Marek vede 11člennou agenturu. V pondělí otevře nastavení Task Manageru a vidí čtyři poskytovatele AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude a xAI Grok. Kterého vybrat, když se tým chystá ptát AI asistenta na úkoly a firemní dokumenty? Odpověď závisí především na tom, zda potřebujete vyhledávání ve znalostní bázi a jaký model chcete připojit - a samotnou volbu lze později změnit.
Poskytovatel AI pro firmu: co vlastně vybíráte?
Vybíráte firmu, jejímu modelu Task Manager odesílá dotazy na váš API klíč. Nevybíráte nové místo pro ukládání úkolů, chatů, poznámek ani souborů - data aplikace zůstávají na vašem serveru.
Hranice je ale jasná: když používáte AI, dotaz spolu s potřebným kontextem putuje k poskytovateli modelu. Není to příslib, že obsah použitý v dotazu zůstane výhradně na vašem hostingu. Pokud si před připojením klíče chcete ujasnit, co se dostane k poskytovateli AI, začněte přehledem zdrojů, které bude tým používat.
Task Manager funguje i bez AI. Marek tak může nejprve uspořádat úkoly agentury a účet u poskytovatele založit až ve chvíli, kdy bude mít konkrétní způsob využití AI asistenta.
Vlastní klíč zvoleného poskytovatele, vyúčtování přímo od něj
K připojení zvoleného poskytovatele potřebujete u něj účet a vlastní API klíč. API klíč je důvěrný identifikátor, díky kterému poskytovatel pozná, z čího účtu aplikace čerpá a komu účtuje spotřebu.
Klíč vygenerujete na stránce zvoleného poskytovatele:
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok: https://console.x.ai/
Administrátor vloží klíč do Nastavení → AI. Task Manager jej v databázi zašifruje a po uložení jej nezobrazuje celý; šifrování API klíčů funguje jak ve variantě Standard, tak Pro. Za používání modelu platíte zvlášť, přímo poskytovateli. V licenci Task Manageru není žádný balíček tokenů ani marže připočítávaná k účtu za AI.
Pokud je to váš první firemní API účet, přečtěte si jak funguje vlastní klíč AI a kontrola nákladů. V pokročilém nastavení můžete také omezit maximální délku odpovědi: dostupný rozsah je 1024-16384 tokenů a výchozí hodnota je 4096. Token je jednotka, ve které model počítá zpracovávaný text. Delší odpovědi zvyšují náklady u poskytovatele, takže nemusíte hned nastavovat nejvyšší limit.
O výběru rozhoduje vyhledávání podle významu a podpora obrázků
Sémantické vyhledávání ve znalostní bázi AI varianty Pro vyžaduje OpenAI nebo Gemini. Vizuální analýza obrázků zase závisí na možnostech zvoleného modelu, ne na samotném názvu poskytovatele. Volba poskytovatele nemění základní funkce AI asistenta v běžné konverzaci.
V úterý Kasia z agentury hledá termín předání maket, ale nepamatuje si název firemního dokumentu s dohodou s klientem. Ve znalostní bázi AI varianty Pro pomáhá sémantické vyhledávání najít obsah podle významu, nejen podle přesných slov. Vyžaduje OpenAI nebo Gemini a u těchto poskytovatelů je ve výchozím stavu zapnuté. Ve variantě Standard znalostní báze AI ani tento přepínač nejsou. Asistent tam odpovídá na základě aktuální konverzace a zdrojů uvedených ve svém okně. Způsob práce se zdroji popisuje text o znalostní bázi AI z firemních dokumentů.
Druhý rozdíl se snadno přehlédne. U OpenAI a Gemini, když je sémantické vyhledávání zapnuté, fragmenty dokumentů putují k poskytovateli kvůli vektorům - číselným reprezentacím textu používaným pro vyhledávání podle významu. Tyto dotazy se účtují zvlášť. U Claude a Grok samotné indexování znalostní báze poskytovateli nic neodesílá. To neznamená, že pozdější dotazy na asistenta zůstanou na serveru: dotazy s kontextem stále putují ke zvolenému modelu. Pokud při indexování omezujete odesílání obsahu, porovnejte tyto dva režimy, místo abyste hledali obecnou nálepku „soukromá AI“.
Ve čtvrtek Marek přiloží k úkolu fotku poškozené desky. Asistent umí vizuálně analyzovat obrázky JPG, PNG, GIF a WebP, ale pouze pokud to zvolený model podporuje; velké fotky se před odesláním zmenšují. Ověřte si proto možnosti modelu ze staženého seznamu, nepředpokládejte, že samotný název poskytovatele rozhoduje o přečtení fotky.
