Hétfőn 9 órakor Marta kilencfős műhelyébe megérkezik Éva. Marta fejben tartja, ki fogja megmutatni neki a munkamódszert, mikor kapja meg az első megbízást, és kivel beszél majd pénteken - de a csapat többi tagja csak töredékeit ismeri ennek a tervnek. Ha a feladatokban rögzíted az új munkatárs beillesztését, Éva látni fogja a következő lépéseket, a csapat pedig a határidőket és a felelősöket.
Mielőtt felírnád a feladatokat, készítsd elő a fiókot és a hozzáférést
Éva bevezetését a fiók létrehozásával és azoknak a tereknek a kiválasztásával kezdd, amelyeket látnia kell. Az adminisztrátor a felhasználók ablakában adja hozzá, a jogosultságokat pedig minden Munkaterülethez külön állítja be.
Marta a fogaskerék melletti csoport ikonra kattint, és megnyitja a „Hozzáadás” fület. Megadja Éva e-mail címét, nevét és a „Felhasználó” szerepkört. A „Hozzárendelés Munkaterületekhez” táblázatban kijelöli a munkájához szükséges tereket, és meghatározza, hogy Éva létrehozhat-e bennük feladatokat vagy csevegéseket. E jogosultságok bármelyikének bejelölése hozzáadja őt az adott Munkaterülethez.
A „Feladatok” jogosultság nélkül Éva továbbra is olvashatja a hozzáadott feladatokat, és írhat a beszélgetésszálaikban; egyszerűen csak nem hoz létre újat. Hasonlóan a „Csevegések” jogosultság a csevegések létrehozására vonatkozik, nem arra, hogy beszélgessen egy olyan csevegésben, amelyhez hozzáadták. Az egyszerű felhasználó csak a neki kiosztott tereket látja, míg a globális adminisztrátor mindegyikhez hozzáfér. Ha pontosabban szeretnéd beállítani ezt a felosztást, nézd meg a szerepkörök és jogosultságok a Task Managerben cikket.
Mentés előtt Marta ellenőrzi a „Felhasznált helyek: X / Y” értéket. A licenc meghatározza az aktív személyek maximális számát; ha minden hely foglalt, a hozzáadási űrlap zárolva lesz, és bővíteni kell a licencet, vagy fel kell szabadítani egy helyet. Hozzáadás után Éva meghívó e-mailt kap, és maga állítja be a jelszavát. Ha az üzenet nem érkezik meg, Marta a listán a nevénél az „Újraküldés” gombot használja.
Külön Munkaterület választja el a bevezetést a folyó megbízásoktól
A „Bevezetés - Éva” Munkaterület összegyűjti az első két hetéhez kapcsolódó feladatokat és csevegést. Így a terv nem keveredik Martánál az ügyfélmegbízásokkal, bár a „Mind” nézet továbbra is együtt mutatja a tereit.
A Munkaterület egy elkülönített munkaterület egy adott témához tartozó feladatokhoz és csevegésekhez. Marta, mint adminisztrátor, a bal oldali oszlopban a „Munkaterületek” felirat mellett a „+” gombra kattint, beírja a nevet, és menti. Ezt a gombot a globális adminisztrátorok és a „Munkaterület hozzáadása” jogosultsággal rendelkezők látják. Ezután Marta megnyitja az új tér kártyájánál a ⋮ menüt, kiválasztja a „Munkaterület szerkesztése” lehetőséget, és a „Felhasználók hozzárendelése” részben hozzáadja Évát és azt a személyt, aki be fogja vezetni.
Ha Marta a meghívó elküldése után hozza létre az új teret, még hozzá kell rendelnie Évát is. Önmagában a Munkaterület létrehozása nem ad neki hozzáférést. A beállítások teljes leírását a Munkaterületek oldalon találod.
A tér kártyáján szereplő szám az olvasatlan feladatokat és csevegéseket jelzi, nem az összes elem számát. Ez utóbbit a kurzorral rámutatva, a buborékban láthatod. Amikor egy hét múlva Marta meglátja a számot a „Bevezetés - Éva” mellett, tudni fogja, hogy ebben a térben van valami olvasatlan, de nem fogja összetéveszteni a tervezett lépések számával.
A Task Managerben nincs kész onboarding sablon. A következő bevezetésnél tartsd meg a blokkok neveit és a listák tartalmát saját mintaként, majd írd be őket az új feladatokba. Magát a Munkaterületet nem lehet archiválni, bár az egyes feladatok és csevegések archiválhatók. A tér megmaradhat referenciapontként, amíg megfelel a hozzáférési szabályaidnak.
Új munkatárs beillesztése: a kéthetes tervet érdemes blokkokra osztani
A bevezetés két hetére tervezz külön feladatot minden olyan blokkhoz, amelynek saját határideje és hozzárendelt személyei vannak. Az apró lépéseket írd be teendőlistaként ezeknek a feladatoknak a leírásába, ahelyett hogy minden elolvasandó dokumentumhoz külön feladatot hoznál létre.
