V pondelok o 9:00 prichádza do deväťčlennej dielne Marty Ewa. Marta si pamätá, kto jej ukáže spôsob práce, kedy dostane prvú zákazku a s kým sa v piatok porozpráva - ale zvyšok tímu pozná len fragmenty tohto plánu. Keď rozpíšete onboarding zamestnanca do úloh, Ewa uvidí ďalšie kroky a tím - termíny a zodpovedné osoby.
Skôr než rozpíšete úlohy, pripravte účet a prístup
Zaškolenie Ewy začnite od účtu a výberu priestorov, ktoré by mala vidieť. Administrátor ju pridá v okne používateľov a oprávnenia pre každý Pracovný priestor nastaví samostatne.
Marta klikne na ikonu skupiny vedľa ozubeného kolesa a otvorí záložku „Pridať”. Zadá e-mail, meno a priezvisko Ewy a rolu „Používateľ”. V tabuľke „Prideliť do Workspaces” zaznačí priestory potrebné na prácu a určí, či Ewa v nich môže vytvárať úlohy alebo chaty. Zaznačenie ktoréhokoľvek z týchto oprávnení ju pridá do daného Pracovného priestoru.
Bez oprávnenia „Úlohy” môže Ewa stále čítať úlohy, do ktorých bola pridaná, a písať v ich vláknach; jednoducho nezaloží novú. Podobne sa oprávnenie „Chaty” týka vytvárania chatov, nie komunikácie v chate, do ktorého bola pridaná. Bežný používateľ vidí len priradené priestory, zatiaľ čo globálny administrátor má prístup ku všetkým. Ak chcete toto rozdelenie nastaviť podrobnejšie, pozrite si role a oprávnenia v Task Manageri.
Pred uložením Marta skontroluje „Využité miesta: X / Y”. Licencia určuje maximálny počet aktívnych osôb; ak sú všetky miesta obsadené, formulár na pridanie sa zablokuje a treba rozšíriť licenciu alebo uvoľniť miesto. Po pridaní dostane Ewa e-mail s pozvánkou a sama si nastaví heslo. Ak správa nedorazí, Marta použije „Odoslať znova” pri jej mene na zozname.
Samostatný Pracovný priestor oddeľuje zaškolenie od bežných zákaziek
Pracovný priestor „Zaškolenie - Ewa” zhromaždí úlohy a chat týkajúce sa jej prvých dvoch týždňov. Vďaka tomu sa Marte plán nezmieša so zákazkami klientov, hoci položka „Všetko” naďalej zobrazí jej priestory spolu.
Pracovný priestor je vyčlenený pracovný priestor na úlohy a chaty súvisiace s jednou témou. Marta ako administrátorka klikne na „+” vedľa nápisu „Pracovné priestory” v ľavom stĺpci, zadá názov a uloží. Toto tlačidlo vidia globálni administrátori a osoby s oprávnením „Môže pridávať Workspaces”. Následne Marta otvorí menu ⋮ pri karte nového priestoru, vyberie „Upraviť workspace” a v sekcii „Prideliť používateľov” pridá Ewu a osobu, ktorá ju bude zaškoľovať.
Ak Marta založí nový priestor po odoslaní pozvánky, musí doň ešte priradiť Ewu. Samotné vytvorenie Pracovného priestoru jej neudeľuje prístup. Úplný popis nastavení nájdete na stránke Pracovných priestorov.
Na karte priestoru číslo označuje neprečítané úlohy a chaty, nie počet všetkých položiek. Ten druhý údaj uvidíte v bubline po prejdení kurzorom. Keď si Marta po týždni všimne číslo pri „Zaškolenie - Ewa”, bude vedieť, že v tomto priestore čaká niečo neprečítané, ale nepomýli si to s počtom naplánovaných krokov.
Task Manager nemá hotovú šablónu onboardingu. Pri ďalšom zaškolení si zachovajte názvy blokov a obsah zoznamov ako vlastný vzor a potom ich vložte do nových úloh. Samotný Pracovný priestor sa nedá archivovať, hoci jednotlivé úlohy a chaty archivovať možno. Priestor môže zostať ako referenčný bod, pokiaľ stále zodpovedá vašim pravidlám prístupu.
Onboarding zamestnanca: plán na dva týždne je lepšie rozdeliť na bloky
Na dva týždne zaškolenia naplánujte samostatnú úlohu pre každý blok, ktorý má vlastný termín a pridelené osoby. Drobné kroky zapíšte ako kontrolné zoznamy v popisoch týchto úloh, namiesto vytvárania samostatnej úlohy pre každý dokument na prečítanie.
