Am Montag um 9 Uhr kommt Ewa in Martas neunköpfige Werkstatt. Marta weiß noch, wer ihr die Arbeitsweise zeigt, wann sie den ersten Auftrag bekommt und mit wem sie am Freitag spricht - aber der Rest des Teams kennt nur Bruchstücke dieses Plans. Wenn Sie den Onboarding-Prozess in Aufgaben aufschreiben, sieht Ewa die nächsten Schritte, und das Team sieht Termine und zuständige Personen.
Bevor Sie Aufgaben planen, bereiten Sie Konto und Zugriff vor
Beginnen Sie Ewas Einarbeitung mit dem Konto und der Auswahl der Bereiche, die sie sehen soll. Der Administrator fügt sie im Benutzerfenster hinzu und legt die Berechtigungen für jeden Arbeitsbereich separat fest.
Marta klickt auf das Gruppensymbol neben dem Zahnrad und öffnet den Reiter „Hinzufügen”. Sie gibt Ewas E-Mail-Adresse, Vor- und Nachnamen sowie die Rolle „Benutzer” an. In der Tabelle „Arbeitsbereichen zuweisen” markiert sie die benötigten Bereiche und legt fest, ob Ewa dort Aufgaben oder Chats erstellen darf. Das Markieren einer dieser Berechtigungen fügt sie dem jeweiligen Arbeitsbereich hinzu.
Ohne die Berechtigung „Aufgaben” kann Ewa weiterhin Aufgaben lesen, zu denen sie hinzugefügt wurde, und in deren Threads schreiben; sie legt nur keine neue an. Ebenso betrifft die Berechtigung „Chats” das Erstellen von Chats, nicht das Schreiben in einem Chat, zu dem sie hinzugefügt wurde. Ein normaler Benutzer sieht nur die ihm zugewiesenen Bereiche, während der globale Administrator Zugriff auf alle hat. Wenn Sie diese Unterteilung genauer einstellen möchten, lesen Sie Rollen und Berechtigungen in Task Manager.
Vor dem Speichern prüft Marta „Genutzte Plätze: X / Y”. Die Lizenz legt die maximale Anzahl aktiver Personen fest; sind alle Plätze belegt, wird das Hinzufügen-Formular gesperrt, und man muss die Lizenz erweitern oder einen Platz freigeben. Nach dem Hinzufügen erhält Ewa eine Einladungs-E-Mail und legt ihr Passwort selbst fest. Kommt die Nachricht nicht an, nutzt Marta „Erneut senden” neben ihrem Namen in der Liste.
Ein eigener Arbeitsbereich trennt die Einarbeitung von laufenden Aufträgen
Der Arbeitsbereich „Einarbeitung - Ewa” sammelt Aufgaben und Chat zu ihren ersten zwei Wochen. So vermischt sich Martas Plan nicht mit Kundenaufträgen, auch wenn die Ansicht „Alle” ihre Bereiche weiterhin zusammen anzeigt.
Ein Arbeitsbereich ist ein abgegrenzter Arbeitsraum für Aufgaben und Chats zu einem bestimmten Thema. Marta klickt als Administratorin auf das „+” neben der Beschriftung „Arbeitsbereiche” in der linken Spalte, gibt einen Namen ein und speichert. Diese Schaltfläche sehen globale Administratoren sowie Personen mit der Berechtigung „Kann Arbeitsbereiche hinzufügen”. Anschließend öffnet Marta das ⋮-Menü bei der Karte des neuen Bereichs, wählt „Arbeitsbereich bearbeiten” und fügt im Abschnitt „Benutzer zuweisen” Ewa sowie die Person hinzu, die sie einarbeiten wird.
Legt Marta den neuen Bereich erst nach dem Versenden der Einladung an, muss sie Ewa noch zuweisen. Das bloße Anlegen des Arbeitsbereichs gewährt ihr noch keinen Zugriff. Eine vollständige Beschreibung der Einstellungen finden Sie auf der Seite Arbeitsbereiche.
