V pondělí v 9:00 přichází do devítičlenné dílny Marty Eva. Marta ví, kdo jí ukáže způsob práce, kdy dostane první zakázku a s kým si v pátek promluví - ale zbytek týmu zná jen útržky tohoto plánu. Když rozepíšete onboarding zaměstnance do úkolů, Eva uvidí další kroky a tým - termíny a odpovědné osoby.
Než rozepíšete úkoly, připravte účet a přístup
Zaškolení Evy začněte u účtu a výběru prostorů, které by měla vidět. Administrátor ji přidá v okně uživatelů a oprávnění pro každý Pracovní prostor nastavuje zvlášť.
Marta klikne na ikonu skupiny vedle ozubeného kola a otevře záložku „Přidat“. Zadá e-mail, jméno a příjmení Evy a roli „Uživatel“. V tabulce „Přiřadit k Pracovním prostorům“ zaškrtne prostory potřebné pro práci a určí, zda v nich Eva může vytvářet úkoly nebo chaty. Zaškrtnutí kteréhokoli z těchto oprávnění ji do daného Pracovního prostoru přidá.
Bez oprávnění „Úkoly“ může Eva stále číst úkoly, ke kterým byla přidána, a psát v jejich vláknech; jen nezaloží nový. Podobně oprávnění „Chaty“ se týká vytváření chatů, ne komunikace v chatu, do kterého byla přidána. Běžný uživatel vidí jen prostory, které mu byly přiřazeny, zatímco globální administrátor má přístup ke všem. Pokud chcete toto rozdělení nastavit podrobněji, podívejte se na role a oprávnění v Task Manageru.
Před uložením Marta zkontroluje „Využitá místa: X / Y“. Licence určuje maximální počet aktivních osob; pokud jsou všechna místa obsazená, formulář pro přidání se zablokuje a je třeba licenci rozšířit nebo uvolnit místo. Po přidání dostane Eva e-mail s pozvánkou a sama si nastaví heslo. Pokud zpráva nedorazí, Marta použije „Poslat znovu“ u jejího jména na seznamu.
Samostatný Pracovní prostor odděluje zaškolení od běžných zakázek
Pracovní prostor „Zaškolení - Eva“ shromáždí úkoly a chat týkající se jejích prvních dvou týdnů. Díky tomu se plán Martě nesmísí se zakázkami klientů, i když položka „Vše“ stále zobrazí její prostory společně.
Pracovní prostor je vyčleněný pracovní prostor pro úkoly a chaty týkající se jednoho tématu. Marta jako administrátorka klikne na „+“ vedle nápisu „Pracovní prostory“ v levém sloupci, zadá název a uloží. Toto tlačítko vidí globální administrátoři a osoby s oprávněním „Může přidávat Pracovní prostory“. Poté Marta otevře nabídku ⋮ u karty nového prostoru, zvolí „Upravit pracovní prostor“ a v sekci „Přiřadit uživatele“ přidá Evu i osobu, která ji bude zaškolovat.
Pokud Marta založí nový prostor po odeslání pozvánky, musí do něj ještě přiřadit Evu. Samotné vytvoření Pracovního prostoru jí přístup neuděluje. Úplný popis nastavení najdete na stránce Pracovních prostorů.
Na kartě prostoru číslo označuje nepřečtené úkoly a chaty, ne počet všech položek. Ten druhý uvidíte v bublině po najetí kurzorem. Když si Marta po týdnu všimne čísla u „Zaškolení - Eva“, bude vědět, že v tomto prostoru čeká něco nepřečteného, ale nespletla to s počtem naplánovaných kroků.
Task Manager nemá hotovou šablonu onboardingu. Při dalším zaškolení si zachovejte názvy bloků a obsah seznamů jako vlastní vzor a pak je zapište do nových úkolů. Samotný Pracovní prostor nelze archivovat, i když jednotlivé úkoly a chaty archivovat lze. Prostor může zůstat jako referenční bod, pokud stále odpovídá vašim pravidlům přístupu.
Onboarding zaměstnance: plán na dva týdny je lepší rozdělit na bloky
Na dva týdny zaškolení naplánujte samostatný úkol pro každý blok, který má vlastní termín a přiřazené osoby. Drobné kroky zapište jako seznamy úkolů v popisech těchto úkolů, místo abyste vytvářeli samostatný úkol pro každý dokument ke čtení.
