Lundi à 9h00, Ewa arrive dans l’atelier de neuf personnes de Marta. Marta se souvient de qui lui montrera sa méthode de travail, quand elle recevra sa première mission et avec qui elle s’entretiendra vendredi - mais le reste de l’équipe ne connaît que des fragments de ce plan. En détaillant l’onboarding du collaborateur en tâches, Ewa verra les étapes suivantes, et l’équipe verra les échéances et les personnes responsables.
Avant de détailler les tâches, préparez le compte et les accès
Commencez l’intégration d’Ewa par la création du compte et le choix des espaces qu’elle doit voir. L’administrateur l’ajoute dans la fenêtre des utilisateurs, et les droits pour chaque Espace de travail sont définis séparément.
Marta clique sur l’icône de groupe à côté de la roue dentée et ouvre l’onglet « Ajouter ». Elle saisit l’e-mail, le nom et le prénom d’Ewa, ainsi que le rôle « Utilisateur ». Dans le tableau « Assigner aux Espaces de travail », elle coche les espaces nécessaires au travail et précise si Ewa peut y créer des tâches ou des discussions. Cocher l’un de ces droits l’ajoute automatiquement à l’Espace de travail concerné.
Sans le droit « Tâches », Ewa peut toujours lire les tâches auxquelles elle a été ajoutée et écrire dans leurs fils de discussion ; elle ne pourra simplement pas en créer de nouvelle. De même, le droit « Discussions » concerne la création de discussions, et non la participation à une discussion à laquelle elle a été ajoutée. Un utilisateur standard ne voit que les espaces qui lui sont assignés, tandis que l’administrateur global a accès à tous. Si vous souhaitez définir cette répartition plus précisément, consultez les rôles et droits dans Task Manager.
Avant d’enregistrer, Marta vérifie « Postes utilisés : X / Y ». La licence définit le nombre maximal de personnes actives ; si tous les postes sont occupés, le formulaire d’ajout est bloqué et il faut étendre la licence ou libérer un poste. Une fois ajoutée, Ewa reçoit un e-mail d’invitation et définit elle-même son mot de passe. Si le message n’arrive pas, Marta utilisera « Renvoyer » à côté de son nom dans la liste.
Un Espace de travail séparé distingue l’intégration des missions en cours
L’Espace de travail « Intégration - Ewa » regroupera les tâches et la discussion liées à ses deux premières semaines. Ainsi, le plan ne se mélange pas, pour Marta, avec les missions des clients, bien que la vue « Tout » affiche toujours ses espaces ensemble.
L’Espace de travail est un espace de travail dédié pour les tâches et les discussions liées à un même sujet. Marta, en tant qu’administrateur, clique sur « + » à côté du libellé « Espaces de travail » dans la colonne de gauche, saisit un nom et enregistre. Ce bouton est visible par les administrateurs globaux et les personnes disposant du droit « Peut ajouter des Espaces de travail ». Ensuite, Marta ouvre le menu ⋮ sur la carte du nouvel espace, sélectionne « Modifier l’espace de travail » et, dans la section « Assigner des utilisateurs », ajoute Ewa ainsi que la personne qui l’accompagnera.
Si Marta crée le nouvel espace après avoir envoyé l’invitation, elle doit encore y assigner Ewa. La simple création de l’Espace de travail ne lui donne pas accès. Vous trouverez une description complète des réglages sur la page des Espaces de travail.
Sur la carte de l’espace, le nombre indique les tâches et discussions non lues, pas le nombre total d’éléments. Vous verrez ce second chiffre dans l’infobulle au survol. Lorsqu’au bout d’une semaine Marta remarquera le nombre affiché près de « Intégration - Ewa », elle saura que quelque chose de non lu l’attend dans cet espace, sans le confondre avec le nombre d’étapes prévues.
Task Manager ne propose pas de modèle d’onboarding prêt à l’emploi. Lors de la prochaine intégration, conservez les noms des blocs et le contenu des listes comme votre propre modèle, puis reportez-les dans de nouvelles tâches. L’Espace de travail lui-même ne peut pas être archivé, bien que les tâches et discussions individuelles puissent l’être. L’espace peut rester comme point de référence, tant qu’il correspond toujours à vos règles d’accès.
Onboarding d’un collaborateur : mieux vaut diviser le plan de deux semaines en blocs
Pour les deux semaines d’intégration, prévoyez une tâche distincte pour chaque bloc ayant sa propre échéance et ses personnes assignées. Inscrivez les petites étapes sous forme de listes de tâches dans les descriptions de ces tâches, plutôt que de créer une tâche séparée pour chaque document à lire.
