Marek johtaa 11 hengen toimistoa. Maanantaina hän avaa Task Managerin asetukset ja näkee neljä AI-palveluntarjoajaa: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ja xAI Grok. Kumpi valita, kun tiimin pitää kysyä AI-avustajalta tehtävistä ja yrityksen dokumenteista? Vastaus riippuu ennen kaikkea siitä, tarvitsetko tietopankin hakua ja minkä mallin haluat liittää - ja valinnan voi myöhemmin vaihtaa.
AI-palveluntarjoaja yritykselle: mitä oikeastaan valitset?
Valitset yrityksen, jonka mallille Task Manager lähettää kysymykset omalla API-avaimellasi. Et valitse uutta säilytyspaikkaa tehtäville, keskusteluille, muistiinpanoille tai tiedostoille - sovelluksen tiedot sijaitsevat omalla palvelimellasi.
Raja on kuitenkin selvä: kun käytät AI:ta, kysely tarvittavine kontekstineen lähtee mallin palveluntarjoajalle. Tämä ei ole lupaus siitä, että kysymyksessä käytetty sisältö pysyisi yksinomaan omalla palvelimellasi. Jos haluat ennen avaimen liittämistä selvittää, mitä AI-palveluntarjoajalle siirtyy, aloita käymällä läpi lähteet, joita tiimi tulee käyttämään.
Task Manager toimii myös ilman AI:ta. Marek voi siis ensin järjestää toimiston tehtävät ja perustaa tilin palveluntarjoajalle vasta, kun hänellä on konkreettinen tapa käyttää AI-avustajaa.
Valitun palveluntarjoajan oma avain, lasku suoraan häneltä
Valitun palveluntarjoajan liittämiseen tarvitset tilin hänellä ja oman API-avaimen. API-avain on luottamuksellinen tunniste, jonka avulla palveluntarjoaja tunnistaa, kenen tililtä sovellus toimii ja kenelle kulutus laskutetaan.
Avaimen luot valitun palveluntarjoajan sivustolla:
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok: https://console.x.ai/
Pääkäyttäjä liittää avaimen kohtaan Asetukset → AI. Task Manager salaa sen tietokannassa, eikä näytä sitä tallennuksen jälkeen kokonaan; API-avainten salaus toimii sekä Standard- että Pro-versiossa. Mallin käytöstä maksat erikseen, suoraan palveluntarjoajalle. Task Managerin lisenssiin ei sisälly token-pakettia eikä AI-laskuun lisättävää katetta.
Jos tämä on ensimmäinen yrityksen API-tili, lue miten oma AI-avain toimii ja miten kustannukset pysyvät hallinnassa. Lisäasetuksissa voit myös rajoittaa vastauksen enimmäispituutta: käytettävissä on alue 1024-16384 tokenia, ja oletusarvo on 4096. Token on yksikkö, jolla malli laskee käsiteltävää tekstiä. Pidemmät vastaukset nostavat kustannuksia palveluntarjoajalla, joten sinun ei tarvitse heti asettaa korkeinta rajaa.
Valinnan ratkaisee merkityshaku ja kuvatuki
Pro-version tietopankin semanttinen haku vaatii OpenAI:n tai Geminin. Kuvien visuaalinen analyysi puolestaan riippuu valitun mallin ominaisuuksista, ei itse palveluntarjoajan nimestä. Palveluntarjoajan valinta ei muuta AI-avustajan perustoimintoja päivittäisessä keskustelussa.
Tiistaina Kasia toimistolta etsii päivämäärää, jolloin luonnokset piti toimittaa, mutta ei muista yrityksen dokumentin nimeä, jossa asiakkaan kanssa tehdyt sopimukset on kirjattu. Pro-version tietopankissa semanttinen haku auttaa löytämään sisältöä merkityksen, ei pelkkien tarkkojen sanojen perusteella. Se vaatii OpenAI:n tai Geminin ja on näillä palveluntarjoajilla oletuksena käytössä. Standard-versiossa ei ole tietopankkia eikä tätä kytkintä. Avustaja vastaa siellä nykyisen keskustelun ja sen ikkunassa ilmoitettujen lähteiden perusteella. Tapaa työskennellä lähteiden kanssa kuvaa teksti yrityksen tietopankista AI-dokumenteista.
