Na segunda-feira às 9:00, ao atelier de nove pessoas da Marta chega a Ewa. A Marta sabe quem lhe vai mostrar o modo de trabalho, quando vai receber a primeira encomenda e com quem vai falar na sexta-feira - mas o resto da equipa conhece apenas fragmentos desse plano. Quando organizar a integração do colaborador em tarefas, a Ewa verá os passos seguintes, e a equipa - os prazos e as pessoas responsáveis.
Antes de organizar as tarefas, prepare a conta e o acesso
Comece a integração da Ewa pela conta e pela escolha dos espaços que ela deve ver. O administrador adiciona-a na janela de utilizadores, e as permissões para cada Workspace são definidas separadamente.
A Marta clica no ícone de grupo junto à roda dentada e abre o separador "Adicionar". Indica o e-mail, o nome e apelido da Ewa e o cargo "Utilizador". Na tabela "Atribuir a Workspaces" assinala os espaços necessários para o trabalho e define se a Ewa pode criar neles tarefas ou chats. Selecionar qualquer uma destas permissões adiciona-a ao respetivo Workspace.
Sem a permissão "Tarefas", a Ewa ainda pode ler as tarefas às quais foi adicionada e escrever nos respetivos tópicos; simplesmente não criará uma nova. Da mesma forma, a permissão "Chats" diz respeito à criação de chats, e não à conversa num chat ao qual foi adicionada. Um utilizador normal vê apenas os espaços que lhe foram atribuídos, enquanto o administrador global tem acesso a todos. Se quiser definir esta divisão com mais detalhe, veja funções e permissões no Task Manager.
Antes de guardar, a Marta verifica "Lugares utilizados: X / Y". A licença define o número máximo de pessoas ativas; se todos os lugares estiverem ocupados, o formulário de adição fica bloqueado e é preciso alargar a licença ou libertar um lugar. Depois de adicionada, a Ewa recebe um e-mail de convite e define ela própria a palavra-passe. Se a mensagem não chegar, a Marta usa "Reenviar" junto ao seu nome na lista.
Um Workspace separado distingue a integração das encomendas em curso
O Workspace "Integração - Ewa" vai reunir as tarefas e o chat relativos às suas primeiras duas semanas. Assim, o plano não se mistura, para a Marta, com as encomendas dos clientes, embora a opção "Tudo" continue a mostrar os seus espaços em conjunto.
O Workspace é um espaço de trabalho separado para tarefas e chats relacionados com um único tema. A Marta, como administradora, clica no "+" junto à palavra "Workspaces" na coluna da esquerda, escreve o nome e guarda. Este botão é visto pelos administradores globais e pelas pessoas com a permissão "Pode adicionar Workspaces". De seguida, a Marta abre o menu ⋮ junto ao cartão do novo espaço, escolhe "Editar workspace" e, na secção "Atribuir utilizadores", adiciona a Ewa e a pessoa que vai orientá-la.
Se a Marta criar um novo espaço depois de enviar o convite, ainda tem de atribuir a Ewa a ele. A simples criação do Workspace não lhe dá acesso. A descrição completa das definições encontra-se na página dos Workspaces.
No cartão do espaço, o número indica as tarefas e os chats não lidos, não o número total de itens. Esse último vê-se na dica ao passar o cursor. Quando, ao fim de uma semana, a Marta reparar no número junto a "Integração - Ewa", saberá que nesse espaço há algo por ler, mas não o confundirá com o número de passos planeados.
O Task Manager não tem um modelo pronto de integração. Na próxima integração, guarde os nomes dos blocos e o conteúdo das listas como modelo próprio, e depois escreva-os nas novas tarefas. O próprio Workspace não pode ser arquivado, embora as tarefas e os chats individuais possam ser arquivados. O espaço pode permanecer como ponto de referência, desde que continue a corresponder às suas regras de acesso.
Integração de um colaborador: é melhor dividir o plano de duas semanas em blocos
Para as duas semanas de integração, planeie uma tarefa separada para cada bloco que tenha prazo próprio e pessoas atribuídas. Escreva os pequenos passos como listas to-do nas descrições dessas tarefas, em vez de criar uma tarefa separada para cada documento a ler.
