Lunedì alle 9:00 nello studio di nove persone di Marta arriva Ewa. Marta ricorda chi le mostrerà il modo di lavorare, quando riceverà il primo incarico e con chi parlerà venerdì - ma il resto del team conosce solo frammenti di questo piano. Quando pianifichi l'onboarding del dipendente nelle attività, Ewa vedrà i passi successivi, e il team - le scadenze e le persone responsabili.
Prima di pianificare le attività, prepara l'account e l'accesso
Inizia l'inserimento di Ewa dall'account e dalla scelta degli spazi che dovrebbe vedere. L'amministratore la aggiunge nella finestra utenti, e i permessi per ogni Spazio di lavoro li imposta separatamente.
Marta clicca sull'icona del gruppo accanto all'ingranaggio e apre la scheda "Aggiungi". Inserisce l'e-mail, nome e cognome di Ewa e il ruolo "Utente". Nella tabella "Assegna agli Spazi di lavoro" seleziona gli spazi necessari per il lavoro e stabilisce se Ewa può creare in essi attività o chat. Selezionare uno qualsiasi di questi permessi la aggiunge a quello Spazio di lavoro.
Senza il permesso "Attività" Ewa può comunque leggere le attività a cui è stata aggiunta e scrivere nelle loro discussioni; semplicemente non ne creerà una nuova. Allo stesso modo il permesso "Chat" riguarda la creazione di chat, non la conversazione in una chat a cui è stata aggiunta. Un utente normale vede solo gli spazi a lui assegnati, mentre l'amministratore globale ha accesso a tutti. Se vuoi impostare più nel dettaglio questa suddivisione, vedi ruoli e permessi in Task Manager.
Prima di salvare Marta controlla "Postazioni utilizzate: X / Y". La licenza determina il numero massimo di persone attive; se tutte le postazioni sono occupate, il modulo di aggiunta viene bloccato e bisogna ampliare la licenza oppure liberare una postazione. Dopo l'aggiunta Ewa riceve un'e-mail di invito e imposta da sola la password. Se il messaggio non arriva, Marta userà "Invia di nuovo" accanto al suo nome nella lista.
Uno Spazio di lavoro separato distingue l'inserimento dagli incarichi correnti
Lo Spazio di lavoro "Inserimento - Ewa" raccoglierà le attività e la chat relative alle sue prime due settimane. Così il piano non si mescolerà a Marta con gli incarichi dei clienti, anche se la voce "Tutto" mostrerà comunque i suoi spazi insieme.
Lo Spazio di lavoro è uno spazio di lavoro separato per attività e chat legate a un unico argomento. Marta, come amministratore, clicca su "+" accanto alla scritta "Spazi di lavoro" nella colonna di sinistra, inserisce il nome e salva. Questo pulsante lo vedono gli amministratori globali e le persone con il permesso "Può aggiungere Spazi di lavoro". Successivamente Marta apre il menu ⋮ accanto alla scheda del nuovo spazio, seleziona "Modifica spazio di lavoro" e nella sezione "Assegna utenti" aggiunge Ewa e la persona che la introdurrà.
Se Marta crea un nuovo spazio dopo aver inviato l'invito, deve ancora assegnarvi Ewa. La sola creazione dello Spazio di lavoro non le dà l'accesso. La descrizione completa delle impostazioni la trovi nella pagina degli Spazi di lavoro.
Sulla scheda dello spazio il numero indica le attività e chat non lette, non il numero totale di elementi. Quest'ultimo lo vedrai nel tooltip passando il cursore sopra. Quando dopo una settimana Marta noterà il numero accanto a "Inserimento - Ewa", saprà che in quello spazio c'è qualcosa di non letto, ma non lo confonderà con il numero di passi pianificati.
Task Manager non ha un modello pronto di onboarding. Al prossimo inserimento conserva i nomi dei blocchi e il contenuto delle liste come tuo modello personale, e poi inseriscili nelle nuove attività. Lo Spazio di lavoro in sé non si può archiviare, anche se le singole attività e chat possono essere archiviate. Lo spazio può restare come punto di riferimento, finché continua a corrispondere alle tue regole di accesso.
Onboarding del dipendente: meglio dividere il piano di due settimane in blocchi
Per le due settimane di inserimento pianifica un'attività separata per ogni blocco che ha una propria scadenza e persone assegnate. I piccoli passi inseriscili come liste to-do nelle descrizioni di queste attività, invece di creare un'attività separata per ogni documento da leggere.