Toinen ero on helppo ohittaa. Kun OpenAI:lla ja Geminillä semanttinen haku on käytössä, dokumenttien katkelmat lähetetään palveluntarjoajalle vektoreiksi - tekstin numeerisiksi esityksiksi, joita käytetään merkityshakuun. Nämä kyselyt laskutetaan erikseen. Claudella ja Grokilla pelkkä tietopankin indeksointi ei lähetä mitään palveluntarjoajalle. Tämä ei tarkoita, että myöhemmät kysymykset avustajalle jäisivät palvelimelle: kontekstilliset kyselyt kulkevat edelleen valitulle mallille. Jos rajoitat sisällön lähettämistä indeksoinnin aikana, vertaile näitä kahta tilaa sen sijaan, että etsisit yleistä ”yksityinen AI” -leimaa.
Torstaina Marek liittää tehtävään kuvan vaurioituneesta työtasosta. Avustaja voi analysoida JPG-, PNG-, GIF- ja WebP-kuvia visuaalisesti, mutta vain silloin, kun valittu malli tukee kuvia; suuret kuvat pienennetään ennen lähetystä. Tarkista siis mallin ominaisuudet haetusta listasta äläkä oleta, että pelkkä palveluntarjoajan nimi ratkaisee kuvan lukemisen.
AI-avustajan tavalliset tehtävät eivät vaadi eri tarjoajaa
Keskustelu AI-avustajan kanssa, yksityinen kysymys viestiketjussa ja tekstin muokkaus toimivat riippumatta siitä, minkä neljästä tarjoajasta liität käyttöön. Samoin voit pyytää tehtävän, muistutuksen tai ladattavan tiedoston valmistelua; tarjoajan valinta ei tuo näille toiminnoille erillistä omaa valikoimaa.
Olan pitää tiivistää keskustelu tarjouksesta. Hän avaa viestiketjussa AI-avustajan yksityisen tilan ja kysyy sovituista asioista; vastauksen mukana tulee merkintä ”VAIN SINULLE”. Hän voi myös käyttää ”Jäsennä”-toimintoa ja valita yhden vaihtoehdoista: Alkuperäinen sisältö, Kaunista, Tiivistä tai Asiantuntija. Editorin ”Kaunista teksti” -toiminto parantelee hänen luonnostaan säilyttäen olemassa olevan rakenteen.
Kun olet pyytänyt uutta tehtävää, Avustaja avaa täytetyn ”Lisää tehtävä” -lomakkeen. Mitään ei synny, ennen kuin itse napsautat ”Tallenna”. Myös muistutuksen tallentaminen vaatii vahvistuksen. Voit myös tilata Word-, PDF-, Excel-, CSV- tai HTML-tiedoston: malli valmistelee sisällön, ja Task Manager kokoaa tiedoston. Se, mitä voit antaa AI-avustajan tehtäväksi, on osa sovellusta, ei tietyn tarjoajan tilaus.
Avustaja lukee myös tekstiä liitteistä, jotka ovat muodossa TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX ja PDF, jossa on tekstikerros. Näiden tiedostomuotojen lukeminen ei vaadi tarjoajan vaihtamista. Jos asiakirja on hyvin pitkä, tarkista tapa, jolla annat tiedoston: viestin liitteestä luetaan tekstiä noin 50 KB:iin asti, ja tietolähteeksi osoitetusta tiedostosta jopa 300 000 merkkiin asti.
Miten valita malli ja tarjoaja ilman hatusta vedettyä rankingia?