Běžné úkoly asistenta nevyžadují jiného poskytovatele
Konverzace s AI asistentem, soukromý dotaz ve vlákně a úprava textu fungují nezávisle na tom, kterého ze čtyř poskytovatelů připojíte. Stejně tak můžete požádat o přípravu úkolu, připomenutí nebo souboru ke stažení; výběr poskytovatele nepřidává samostatnou sadu těchto funkcí.
Ola potřebuje shrnout rozhovor o nabídce. Zapne ve vlákně soukromý režim AI asistenta a zeptá se na dohodnuté body; odpověď dostane s označením „POUZE PRO VÁS“. Může také použít „Uspořádat“ a vybrat jednu z možností: Původní obsah, Vylepšit, Shrnout nebo Expert. V editoru „Vylepšit text“ upraví svůj návrh a zachová přitom stávající strukturu.
Po žádosti o nový úkol otevře asistent vyplněný formulář „Přidat úkol“. Nic nevznikne, dokud sami neklepnete na „Uložit“. Uložení připomenutí také vyžaduje potvrzení. Můžete si rovněž vyžádat Word, PDF, Excel, CSV nebo HTML: model připraví obsah a soubor sestaví Task Manager. To, co můžete zadat AI asistentovi, zůstává součástí aplikace, nikoli předplatným u konkrétního poskytovatele.
Asistent umí číst text z příloh TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX a PDF s textovou vrstvou. Čtení těchto formátů nevyžaduje změnu poskytovatele. U velmi dlouhého dokumentu zkontrolujte, jak soubor předáváte: příloha ze zprávy se čte do přibližně 50 KB textu, soubor určený jako zdroj znalostí do 300 000 znaků.
Jak vybrat model a poskytovatele bez žebříčku vzatého odnikud?
Pokud potřebujete vyhledávání podle významu v bázi znalostí AI u varianty Pro, zvolte OpenAI nebo Gemini; pokud chcete, aby samotné indexování neodesílalo obsah poskytovateli, zvolte Claude nebo Groka. Poté zkontrolujte model dostupný na vlastním účtu. Samotný seznam poskytovatelů nedokazuje, že jeden model píše lépe než druhý; Task Manager stáhne aktuální seznam modelů po zadání klíče a klepnutí na obnovení.
| Situace ve vaší firmě | Co zkontrolovat |
|---|---|
| Máte variantu Pro a chcete vyhledávat v bázi znalostí podle významu | Vyberte OpenAI nebo Gemini a zkontrolujte nastavení sémantického vyhledávání. |
| Chcete, aby samotné indexování báze znalostí neodesílalo její obsah poskytovateli | Zvolte Claude nebo Groka; dotazy s kontextem stále putují k modelu. |
| Tým chce se ptát na fotografie a snímky obrazovky | Vyberte ze seznamu model podporující obrázky. |
| Firma už má API účet u jednoho ze čtyř poskytovatelů | Můžete začít u něj a zkontrolovat dostupné modely. |
| Teprve zkoušíte způsob práce s AI | Začněte modelem označeným „(doporučeno)“ a výchozím limitem délky odpovědi. |
Označení „(doporučeno)“ dostává u každého poskytovatele jeden model: gpt-4o v OpenAI, gemini-2.0-flash v Gemini, claude-opus-4-8 v Claude a grok-3 v Groku. Ostatní modely ze staženého seznamu rovněž fungují - prostě toto označení nemají. Názvy modelů uvedené v návodu nenahrazují aktuální seznam stahovaný z vašeho účtu.
Změna poskytovatele vyžaduje nový klíč a stažení modelů
Poskytovatele měníte tam, kde jste ho vybrali poprvé: Nastavení → AI. Administrátor zvolí jinou položku v poli „Poskytovatel AI“, zadá nový klíč, obnoví seznam modelů, vybere model a klepne na „Uložit nastavení AI“. Task Manager poté otestuje připojení a zobrazí případná upozornění.
Úkoly, chaty, poznámky, soubory a pošta jsou data aplikace na vašem serveru - změna poskytovatele modelu je nepřenáší. Administrátor samostatným přepínačem rozhoduje, zda se historie konverzací s AI asistentem ukládá do databáze; ve výchozím nastavení je ukládání zapnuté. Ve variantě Pro může také použít tlačítko „Aktualizovat bázi znalostí AI“, které zpracuje úkoly a chaty bez shrnutí nebo změněné od poslední aktualizace.