Marta műhelyében a terv így néz ki:
| Mikor | Feladat | Példa teendőlista pontjai |
|---|---|---|
| Hétfő, 1. hét | Első nap: eszközök, hozzáférések, csapat | Ellenőrizni a szükséges eszközökhöz való hozzáférést; megismerni a megbízásokért és elszámolásokért felelős személyeket; feljegyezni a kérdéseket |
| Kedd és szerda, 1. hét | Hogyan dolgozunk | Elolvasni a munkaszabályzatot; átnézni a hozzárendelt Munkaterületen lévő feladatokat; próbafeladatot létrehozni, ha Évának van erre jogosultsága |
| Csütörtök és péntek, 1. hét | Ügyfelek és szolgáltatások | Elolvasni a szolgáltatásokról szóló anyagokat; megbeszélni egy példamegbízást; feljegyezni a tisztázandó kérdéseket |
| Hétfőtől csütörtökig, 2. hét | Az első önálló megbízás | Meghatározni a terjedelmet; elkészíteni a saját részét; megbeszélni az észrevételeket a bevezetőjével |
| Péntek, 2. hét | Beszélgetés a két hét után | Összegyűjteni Éva kérdéseit; megbeszélni az elvégzett feladatokat; meghatározni a következő munkaterjedelmet |
Marta hozzárendelheti saját magát és Évát a hétfői feladathoz, a második heti megbízáshoz pedig hozzáadhat valakit, aki ellenőrzi az eredményt. Minden feladathoz tartozik tárgy, leírás, határidő - órával vagy anélkül -, prioritás és hozzárendelt személyek. Ha a két hét utáni beszélgetésnek péntekre kell esnie, saját feladatot kap határidővel; egyetlen jegyzet elolvasása pedig egy lista-pont marad.
A feladat leírásában szereplő teendőlistát közvetlenül a feladat kártyáján pipálod ki. A sáv mutatja a haladást, a listán dolgozó mindenki ugyanazt az állapotot látja, a kipipált pont mellett pedig megjelenik annak a nevével, aki bejelölte. Pénteken Marta látja, ki pipálta ki az anyagokról szóló pontot. Több hasonló felosztási példát találsz a feladaton belüli ellenőrzőlistáról szóló cikkben.
A piros szín a lejárt határidejű feladatot jelöli, a kék pedig a mára szólót. A „Határidőn belül”, „Mára” és „Lejárt” kártyák megjelenítik az elemek számát, és egyben szűrik is a listát. A határidő, az állapot és a hozzárendelt személyek módosításai rendszerüzenetként kerülnek mentésre a beszélgetésszálban, így két hét múlva is ellenőrizheted, mi lett átütemezve.
Az anyagokat tudatosan oszd meg - a Munkaterület nem nyitja meg a Jegyzeteket
A munkaszabályokat és a szolgáltatások leírását elkészítheted a Jegyzetekben, de önmagában a jegyzet Munkaterülethez rendelése nem mutatja meg azt Évának. A jegyzet privát marad, amíg a tulajdonosa hozzáférést nem ad valakinek.
Marta létrehoz egy „Munkaszabályok a műhelyben” nevű jegyzetet, rákattint a „Megosztás” gombra, kiválasztja a „Személy hozzáadása…” lehetőséget, és Évának „Csak megtekintés” jogot ad. A „Kérdések az első hétből” jegyzetnél a „Szerkesztheti” opciót választja, hogy Éva beírhassa a felmerülő kérdéseit. Ha a jegyzethez Munkaterület van rendelve, a megosztásra elérhető személyek listája csak az adott terület tagjaira korlátozódik. A hozzáférés visszavonását a jegyzet tulajdonosa kezeli.
Ez a szétválasztás két hibától véd. Az adminisztrátor nem látja Éva privát jegyzeteit csupán azért, mert ő vezeti a céget. Éva pedig nem látja Marta anyagait csupán azért, mert mindketten a „Betanítás - Éva” Munkaterület tagjai. Ha az anyagnak változatlannak kell maradnia, válaszd a megtekintési jogot; az ilyen hozzáféréssel rendelkező személy a megosztott jegyzetet másik mappába sem tudja áthelyezni. A részleteket a Jegyzetekről szóló anyag írja le.
A Jegyzetekben működik a keresés a címekben és a tartalomban is. Ha Éva néhány hét múlva a megbízások leírásának szabályait keresi, nem kell emlékeznie a mappa nevére. Teendőlistákat a jegyzetekben is elhelyezhetsz, de a határidőt és a felelős személyt továbbra is érdemesebb a feladatban rögzíteni.
A megbeszéléseket írd be a Naptárba, az AI-t pedig hagyd lehetőségként
A munkakezdésről és a pénteki beszélgetésről szóló megbeszélést vidd fel a Naptárba a résztvevőkkel együtt. Az AI-asszisztens opcionális - megbeszéléseket és feladatokat nélküle is tervezhetsz. A Task Manager a Naptárban megjeleníti a feladatokat, emlékeztetőket és a csapat távolléteit is, így Marta egy helyen látja mindezeket.