Jos tarvitset Pro-version tietopankissa merkityspohjaista hakua, valitse OpenAI tai Gemini; jos haluat, ettei itse indeksointi lähetä sisältöä tarjoajalle, tarkista Claude tai Grok. Tarkista sen jälkeen oman tilisi käytettävissä oleva malli. Pelkkä tarjoajien luettelo ei todista, että yksi malli kirjoittaisi toista paremmin; Task Manager hakee ajantasaisen mallilistan, kun olet syöttänyt avaimen ja napsauttanut päivitystä.
| Tilanne yrityksessäsi | Mitä tarkistaa |
|---|---|
| Käytössäsi on Pro-versio ja haluat tehdä merkityspohjaisia hakuja tietopankissa | Valitse OpenAI tai Gemini ja tarkista semanttisen haun asetus. |
| Haluat, ettei tietopankin indeksointi lähetä sen sisältöä tarjoajalle | Tarkista Claude tai Grok; kontekstilliset kysymykset menevät silti mallille. |
| Tiimi haluaa kysyä kuvista ja kuvakaappauksista | Valitse listalta kuvia tukeva malli. |
| Yrityksellä on jo API-tili yhdellä neljästä tarjoajasta | Voit aloittaa siitä ja tarkistaa käytettävissä olevat mallit. |
| Vasta testaat AI:n kanssa työskentelyä | Aloita merkinnällä ”(suositeltu)” varustetusta mallista ja oletuksena olevasta vastauksen pituusrajasta. |
Merkinnän ”(suositeltu)” saa yksi malli kultakin tarjoajalta: gpt-4o OpenAI:lla, gemini-2.0-flash Geminillä, claude-opus-4-8 Claudella ja grok-3 Grokilla. Myös muut haetun listan mallit toimivat - niillä vain ei ole tätä merkintää. Ohjeessa mainitut mallien nimet eivät korvaa tililtäsi haettua ajantasaista listaa.
Tarjoajan vaihtaminen vaatii uuden avaimen ja mallien hakemisen
Tarjoajan vaihdat samasta paikasta, josta sen alun perin valitsit: Asetukset → AI. Pääkäyttäjä valitsee toisen vaihtoehdon ”AI-tarjoaja” -kentässä, syöttää uuden avaimen, päivittää mallilistan, valitsee mallin ja napsauttaa ”Tallenna AI-asetukset”. Task Manager testaa tällöin yhteyden ja näyttää mahdolliset varoitukset.
Tehtävät, keskustelut, muistiinpanot, tiedostot ja sähköposti ovat sovelluksen dataa omalla palvelimellasi - mallin tarjoajan vaihtaminen ei siirrä niitä. Pääkäyttäjä päättää erillisellä kytkimellä, tallennetaanko AI-avustajan kanssa käydyt keskustelut tietokantaan; oletuksena tallennus on päällä. Pro-versiossa hän voi myös käyttää painiketta ”Päivitä AI-tietopankki”, joka käsittelee tehtävät ja keskustelut, joilla ei ole yhteenvetoa tai jotka ovat muuttuneet viime päivityksen jälkeen.
Jos malli ei vastaa vaihdon jälkeen, tarkista viestiketjussa näkyvä ilmoitus. Sovellus osoittaa muun muassa virheellisen avaimen, ylitetyn pyyntörajan tai mallin, joka ei ole käytettävissä. Ilmoitus ”Malli ei tue keskustelutilaa” tarkoittaa, että asetuksiin pitää palata ja valita listalta toinen malli.
Mikään tarjoaja ei lue tekstitöntä skannausta
Tarjoajan vaihtaminen ei tuo Task Manageriin OCR:ää eli tekstintunnistusta kuvasta. PDF-tiedostoa, joka on skannaus ilman tekstikerrosta, ei lue yksikään neljästä tarjoajasta; ohjelma ei myöskään lue vanhoja, binäärimuotoisia DOC-tiedostoja.
Jos yrityksenne saa sopimukset PDF-muodossa tekstikerroksen kanssa tai DOCX-muodossa, Avustaja voi lukea niiden sisällön. Jos saat pelkän skannauksen, tarvitset tekstiversion tai joudut kirjoittamaan tärkeimmät tiedot tehtävän sisältöön. Pelkkä Clauden vaihtaminen Geminiin ei muuta tätä.