V dílně Marty plán vypadá takto:
| Kdy | Úkol | Příklady položek seznamu úkolů |
|---|---|---|
| Pondělí, týden 1 | První den: vybavení, přístupy, tým | Zkontrolovat přístup k potřebným nástrojům; poznat osoby odpovědné za zakázky a vyúčtování; zapsat otázky |
| Úterý a středa, týden 1 | Jak pracujeme | Přečíst pravidla práce; projít úkoly v přiřazeném Pracovním prostoru; založit zkušební úkol, pokud k tomu má Eva oprávnění |
| Čtvrtek a pátek, týden 1 | Klienti a služby | Přečíst materiály o službách; probrat příkladovou zakázku; zapsat nejasnosti |
| Pondělí až čtvrtek, týden 2 | První samostatná zakázka | Stanovit rozsah; připravit svou část; probrat připomínky s osobou, která zaškoluje |
| Pátek, týden 2 | Rozhovor po dvou týdnech | Shromáždit otázky Evy; probrat splněné úkoly; stanovit další rozsah práce |
Marta může přiřadit sebe a Evu k pondělnímu úkolu a k zakázce z druhého týdne přidat osobu, která zkontroluje výsledek. Každý úkol má téma, popis, termín s časem nebo bez něj, prioritu a přiřazené osoby. Pokud se rozhovor po dvou týdnech musí uskutečnit v pátek, dostane vlastní úkol s termínem; přečtení jednotlivé poznámky zůstává položkou seznamu.
Seznam úkolů v popisu odškrtáváte přímo v kartě úkolu. Lišta zobrazuje postup, všichni pracující na tomto seznamu vidí stejný stav a u odškrtnuté položky se zobrazí podpis osoby, která ji označila. V pátek Marta vidí, kdo odškrtl položku o materiálech. Další příklady takového rozdělení najdete v textu o kontrolním seznamu v úkolu.
Červená barva znamená úkol po termínu a modrá - na dnes. Dlaždice „Včas“, „Na dnes“ a „Po termínu“ zobrazují počet položek a zároveň filtrují seznam. Změny termínu, stavu a osob se ukládají jako systémové zprávy ve vláknu, takže po dvou týdnech můžete zkontrolovat, co bylo přesunuto.
Materiály sdílejte vědomě - Pracovní prostor neotevírá Poznámky
Pravidla práce a popis služeb můžete připravit v Poznámkách, ale samotné přiřazení poznámky k Pracovnímu prostoru ji Evě nezobrazí. Poznámka je soukromá, dokud jí vlastník někomu neudělí přístup.
Marta vytvoří poznámku „Pravidla práce v ateliéru“, klikne na „Sdílet“, vybere „Přidat osobu…“ a dá Evě „Pouze náhled“. U poznámky „Dotazy z prvního týdne“ zvolí „Může upravovat“, aby Eva mohla doplňovat nejasnosti. Pokud má poznámka přiřazený Pracovní prostor, seznam osob dostupných ke sdílení zahrnuje pouze členy tohoto prostoru. Odebrání přístupu spravuje vlastník poznámky.
Toto oddělení chrání před dvěma omyly. Administrátor neuvidí soukromé poznámky Evy jen proto, že řídí firmu. A Eva naopak neuvidí materiály Marty jen proto, že obě patří do Pracovního prostoru „Zaškolení - Eva“. Pokud má materiál zůstat nezměněný, zvolte náhled; osoba s takovým přístupem také nemůže přesunout sdílenou poznámku do jiné složky. Podrobnosti popisuje materiál o Poznámkách.
V Poznámkách funguje vyhledávání v názvech i obsahu. Pokud bude Eva po několika týdnech hledat pravidla popisování zakázek, nemusí si pamatovat název složky. Seznamy úkolů můžete umisťovat také do poznámky, ale termín a odpovědnou osobu je stále lepší zapsat do úkolu.
Schůzky zapište do Kalendáře a AI nechte jako volitelnou možnost
Schůzku na zahájení práce a páteční rozhovor zapište do Kalendáře s účastníky. AI asistent je volitelný - schůzky a úkoly můžete plánovat i bez něj. Task Manager zobrazí v Kalendáři také úkoly, připomenutí a nepřítomnosti týmu, takže Marta uvidí tyto prvky v jednom plánu.
