El lunes a las 9:00, a la pequeña empresa de nueve personas de Marta llega Eva. Marta recuerda quién le enseñará la forma de trabajar, cuándo recibirá su primer encargo y con quién hablará el viernes - pero el resto del equipo solo conoce fragmentos de ese plan. Cuando desgloses el onboarding de un empleado en tareas, Eva verá los siguientes pasos, y el equipo - los plazos y las personas responsables.
Antes de desglosar las tareas, prepara la cuenta y el acceso
Comienza la incorporación de Eva por la cuenta y la selección de los espacios que debería ver. El administrador la añade en la ventana de usuarios, y los permisos de cada Espacio de trabajo se configuran por separado.
Marta hace clic en el icono de grupo junto a la rueda dentada y abre la pestaña «Añadir». Introduce el correo electrónico, el nombre y apellido de Eva, y el rol «Usuario». En la tabla «Asignar a Espacios de trabajo» marca los espacios necesarios para su trabajo y determina si Eva puede crear tareas o chats en ellos. Marcar cualquiera de estos permisos la añade a ese Espacio de trabajo.
Sin el permiso «Tareas», Eva sigue pudiendo leer las tareas a las que ha sido añadida y escribir en sus hilos; simplemente no creará una nueva. De igual forma, el permiso «Chats» se refiere a la creación de chats, no a conversar en un chat al que ha sido añadida. Un usuario normal solo ve los espacios que tiene asignados, mientras que el administrador global tiene acceso a todos. Si quieres configurar esta división con más detalle, consulta roles y permisos en Task Manager.
Antes de guardar, Marta comprueba «Plazas utilizadas: X / Y». La licencia determina el número máximo de personas activas; si todas las plazas están ocupadas, el formulario de añadir se bloquea y hay que ampliar la licencia o liberar una plaza. Tras añadirla, Eva recibe un correo de invitación y establece su propia contraseña. Si el mensaje no llega, Marta usará «Enviar de nuevo» junto a su nombre en la lista.
Un Espacio de trabajo aparte separa la incorporación de los encargos en curso
El Espacio de trabajo «Incorporación - Eva» reunirá las tareas y el chat relacionados con sus dos primeras semanas. Así el plan no se mezclará para Marta con los encargos de los clientes, aunque la opción «Todo» seguirá mostrando sus espacios juntos.
Un Espacio de trabajo es un área de trabajo independiente para tareas y chats relacionados con un mismo tema. Marta, como administradora, hace clic en «+» junto a la palabra «Espacios de trabajo» en la columna izquierda, escribe el nombre y guarda. Este botón lo ven los administradores globales y las personas con el permiso «Puede añadir Espacios de trabajo». A continuación, Marta abre el menú ⋮ junto a la tarjeta del nuevo espacio, elige «Editar espacio de trabajo» y en la sección «Asignar usuarios» añade a Eva y a la persona que la va a guiar.
Si Marta crea el nuevo espacio después de enviar la invitación, todavía debe asignarle Eva. El simple hecho de crear el Espacio de trabajo no le otorga acceso. Encontrarás la descripción completa de la configuración en la página de Espacios de trabajo.
En la tarjeta del espacio, el número indica las tareas y chats no leídos, no el total de elementos. Este segundo lo verás en la burbuja al pasar el cursor. Cuando, después de una semana, Marta vea el número junto a «Incorporación - Eva», sabrá que en ese espacio hay algo sin leer, pero no lo confundirá con el número de pasos planificados.
Task Manager no tiene una plantilla de onboarding predefinida. En la próxima incorporación, conserva los nombres de los bloques y el contenido de las listas como tu propio modelo, y luego introdúcelos en las nuevas tareas. El Espacio de trabajo en sí no se puede archivar, aunque las tareas y chats individuales sí pueden archivarse. El espacio puede quedarse como punto de referencia, siempre que siga correspondiendo a tus normas de acceso.
Onboarding de un empleado: mejor dividir el plan de dos semanas en bloques
Para las dos semanas de incorporación, planifica una tarea independiente para cada bloque que tenga su propia fecha y personas asignadas. Los pasos pequeños escríbelos como listas de tareas en las descripciones de esas tareas, en lugar de crear una tarea aparte para cada documento que haya que leer.
