Maanantaina kello 9.00 yhdeksän hengen pajalle Martan luo saapuu Ewa. Marta muistaa, kuka näyttää hänelle työtavat, milloin hän saa ensimmäisen toimeksiannon ja kenen kanssa hän keskustelee perjantaina - mutta muu tiimi tuntee vain osia tästä suunnitelmasta. Kun jäsennät työntekijän perehdytyksen tehtäviksi, Ewa näkee seuraavat askeleet, ja tiimi näkee määräajat ja vastuuhenkilöt.
Ennen tehtävien jäsentämistä valmistele tili ja käyttöoikeudet
Ewan perehdytys kannattaa aloittaa tilistä ja niiden tilojen valinnasta, jotka hänen tulisi nähdä. Pääkäyttäjä lisää hänet käyttäjäikkunassa, ja käyttöoikeudet kuhunkin Työtilaan asetetaan erikseen.
Marta klikkaa ryhmäkuvaketta hammasrattaan vierestä ja avaa välilehden "Lisää". Hän syöttää Ewan sähköpostin, etu- ja sukunimen sekä roolin "Käyttäjä". Taulukossa "Liitä Työtiloihin" hän valitsee tarvittavat tilat ja määrittää, voiko Ewa luoda niissä tehtäviä tai keskusteluja. Minkä tahansa näistä oikeuksista valitseminen liittää hänet kyseiseen Työtilaan.
Ilman "Tehtävät"-oikeutta Ewa voi silti lukea tehtäviä, joihin hänet on lisätty, ja kirjoittaa niiden viestiketjuihin; hän ei vain voi luoda uutta. Samoin "Keskustelut"-oikeus koskee keskustelujen luomista, ei keskustelua sellaisessa keskustelussa, johon hänet on lisätty. Tavallinen käyttäjä näkee vain hänelle liitetyt tilat, kun taas pääkäyttäjällä on pääsy kaikkiin. Jos haluat määrittää tämän jaottelun tarkemmin, katso roolit ja käyttöoikeudet Task Managerissa.
Ennen tallentamista Marta tarkistaa kohdan "Käytetyt paikat: X / Y". Lisenssi määrittää aktiivisten käyttäjien enimmäismäärän; jos kaikki paikat ovat varattuja, lisäyslomake lukittuu ja lisenssiä täytyy laajentaa tai jokin paikka vapauttaa. Lisäämisen jälkeen Ewa saa kutsusähköpostin ja asettaa salasanan itse. Jos viesti ei saavu, Marta käyttää "Lähetä uudelleen" -toimintoa hänen nimensä kohdalla listassa.
Oma Työtila erottaa perehdytyksen meneillään olevista toimeksiannoista
Työtila "Perehdytys - Ewa" kokoaa yhteen hänen ensimmäisten kahden viikkonsa tehtävät ja keskustelun. Näin suunnitelma ei sekoitu Martalla asiakastoimeksiantoihin, vaikka "Kaikki"-kohta näyttää hänen tilansa edelleen yhdessä.
Työtila on erillinen työskentelytila yhteen aiheeseen liittyville tehtäville ja keskusteluille. Marta, pääkäyttäjänä, klikkaa "+"-merkkiä "Työtilat"-tekstin vierestä vasemmassa sarakkeessa, kirjoittaa nimen ja tallentaa. Tämän painikkeen näkevät pääkäyttäjät sekä henkilöt, joilla on oikeus "Voi lisätä Työtiloja". Seuraavaksi Marta avaa uuden tilan kortin ⋮-valikon, valitsee "Muokkaa työtilaa" ja lisää kohdassa "Liitä käyttäjiä" Ewan sekä henkilön, joka perehdyttää häntä.
Jos Marta perustaa uuden tilan vasta kutsun lähettämisen jälkeen, hänen täytyy vielä liittää Ewa siihen. Pelkkä Työtilan luominen ei anna hänelle pääsyä siihen. Täydellisen kuvauksen asetuksista löydät sivulta Työtilat.
