Task Manager aggiungi il costo del tuo hosting e, se usi l’Assistente AI, anche i costi del provider del modello. Il listino di Notion mostra i piani Free, Plus, Business ed Enterprise, con la possibilità di pagare mensilmente o annualmente. (notion.com)
Il calcolo seguente considera dieci persone, 36 mesi e tariffe invariate rispetto al listino Notion consultato il 25 settembre 2026. Per Plus è stata considerata una tariffa di 9,50 EUR al mese per persona, mentre per Business di 19,50 EUR al mese per persona. È un confronto indicativo, non una previsione dei prezzi: non considera le imposte, le variazioni di prezzo né eventuali differenze dovute al metodo di fatturazione scelto. (notion.com)
| Piano per 10 persone | Costo in 3 anni sulla base delle ipotesi adottate | Escluso dal calcolo |
|---|---|---|
| Notion Plus | 9,50 EUR × 10 × 36 = 3420 EUR | L’accesso completo a Notion AI non è incluso in Plus. |
| Notion Business | 19,50 EUR × 10 × 36 = 7020 EUR | Alcune funzionalità AI sono soggette a limitazioni e alcuni modelli premium potrebbero richiedere crediti. |
| Task Manager Standard / Classic | 1 490 zł una tantum senza rinnovi oppure 2 384 zł con due rinnovi annuali degli aggiornamenti | Hosting ed eventuale utilizzo della tua chiave AI. |
Gli importi di Notion sono in euro, mentre quelli di Task Manager sono in złoty, quindi non sottrarre una riga dall’altra senza prima stabilire un tasso di cambio. In Task Manager il prezzo della licenza include i primi 12 mesi di aggiornamenti. In seguito puoi rinnovare l’accesso alle nuove versioni oppure continuare a usare la tua versione senza ulteriori costi di licenza. Abbiamo illustrato nel dettaglio questo modello nel confronto tra abbonamento e licenza una tantum.
Starter include fino a 8 persone, quindi per un team di dieci persone il piano Task Manager più piccolo adatto è Classic (fino a 20 persone). Se ti servono Posta, File o Automazioni, confronta il piano Pro / Classic da 3 990 zł, non Standard / Classic. Per l’hosting autonomo servono PHP 8.1+ e MySQL o MariaDB; è sufficiente un normale hosting condiviso. Per installare il prodotto, carica i file e completa i cinque passaggi del programma di installazione nel browser.
Restare con Notion o cambiare strumento?
Resta con Notion se i database personalizzati, le relazioni e le viste fanno parte del modo di lavorare della tua azienda. Valuta Task Manager se per te sono più importanti le attività già pronte con una conversazione, i documenti condivisi con persone specifiche e i dati dell’applicazione sul tuo server. Nessuna delle due scelte, però, risolverà il problema degli accordi che il team non annota da nessuna parte.
Notion è un’ottima scelta per un’azienda che gestisce contenuti, progetti e altri registri correlati in un unico sistema. Permette anche di pubblicare pagine sul web. Task Manager non offre database personalizzati con relazioni, proprietà e viste configurabili autonomamente, né la pubblicazione di pagine accessibili al pubblico. Non è nemmeno disponibile una funzione documentata per importare i dati da Notion, quindi non pianificare il cambio di strumento come un trasferimento automatico dell’archivio. (notion.com)
Domani elenca cinque situazioni in cui questa settimana qualcuno ha chiesto: «A che punto siamo?». Controlla se la risposta si trova nell’attività o se devi cercarla nella conversazione privata di qualcuno. Se vuoi vedere come funziona la prima opzione, apri la Demo.
Domande frequenti
Notion o Task Manager: cosa scegliere per gestire le attività in una piccola impresa?
Scegli Task Manager se vuoi lavorare subito con attività che hanno uno stato, una scadenza e una conversazione dedicata. Scegli Notion se vuoi progettare autonomamente database, proprietà e viste per diversi tipi di lavoro.
Task Manager può sostituire completamente Notion?
No, Task Manager non sostituisce i database personalizzati con relazioni, le viste progettate su misura né la pubblicazione di pagine sul web. Può però gestire le attività quotidiane, le conversazioni del team e i documenti di lavoro.
È possibile trasferire automaticamente i dati da Notion a Task Manager?
Non è disponibile una funzione documentata per importare dati da Notion a Task Manager. Pianifica la creazione separata delle attività e delle Note necessarie, partendo da quelle su cui il team sta lavorando in questo momento.
Quanto costa Notion AI rispetto all'Assistente AI?
Secondo il listino prezzi del 25 settembre 2026, Notion AI è disponibile nei piani Business ed Enterprise, mentre Free e Plus offrono funzionalità AI di prova; alcuni modelli premium possono consumare crediti aggiuntivi. L’Assistente AI di Task Manager usa la chiave del cliente, che paga l’utilizzo del modello direttamente al relativo provider. (notion.com)
Una nota assegnata a uno Spazio di lavoro è visibile a tutto il team?
No, l'assegnazione a uno Spazio di lavoro è un'etichetta per filtrare, non una condivisione. La nota è visibile al proprietario e alle persone a cui il proprietario ha concesso l'accesso «Solo visualizzazione» o «Può modificare».
Fonti
- Notion, Pricing Plans - https://www.notion.com/pricing (consultato il: 2026-09-25).
- Notion, What is Notion AI? - https://www.notion.com/help/notion-ai-faqs (consultato il: 2026-09-25).
- Notion, Intro to databases in Notion - https://www.notion.com/help/intro-to-databases (consultato il: 2026-09-25).
- Notion, Database views, filters, sorts & groups - https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts (consultato il: 2026-09-25).
- Notion, Database properties in Notion - https://www.notion.com/help/database-properties (consultato il: 2026-09-25).
- Notion, Comments, mentions & reactions in Notion - https://www.notion.com/help/comments-mentions-and-reminders (consultato il: 2026-09-25).
- Task Manager, Funzionalità: Note - https://taskmanager.pl/funkcje/notatki (consultato il: 2026-09-25).
- Task Manager, Funzionalità: Attività - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consultato il: 2026-09-25).
- Task Manager, Funzionalità: Assistente AI - https://taskmanager.pl/funkcje/asystent-ai (consultato il: 2026-09-25).
- Task Manager, Prezzi - https://taskmanager.pl/#prezzi (consultato il: 2026-09-25).
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