En la empresa de Marta, el plan queda así:
| Cuándo | Tarea | Ejemplos de puntos de la lista de tareas |
|---|---|---|
| Lunes, semana 1 | Primer día: equipo, accesos, equipo humano | Comprobar el acceso a las herramientas necesarias; conocer a las personas encargadas de los encargos y la facturación; anotar preguntas |
| Martes y miércoles, semana 1 | Cómo trabajamos | Leer las normas de trabajo; revisar las tareas en el Espacio de trabajo asignado; crear una tarea de prueba, si Eva tiene permiso para ello |
| Jueves y viernes, semana 1 | Clientes y servicios | Leer los materiales sobre los servicios; comentar un encargo de ejemplo; anotar las dudas |
| Lunes a jueves, semana 2 | Primer encargo en solitario | Definir el alcance; preparar su parte; comentar las observaciones con la persona que la guía |
| Viernes, semana 2 | Conversación tras dos semanas | Recoger las preguntas de Eva; comentar las tareas realizadas; definir el siguiente alcance de trabajo |
Marta puede asignarse a sí misma y a Eva a la tarea del lunes, y añadir a la tarea de la segunda semana a alguien que compruebe el resultado. Cada tarea tiene título, descripción, fecha límite con hora o sin ella, prioridad y personas asignadas. Si la conversación de después de dos semanas debe celebrarse un viernes, recibe su propia tarea con fecha límite; la lectura de una nota concreta se convierte en un punto de la lista.
La lista de tareas de la descripción la marcas directamente en la tarjeta de la tarea. La barra muestra el progreso, todas las personas que trabajan sobre esa lista ven el mismo estado, y junto al punto marcado aparece la firma de quien lo marcó. El viernes, Marta ve quién marcó el punto sobre los materiales. Más ejemplos de este tipo de reparto los encontrarás en el texto sobre la lista de comprobación en una tarea.
El color rojo indica una tarea fuera de plazo, y el azul, una tarea para hoy. Los recuadros «A tiempo», «Para hoy» y «Fuera de plazo» muestran el número de elementos y, a la vez, filtran la lista. Los cambios de fecha, estado y personas quedan registrados como mensajes del sistema en el hilo, así que después de dos semanas puedes comprobar qué se ha reprogramado.
Comparte los materiales de forma consciente: el Espacio de trabajo no abre las Notas
Puedes preparar las normas de trabajo y la descripción de los servicios en Notas, pero el simple hecho de asignar la nota a un Espacio de trabajo no se la mostrará a Eva. La nota es privada mientras su propietario no le conceda acceso a alguien.
Marta crea la nota «Normas de trabajo en el taller», hace clic en «Compartir», elige «Añadir persona...» y le da a Eva acceso «Solo lectura». Para la nota «Preguntas de la primera semana» elige «Puede editar», para que Eva pueda añadir sus dudas. Si la nota tiene un Espacio de trabajo asignado, la lista de personas disponibles para compartir incluye únicamente a los miembros de ese espacio. La revocación del acceso la gestiona el propietario de la nota.
Esta separación protege frente a dos errores. El administrador no verá las notas privadas de Eva solo por gestionar la empresa. Por otro lado, Eva no verá los materiales de Marta solo porque ambas pertenezcan al Espacio de trabajo «Incorporación - Eva». Cuando el material deba permanecer sin cambios, elige la opción de solo lectura; una persona con ese acceso tampoco puede mover la nota compartida a otra carpeta. Los detalles se describen en el material sobre Notas.
En Notas funciona la búsqueda en títulos y contenido. Si al cabo de unas semanas Eva busca las normas para describir los encargos, no necesita recordar el nombre de la carpeta. También puedes colocar listas de tareas dentro de una nota, pero la fecha límite y la persona responsable es mejor seguir anotándolas en la tarea.
Anota las reuniones en el Calendario y deja la IA como opción
Anota en el Calendario, con los participantes, la reunión de inicio y la conversación del viernes. El Asistente de IA es opcional: puedes planificar reuniones y tareas sin él. Task Manager también muestra en el Calendario las tareas, recordatorios y ausencias del equipo, así que Marta verá todos esos elementos en un solo plan.