Nello studio di Marta il piano è così:
| Quando | Attività | Punti di esempio della lista to-do |
|---|---|---|
| Lunedì, settimana 1 | Primo giorno: attrezzatura, accessi, team | Verificare l'accesso agli strumenti necessari; conoscere le persone responsabili di incarichi e fatturazione; annotare le domande |
| Martedì e mercoledì, settimana 1 | Come lavoriamo | Leggere le regole di lavoro; esaminare le attività nello Spazio di lavoro assegnato; creare un'attività di prova, se Ewa ha il permesso per farlo |
| Giovedì e venerdì, settimana 1 | Clienti e servizi | Leggere i materiali sui servizi; discutere un incarico di esempio; annotare i dubbi |
| Da lunedì a giovedì, settimana 2 | Primo incarico autonomo | Definire l'ambito; preparare la propria parte; discutere le osservazioni con la persona che la introduce |
| Venerdì, settimana 2 | Colloquio dopo due settimane | Raccogliere le domande di Ewa; discutere le attività svolte; stabilire il prossimo ambito di lavoro |
Marta può assegnare sé stessa ed Ewa all'attività del lunedì e aggiungere all'incarico della seconda settimana una persona che verificherà il risultato. Ogni attività ha un titolo, una descrizione, una scadenza con o senza orario, una priorità e le persone assegnate. Se il colloquio dopo due settimane deve svolgersi di venerdì, riceve un'attività propria con scadenza; la lettura di una singola nota diventa invece un punto della lista.
La lista to-do nella descrizione la spunti direttamente nella scheda dell'attività. La barra mostra l'avanzamento, tutti coloro che lavorano su quella lista vedono lo stesso stato e accanto al punto spuntato compare il nome della persona che lo ha segnato. Il venerdì Marta vede chi ha spuntato il punto sui materiali. Altri esempi di questa suddivisione li trovi nel testo sulla checklist nell'attività.
Il colore rosso indica un'attività scaduta, mentre il blu indica un'attività prevista per oggi. I riquadri "In orario", "Oggi" e "Scadute" mostrano il numero di voci e allo stesso tempo filtrano la lista. Le modifiche a scadenza, stato e persone vengono salvate come messaggi di sistema nella discussione, così dopo due settimane puoi verificare cosa è stato spostato.
Condividi i materiali in modo consapevole - lo Spazio di lavoro non apre le Note
Le regole di lavoro e la descrizione dei servizi puoi prepararle nelle Note, ma il semplice fatto di assegnare la nota a uno Spazio di lavoro non la mostrerà a Ewa. La nota resta privata finché il suo proprietario non concede l'accesso a qualcuno.
Marta crea la nota "Regole di lavoro nello studio", clicca su "Condividi", seleziona "Aggiungi persona…" e dà a Ewa l'accesso "Solo visualizzazione". Per la nota "Domande della prima settimana" sceglie "Può modificare", così Ewa può aggiungere i propri dubbi. Se la nota ha uno Spazio di lavoro assegnato, l'elenco delle persone disponibili per la condivisione comprende solo i membri di quello spazio. La revoca dell'accesso è gestita dal proprietario della nota.
Questa separazione protegge da due errori. L'amministratore non vedrà le note private di Ewa solo perché gestisce l'azienda. Allo stesso modo, Ewa non vedrà i materiali di Marta solo perché entrambe appartengono allo Spazio di lavoro "Inserimento - Ewa". Quando il materiale deve restare invariato, scegli la visualizzazione; una persona con questo tipo di accesso non può nemmeno spostare la nota condivisa in un'altra cartella. I dettagli sono descritti nel materiale sulle Note.
Nelle Note funziona la ricerca nei titoli e nel contenuto. Se dopo qualche settimana Ewa cercherà le regole per descrivere gli incarichi, non dovrà ricordare il nome della cartella. Le liste to-do puoi inserirle anche in una nota, ma la scadenza e la persona responsabile è comunque meglio annotarle nell'attività.
Inserisci gli incontri nel Calendario e lascia l'AI come opzione
L'incontro per l'inizio del lavoro e il colloquio del venerdì inseriscili nel Calendario con i partecipanti. L'Assistente AI è opzionale - puoi pianificare incontri e attività anche senza di esso. Task Manager mostra nel Calendario anche attività, promemoria e assenze del team, così Marta vedrà tutti questi elementi in un unico piano.