Amikor Marta hozzáadja Évát egy eseményhez, mindketten saját másolatot kapnak; az időpont módosítása mindkét résztvevőnél átállítja az eseményt. Az Értesítési központ reggeli összefoglalót mutat a napi listával, és emlékeztet 15 perccel az esemény előtt, valamint egy órával a feladat határideje előtt is. Ez segítség a határidők nyomon követéséhez, nem helyettesíti azonban a beszélgetést arról, amit Éva még nem ért.
Ha a betanítást végző személy nincs jelen, a következő feladat kiosztása előtt ellenőrizd a státuszát. Az AI-asszisztens figyelmeztetni tud, ha a feladatot távollévő személyhez rendeled. Éva meg is kérdezheti az AI-asszisztenst egy számára elérhető feladat beszélgetésszáláról, vagy összefoglalót kérhet tőle, amennyiben az adminisztrátor bekapcsolta számára az AI-t a feladatokban - e jogosultság nélkül az AI-opciók nem jelennek meg a feladatban. Az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetések privátak, még az adminisztrátor előtt is.
Az AI-asszisztens a Standard és a Pro csomagban érhető el, de nem kötelező bekapcsolnod ahhoz, hogy használhasd a feladatokat és a Jegyzeteket. Saját ügyféli kulccsal működik az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude vagy az xAI Grok szolgáltatásán keresztül; a modell használatáért közvetlenül a szolgáltatónak fizetsz, a Task Manager felára nélkül. Ne feledd, hogy a kérdésed a hozzá tartozó kontextussal együtt eljut a kiválasztott modellszolgáltatóhoz.
Amikor véget ér az együttműködés, őrizd meg a tervet, és szabadítsd fel a helyet
Amikor egy munkatárs távozik, nem kell törölnöd a fiókját ahhoz, hogy visszakapd a licenchelyét. Az adminisztrátor a felhasználó szerkesztésénél kikapcsolja az „Aktív” kapcsolót: az illető ekkor nem tud bejelentkezni, az adatai és feladatai megmaradnak, a hely pedig visszakerül az elérhető keretbe.
Más dolog a „Letiltva” státusz beállítása. A letiltás törli a munkameneteket és a megjegyzett eszközöket, de nem szabadítja fel a helyet; így más célt szolgál, mint a deaktiválás. Marta számára ez gyakorlati különbség a következő felvétel tervezésekor: a számláló az aktív fiókokat veszi figyelembe, nem az összes olyan személyt, aki valaha is a cégnél dolgozott.
A betanítási terv a cégetek szerverén, a feladatok között marad. A Task Manager örökös licenccel rendelkezik, 12 hónap frissítéssel az árban. A frissítések későbbi megújítása opcionális, a helyekért pedig egyszer fizetsz, nem havonta felhasználónként. Új meghívó küldése előtt ellenőrizd az elérhető helyek számát, ahelyett hogy feltételeznéd, hogy a licenc magától bővül a csapattal együtt.
Holnap írj le öt dolgot, amit minden új munkatársnak elmondasz az első héten. Ezekből állíts össze egy teendőlistát az első feladatban, a többi lépést pedig oszd fel határidők és felelős személyek szerint. Az így elkészült tervet megnézheted a Demóban.
Gyakori kérdések
Hány feladatból álljon az új munkatárs beillesztése két hétre?
Kezdetnek öt feladatot érdemes kijelölni, ahogy Marta példájában: egyet-egyet minden nagyobb munkablokkra vagy beszélgetésre, saját határidővel. A kisebb lépéseket tedd teendőlistákra; ha valamelyik külön határidőt és felelőst igényel, emeld ki önálló feladatként.
Látja az új munkatárs a cég összes feladatát?
Nem, az egyszerű felhasználó csak azokat a Munkaterületeket látja, amelyekhez hozzá lett rendelve, és azokat a feladatokat, amelyekhez hozzáférése van. A globális adminisztrátor minden Munkaterületet, feladatot és csevegést lát.
Ki állítja be az új munkatárs jelszavát?
Az új munkatárs maga állítja be a jelszavát, miután megkapja a meghívó e-mailt. Az adminisztrátor ezt nem teszi meg helyette; ha a meghívó nem érkezett meg, rákattinthat az „Újraküldés” gombra.
Hogyan oszd meg az új munkatárssal az olvasnivaló anyagokat?
A jegyzet tulajdonosa az „Megosztás” gombra kattint, és „Csak megtekintés” vagy „Szerkesztheti” jogot ad. Önmagában attól, hogy a jegyzetet egy Munkaterülethez rendeled, az még nem lesz elérhető a többi tag számára.
Mi történjen a fiókkal, ha a munkatárs távozik?
Kapcsold ki a fiók szerkesztésében az „Aktív” kapcsolót, hogy megakadályozd a bejelentkezést, és felszabadítsd a licenchelyet. Az adott személy adatai és feladatai az alkalmazásban maradnak.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
