Marek dirige una agencia de 11 personas. El lunes abre los ajustes de Task Manager y ve cuatro proveedores de IA: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude y xAI Grok. ¿Cuál elegir, si el equipo va a preguntar al Asistente de IA sobre tareas y documentos de la empresa? La respuesta depende sobre todo de si necesitas búsqueda en la base de conocimiento y qué modelo quieres conectar - y la elección misma puedes cambiarla más adelante.
Proveedor de IA para la empresa: ¿qué eliges realmente?
Eliges la empresa a cuyo modelo Task Manager enviará las consultas con tu clave API. No eliges un nuevo lugar donde almacenar tareas, chats, notas o archivos: los datos de la aplicación están en tu servidor.
Sin embargo, el límite es claro: cuando usas la IA, la consulta, junto con el contexto necesario, llega al proveedor del modelo. Esto no es una promesa de que el contenido usado en la pregunta permanecerá exclusivamente en tu servidor. Si antes de conectar la clave quieres saber qué llega al proveedor de IA, empieza por revisar las fuentes que usará el equipo.
Task Manager también funciona sin IA. Marek puede, por tanto, ordenar primero las tareas de la agencia y abrir una cuenta con un proveedor cuando tenga un uso concreto para el Asistente de IA.
Tu propia clave del proveedor elegido, factura directamente de él
Para conectar el proveedor elegido necesitas una cuenta con él y tu propia clave API. La clave API es un identificador confidencial gracias al cual el proveedor reconoce desde qué cuenta trabaja la aplicación y a quién factura el consumo.
Generarás la clave en la página del proveedor elegido:
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok: https://console.x.ai/
El administrador pega la clave en Ajustes → IA. Task Manager la cifra en la base de datos y, tras guardarla, no la muestra completa; el cifrado de las claves API funciona tanto en la versión Standard como en la Pro. Pagas el uso del modelo por separado, directamente al proveedor. En la licencia de Task Manager no hay paquete de tokens ni margen añadido a la factura de IA.
Si esta es tu primera cuenta API de empresa, lee cómo funciona tu propia clave de IA y el control de costes. En los ajustes avanzados también puedes limitar la longitud máxima de la respuesta: el rango disponible es de 1024 a 16384 tokens, y el valor predeterminado es 4096. Un token es la unidad con la que el modelo cuenta el texto procesado. Las respuestas más largas aumentan el coste en el proveedor, así que no es necesario fijar de inmediato el límite más alto.
La elección depende de la búsqueda por significado y la gestión de imágenes
La búsqueda semántica en la base de conocimiento de IA de la versión Pro requiere OpenAI o Gemini. El análisis visual de imágenes depende, en cambio, de las capacidades del modelo elegido, no del nombre del proveedor en sí. La elección del proveedor no cambia las funciones básicas del Asistente de IA en la conversación diaria.
El martes, Kasia, de la agencia, busca la fecha de entrega de las maquetas, pero no recuerda el nombre del documento de la empresa con los acuerdos con el cliente. En la base de conocimiento de IA de la versión Pro, la búsqueda semántica ayuda a encontrar contenido por significado, no solo por palabras exactas. Requiere OpenAI o Gemini y para estos proveedores está activada por defecto. En la versión Standard no hay base de conocimiento de IA ni ese interruptor. Allí el Asistente responde a partir de la conversación en curso y de las fuentes indicadas en su ventana. La forma de trabajar con las fuentes se describe en el texto sobre la base de conocimiento de IA a partir de documentos de la empresa.
La segunda diferencia es fácil de pasar por alto. Con OpenAI y Gemini, cuando la búsqueda semántica está activada, los fragmentos de documentos llegan al proveedor en forma de vectores - representaciones numéricas del texto usadas para la búsqueda por significado. Estas consultas se facturan por separado. Con Claude y Grok, la simple indexación de la base de conocimiento no envía nada al proveedor. Esto no significa que las preguntas posteriores al Asistente se queden en el servidor: las consultas con contexto siguen llegando al modelo elegido. Si limitas el envío de contenido durante la indexación, compara estos dos modos en lugar de buscar una etiqueta genérica de «IA privada».
El jueves, Marek adjunta a una tarea una foto de una encimera dañada. El Asistente puede analizar visualmente imágenes JPG, PNG, GIF y WebP, pero solo si el modelo elegido admite imágenes; las fotos grandes se reducen antes de enviarse. Comprueba, por tanto, las capacidades del modelo en la lista descargada, no des por hecho que el nombre del proveedor por sí solo determina si podrá leer la foto.