V dielni Marty plán vyzerá takto:
| Kedy | Úloha | Príklady bodov kontrolného zoznamu |
|---|---|---|
| Pondelok, 1. týždeň | Prvý deň: vybavenie, prístupy, tím | Overiť prístup k potrebným nástrojom; spoznať osoby zodpovedné za zákazky a vyúčtovanie; zapísať si otázky |
| Utorok a streda, 1. týždeň | Ako pracujeme | Prečítať pravidlá práce; prezrieť si úlohy v pridelenom Pracovnom priestore; založiť skúšobnú úlohu, ak na to má Ewa oprávnenie |
| Štvrtok a piatok, 1. týždeň | Klienti a služby | Prečítať materiály o službách; prediskutovať príkladovú zákazku; zapísať nejasnosti |
| Pondelok až štvrtok, 2. týždeň | Prvá samostatná zákazka | Určiť rozsah; pripraviť svoju časť; prediskutovať pripomienky s osobou, ktorá zaškoľuje |
| Piatok, 2. týždeň | Rozhovor po dvoch týždňoch | Zozbierať otázky Ewy; prediskutovať vykonané úlohy; určiť ďalší rozsah práce |
Marta môže priradiť seba a Evu k pondelkovej úlohe a k zákazke z druhého týždňa pridať osobu, ktorá skontroluje výsledok. Každá úloha má názov, popis, termín s hodinou alebo bez nej, prioritu a priradené osoby. Ak sa rozhovor po dvoch týždňoch musí uskutočniť v piatok, dostane vlastnú úlohu s termínom; prečítanie jednotlivej poznámky zostáva bodom zoznamu.
Kontrolný zoznam v popise úlohy odškrtávate priamo v karte úlohy. Panel ukazuje priebeh, všetci pracujúci na tomto zozname vidia rovnaký stav a pri odškrtnutom bode sa zobrazí podpis osoby, ktorá ho označila. V piatok Marta vidí, kto odškrtol bod o materiáloch. Viac príkladov takéhoto rozdelenia nájdete v texte o kontrolnom zozname v úlohe.
Červená farba označuje úlohu po termíne, modrá - úlohu na dnes. Dlaždice „Včas”, „Na dnes” a „Po termíne” zobrazujú počet položiek a zároveň filtrujú zoznam. Zmeny termínu, stavu a osôb sa ukladajú ako systémové správy vo vlákne, takže po dvoch týždňoch môžete skontrolovať, čo bolo presunuté.
Materiály zdieľajte vedome - Pracovný priestor neotvára Poznámky
Pravidlá práce a popis služieb môžete pripraviť v Poznámkach, no samotné priradenie poznámky k Pracovnému priestoru ju Eve nezobrazí. Poznámka je súkromná, kým jej vlastník niekomu neudelí prístup.
Marta vytvorí poznámku „Pravidlá práce v ateliéri”, klikne na „Zdieľať”, vyberie „Pridať osobu…” a dá Eve „Len náhľad”. Pre poznámku „Otázky z prvého týždňa” zvolí „Môže upravovať”, aby Eva mohla dopisovať svoje otázky. Ak má poznámka priradený Pracovný priestor, zoznam osôb dostupných na zdieľanie zahŕňa len členov tohto priestoru. Odobratie prístupu spravuje vlastník poznámky.
Toto oddelenie chráni pred dvoma omylmi. Administrátor neuvidí súkromné poznámky Evy len preto, že riadi firmu. Eva zasa neuvidí materiály Marty len preto, že obe patria do Pracovného priestoru „Zaškolenie - Eva”. Ak má materiál zostať nezmenený, zvoľte náhľad; osoba s takýmto prístupom nemôže zdieľanú poznámku ani presunúť do iného priečinka. Podrobnosti opisuje materiál o Poznámkach.
V Poznámkach funguje vyhľadávanie v názvoch aj obsahu. Ak Eva bude po niekoľkých týždňoch hľadať pravidlá popisovania zákaziek, nemusí si pamätať názov priečinka. Kontrolné zoznamy môžete umiestniť aj do poznámky, no termín a zodpovednú osobu je stále lepšie zapísať do úlohy.
Stretnutia zapíšte do Kalendára, AI nechajte ako možnosť
Stretnutie na začiatok práce a piatkový rozhovor zapíšte do Kalendára s účastníkmi. Asistent AI je voliteľný - stretnutia a úlohy môžete plánovať aj bez neho. Task Manager zobrazí v Kalendári aj úlohy, pripomienky a neprítomnosti tímu, takže Marta uvidí tieto prvky v jednom pláne.