Tilan kortilla oleva luku kertoo lukemattomista tehtävistä ja keskusteluista, ei kaikkien kohteiden määrää. Jälkimmäisen näet kuplasta, kun viet kursorin sen päälle. Kun Marta viikon kuluttua huomaa luvun kohdassa "Perehdytys - Ewa", hän tietää, että tilassa odottaa jotain lukematonta, mutta ei sekoita sitä suunniteltujen askelten määrään.
Task Managerissa ei ole valmista perehdytysmallia. Seuraavaa perehdytystä varten säilytä osioiden nimet ja listojen sisältö omana mallinasi, ja syötä ne sitten uusiin tehtäviin. Itse Työtilaa ei voi arkistoida, vaikka yksittäisiä tehtäviä ja keskusteluja voikin arkistoida. Tila voi jäädä vertailukohdaksi, kunhan se vastaa edelleen omia käyttöoikeuskäytäntöjäsi.
Työntekijän perehdytys: kahden viikon suunnitelma kannattaa jakaa osioihin
Kahden viikon perehdytykseen suunnittele erillinen tehtävä jokaiselle osiolle, jolla on oma määräaika ja omat vastuuhenkilöt. Pienet askeleet merkitse tehtävälistoiksi näiden tehtävien kuvauksiin sen sijaan, että loisit erillisen tehtävän jokaiselle luettavalle dokumentille.
Martan pajalla suunnitelma näyttää tältä:
| Milloin | Tehtävä | Esimerkkikohtia tehtävälistasta |
|---|---|---|
| Maanantai, viikko 1 | Ensimmäinen päivä: laitteet, käyttöoikeudet, tiimi | Tarkistaa pääsy tarvittaviin työkaluihin; tutustua toimeksianto- ja laskutusasioista vastaaviin henkilöihin; kirjata kysymykset ylös |
| Tiistai ja keskiviikko, viikko 1 | Miten me työskentelemme | Lukea työskentelyperiaatteet; käydä läpi liitetyn Työtilan tehtävät; luoda harjoitustehtävä, jos Ewalla on siihen oikeus |
| Torstai ja perjantai, viikko 1 | Asiakkaat ja palvelut | Lukea materiaalit palveluista; käydä läpi esimerkkitoimeksianto; kirjata epäselvät asiat muistiin |
| Maanantaista torstaihin, viikko 2 | Ensimmäinen itsenäinen toimeksianto | Sopia laajuudesta; valmistella oma osuus; käydä läpi palaute perehdyttäjän kanssa |
| Perjantai, viikko 2 | Keskustelu kahden viikon jälkeen | Kerätä Ewan kysymykset; käydä läpi tehdyt tehtävät; sopia seuraavasta työkokonaisuudesta |
Marta voi liittää itsensä ja Ewan maanantain tehtävään ja lisätä toisen viikon toimeksiantoon henkilön, joka tarkistaa lopputuloksen. Jokaisella tehtävällä on otsikko, kuvaus, määräaika kellonajalla tai ilman, prioriteetti ja määrätyt henkilöt. Jos keskustelu kahden viikon kuluttua on pidettävä perjantaina, se saa oman tehtävänsä ja määräajan; yksittäisen muistiinpanon lukeminen jää tehtävälistan kohdaksi.
Tehtävälistan kuvauksessa rastitat kohdat suoraan tehtäväkortista. Palkki näyttää edistymisen, kaikki samalla listalla työskentelevät näkevät saman tilan, ja rastitetun kohdan vieressä näkyy sen merkinneen henkilön nimi. Perjantaina Marta näkee, kuka on rastittanut materiaaleja koskevan kohdan. Lisää esimerkkejä tällaisesta jaosta löydät tekstistä tarkistuslistasta tehtävässä.
Punainen väri tarkoittaa myöhässä olevaa tehtävää, sininen - tältä päivältä. Laatat ”Ajallaan”, ”Tänään” ja ”Myöhässä” näyttävät kohteiden määrän ja samalla suodattavat listaa. Määräajan, tilan ja henkilöiden muutokset tallentuvat järjestelmäviesteinä viestiketjuun, joten kahden viikon kuluttua voit tarkistaa, mitä on siirretty.
