Marek driver en byrå med 11 anställda. På måndagen öppnar han Task Managers inställningar och ser fyra AI-leverantörer: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude och xAI Grok. Vilken ska han välja, när teamet ska fråga AI-assistenten om uppgifter och företagsdokument? Svaret beror främst på om du behöver sökning i kunskapsbasen och vilken modell du vill ansluta - och själva valet kan du ändra senare.
AI-leverantör för företag: vad väljer du egentligen?
Du väljer företaget vars modell Task Manager skickar frågor till med din API-nyckel. Du väljer inte en ny plats att lagra uppgifter, chattar, anteckningar eller filer på - applikationens data finns på din server.
Gränsen är dock tydlig: när du använder AI skickas frågan tillsammans med nödvändig kontext till modellens leverantör. Det är inget löfte om att innehållet i frågan stannar enbart på din server. Om du vill ta reda på vad som når AI-leverantören innan du ansluter en nyckel, börja med att gå igenom vilka källor teamet kommer att använda.
Task Manager fungerar även utan AI. Marek kan alltså först strukturera byråns uppgifter och skapa ett konto hos en leverantör när han har ett konkret sätt att använda AI-assistenten på.
Egen nyckel från vald leverantör, fakturan går direkt dit
För att ansluta en vald leverantör behöver du ett konto hos den och en egen API-nyckel. En API-nyckel är en konfidentiell identifierare som gör att leverantören känner igen vilket konto applikationen använder och vem som ska faktureras för förbrukningen.
Du genererar nyckeln på den valda leverantörens webbplats:
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok: https://console.x.ai/
Administratören klistrar in nyckeln under Inställningar → AI. Task Manager krypterar den i databasen och visar den inte i sin helhet efter att den sparats; kryptering av API-nycklar fungerar i både Standard- och Pro-versionen. Du betalar för modellanvändningen separat, direkt till leverantören. Task Managers licens innehåller varken ett tokenpaket eller någon marginal på AI-fakturan.
Om det är ditt första företags-API-konto, läs hur en egen AI-nyckel och kostnadskontroll fungerar. I de avancerade inställningarna kan du också begränsa svarets maxlängd: det tillgängliga intervallet är 1024-16384 token, och standardvärdet är 4096. En token är enheten som modellen använder för att räkna den text den bearbetar. Längre svar ökar kostnaden hos leverantören, så du behöver inte ställa in den högsta gränsen direkt.
Valet avgörs av semantisk sökning och bildhantering
Semantisk sökning i Pro-versionens kunskapsbas kräver OpenAI eller Gemini. Visuell bildanalys beror i sin tur på den valda modellens kapacitet, inte på själva leverantörens namn. Valet av leverantör ändrar inte AI-assistentens grundfunktioner i den dagliga konversationen.
På tisdagen letar Kasia på byrån efter datumet för leverans av designskisser, men minns inte namnet på företagsdokumentet med överenskommelserna med kunden. I Pro-versionens kunskapsbas hjälper semantisk sökning till att hitta innehåll efter betydelse, inte bara exakta ord. Det kräver OpenAI eller Gemini och är som standard aktiverat för dessa leverantörer. I Standard-versionen finns ingen kunskapsbas eller den reglagen. Där svarar assistenten utifrån den pågående konversationen och de källor som anges i dess fönster. Hur arbetet med källor fungerar beskrivs i texten om AI-kunskapsbasen från företagsdokument.
Den andra skillnaden är lätt att missa. Hos OpenAI och Gemini, när semantisk sökning är aktiverad, skickas dokumentfragment till leverantören för att bli vektorer - numeriska representationer av text som används för betydelsebaserad sökning. Dessa förfrågningar faktureras separat. Hos Claude och Grok skickar själva indexeringen av kunskapsbasen ingenting till leverantören. Det betyder inte att efterföljande frågor till assistenten stannar på servern: frågor med kontext skickas fortfarande till den valda modellen. Om du vill begränsa vilket innehåll som skickas vid indexering, jämför dessa två lägen istället för att leta efter en generell etikett ”privat AI”.
På torsdagen bifogar Marek ett foto av en skadad bänkskiva till en uppgift. Assistenten kan analysera bilder i JPG, PNG, GIF och WebP visuellt, men bara om den valda modellen stöder bilder; stora bilder förminskas innan de skickas. Kontrollera därför modellens funktioner i den hämtade listan, anta inte att leverantörens namn ensamt avgör om fotot kan läsas.