Las tareas habituales del Asistente no requieren otro proveedor
La conversación con el Asistente de IA, la pregunta privada en el hilo y la edición de texto funcionan independientemente de cuál de los cuatro proveedores conectes. De igual forma, puedes pedir que se prepare una tarea, un recordatorio o un archivo para descargar; elegir proveedor no añade un conjunto aparte de estas funciones.
Ola necesita resumir una conversación sobre una oferta. Activa en el hilo el modo privado del Asistente de IA y pregunta por los acuerdos; recibe la respuesta marcada como «SOLO PARA TI». También puede usar «Organizar» y elegir una de las opciones: Contenido original, Embellecer, Resumir o Experto. En el editor, «Embellecer texto» mejora su borrador, conservando la estructura existente.
Tras pedir una nueva tarea, el Asistente abre el formulario «Añadir tarea» ya rellenado. No se crea nada hasta que tú mismo hagas clic en «Guardar». Guardar un recordatorio también requiere confirmación. También puedes solicitar un Word, PDF, Excel, CSV o HTML: el modelo prepara el contenido y Task Manager compone el archivo. Lo que puedes encargar al Asistente de IA sigue siendo parte de la aplicación, no una suscripción con un proveedor concreto.
El Asistente también lee texto de adjuntos TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX y PDF con capa de texto. Leer estos formatos no requiere cambiar de proveedor. Con un documento muy largo, fíjate en cómo lo aportas: un adjunto de un mensaje se lee hasta unos 50 KB de texto, y un archivo indicado como fuente de conocimiento hasta 300.000 caracteres.
¿Cómo elegir modelo y proveedor sin un ranking al azar?
Si necesitas la búsqueda por significado en la base de conocimiento de IA de la variante Pro, elige OpenAI o Gemini; si quieres que la indexación en sí no envíe contenido al proveedor, revisa Claude o Grok. Luego comprueba el modelo disponible en tu propia cuenta. La simple lista de proveedores no demuestra que un modelo escriba mejor que otro; Task Manager obtiene la lista actual de modelos al introducir la clave y hacer clic en actualizar.
| Situación en tu empresa | Qué comprobar |
|---|---|
| Tienes la variante Pro y quieres buscar en la base de conocimiento por significado | Elige OpenAI o Gemini y comprueba el ajuste de búsqueda semántica. |
| Quieres que la propia indexación de la base de conocimiento no envíe su contenido al proveedor | Revisa Claude o Grok; las preguntas con contexto siguen llegando al modelo. |
| El equipo quiere preguntar sobre fotos y capturas de pantalla | Elige de la lista un modelo que admita imágenes. |
| La empresa ya tiene una cuenta API con uno de los cuatro proveedores | Puedes empezar por ese y comprobar los modelos disponibles. |
| Todavía estás probando la forma de trabajar con IA | Empieza por el modelo marcado como «(recomendado)» y el límite de longitud de respuesta predeterminado. |
La etiqueta «(recomendado)» la recibe un modelo de cada proveedor: gpt-4o en OpenAI, gemini-2.0-flash en Gemini, claude-opus-4-8 en Claude y grok-3 en Grok. Los demás modelos de la lista obtenida también funcionan; simplemente no llevan esa marca. Los nombres de modelos indicados en la guía no sustituyen a la lista actual que se obtiene de tu cuenta.
Cambiar de proveedor requiere una clave nueva y volver a obtener los modelos
El proveedor se cambia donde lo elegiste por primera vez: Ajustes → IA. El administrador selecciona otra opción en el campo «Proveedor de IA», introduce la nueva clave, actualiza la lista de modelos, elige un modelo y hace clic en «Guardar ajustes de IA». Task Manager prueba entonces la conexión y muestra las advertencias que correspondan.
Las tareas, chats, notas, archivos y el correo son datos de la aplicación en tu servidor; cambiar de proveedor de modelo no los traslada. El administrador decide, con un interruptor independiente, si el historial de conversaciones con el Asistente de IA se guarda en la base de datos; por defecto, el guardado está activado. En la variante Pro también puede usar el botón «Actualizar base de conocimiento de IA», que procesa las tareas y chats sin resumen o modificados desde la última actualización.