Pokud model po změně neodpovídá, zkontrolujte zprávu ve vlákně. Aplikace mimo jiné upozorní na chybný klíč, překročený limit požadavků nebo nedostupný model. Zpráva „Model nepodporuje režim chatu“ znamená, že je třeba se vrátit do nastavení a vybrat ze seznamu jiný model.
Žádný poskytovatel nepřečte sken bez textu
Změna poskytovatele nepřidá Task Manageru OCR, tedy rozpoznávání textu z obrazu. PDF, které je skenem bez textové vrstvy, nepřečte žádný ze čtyř poskytovatelů; program rovněž nečte staré, binární soubory DOC.
Pokud firma dostává smlouvy jako PDF s textovou vrstvou nebo jako DOCX, asistent umí číst jejich obsah. Pokud dostanete pouze sken, potřebujete textovou verzi, nebo musíte nejdůležitější informace uvést přímo v textu úkolu. Pouhá záměna Claude za Gemini na tom nic nezmění.
U dlouhých souborů záleží na cestě, kterou text k asistentovi doputuje. Příloha ze zprávy se čte do přibližně 50 KB textu, soubor určený jako zdroj znalostí do 300 000 znaků - po částech po přibližně 24 000 - a index báze znalostí uloží do 54 000 znaků z jednoho souboru. Nad těmito limity vidí AI pouze začátek dokumentu. U rozsáhlé zprávy označte konkrétní soubor jako zdroj a ověřte, zda odpověď obsahuje potřebnou část.
Na rozpočet dohlížejí i nastavení aplikace. Denní limit dotazů AI z Automatizací je ve výchozím nastavení 200 za den (zadání 0 limit vypne); po jeho vyčerpání se pravidla s AI daný den přeskakují a zapíše se to do historie, počítadlo se vynuluje o půlnoci. Shrnutí příloh pomocí AI mají ve výchozím nastavení režim „Ručně“, takže nevznikají automaticky. To je pro účet důležitější než výběr poskytovatele podle samotného jména.
Na zítra si připravte jednu otázku a vlastní klíč
Zítra si zapište jednu otázku, kterou tým skutečně klade ohledně svých úkolů. Vyberte poskytovatele podle potřeb týmu, ne podle žebříčku modelů. Pro firmu, jako je Markova agentura, Task Manager odděluje jednorázovou trvalou licenci bez předplatného na uživatele od vyúčtování za AI na vlastním klíči; data aplikace zůstávají na firemním serveru. Pokud potřebujete sémantické vyhledávání v bázi znalostí, ověřte variantu Pro a OpenAI nebo Gemini. Pokud ne, můžete začít s kterýmkoli ze čtyř podporovaných poskytovatelů.
Založte si účet u vybraného poskytovatele, vygenerujte klíč, stáhněte seznam modelů v Nastavení → AI a po uložení ověřte odpověď asistenta. Poté se podívejte na vyúčtování na účtu poskytovatele a rozhodněte, zda vám tato volba vyhovuje. Pokud si nejprve chcete prohlédnout rozvržení aplikace, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Kterého poskytovatele AI vybrat pro firmu, pokud teprve začínám?
Začněte u poskytovatele, u kterého už máte firemní API účet, nebo u modelu označeného „(doporučeno)“. Pokud potřebujete sémantické vyhledávání ve firemní znalostní bázi AI varianty Pro, zvolte OpenAI nebo Gemini.
Mohu později změnit poskytovatele AI v Task Manageru?
Ano, administrátor změní poskytovatele v Nastavení → AI, zadá nový klíč, stáhne seznam modelů a uloží nastavení. Úkoly, chaty, poznámky, soubory a pošta zůstávají daty aplikace na vašem serveru.
Zvládne AI asistent totéž u každého poskytovatele?
Konverzace, soukromé dotazy ve vláknech, úprava textu a příprava souborů jsou dostupné u všech čtyř poskytovatelů. Sémantické vyhledávání ve znalostní bázi AI vyžaduje OpenAI nebo Gemini a vizuální analýza obrázku závisí na zvoleném modelu.
Jak se účtuje používání AI?
Za používání AI platíte zvlášť, přímo poskytovateli na vlastní API klíč, podle jeho vyúčtování za spotřebu. Task Manager nepřipočítává marži ani neobsahuje balíček tokenů v licenci; na účet mimo jiné působí zvolený model, počet dotazů a délka odpovědí.
Přečte AI asistent naskenované PDF?
Ne, Task Manager nemá OCR a nepřečte PDF, které je skenem bez textové vrstvy. Čte PDF s textem a mimo jiné soubory DOCX a XLSX; staré soubory DOC nečte.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