Keď Marta pridá Evu k udalosti, každá z nich dostane vlastnú kópiu; zmena termínu presunie udalosť aj u účastníkov. Centrum oznámení zobrazuje ranný prehľad so zoznamom dňa, upozorní tiež 15 minút pred udalosťou a hodinu pred termínom úlohy. Je to pomôcka na dodržiavanie termínov, nie náhrada za rozhovor o tom, čo Eva ešte nechápe.
Ak je osoba zaškoľujúca neprítomná, skontrolujte jej stav pred priradením ďalšej úlohy. Asistent AI dokáže upozorniť pri priraďovaní úlohy neprítomnej osobe. Eva sa tiež môže opýtať Asistenta AI na vlákno úlohy, ku ktorému má prístup, alebo požiadať o zhrnutie, ak jej administrátor povolil AI v úlohách - bez tohto oprávnenia sa možnosti AI v úlohe nezobrazia. Rozhovory s Asistentom AI sú súkromné, aj voči administrátorovi.
Asistent AI je dostupný vo variantoch Standard a Pro, no nemusíte ho zapínať, aby ste mohli používať úlohy a Poznámky. Funguje na vlastnom kľúči zákazníka u OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok; za použitie modelu platíte priamo dodávateľovi, bez marže Task Managera. Pamätajte, že dopyt spolu s odovzdaným kontextom putuje k vybranému dodávateľovi modelu.
Keď spolupráca skončí, zachovajte plán a uvoľnite miesto
Keď zamestnanec odíde, nemusíte mazať jeho konto, aby ste získali späť licenčné miesto. Administrátor v úprave používateľa vypne prepínač „Aktívny”: osoba sa vtedy nemôže prihlásiť, jej dáta a úlohy zostávajú a miesto sa vráti do dostupného fondu.
Inou činnosťou je nastavenie stavu „Zablokovaný”. Zablokovanie zruší relácie a zapamätané zariadenia, no neuvoľní miesto; slúži teda na iný účel než deaktivácia. Pre Martu je to praktický rozdiel pri plánovaní ďalšieho zamestnania: počítadlo zahŕňa aktívne kontá, nie všetky osoby, ktoré kedy vo firme pracovali.
Plán zaškolenia zostáva v úlohách na serveri vašej firmy. Task Manager má trvalú licenciu s 12 mesiacmi aktualizácií v cene. Neskoršie obnovenie aktualizácií je voliteľné a za miesta platíte jednorazovo, nie mesačne za používateľa. Pred odoslaním pozvánky novej osobe skontrolujte počet dostupných miest, namiesto predpokladu, že licencia sa sama rozšíri spolu s tímom.
Zajtra si vypíšte päť vecí, ktoré hovoríte každej novej osobe v prvom týždni. Z nich zostavte kontrolný zoznam v prvej úlohe a ostatné kroky rozdeľte podľa termínov a zodpovedných osôb. Takto pripravený plán si môžete pozrieť v Deme.
Najčastejšie otázky
Koľko úloh by mal mať onboarding zamestnanca na dva týždne?
Na začiatok môžete rozpísať päť úloh, ako v príklade Marty: po jednej na väčší blok práce alebo rozhovor s vlastným termínom. Menšie kroky umiestnite do kontrolných zoznamov; ak niektorý vyžaduje samostatný termín a zodpovednú osobu, vyčleňte ho ako úlohu.
Vidí nový zamestnanec všetky úlohy firmy?
Nie, bežný používateľ vidí len Pracovné priestory, do ktorých bol pridelený, a úlohy, ku ktorým má prístup. Globálny administrátor vidí všetky Pracovné priestory, úlohy a chaty.
Kto nastavuje heslo novej osobe?
Nová osoba si sama nastaví heslo po doručení e-mailu s pozvánkou. Administrátor to za ňu nerobí; ak pozvánka nedorazila, môže kliknúť na „Odoslať znova”.
Ako sprístupniť novej osobe materiály na čítanie?
Vlastník poznámky klikne na „Zdieľať” a udelí prístup „Len náhľad” alebo „Môže upravovať”. Samotné pridelenie poznámky do Pracovného priestoru ju neudostupní ostatným členom.
Čo urobiť s účtom, keď zamestnanec odíde?
V úprave účtu vypnite prepínač „Aktívny”, aby ste zablokovali možnosť prihlásenia a uvoľnili licenčné miesto. Dáta a úlohy tejto osoby zostanú v aplikácii.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