Dans l’atelier de Marta, le plan se présente ainsi :
| Quand | Tâche | Exemples d’éléments de liste de tâches |
|---|---|---|
| Lundi, semaine 1 | Premier jour : équipement, accès, équipe | Vérifier l’accès aux outils nécessaires ; rencontrer les personnes en charge des missions et de la facturation ; noter les questions |
| Mardi et mercredi, semaine 1 | Comment nous travaillons | Lire les règles de travail ; parcourir les tâches de l’Espace de travail assigné ; créer une tâche test, si Ewa en a le droit |
| Jeudi et vendredi, semaine 1 | Clients et services | Lire les documents sur les services ; discuter d’une mission type ; noter les points à clarifier |
| Lundi à jeudi, semaine 2 | Première mission en autonomie | Définir le périmètre ; préparer sa partie ; discuter des remarques avec la personne référente |
| Vendredi, semaine 2 | Entretien après deux semaines | Recueillir les questions d’Ewa ; passer en revue les tâches réalisées ; définir le prochain périmètre de travail |
Marta peut s'assigner elle-même ainsi qu'Ewa à la tâche du lundi, et ajouter à la mission de la deuxième semaine une personne qui vérifiera le résultat. Chaque tâche a un sujet, une description, une échéance avec ou sans heure, une priorité et des personnes assignées. Si l'entretien après deux semaines doit avoir lieu un vendredi, il reçoit sa propre tâche avec une échéance ; la lecture d'une simple note devient un point de la liste.
Vous cochez la liste de tâches dans la description directement dans la carte de la tâche. La barre indique la progression, toutes les personnes travaillant sur cette liste voient le même état, et à côté d'un point coché apparaît la signature de la personne qui l'a coché. Le vendredi, Marta voit qui a coché le point concernant les documents. Vous trouverez d'autres exemples de ce type de répartition dans l'article sur la checklist dans une tâche.
La couleur rouge indique une tâche en retard, le bleu - pour aujourd'hui. Les tuiles « Dans les délais », « Pour aujourd'hui » et « En retard » affichent le nombre d'éléments et filtrent en même temps la liste. Les changements d'échéance, de statut et de personnes sont enregistrés sous forme de messages système dans le fil de discussion, ce qui vous permet, après deux semaines, de vérifier ce qui a été décalé.
Partagez les documents en connaissance de cause - l'Espace de travail n'ouvre pas les Notes
Vous pouvez préparer les règles de travail et la description des services dans les Notes, mais le simple fait d'assigner une note à un Espace de travail ne la rendra pas visible pour Ewa. La note est privée tant que son propriétaire n'accorde pas d'accès à quelqu'un.
Marta crée une note « Règles de travail à l'atelier », clique sur « Partager », sélectionne « Ajouter une personne... » et accorde à Ewa l'accès « Lecture seule ». Pour la note « Questions de la première semaine », elle choisit « Peut modifier », afin qu'Ewa puisse ajouter ses interrogations. Si la note est assignée à un Espace de travail, la liste des personnes disponibles pour le partage comprend uniquement les membres de cet espace. La révocation de l'accès est gérée par le propriétaire de la note.
Cette séparation protège contre deux erreurs. L'administrateur ne verra pas les notes privées d'Ewa uniquement parce qu'il gère l'entreprise. De son côté, Ewa ne verra pas les documents de Marta uniquement parce qu'elles appartiennent toutes deux à l'Espace de travail « Intégration - Ewa ». Lorsque le document doit rester inchangé, choisissez l'aperçu ; une personne disposant de cet accès ne peut pas non plus déplacer la note partagée vers un autre dossier. Les détails sont décrits dans l'article sur les Notes.
Dans les Notes, la recherche fonctionne dans les titres et le contenu. Si, après quelques semaines, Ewa cherche les règles de description des missions, elle n'a pas besoin de se souvenir du nom du dossier. Vous pouvez également placer des listes de tâches dans une note, mais il reste préférable d'indiquer l'échéance et la personne responsable dans une tâche.
Inscrivez les réunions dans le Calendrier, et laissez l'IA en option
Inscrivez la réunion de prise de poste et l'entretien du vendredi dans le Calendrier avec les participants. L'Assistant IA est optionnel - vous pouvez planifier réunions et tâches sans lui. Task Manager affiche également dans le Calendrier les tâches, les rappels et les absences de l'équipe, ce qui permet à Marta de voir tous ces éléments dans un seul planning.