Auf der Bereichskarte zeigt die Zahl ungelesene Aufgaben und Chats an, nicht die Gesamtanzahl aller Einträge. Diese sehen Sie in der Sprechblase beim Überfahren mit dem Mauszeiger. Sieht Marta nach einer Woche die Zahl bei „Einarbeitung - Ewa”, weiß sie, dass in diesem Bereich etwas Ungelesenes wartet, verwechselt das aber nicht mit der Anzahl geplanter Schritte.
Task Manager hat keine fertige Onboarding-Vorlage. Bewahren Sie bei der nächsten Einarbeitung die Blocknamen und den Inhalt der Listen als eigene Vorlage auf und tragen Sie sie dann in neue Aufgaben ein. Der Arbeitsbereich selbst lässt sich nicht archivieren, einzelne Aufgaben und Chats hingegen schon. Der Bereich kann als Referenzpunkt bestehen bleiben, solange er weiterhin Ihren Zugriffsregeln entspricht.
Onboarding neuer Mitarbeiter: Der Zweiwochenplan lässt sich besser in Blöcke aufteilen
Planen Sie für die zwei Wochen der Einarbeitung eine eigene Aufgabe für jeden Block mit eigenem Termin und zugewiesenen Personen. Kleine Schritte tragen Sie als To-do-Listen in die Beschreibungen dieser Aufgaben ein, statt für jedes zu lesende Dokument eine eigene Aufgabe anzulegen.
In Martas Werkstatt sieht der Plan so aus:
| Wann | Aufgabe | Beispielhafte Punkte der To-do-Liste |
|---|---|---|
| Montag, Woche 1 | Erster Tag: Ausstattung, Zugänge, Team | Zugang zu den benötigten Tools prüfen; die für Aufträge und Abrechnungen zuständigen Personen kennenlernen; Fragen notieren |
| Dienstag und Mittwoch, Woche 1 | Wie wir arbeiten | Arbeitsregeln lesen; Aufgaben im zugewiesenen Arbeitsbereich durchsehen; eine Testaufgabe anlegen, sofern Ewa dafür die Berechtigung hat |
| Donnerstag und Freitag, Woche 1 | Kunden und Leistungen | Materialien über die Leistungen lesen; ein Beispielauftrag besprechen; Unklarheiten notieren |
| Montag bis Donnerstag, Woche 2 | Erster selbstständiger Auftrag | Umfang festlegen; eigenen Teil vorbereiten; Anmerkungen mit der einarbeitenden Person besprechen |
| Freitag, Woche 2 | Gespräch nach zwei Wochen | Ewas Fragen sammeln; erledigte Aufgaben besprechen; nächsten Arbeitsumfang festlegen |
Marta kann sich selbst und Eva der Montagsaufgabe zuordnen und dem Auftrag aus der zweiten Woche eine Person hinzufügen, die das Ergebnis prüft. Jede Aufgabe hat ein Thema, eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum mit oder ohne Uhrzeit, eine Priorität und zugewiesene Personen. Muss das Gespräch nach zwei Wochen an einem Freitag stattfinden, erhält es eine eigene Aufgabe mit Fälligkeitsdatum; das Lesen einer einzelnen Notiz bleibt ein Punkt auf der Liste.
Die To-do-Liste in der Beschreibung haken Sie direkt in der Aufgabenkarte ab. Die Leiste zeigt den Fortschritt an, alle, die an dieser Liste arbeiten, sehen denselben Stand, und bei einem abgehakten Punkt erscheint der Name der Person, die ihn markiert hat. Am Freitag sieht Marta, wer den Punkt zu den Materialien abgehakt hat. Weitere Beispiele für diese Aufteilung finden Sie im Text über die Checkliste in der Aufgabe.