Si tras el cambio el modelo no responde, revisa el mensaje en el hilo. La aplicación señala, entre otros casos, una clave incorrecta, un límite de solicitudes superado o un modelo no disponible. El mensaje «El modelo no admite el modo chat» significa que hay que volver a los ajustes y elegir otro modelo de la lista.
Ningún proveedor leerá un escaneo sin texto
Cambiar de proveedor no añadirá a Task Manager el OCR, es decir, el reconocimiento de texto a partir de imágenes. Un PDF que sea un escaneo sin capa de texto no será leído por ninguno de los cuatro proveedores; el programa tampoco lee los antiguos archivos binarios DOC.
Si la empresa recibe los contratos como PDF con capa de texto o como DOCX, el Asistente puede leer su contenido. Si solo recibes un escaneo, necesitas una versión en texto o tendrás que incluir la información más importante en el contenido de la tarea. El simple hecho de cambiar Claude por Gemini no cambiará nada aquí.
En los archivos largos, importa la vía por la que el texto llega al Asistente. Un adjunto de un mensaje se lee hasta unos 50 KB de texto, un archivo indicado como fuente de conocimiento hasta 300.000 caracteres - en partes de unos 24.000 - y el índice de la base de conocimiento guarda hasta 54.000 caracteres de cada archivo. Por encima de esos límites, la IA solo ve el inicio del documento. Con un informe extenso, indica el archivo concreto como fuente y comprueba si la respuesta incluye el fragmento que necesitas.
Los ajustes de la aplicación también cuidan el presupuesto. El límite diario de solicitudes de IA desde Automatizaciones es, por defecto, de 200 al día (poner 0 desactiva el límite); una vez agotado, las reglas con IA se omiten ese día con un registro en el historial, y el contador se reinicia a medianoche. Los resúmenes de adjuntos por IA tienen por defecto el modo «Manual», así que no se generan automáticamente. Esto es más relevante para la factura que elegir proveedor solo por el nombre.
Para mañana, prepara una pregunta y tu propia clave
Mañana anota una pregunta que el equipo realmente formule sobre sus tareas. Elige el proveedor según las necesidades del equipo, no según un ranking de modelos. Para una empresa como la agencia de Marek, Task Manager separa la licencia única y perpetua sin suscripción por usuario de la factura de IA con tu propia clave; los datos de la aplicación permanecen en el servidor de la empresa. Si necesitas búsqueda semántica en la base de conocimiento, revisa la variante Pro y OpenAI o Gemini. Si no, puedes empezar con cualquiera de los cuatro proveedores admitidos.
Crea una cuenta con el proveedor elegido, genera una clave, obtén la lista de modelos en Ajustes → IA y, tras guardar, comprueba la respuesta del Asistente. Después revisa la facturación en la cuenta del proveedor y decide si esta elección te conviene. Si primero quieres ver la estructura de la aplicación, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Qué proveedor de IA elegir para la empresa si estoy empezando?
Empieza por el proveedor con el que ya tengas una cuenta API de empresa, o por el modelo marcado como «(recomendado)». Si necesitas búsqueda semántica en la base de conocimiento de IA de la versión Pro, elige OpenAI o Gemini.
¿Puedo cambiar más adelante el proveedor de IA en Task Manager?
Sí, el administrador cambia el proveedor en Ajustes → IA, introduce la nueva clave, descarga la lista de modelos y guarda los ajustes. Las tareas, chats, notas, archivos y el correo siguen siendo datos de la aplicación en tu servidor.
¿El Asistente de IA puede hacer lo mismo con cada proveedor?
La conversación, las preguntas privadas en los hilos, la redacción de textos y la preparación de archivos están disponibles con los cuatro proveedores. La búsqueda semántica en la base de conocimiento de IA requiere OpenAI o Gemini, y el análisis visual de imágenes depende del modelo elegido.
¿Cómo se factura el uso de la IA?
Pagas el uso de la IA por separado, directamente al proveedor con tu propia clave API, según su facturación por consumo. Task Manager no añade margen ni incluye un paquete de tokens en la licencia; en la factura influyen, entre otros factores, el modelo elegido, el número de consultas y la longitud de las respuestas.
¿El Asistente de IA leerá un PDF escaneado?
No, Task Manager no tiene OCR y no leerá un PDF que sea un escaneo sin capa de texto. Lee PDF con texto y, entre otros, archivos DOCX y XLSX; no lee los archivos DOC antiguos.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