Vanliga uppgifter för AI-assistenten kräver ingen annan leverantör
Samtal med AI-assistenten, en privat fråga i en tråd och textredigering fungerar oavsett vilken av de fyra leverantörerna du kopplar in. På samma sätt kan du be om att få en uppgift, en påminnelse eller en fil att ladda ner förberedd; valet av leverantör lägger inte till en separat uppsättning av dessa funktioner.
Ola behöver sammanfatta en diskussion om ett erbjudande. Hon aktiverar det privata läget för AI-assistenten i tråden och frågar om vad som bestämts; svaret får hon märkt med ”ENDAST FÖR DIG”. Hon kan också använda ”Strukturera” och välja ett av alternativen: Originaltext, Försköna, Sammanfatta eller Expert. I redigeraren ”Försköna text” förbättrar den hennes utkast samtidigt som den befintliga uppställningen bevaras.
Efter en begäran om en ny uppgift öppnar assistenten ett ifyllt formulär ”Lägg till uppgift”. Inget skapas förrän du själv klickar på ”Spara”. Att spara en påminnelse kräver också bekräftelse. Du kan även beställa Word, PDF, Excel, CSV eller HTML: modellen tar fram innehållet, och Task Manager sätter ihop filen. Det du kan be AI-assistenten om är en del av applikationen, inte ett abonnemang hos en specifik leverantör.
Assistenten läser även text från bilagor i TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX och PDF med textlager. Att läsa dessa format kräver inte byte av leverantör. Vid ett mycket långt dokument - kontrollera hur du lämnar filen: en bilaga från ett meddelande läses upp till cirka 50 KB text, medan en fil som angetts som kunskapskälla läses upp till 300 000 tecken.
Hur väljer man modell och leverantör utan en rankning tagen ur luften?
Om du behöver semantisk sökning i kunskapsbasen i Pro-varianten, välj OpenAI eller Gemini; om du vill att själva indexeringen inte ska skicka innehåll till leverantören, titta på Claude eller Grok. Kontrollera sedan vilken modell som är tillgänglig på ditt eget konto. Enbart listan över leverantörer bevisar inte att en modell skriver bättre än en annan; Task Manager hämtar den aktuella listan över modeller efter att du angett nyckeln och klickat på uppdatera.
| Situationen i ditt företag | Vad du bör kontrollera |
|---|---|
| Du har Pro-varianten och vill söka i kunskapsbasen efter betydelse | Välj OpenAI eller Gemini och kontrollera inställningen för semantisk sökning. |
| Du vill att själva indexeringen av kunskapsbasen inte ska skicka dess innehåll till leverantören | Kontrollera Claude eller Grok; frågor med kontext når ändå modellen. |
| Teamet vill ställa frågor om bilder och skärmdumpar | Välj en modell från listan som hanterar bilder. |
| Företaget har redan ett API-konto hos en av de fyra leverantörerna | Du kan börja med den och se vilka modeller som finns tillgängliga. |
| Du testar fortfarande hur det är att arbeta med AI | Börja med modellen märkt ”(rekommenderad)” och standardgränsen för svarslängd. |
Märkningen ”(rekommenderad)” tilldelas en modell hos varje leverantör: gpt-4o hos OpenAI, gemini-2.0-flash hos Gemini, claude-opus-4-8 hos Claude och grok-3 hos Grok. Övriga modeller i den hämtade listan fungerar också - de saknar bara denna märkning. Modellnamnen i instruktionen ersätter inte den aktuella listan som hämtas från ditt konto.
Byte av leverantör kräver en ny nyckel och att modellerna hämtas på nytt
Du byter leverantör där du valde den första gången: Inställningar → AI. Administratören väljer ett annat alternativ i fältet ”AI-leverantör”, anger en ny nyckel, uppdaterar listan över modeller, väljer modell och klickar på ”Spara AI-inställningar”. Task Manager testar då anslutningen och visar eventuella varningar.
Uppgifter, chattar, anteckningar, filer och e-post är applikationens data på din server - ett byte av modellleverantör flyttar inte dem. Administratören avgör med en separat inställning om historiken för konversationer med AI-assistenten ska sparas i databasen; sparande är aktiverat som standard. I Pro-varianten kan hen även använda knappen ”Uppdatera AI-kunskapsbasen”, som bearbetar uppgifter och chattar utan sammanfattning eller som ändrats sedan senaste uppdateringen.