Rot kennzeichnet eine überfällige Aufgabe, Blau eine für heute fällige. Die Kacheln „Fristgerecht“, „Heute fällig“ und „Überfällig“ zeigen die Anzahl der Einträge und filtern gleichzeitig die Liste. Änderungen an Termin, Status und Personen werden als Systemnachrichten im Thread gespeichert, sodass Sie auch nach zwei Wochen nachvollziehen können, was verschoben wurde.
Teilen Sie Materialien bewusst - der Arbeitsbereich öffnet nicht die Notizen
Arbeitsregeln und Leistungsbeschreibung können Sie in den Notizen vorbereiten, aber allein die Zuordnung einer Notiz zu einem Arbeitsbereich zeigt sie Eva nicht an. Eine Notiz bleibt privat, solange ihr Eigentümer niemandem Zugriff gewährt.
Marta erstellt die Notiz „Arbeitsregeln im Studio“, klickt auf „Teilen“, wählt „Person hinzufügen…“ und gibt Eva „Nur Ansicht“. Für die Notiz „Fragen aus der ersten Woche“ wählt sie „Kann bearbeiten“, damit Eva ihre Unklarheiten ergänzen kann. Ist einer Notiz ein Arbeitsbereich zugeordnet, umfasst die Liste der Personen, mit denen geteilt werden kann, nur Mitglieder dieses Bereichs. Der Entzug des Zugriffs liegt beim Eigentümer der Notiz.
Diese Trennung schützt vor zwei Fehlern. Ein Administrator sieht Evas private Notizen nicht nur deshalb, weil er das Unternehmen verwaltet. Umgekehrt sieht Eva Martas Materialien nicht nur deshalb, weil beide zum Arbeitsbereich „Einarbeitung - Eva“ gehören. Soll ein Material unverändert bleiben, wählen Sie die Ansichtsfreigabe; eine Person mit diesem Zugriff kann die geteilte Notiz auch nicht in einen anderen Ordner verschieben. Details beschreibt der Beitrag über Notizen.
In den Notizen funktioniert die Suche in Titeln und Inhalten. Sucht Eva nach einigen Wochen nach den Regeln zur Auftragsbeschreibung, muss sie sich nicht an den Ordnernamen erinnern. To-do-Listen können Sie auch in einer Notiz unterbringen, Fälligkeitsdatum und verantwortliche Person gehören aber weiterhin besser in die Aufgabe.
Tragen Sie Termine in den Kalender ein und lassen Sie KI als Option
Das Treffen zum Arbeitsbeginn und das Freitagsgespräch tragen Sie mit den Teilnehmern in den Kalender ein. Der KI-Assistent ist optional - Termine und Aufgaben lassen sich auch ohne ihn planen. Task Manager zeigt im Kalender zudem Aufgaben, Erinnerungen und Abwesenheiten des Teams an, sodass Marta all diese Elemente in einem Plan sieht.
Fügt Marta Eva einem Termin hinzu, erhält jede von ihnen eine eigene Kopie; eine Terminänderung verschiebt den Termin auch bei den Teilnehmern. Das Benachrichtigungscenter zeigt ein morgendliches Briefing mit der Tagesliste an und erinnert außerdem 15 Minuten vor einem Termin sowie eine Stunde vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe. Das ist eine Hilfe beim Einhalten von Terminen, kein Ersatz für das Gespräch darüber, was Eva noch nicht versteht.
Ist die einarbeitende Person abwesend, prüfen Sie ihren Status, bevor Sie die nächste Aufgabe zuweisen. Der KI-Assistent kann beim Zuweisen einer Aufgabe an eine abwesende Person warnen. Eva kann den KI-Assistenten auch zu einem ihr zugänglichen Aufgaben-Thread befragen oder um eine Zusammenfassung bitten, sofern der Administrator KI in Aufgaben für sie aktiviert hat - ohne diese Berechtigung erscheinen die KI-Optionen in der Aufgabe nicht. Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten sind privat, auch gegenüber dem Administrator.