Když Marta přidá Evu do události, každá z nich dostane vlastní kopii; změna termínu přesune událost i u účastníků. Centrum oznámení zobrazuje ranní souhrn s plánem dne a připomíná také 15 minut před událostí a hodinu před termínem úkolu. Je to pomoc při hlídání termínů, ne náhrada za rozhovor o tom, čemu Eva ještě nerozumí.
Pokud je osoba zaškolující nepřítomná, zkontrolujte její stav před přidělením dalšího úkolu. AI asistent dokáže upozornit při přiřazování úkolu nepřítomné osobě. Eva se také může zeptat AI asistenta na vlákno úkolu, ke kterému má přístup, nebo požádat o shrnutí, pokud jí administrátor povolil AI v úkolech - bez tohoto oprávnění se možnosti AI v úkolu nezobrazí. Konverzace s AI asistentem jsou soukromé, i vůči administrátorovi.
AI asistent je dostupný ve variantách Standard a Pro, ale nemusíte ho zapínat, abyste mohli používat úkoly a Poznámky. Funguje na vlastním klíči zákazníka u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok; za použití modelu platíte přímo dodavateli, bez marže Task Manageru. Pamatujte, že dotaz spolu s předaným kontextem je odeslán vybranému dodavateli modelu.
Když spolupráce končí, zachovejte plán a uvolněte místo
Když zaměstnanec odchází, nemusíte mazat jeho účet, abyste získali zpět licenční místo. Administrátor v úpravě uživatele vypne přepínač „Aktivní“: osoba se pak nemůže přihlásit, její data a úkoly zůstanou zachovány a místo se vrátí do dostupného fondu.
Jinou činností je nastavení stavu „Zablokováno“. Blokace zruší relace a zapamatovaná zařízení, ale neuvolní místo; slouží tedy jinému účelu než deaktivace. Pro Martu je to praktický rozdíl při plánování dalšího zaměstnání: počítadlo zahrnuje aktivní účty, ne všechny osoby, které kdy ve firmě pracovaly.
Plán zaškolení zůstává v úkolech na serveru vaší firmy. Task Manager má trvalou licenci s 12 měsíci aktualizací v ceně. Pozdější prodloužení aktualizací je volitelné a za místa platíte jednorázově, ne měsíčně za uživatele. Zkontrolujte počet dostupných míst před odesláním pozvánky nové osobě, místo abyste předpokládali, že se licence sama rozšíří spolu s týmem.
Zítra si vypište pět věcí, které říkáte každé nové osobě v prvním týdnu. Z nich sestavte seznam úkolů v prvním úkolu a zbývající kroky rozdělte podle termínů a odpovědných osob. Takto připravený plán si můžete prohlédnout v Demo.
Nejčastější dotazy
Kolik úkolů by měl mít onboarding zaměstnance na dva týdny?
Na začátek můžete rozepsat pět úkolů, jako v příkladu Marty: po jednom na větší blok práce nebo rozhovor s vlastním termínem. Menší kroky umístěte do seznamů úkolů; pokud některý vyžaduje samostatný termín a odpovědnou osobu, vyčleňte ho jako úkol.
Vidí nový zaměstnanec všechny úkoly firmy?
Ne, běžný uživatel vidí jen Pracovní prostory, do kterých byl přiřazen, a úkoly, ke kterým má přístup. Globální administrátor vidí všechny Pracovní prostory, úkoly a chaty.
Kdo nastavuje heslo nové osobě?
Nová osoba si sama nastaví heslo po obdržení e-mailu s pozvánkou. Administrátor to za ni nedělá; pokud pozvánka nedorazila, může kliknout na „Poslat znovu“.
Jak zpřístupnit nové osobě materiály ke čtení?
Vlastník poznámky klikne na „Sdílet“ a udělí přístup „Pouze náhled“ nebo „Může upravovat“. Pouhé přiřazení poznámky k Pracovnímu prostoru ji ostatním členům nezpřístupní.
Co udělat s účtem, když zaměstnanec odejde?
V úpravě účtu vypněte přepínač „Aktivní“, čímž zablokujete přihlašování a uvolníte licenční místo. Data a úkoly dané osoby zůstanou v aplikaci.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