Om modellen inte svarar efter bytet, kontrollera meddelandet i tråden. Applikationen visar bland annat felaktig nyckel, överskridet frågelimit eller otillgänglig modell. Meddelandet ”Modellen stöder inte chattläge” betyder att du behöver gå tillbaka till inställningarna och välja en annan modell från listan.
Ingen leverantör kan läsa en skanning utan text
Byte av leverantör ger inte Task Manager OCR, det vill säga textigenkänning från bild. En PDF som är en skanning utan textlager läses inte av någon av de fyra leverantörerna; programmet läser inte heller gamla, binära DOC-filer.
Om företaget tar emot avtal som PDF med textlager eller som DOCX kan assistenten läsa innehållet. Om du bara får en skanning behöver du en textversion, eller så måste du ange de viktigaste uppgifterna i själva uppgiftens innehåll. Att bara byta Claude mot Gemini ändrar ingenting här.
Vid långa filer spelar det roll vilken väg texten tar till assistenten. En bilaga från ett meddelande läses upp till cirka 50 KB text, en fil angiven som kunskapskälla upp till 300 000 tecken - i delar om cirka 24 000 - och kunskapsbasens index sparar upp till 54 000 tecken från en fil. Över dessa gränser ser AI bara början av dokumentet. Vid en omfattande rapport, ange en specifik fil som källa och kontrollera att svaret täcker det avsnitt du behöver.
Budgeten övervakas även av applikationens inställningar. Den dagliga gränsen för AI-förfrågningar från Automatiseringar är som standard 200 per dygn (att skriva 0 stänger av gränsen); när den är uppnådd hoppas automatiseringsregler med AI över den dagen med en post i historiken, och räknaren nollställs vid midnatt. Sammanfattningar av bilagor via AI har som standard läget ”Manuellt”, så de skapas inte automatiskt. Detta är viktigare för kostnaden än valet av leverantör baserat enbart på namn.
Förbered en fråga och din egen nyckel till imorgon
Skriv ner imorgon en fråga som teamet faktiskt ställer om sina uppgifter. Välj leverantör utifrån teamets behov, inte utifrån en modellrankning. För ett företag som Marks byrå skiljer Task Manager en engångsbetald, permanent licens utan abonnemang per användare från räkningen för AI på din egen nyckel; applikationens data förblir på företagets server. Om du behöver semantisk sökning i kunskapsbasen, titta på Pro-varianten och OpenAI eller Gemini. Om inte kan du börja med vilken som helst av de fyra leverantörer som stöds.
Skapa ett konto hos vald leverantör, generera en nyckel, hämta listan över modeller under Inställningar → AI och kontrollera assistentens svar efter att du sparat. Granska sedan faktureringen på leverantörens konto och avgör om valet passar dig. Om du först vill se applikationens upplägg, öppna Demo.
Vanliga frågor
Vilken AI-leverantör ska jag välja för företaget om jag precis har börjat?
Börja med den leverantör du redan har ett företagskonto för API hos, eller med en modell märkt ”(rekommenderad)”. Om du behöver semantisk sökning i Pro-versionens kunskapsbas, välj OpenAI eller Gemini.
Kan jag ändra AI-leverantör i Task Manager senare?
Ja, administratören byter leverantör under Inställningar → AI, anger en ny nyckel, hämtar listan med modeller och sparar inställningarna. Uppgifter, chattar, anteckningar, filer och e-post förblir applikationens data på din server.
Klarar AI-assistenten samma saker oavsett leverantör?
Konversation, privata frågor i trådar, textredigering och förberedelse av filer är tillgängliga hos alla fyra leverantörer. Semantisk sökning i kunskapsbasen kräver OpenAI eller Gemini, och visuell bildanalys beror på vald modell.
Hur faktureras användningen av AI?
Du betalar för AI-användningen separat, direkt till leverantören med din egen API-nyckel, enligt deras egen förbrukningsdebitering. Task Manager lägger inte på någon marginal och innehåller inget tokenpaket i licensen; fakturan påverkas bland annat av vald modell, antal förfrågningar och svarens längd.
Kan AI-assistenten läsa en skannad PDF?
Nej, Task Manager har ingen OCR och kan inte läsa en PDF som är en skanning utan textlager. Den läser PDF med text samt bland annat DOCX- och XLSX-filer; äldre DOC-filer läser den inte.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