No atelier da Marta, o plano é assim:
| Quando | Tarefa | Pontos de exemplo da lista to-do |
|---|---|---|
| Segunda-feira, semana 1 | Primeiro dia: equipamento, acessos, equipa | Verificar o acesso às ferramentas necessárias; conhecer as pessoas responsáveis pelas encomendas e faturação; anotar dúvidas |
| Terça e quarta-feira, semana 1 | Como trabalhamos | Ler as regras de trabalho; rever as tarefas no Workspace atribuído; criar uma tarefa de teste, se a Ewa tiver essa permissão |
| Quinta e sexta-feira, semana 1 | Clientes e serviços | Ler materiais sobre os serviços; discutir uma encomenda de exemplo; anotar dúvidas |
| Segunda a quinta-feira, semana 2 | Primeira encomenda independente | Definir o âmbito; preparar a sua parte; discutir observações com a pessoa orientadora |
| Sexta-feira, semana 2 | Conversa após duas semanas | Reunir as perguntas da Ewa; discutir as tarefas realizadas; definir o âmbito de trabalho seguinte |
A Marta pode atribuir-se a si própria e à Eva à tarefa de segunda-feira, e acrescentar à tarefa da segunda semana uma pessoa que verifique o resultado. Cada tarefa tem um título, uma descrição, um prazo com ou sem hora, uma prioridade e pessoas atribuídas. Se uma conversa, ao fim de duas semanas, tiver de acontecer numa sexta-feira, recebe a sua própria tarefa com prazo; ler uma única nota fica como um ponto da lista.
A lista de tarefas (to-do) na descrição marca-se diretamente no cartão da tarefa. A barra mostra o progresso, todas as pessoas a trabalhar nessa lista veem o mesmo estado e, junto a cada ponto marcado, aparece o nome de quem o assinalou. Na sexta-feira, a Marta vê quem marcou o ponto sobre os materiais. Mais exemplos deste tipo de divisão encontra no texto sobre a checklist numa tarefa.
A cor vermelha indica uma tarefa fora do prazo, e a azul - uma tarefa para hoje. Os blocos "No prazo", "Hoje" e "Fora do prazo" mostram o número de itens e, ao mesmo tempo, filtram a lista. As alterações ao prazo, ao estado e às pessoas ficam registadas como mensagens do sistema na conversa, por isso, ao fim de duas semanas, pode verificar o que foi adiado.
Partilhe os materiais de forma consciente - o Workspace não abre as Notas
As regras de trabalho e a descrição dos serviços podem ser preparadas nas Notas, mas o simples facto de associar a nota a um Workspace não a mostra à Eva. A nota é privada até o seu proprietário conceder acesso a alguém.
A Marta cria a nota "Regras de trabalho no atelier", clica em "Partilhar", escolhe "Adicionar pessoa…" e dá à Eva acesso "Só visualização". Para a nota "Perguntas da primeira semana" escolhe "Pode editar", para que a Eva possa acrescentar dúvidas. Se a nota tiver um Workspace associado, a lista de pessoas disponíveis para partilha inclui apenas os membros desse espaço. A remoção do acesso é gerida pelo proprietário da nota.
Esta separação protege contra dois tipos de erro. O administrador não verá as notas privadas da Eva só porque gere a empresa. Por sua vez, a Eva não verá os materiais da Marta só porque ambas pertencem ao Workspace "Integração - Eva". Quando o material deve permanecer inalterado, escolha a visualização; uma pessoa com esse acesso também não pode mover a nota partilhada para outra pasta. Os detalhes estão descritos no material sobre as Notas.
Nas Notas funciona a pesquisa por títulos e conteúdo. Se, passadas algumas semanas, a Eva estiver à procura das regras para descrever encomendas, não precisa de se lembrar do nome da pasta. Também pode colocar listas to-do numa nota, mas o prazo e a pessoa responsável continuam a ser melhor registados numa tarefa.
Marque as reuniões no Calendário e deixe a IA como opção
Marque no Calendário, com os participantes, a reunião de início de trabalho e a conversa de sexta-feira. O Assistente de IA é opcional - pode planear reuniões e tarefas sem ele. O Task Manager mostra também no Calendário as tarefas, lembretes e ausências da equipa, para que a Marta veja todos estes elementos num único plano.