Lorsque Marta ajoute Ewa à un événement, chacune reçoit sa propre copie ; un changement d'échéance déplacera l'événement chez les participants. Le Centre de notifications affiche un briefing matinal avec la liste du jour, et rappelle également 15 minutes avant l'événement et une heure avant l'échéance d'une tâche. C'est une aide pour respecter les dates, pas un substitut à une conversation sur ce qu'Ewa ne comprend pas encore.
Si la personne qui fait l'intégration est absente, vérifiez son statut avant d'assigner la prochaine tâche. L'Assistant IA peut avertir lors de l'assignation d'une tâche à une personne absente. Ewa peut aussi demander à l'Assistant IA de l'informer sur le fil de discussion de tâche auquel elle a accès, ou demander un résumé, à condition que l'administrateur lui ait activé l'IA dans les tâches - sans cette autorisation, les options IA n'apparaissent pas dans la tâche. Les conversations avec l'Assistant IA sont privées, y compris vis-à-vis de l'administrateur.
L'Assistant IA est disponible dans les versions Standard et Pro, mais vous n'avez pas besoin de l'activer pour utiliser les tâches et les Notes. Il fonctionne avec votre propre clé client chez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok ; vous payez l'utilisation du modèle directement au fournisseur, sans marge de Task Manager. N'oubliez pas que la requête, accompagnée du contexte transmis, est envoyée au fournisseur de modèle choisi.
Quand la collaboration prend fin, conservez le plan et libérez le poste
Quand un employé part, vous n'avez pas besoin de supprimer son compte pour récupérer le poste de licence. L'administrateur désactive, dans l'édition de l'utilisateur, le commutateur « Actif » : la personne ne peut alors plus se connecter, ses données et ses tâches restent, et le poste revient dans le pool disponible.
Une autre action consiste à définir le statut « Bloqué ». Le blocage supprime les sessions et les appareils mémorisés, mais ne libère pas le poste ; il répond donc à un objectif différent de la désactivation. Pour Marta, c'est une différence pratique lors de la planification d'un prochain recrutement : le compteur comptabilise les comptes actifs, pas toutes les personnes qui ont un jour travaillé dans l'entreprise.
Le plan d'intégration reste dans les tâches sur le serveur de votre entreprise. Task Manager dispose d'une licence perpétuelle avec 12 mois de mises à jour inclus. Le renouvellement ultérieur des mises à jour est optionnel, et vous payez les postes une seule fois, pas chaque mois par utilisateur. Vérifiez le nombre de places disponibles avant d'envoyer une invitation à une nouvelle personne, plutôt que de supposer que la licence s'étendra automatiquement avec l'équipe.
Demain, notez cinq choses que vous dites à chaque nouvelle personne durant la première semaine. À partir de celles-ci, créez une liste de tâches dans la première tâche, et répartissez les étapes restantes selon les échéances et les personnes responsables. Vous pouvez voir un plan ainsi préparé dans le Demo.
Questions fréquentes
Combien de tâches doit comporter l’onboarding d’un collaborateur sur deux semaines ?
Pour commencer, vous pouvez prévoir cinq tâches, comme dans l’exemple de Marta : une par grand bloc de travail ou par entretien avec sa propre échéance. Placez les étapes plus petites dans des listes de tâches ; si l’une d’elles nécessite une échéance et une personne responsable distinctes, détachez-la en tant que tâche à part.
Un nouveau collaborateur voit-il toutes les tâches de l’entreprise ?
Non, un utilisateur standard ne voit que les Espaces de travail auxquels il a été assigné, ainsi que les tâches auxquelles il a accès. L’administrateur global voit tous les Espaces de travail, toutes les tâches et toutes les discussions.
Qui définit le mot de passe du nouveau collaborateur ?
La nouvelle personne définit elle-même son mot de passe après avoir reçu l’e-mail d’invitation. L’administrateur ne le fait pas à sa place ; si l’invitation n’est pas arrivée, il peut cliquer sur « Renvoyer ».
Comment partager des documents à lire avec le nouveau collaborateur ?
Le propriétaire de la note clique sur « Partager » et accorde l’accès « Lecture seule » ou « Peut modifier ». Le simple fait d’assigner la note à un Espace de travail ne la rend pas accessible aux autres membres.
Que faire du compte lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ?
Désactivez le commutateur « Actif » dans la modification du compte pour bloquer la connexion et libérer une place de licence. Les données et les tâches de cette personne resteront dans l’application.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
