På måndag klockan 9:00 börjar Ewa på Martas niomannaverkstad. Marta vet vem som ska visa henne hur arbetet går till, när hon får sitt första uppdrag och vem hon ska prata med på fredagen - men resten av teamet känner bara till delar av den planen. När du bryter ner onboardingen av en medarbetare i uppgifter ser Ewa de kommande stegen, och teamet ser datum och ansvariga personer.
Innan du bryter ner uppgifterna, förbered konto och åtkomst
Börja Ewas introduktion med kontot och valet av de utrymmen hon bör se. Administratören lägger till henne i användarfönstret och ställer in behörigheter för varje Arbetsyta separat.
Marta klickar på gruppikonen bredvid kugghjulet och öppnar fliken ”Lägg till”. Hon anger Ewas e-post, namn och rollen ”Användare”. I tabellen ”Tilldela till Arbetsytor” markerar hon de utrymmen som behövs för arbetet och anger om Ewa ska kunna skapa uppgifter eller chattar där. Om man markerar någon av dessa behörigheter läggs hon automatiskt till i den Arbetsytan.
Utan behörigheten ”Uppgifter” kan Ewa ändå läsa uppgifter hon lagts till i och skriva i deras trådar; hon kan bara inte skapa en ny. På samma sätt gäller behörigheten ”Chattar” skapande av chattar, inte att delta i en chatt hon lagts till i. En vanlig användare ser bara sina tilldelade utrymmen, medan en global administratör har tillgång till alla. Om du vill ställa in den här uppdelningen mer i detalj, se roller och behörigheter i Task Manager.
Innan hon sparar kontrollerar Marta ”Använda platser: X / Y”. Licensen anger det maximala antalet aktiva personer; om alla platser är upptagna blockeras formuläret för att lägga till, och man måste utöka licensen eller frigöra en plats. Efter att ha lagts till får Ewa ett inbjudningsmejl och väljer själv sitt lösenord. Om meddelandet inte kommer fram använder Marta ”Skicka igen” vid hennes namn i listan.
En separat Arbetsyta skiljer introduktionen från löpande uppdrag
Arbetsytan ”Introduktion - Ewa” samlar uppgifter och chatten som rör hennes första två veckor. Tack vare det blandas inte planen ihop med kundernas uppdrag hos Marta, även om vyn ”Allt” fortfarande visar hennes utrymmen tillsammans.
En Arbetsyta är ett avgränsat arbetsutrymme för uppgifter och chattar kopplade till ett ämne. Marta, som administratör, klickar på ”+” bredvid texten ”Arbetsytor” i vänsterkolumnen, skriver in ett namn och sparar. Den här knappen syns för globala administratörer och personer med behörigheten ”Kan lägga till Arbetsytor”. Därefter öppnar Marta menyn ⋮ vid kortet för den nya ytan, väljer ”Redigera arbetsyta” och lägger i avsnittet ”Tilldela användare” till Ewa samt den person som ska introducera henne.
Om Marta skapar ett nytt utrymme efter att inbjudan skickats måste hon fortfarande tilldela Ewa till det. Att bara skapa Arbetsytan ger henne inte automatiskt åtkomst. Fullständig beskrivning av inställningarna finns på sidan Arbetsytor.
På utrymmets kort visar siffran olästa uppgifter och chattar, inte det totala antalet poster. Det senare ser du i tooltipen när du håller muspekaren över. När Marta efter en vecka ser siffran vid ”Introduktion - Ewa” vet hon att något olästa väntar i det utrymmet, men hon blandar inte ihop det med antalet planerade steg.
Task Manager har ingen färdig mall för onboarding. Vid nästa introduktion kan du spara blocknamnen och listornas innehåll som din egen mall och sedan skriva in dem i nya uppgifter. Själva Arbetsytan går inte att arkivera, även om enskilda uppgifter och chattar kan arkiveras. Utrymmet kan finnas kvar som referenspunkt, så länge det fortfarande följer dina åtkomstregler.
Onboarding av en medarbetare: det är bättre att dela upp tvåveckorsplanen i block
Planera en separat uppgift för varje block under de två veckornas introduktion, med eget datum och egna tilldelade personer. Mindre steg skriver du som att göra-listor i uppgifternas beskrivningar, i stället för att skapa en separat uppgift för varje dokument som ska läsas.