Cuando Marta añada a Eva a un evento, cada una recibirá su propia copia; un cambio de fecha moverá el evento también para los participantes. El Centro de notificaciones muestra un resumen matutino con la lista del día, y además avisa 15 minutos antes de un evento y una hora antes de la fecha límite de una tarea. Es una ayuda para no perder de vista las fechas, no un sustituto de la conversación sobre lo que Eva todavía no entiende.
Si la persona que hace la incorporación está ausente, comprueba su estado antes de asignar la siguiente tarea. El Asistente de IA puede avisar al asignar una tarea a una persona ausente. Eva también puede preguntar al Asistente de IA sobre un hilo de tarea al que tenga acceso, o pedir un resumen, siempre que el administrador le haya activado la IA en las tareas; sin ese permiso, las opciones de IA no aparecen en la tarea. Las conversaciones con el Asistente de IA son privadas, también frente al administrador.
El Asistente de IA está disponible en los planes Standard y Pro, pero no necesitas activarlo para usar las tareas y las Notas. Funciona con tu propia clave de cliente en OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok; pagas el uso del modelo directamente al proveedor, sin margen de Task Manager. Ten en cuenta que la consulta, junto con el contexto proporcionado, se envía al proveedor del modelo elegido.
Cuando termina la colaboración, conserva el plan y libera el puesto
Cuando un empleado se marcha, no necesitas eliminar su cuenta para recuperar el puesto de licencia. El administrador desactiva, al editar el usuario, el interruptor «Activo»: la persona ya no puede iniciar sesión, sus datos y tareas permanecen, y el puesto vuelve a estar disponible en el conjunto de licencias libres.
Otra acción distinta es establecer el estado «Bloqueado». El bloqueo cierra las sesiones y los dispositivos recordados, pero no libera el puesto; sirve, por tanto, a un propósito diferente al de la desactivación. Para Marta, esto supone una diferencia práctica a la hora de planificar la siguiente contratación: el contador tiene en cuenta las cuentas activas, no a todas las personas que alguna vez trabajaron en la empresa.
El plan de incorporación permanece en las tareas, en el servidor de tu empresa. Task Manager tiene licencia perpetua con 12 meses de actualizaciones incluidos en el precio. La renovación de actualizaciones posterior es opcional, y los puestos se pagan una sola vez, no cada mes por usuario. Comprueba el número de plazas disponibles antes de enviar la invitación a una persona nueva, en lugar de asumir que la licencia se ampliará por sí sola junto con el equipo.
Mañana escribe cinco cosas que le dices a cada persona nueva durante la primera semana. Con ellas crea la lista de tareas de la primera tarea, y reparte los demás pasos según fechas y personas responsables. Puedes ver un plan así preparado en el Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas tareas debería tener el onboarding de un empleado para dos semanas?
Para empezar, puedes desglosar cinco tareas, como en el ejemplo de Marta: una por cada bloque de trabajo o conversación con su propia fecha. Los pasos más pequeños colócalos en listas de tareas; si alguno requiere una fecha y una persona responsable por separado, conviértelo en una tarea independiente.
¿El nuevo empleado ve todas las tareas de la empresa?
No, un usuario normal solo ve los Espacios de trabajo a los que ha sido asignado y las tareas a las que tiene acceso. El administrador global ve todos los Espacios de trabajo, tareas y chats.
¿Quién establece la contraseña de la nueva persona?
La nueva persona establece su propia contraseña al recibir el correo de invitación. El administrador no lo hace por ella; si la invitación no llega, puede hacer clic en «Enviar de nuevo».
¿Cómo compartir materiales de lectura con la nueva persona?
El propietario de la nota hace clic en «Compartir» y otorga acceso de «Solo lectura» o «Puede editar». El simple hecho de asignar la nota a un Espacio de trabajo no la comparte con el resto de los miembros.
¿Qué hacer con la cuenta cuando un empleado se marcha?
Desactiva el interruptor «Activo» en la edición de la cuenta para bloquear el inicio de sesión y liberar la plaza de licencia. Los datos y las tareas de esa persona permanecerán en la aplicación.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