Pitkissä tiedostoissa merkitystä on sillä, mitä reittiä teksti päätyy Avustajalle. Viestin liitteestä luetaan tekstiä noin 50 KB:iin asti, tietolähteeksi osoitetusta tiedostosta jopa 300 000 merkkiin asti - noin 24 000 merkin osissa - ja tietopankin indeksi tallentaa yhdestä tiedostosta enintään 54 000 merkkiä. Näiden rajojen yläpuolella AI näkee vain asiakirjan alun. Laajan raportin kohdalla osoita tietty tiedosto lähteeksi ja tarkista, kattaako vastaus tarvittavan kohdan.
Myös sovelluksen asetukset pitävät budjetista huolta. Automaatioiden AI-kyselyjen päivittäinen raja on oletuksena 200 vuorokaudessa (arvo 0 poistaa rajan käytöstä); kun raja täyttyy, AI:ta käyttävät automaatiosäännöt ohitetaan loppupäivän ajan ja tapahtuma kirjataan historiaan, ja laskuri nollautuu keskiyöllä. Liitteiden AI-yhteenvedot ovat oletuksena tilassa ”Manuaalinen”, joten ne eivät synny itsestään. Tämä vaikuttaa laskuun enemmän kuin tarjoajan valinta pelkän nimen perusteella.
Valmistele huomiseksi yksi kysymys ja oma avain
Kirjaa huomenna ylös yksi kysymys, jonka tiimisi oikeasti esittää omista tehtävistään. Valitse tarjoaja tiimin tarpeiden, ei mallirankingin perusteella. Esimerkiksi Markon agentuurin kaltaiselle yritykselle Task Manager erottaa kertaluonteisen, pysyvän ja käyttäjäkohtaisesti tilaukseton lisenssin omalla avaimella käytettävän AI:n laskusta; sovelluksen data pysyy yrityksen omalla palvelimella. Jos tarvitset semanttista hakua tietopankissa, tarkista Pro-versio sekä OpenAI tai Gemini. Jos et tarvitse, voit aloittaa mistä tahansa neljästä tuetusta tarjoajasta.
Luo tili valitsemasi tarjoajan palveluun, luo avain, hae mallilista kohdassa Asetukset → AI ja tarkista tallennuksen jälkeen Avustajan vastaus. Käy sitten katsomassa laskutus tarjoajan tilillä ja päätä, sopiiko valinta sinulle. Jos haluat ensin nähdä sovelluksen rakenteen, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä AI-palveluntarjoajaa valita yritykselle, jos vasta aloitan?
Aloita palveluntarjoajasta, jolla sinulla on jo yrityksen API-tili, tai mallista, jonka kohdalla lukee ”(suositeltu)”. Jos tarvitset Pro-version tietopankin semanttista hakua, valitse OpenAI tai Gemini.
Voinko vaihtaa AI-palveluntarjoajaa Task Managerissa myöhemmin?
Kyllä, pääkäyttäjä vaihtaa palveluntarjoajan kohdassa Asetukset → AI, syöttää uuden avaimen, hakee mallilistan ja tallentaa asetukset. Tehtävät, keskustelut, muistiinpanot, tiedostot ja sähköposti pysyvät sovelluksen tietoina omalla palvelimellasi.
Osaako AI-avustaja saman kaikilla palveluntarjoajilla?
Keskustelu, yksityiset kysymykset viestiketjuissa, tekstin muokkaus ja tiedostojen valmistelu ovat käytettävissä kaikilla neljällä palveluntarjoajalla. Semanttinen haku tietopankista vaatii OpenAI:n tai Geminin, ja kuvan visuaalinen analyysi riippuu valitusta mallista.
Miten AI:n käyttö laskutetaan?
AI:n käytöstä maksat erikseen, suoraan palveluntarjoajalle omalla API-avaimellasi, sen kulutuslaskutuksen mukaan. Task Manager ei lisää katetta eikä sisällä token-pakettia lisenssiin; laskuun vaikuttavat muun muassa valittu malli, kyselyjen määrä ja vastausten pituus.
Lukeeko AI-avustaja skannatun PDF:n?
Ei, Task Managerissa ei ole OCR-toimintoa, eikä se lue PDF:ää, joka on skannattu ilman tekstikerrosta. Se lukee tekstiä sisältävän PDF:n sekä muun muassa DOCX- ja XLSX-tiedostot; vanhoja DOC-tiedostoja se ei lue.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