På Martas verkstad ser planen ut så här:
| När | Uppgift | Exempel på punkter i att göra-listan |
|---|---|---|
| Måndag, vecka 1 | Första dagen: utrustning, åtkomster, team | Kontrollera åtkomst till de verktyg som behövs; lära känna personerna för uppdrag och fakturering; anteckna frågor |
| Tisdag och onsdag, vecka 1 | Hur vi arbetar | Läsa arbetsrutinerna; gå igenom uppgifterna i den tilldelade Arbetsytan; skapa en testuppgift, om Ewa har behörighet till det |
| Torsdag och fredag, vecka 1 | Kunder och tjänster | Läsa material om tjänsterna; gå igenom ett exempeluppdrag; anteckna oklarheter |
| Måndag till torsdag, vecka 2 | Första egna uppdraget | Fastställa omfattningen; förbereda sin del; diskutera synpunkter med den som introducerar |
| Fredag, vecka 2 | Samtal efter två veckor | Samla in Ewas frågor; gå igenom genomförda uppgifter; fastställa nästa arbetsomfång |
Marta kan tilldela sig själv och Ewa till måndagens uppgift, och till uppdraget från vecka två lägga till en person som kontrollerar resultatet. Varje uppgift har en rubrik, beskrivning, förfallodatum med eller utan klockslag, prioritet och tilldelade personer. Om samtalet efter två veckor måste äga rum på fredag får det en egen uppgift med förfallodatum; att läsa en enstaka anteckning blir en punkt på listan.
Att göra-listan i uppgiftens beskrivning bockar du av direkt i uppgiftskortet. Förloppsindikatorn visar framsteget, alla som arbetar med listan ser samma status, och vid en avbockad punkt visas namnet på personen som markerade den. På fredagen ser Marta vem som bockade av punkten om materialet. Fler exempel på en sådan uppdelning hittar du i texten om checklistan i en uppgift.
Rött betyder en uppgift som är försenad, och blått - en uppgift för idag. Kakelrutorna ”I tid”, ”Idag” och ”Försenade” visar antalet poster och filtrerar samtidigt listan. Ändringar av förfallodatum, status och personer sparas som systemmeddelanden i tråden, så efter två veckor kan du se vad som har flyttats.
Dela material medvetet - Arbetsytan öppnar inte Anteckningar
Arbetsregler och tjänstebeskrivningar kan du förbereda i Anteckningar, men att bara koppla en anteckning till en Arbetsyta visar den inte för Ewa. Anteckningen är privat tills ägaren ger någon tillgång till den.
Marta skapar anteckningen ”Arbetsregler i ateljén”, klickar på ”Dela”, väljer ”Lägg till person…” och ger Ewa ”Endast visning”. För anteckningen ”Frågor från första veckan” väljer hon ”Kan redigera”, så att Ewa kan skriva in funderingar. Om anteckningen har en tilldelad Arbetsyta omfattar listan över personer att dela med endast medlemmarna i den arbetsytan. Det är ägaren till anteckningen som hanterar borttagning av åtkomst.
Denna uppdelning skyddar mot två typer av misstag. Administratören ser inte Ewas privata anteckningar bara för att hen leder företaget. Och Ewa ser inte Martas material bara för att båda tillhör Arbetsytan ”Introduktion - Ewa”. När materialet ska förbli oförändrat, välj visningsläge; en person med sådan åtkomst kan heller inte flytta den delade anteckningen till en annan mapp. Detaljerna beskrivs i materialet om Anteckningar.
I Anteckningar finns sökning i både titlar och innehåll. Om Ewa efter några veckor letar efter reglerna för att beskriva uppdrag behöver hon inte komma ihåg mappens namn. Att göra-listor kan du även placera i en anteckning, men förfallodatum och ansvarig person är fortfarande bättre att ange i en uppgift.
Skriv in möten i Kalendern och lämna AI som ett alternativ
Mötet för arbetets start och fredagens samtal skriver du in i Kalendern med deltagare. AI-assistenten är valfri - möten och uppgifter kan du planera utan den. Task Manager visar i Kalendern även uppgifter, påminnelser och teamets frånvaro, så Marta ser alla dessa delar i en och samma plan.