Jaa materiaalit tietoisesti - Työtila ei avaa Muistiinpanoja
Työn säännöt ja palvelukuvauksen voit laatia Muistiinpanoissa, mutta pelkkä muistiinpanon liittäminen Työtilaan ei näytä sitä Ewalle. Muistiinpano on yksityinen, kunnes sen omistaja antaa jollekulle käyttöoikeuden.
Marta luo muistiinpanon ”Työn säännöt työpajalla”, klikkaa ”Jaa”, valitsee ”Lisää henkilö…” ja antaa Ewalle oikeuden ”Vain katselu”. Muistiinpanolle ”Ensimmäisen viikon kysymykset” hän valitsee ”Voi muokata”, jotta Ewa voi lisätä epäselviä kohtia. Jos muistiinpanolla on määritetty Työtila, jaettavien henkilöiden lista sisältää vain kyseisen tilan jäsenet. Käyttöoikeuden poistamisesta vastaa muistiinpanon omistaja.
Tämä erottelu suojaa kahdelta virheeltä. Pääkäyttäjä ei näe Ewan yksityisiä muistiinpanoja pelkästään siksi, että hän hallinnoi yritystä. Toisaalta Ewa ei näe Martan materiaaleja pelkästään siksi, että molemmat kuuluvat Työtilaan ”Perehdytys - Ewa”. Kun materiaalin tulee pysyä muuttumattomana, valitse katseluoikeus; tällaisella oikeudella ei voi myöskään siirtää jaettua muistiinpanoa toiseen kansioon. Lisätietoja löytyy Muistiinpanoja koskevasta materiaalista.
Muistiinpanoissa toimii haku otsikoista ja sisällöstä. Jos Ewa muutaman viikon kuluttua etsii toimeksiantojen kuvaamisen sääntöjä, hänen ei tarvitse muistaa kansion nimeä. Tehtävälistoja voi sijoittaa myös muistiinpanoon, mutta määräaika ja vastuuhenkilö kannattaa silti kirjata tehtävään.
Merkitse tapaamiset Kalenteriin ja jätä AI vaihtoehdoksi
Työn aloituspalaveri ja perjantain keskustelu merkitään Kalenteriin osallistujineen. AI-avustaja on vapaaehtoinen - tapaamisia ja tehtäviä voi suunnitella myös ilman sitä. Task Manager näyttää Kalenterissa myös tiimin tehtävät, muistutukset ja poissaolot, joten Marta näkee kaikki nämä samassa suunnitelmassa.
Kun Marta lisää Ewan tapahtumaan, kumpikin saa oman kopionsa; ajankohdan muutos siirtää tapahtuman myös osallistujilla. Ilmoituskeskus näyttää aamuisen koosteen päivän listasta sekä muistuttaa 15 minuuttia ennen tapahtumaa ja tunnin ennen tehtävän määräaikaa. Tämä auttaa pitämään aikatauluista kiinni, mutta ei korvaa keskustelua siitä, mitä Ewa ei vielä ymmärrä.
Jos perehdyttäjä on poissa, tarkista hänen tilansa ennen seuraavan tehtävän määräämistä. AI-avustaja voi varoittaa, jos tehtävä yritetään antaa poissaolevalle henkilölle. Ewa voi myös kysyä AI-avustajalta hänelle näkyvästä tehtävän viestiketjusta tai pyytää yhteenvetoa, mikäli pääkäyttäjä on ottanut hänelle käyttöön AI:n tehtävissä - ilman tätä oikeutta AI-vaihtoehdot eivät näy tehtävässä. Keskustelut AI-avustajan kanssa ovat yksityisiä, myös pääkäyttäjältä.