Quando Marta aggiunge Ewa a un evento, ciascuna di loro riceve una propria copia; uno spostamento della data aggiorna l'evento anche per i partecipanti. Il Centro notifiche mostra il briefing mattutino con la lista del giorno, e invia un promemoria 15 minuti prima dell'evento e un'ora prima della scadenza dell'attività. È un aiuto per rispettare le date, non un sostituto della conversazione su ciò che Ewa non ha ancora capito.
Se la persona che sta facendo l'inserimento è assente, controlla il suo stato prima di assegnare l'attività successiva. L'Assistente AI può avvisare quando si assegna un'attività a una persona assente. Ewa può anche chiedere all'Assistente AI informazioni su una discussione di attività a cui ha accesso o richiedere un riassunto, a condizione che l'amministratore le abbia attivato l'AI nelle attività - senza questo permesso le opzioni AI nell'attività non compaiono. Le conversazioni con l'Assistente AI sono private, anche nei confronti dell'amministratore.
L'Assistente AI è disponibile nelle versioni Standard e Pro, ma non devi attivarlo per usare le attività e le Note. Funziona con la tua chiave cliente presso OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok; per l'utilizzo del modello paghi direttamente il fornitore, senza alcun margine di Task Manager. Ricorda che la richiesta, insieme al contesto fornito, viene inviata al fornitore del modello scelto.
Quando la collaborazione finisce, conserva il piano e libera il posto
Quando un dipendente se ne va, non devi eliminare il suo account per recuperare il posto nella licenza. L'amministratore disattiva, nella scheda di modifica dell'utente, l'interruttore "Attivo": la persona non può più accedere, i suoi dati e le sue attività restano, e il posto torna disponibile nel pool.
Un'azione diversa è impostare lo stato "Bloccato". Il blocco annulla le sessioni e i dispositivi memorizzati, ma non libera il posto; serve quindi a uno scopo diverso dalla disattivazione. Per Marta questa è una differenza pratica nel pianificare la prossima assunzione: il conteggio riguarda gli account attivi, non tutte le persone che hanno mai lavorato in azienda.
Il piano di inserimento resta nelle attività sul server della tua azienda. Task Manager ha una licenza perpetua con 12 mesi di aggiornamenti inclusi nel prezzo. Il successivo rinnovo degli aggiornamenti è facoltativo, e i posti si pagano una sola volta, non ogni mese per utente. Controlla il numero di posti disponibili prima di inviare l'invito a una nuova persona, invece di presumere che la licenza si espanda automaticamente insieme al team.
Domani scrivi cinque cose che dici a ogni nuova persona nella prima settimana. Da queste costruisci una lista to-do nella prima attività, e distribuisci gli altri passaggi in base a scadenze e persone responsabili. Il piano così preparato puoi vederlo nella Demo.
Domande frequenti
Quante attività dovrebbe avere l'onboarding di un dipendente in due settimane?
Per iniziare puoi definire cinque attività, come nell'esempio di Marta: una per ogni blocco di lavoro più grande o colloquio con una propria scadenza. I passaggi più piccoli inseriscili nelle liste to-do; se qualcuno richiede una scadenza separata e una persona responsabile, trasformalo in un'attività a sé stante.
Il nuovo dipendente vede tutte le attività dell'azienda?
No, un utente normale vede solo gli Spazi di lavoro a cui è stato assegnato e le attività a cui ha accesso. L'amministratore globale vede tutti gli Spazi di lavoro, le attività e le chat.
Chi imposta la password alla nuova persona?
La nuova persona imposta da sola la password dopo aver ricevuto l'e-mail di invito. L'amministratore non lo fa al posto suo; se l'invito non è arrivato, può cliccare su "Invia di nuovo".
Come condividere con la nuova persona i materiali da leggere?
Il proprietario della nota clicca su "Condividi" e assegna l'accesso "Solo visualizzazione" oppure "Può modificare". Il solo assegnamento della nota a uno Spazio di lavoro non la condivide con gli altri membri.
Cosa fare con l'account quando un dipendente se ne va?
Disattiva nell'editing dell'account l'interruttore "Attivo" per bloccare la possibilità di accesso e liberare la postazione di licenza. I dati e le attività di questa persona rimarranno nell'applicazione.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