När Marta lägger till Ewa i en händelse får var och en sin egen kopia; en ändring av tidpunkten flyttar händelsen hos deltagarna. Aviseringscentret visar en morgonbriefing med dagens lista, och påminner också 15 minuter före en händelse och en timme före en uppgifts förfallodatum. Det är en hjälp att hålla koll på datum, inte en ersättning för ett samtal om det Ewa ännu inte förstår.
Om personen som introducerar är frånvarande, kontrollera hennes status innan du tilldelar nästa uppgift. AI-assistenten kan varna när en uppgift tilldelas en frånvarande person. Ewa kan också fråga AI-assistenten om en tråd för en uppgift hon har tillgång till eller be om en sammanfattning, förutsatt att administratören har aktiverat AI i uppgifter för henne - utan den behörigheten visas inga AI-alternativ i uppgiften. Konversationer med AI-assistenten är privata, även gentemot administratören.
AI-assistenten finns tillgänglig i varianterna Standard och Pro, men du behöver inte aktivera den för att använda Uppgifter och Anteckningar. Den fungerar med din egen kundnyckel hos OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok; för modellens användning betalar du direkt till leverantören, utan Task Managers marginal. Kom ihåg att frågan tillsammans med den medskickade kontexten skickas till den valda modellleverantören.
När samarbetet upphör - behåll planen och frigör platsen
När en medarbetare slutar behöver du inte ta bort kontot för att få tillbaka licensplatsen. Administratören stänger av reglaget ”Aktiv” i redigering av användaren: personen kan då inte logga in, dennes data och uppgifter finns kvar, och platsen återgår till den tillgängliga poolen.
En annan åtgärd är att sätta statusen ”Blockerad”. En blockering avslutar sessioner och glömmer sparade enheter, men frigör inte platsen; den fyller alltså ett annat syfte än avaktivering. För Marta är detta en praktisk skillnad vid planering av nästa anställning: räknaren omfattar aktiva konton, inte alla personer som någonsin har arbetat i företaget.
Introduktionsplanen finns kvar i uppgifterna på ditt företags server. Task Manager har en permanent licens med 12 månaders uppdateringar inkluderade. En senare förnyelse av uppdateringar är valfri, och för platser betalar du en gång, inte månadsvis per användare. Kontrollera antalet lediga platser innan du skickar en inbjudan till en ny person, i stället för att anta att licensen automatiskt växer med teamet.
Skriv i morgon ner fem saker som du säger till varje ny person under första veckan. Skapa av dem en att göra-lista i den första uppgiften, och fördela de övriga stegen efter förfallodatum och ansvariga personer. Så här förberedd plan kan du se i Demo.
Vanliga frågor
Hur många uppgifter bör onboardingen av en medarbetare omfatta på två veckor?
Till att börja med kan du skapa fem uppgifter, som i Martas exempel: en för varje större arbetsblock eller samtal med eget datum. Mindre steg lägger du i att göra-listor; om något av dem kräver ett eget datum och en ansvarig person, bryt ut det som en egen uppgift.
Ser den nya medarbetaren alla företagets uppgifter?
Nej, en vanlig användare ser bara de Arbetsytor hen tilldelats och de uppgifter hen har tillgång till. En global administratör ser alla Arbetsytor, uppgifter och chattar.
Vem sätter lösenordet åt den nya personen?
Den nya personen väljer själv sitt lösenord efter att ha fått ett inbjudningsmejl. Administratören gör det inte åt hen; om inbjudan inte kom fram kan administratören klicka på ”Skicka igen”.
Hur delar man material att läsa med en ny person?
Anteckningens ägare klickar på ”Dela” och ger behörigheten ”Endast granska” eller ”Kan redigera”. Att bara koppla anteckningen till en Arbetsyta delar den inte automatiskt med övriga medlemmar.
Vad gör man med kontot när en medarbetare slutar?
Stäng av reglaget ”Aktiv” i kontoredigeringen för att blockera inloggning och frigöra en licensplats. Personens data och uppgifter finns kvar i applikationen.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