AI-avustaja on saatavilla Standard- ja Pro-versioissa, mutta sitä ei tarvitse ottaa käyttöön voidakseen käyttää tehtäviä ja Muistiinpanoja. Se toimii asiakkaan omalla avaimella OpenAI:lla, Google Geminillä, Anthropic Claudella tai xAI Grokilla; mallin käytöstä maksat suoraan palveluntarjoajalle, ilman Task Managerin katetta. Muista, että kysely yhdessä mukaan annetun kontekstin kanssa lähetetään valitulle mallin tarjoajalle.
Kun yhteistyö päättyy, säilytä suunnitelma ja vapauta paikka
Kun työntekijä lähtee, käyttäjätiliä ei tarvitse poistaa lisenssipaikan vapauttamiseksi. Pääkäyttäjä poistaa käytöstä käyttäjän muokkausnäkymässä kytkimen ”Aktiivinen”: henkilö ei tämän jälkeen voi kirjautua sisään, hänen tietonsa ja tehtävänsä säilyvät, ja paikka palautuu käytettävissä olevaan pooliin.
Eri toimenpide on tilan ”Estetty” asettaminen. Esto poistaa istunnot ja muistetut laitteet, mutta ei vapauta paikkaa; se palvelee siis eri tarkoitusta kuin deaktivointi. Martalle tämä on käytännön ero seuraavaa rekrytointia suunniteltaessa: laskuri ottaa huomioon aktiiviset tilit, ei kaikkia henkilöitä, jotka ovat koskaan työskennelleet yrityksessä.
Perehdytyssuunnitelma säilyy tehtävinä yrityksesi omalla palvelimella. Task Managerilla on pysyvä lisenssi, johon sisältyy 12 kuukauden päivitykset. Myöhempi päivitysoikeuden uusiminen on vapaaehtoista, ja paikoista maksat kertaluonteisesti, et kuukausittain käyttäjää kohden. Tarkista vapaiden paikkojen määrä ennen uuden henkilön kutsumista, äläkä oleta, että lisenssi laajenee automaattisesti tiimin kasvaessa.
Kirjoita huomenna ylös viisi asiaa, jotka kerrot jokaiselle uudelle henkilölle ensimmäisellä viikolla. Tee niistä tehtävälista ensimmäiseen tehtävään, ja jaa loput vaiheet määräaikojen ja vastuuhenkilöiden mukaan. Näin valmistellun suunnitelman voit nähdä Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta tehtävää perehdytyssuunnitelmassa pitäisi olla kahdelle viikolle?
Aluksi voit jäsentää esimerkiksi viisi tehtävää, kuten Martan esimerkissä: yksi jokaista suurempaa työkokonaisuutta tai keskustelua kohden, omalla määräajalla varustettuna. Pienemmät askeleet merkitse tehtävälistoihin; jos jokin niistä vaatii oman määräajan ja vastuuhenkilön, erota se omaksi tehtäväksi.
Näkeekö uusi työntekijä kaikki yrityksen tehtävät?
Ei, tavallinen käyttäjä näkee vain ne Työtilat, joihin hänet on liitetty, sekä tehtävät, joihin hänellä on pääsy. Pääkäyttäjä näkee kaikki Työtilat, tehtävät ja keskustelut.
Kuka asettaa salasanan uudelle henkilölle?
Uusi henkilö asettaa salasanan itse saatuaan kutsusähköpostin. Pääkäyttäjä ei tee sitä hänen puolestaan; jos kutsu ei ole saapunut, hän voi klikata "Lähetä uudelleen".
Miten jakaa luettavat materiaalit uudelle henkilölle?
Muistiinpanon omistaja klikkaa "Jaa" ja antaa oikeuden "Vain katselu" tai "Voi muokata". Pelkkä muistiinpanon liittäminen Työtilaan ei jaa sitä muille jäsenille.
Mitä tehdä tilille, kun työntekijä lähtee?
Poista käytöstä tilin muokkauksessa kytkin "Aktiivinen", jolloin kirjautuminen estyy ja lisenssipaikka vapautuu. Kyseisen henkilön tiedot ja tehtävät jäävät sovellukseen.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