Quando a Marta adicionar a Eva a um evento, cada uma delas recebe a sua própria cópia; uma alteração de data move o evento junto dos participantes. O centro de notificações mostra um resumo matinal com a lista do dia, e avisa também 15 minutos antes de um evento e uma hora antes do prazo de uma tarefa. É uma ajuda para não perder prazos, não um substituto para a conversa sobre aquilo que a Eva ainda não compreende.
Se a pessoa responsável pela integração estiver ausente, verifique o seu estado antes de atribuir a tarefa seguinte. O Assistente de IA pode avisar quando se atribui uma tarefa a uma pessoa ausente. A Eva também pode perguntar ao Assistente de IA sobre uma conversa de tarefa a que tenha acesso, ou pedir um resumo, desde que o administrador lhe tenha ativado a IA nas tarefas - sem essa permissão, as opções de IA na tarefa não aparecem. As conversas com o Assistente de IA são privadas, mesmo perante o administrador.
O Assistente de IA está disponível nas versões Standard e Pro, mas não precisa de o ativar para usar as tarefas e as Notas. Funciona com a chave própria do cliente junto da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok; paga diretamente ao fornecedor pelo uso do modelo, sem margem do Task Manager. Tenha em conta que o pedido, juntamente com o contexto fornecido, é enviado ao fornecedor de modelo escolhido.
Quando a colaboração termina, mantenha o plano e liberte o lugar
Quando um funcionário sai, não precisa de eliminar a sua conta para recuperar o lugar de licença. O administrador desativa, na edição do utilizador, o interruptor "Ativo": a pessoa deixa então de conseguir iniciar sessão, os seus dados e tarefas permanecem, e o lugar volta à reserva disponível.
Outra ação diferente é definir o estado "Bloqueado". O bloqueio termina as sessões e os dispositivos memorizados, mas não liberta o lugar; serve, portanto, um propósito diferente da desativação. Para a Marta, esta é uma diferença prática no planeamento da próxima contratação: o contador considera as contas ativas, e não todas as pessoas que alguma vez trabalharam na empresa.
O plano de integração permanece nas tarefas, no servidor da sua empresa. O Task Manager tem uma licença perpétua com 12 meses de atualizações incluídos no preço. A renovação posterior das atualizações é opcional, e paga pelos lugares uma única vez, não mensalmente por utilizador. Verifique o número de lugares disponíveis antes de enviar um convite a uma nova pessoa, em vez de presumir que a licença se expande sozinha à medida que a equipa cresce.
Amanhã, escreva cinco coisas que diz a cada nova pessoa na primeira semana. A partir delas, crie uma lista to-do na primeira tarefa, e distribua os restantes passos por prazos e pessoas responsáveis. Pode ver um plano assim preparado na Demo.
Perguntas mais frequentes
Quantas tarefas deve ter a integração de um colaborador em duas semanas?
Para começar, pode definir cinco tarefas, como no exemplo da Marta: uma para cada grande bloco de trabalho ou conversa com prazo próprio. Coloque os passos mais pequenos em listas to-do; se algum exigir um prazo próprio e uma pessoa responsável, separe-o como tarefa.
O novo colaborador vê todas as tarefas da empresa?
Não, um utilizador normal vê apenas os Workspaces aos quais foi atribuído, e as tarefas às quais tem acesso. O administrador global vê todos os Workspaces, tarefas e chats.
Quem define a palavra-passe da nova pessoa?
A nova pessoa define a sua própria palavra-passe depois de receber o e-mail de convite. O administrador não o faz em nome dela; se o convite não chegar, pode clicar em "Reenviar".
Como partilhar materiais de leitura com a nova pessoa?
O proprietário da nota clica em "Partilhar" e atribui acesso "Apenas visualização" ou "Pode editar". A simples atribuição da nota a um Workspace não a partilha com os restantes membros.
O que fazer com a conta quando um colaborador sai?
Desative o interruptor "Ativo" na edição da conta, para bloquear o início de sessão e libertar o lugar de licença. Os dados e as tarefas dessa pessoa permanecem na aplicação.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