Der KI-Assistent ist in den Varianten Standard und Pro verfügbar, Sie müssen ihn aber nicht aktivieren, um Aufgaben und Notizen zu nutzen. Er arbeitet mit Ihrem eigenen API-Schlüssel bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok; für die Modellnutzung zahlen Sie direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag durch Task Manager. Beachten Sie, dass die Anfrage samt übergebenem Kontext an den gewählten Modellanbieter gesendet wird.
Endet die Zusammenarbeit, bewahren Sie den Plan auf und geben Sie den Platz frei
Verlässt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen, müssen Sie das Konto nicht löschen, um den Lizenzplatz zurückzugewinnen. Der Administrator deaktiviert in der Benutzerbearbeitung den Schalter „Aktiv“: Die Person kann sich dann nicht mehr anmelden, ihre Daten und Aufgaben bleiben erhalten, und der Platz kehrt in den verfügbaren Pool zurück.
Etwas anderes ist das Setzen des Status „Gesperrt“. Die Sperre beendet Sitzungen und gemerkte Geräte, gibt aber keinen Platz frei; sie dient also einem anderen Zweck als die Deaktivierung. Für Marta ist das ein praktischer Unterschied bei der Planung einer weiteren Einstellung: Der Zähler erfasst aktive Konten, nicht alle Personen, die jemals im Unternehmen gearbeitet haben.
Der Einarbeitungsplan bleibt in den Aufgaben auf dem Server Ihres Unternehmens. Task Manager hat eine Dauerlizenz mit 12 Monaten Updates im Preis inbegriffen. Eine spätere Update-Verlängerung ist optional, und für Plätze zahlen Sie einmalig, nicht monatlich pro Benutzer. Prüfen Sie die Zahl der verfügbaren Plätze, bevor Sie eine neue Person einladen, statt anzunehmen, dass sich die Lizenz von selbst mit dem Team erweitert.
Schreiben Sie morgen fünf Dinge auf, die Sie jeder neuen Person in der ersten Woche sagen. Daraus erstellen Sie eine To-do-Liste in der ersten Aufgabe, die übrigen Schritte verteilen Sie nach Terminen und verantwortlichen Personen. Den so vorbereiteten Plan können Sie sich in der Demo ansehen.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Aufgaben sollte ein zweiwöchiger Onboarding-Plan umfassen?
Am Anfang können Sie, wie im Beispiel von Marta, fünf Aufgaben anlegen: eine pro größerem Arbeitsblock oder Gespräch mit eigenem Termin. Kleinere Schritte legen Sie in To-do-Listen ab; wenn einer davon einen eigenen Termin und eine verantwortliche Person braucht, lösen Sie ihn als eigene Aufgabe heraus.
Sieht ein neuer Mitarbeiter alle Aufgaben des Unternehmens?
Nein, ein normaler Benutzer sieht nur die Arbeitsbereiche, denen er zugewiesen wurde, sowie die Aufgaben, auf die er Zugriff hat. Der globale Administrator sieht alle Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats.
Wer legt das Passwort für die neue Person fest?
Die neue Person legt ihr Passwort selbst fest, nachdem sie die Einladungs-E-Mail erhalten hat. Der Administrator übernimmt das nicht für sie; falls die Einladung nicht angekommen ist, kann er auf „Erneut senden” klicken.
Wie gibt man der neuen Person Lesematerialien frei?
Der Eigentümer der Notiz klickt auf „Freigeben” und vergibt den Zugriff „Nur Ansicht” oder „Kann bearbeiten”. Allein die Zuordnung der Notiz zu einem Arbeitsbereich gibt sie nicht für die übrigen Mitglieder frei.
Was tun mit dem Konto, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Deaktivieren Sie in der Kontobearbeitung den Schalter „Aktiv”, um die Anmeldung zu sperren und den Lizenzplatz freizugeben. Die Daten und Aufgaben dieser Person bleiben in der Anwendung erhalten.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
