Marek dirige uma agência com 11 pessoas. Na segunda-feira abre as definições do Task Manager e vê quatro fornecedores de IA: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok. Qual escolher, se a equipa vai querer perguntar ao Assistente de IA sobre tarefas e documentos da empresa? A resposta depende sobretudo de precisar ou não de pesquisa na base de conhecimento e de que modelo quer ligar - e a própria escolha pode mudar mais tarde.
Fornecedor de IA para a empresa: o que está realmente a escolher?
Está a escolher a empresa cujo modelo o Task Manager usará para enviar perguntas com a sua chave API. Não está a escolher um novo local para guardar tarefas, conversas, notas ou ficheiros - os dados da aplicação permanecem no seu servidor.
A fronteira é, no entanto, clara: quando usa a IA, o pedido, juntamente com o contexto necessário, chega ao fornecedor do modelo. Isto não é uma garantia de que os conteúdos usados na pergunta permaneçam exclusivamente no seu alojamento. Se, antes de ligar a chave, quiser saber o que chega ao fornecedor de IA, comece por rever as fontes que a equipa vai usar.
O Task Manager funciona também sem IA. Marek pode, assim, começar por organizar as tarefas da agência e criar a conta junto do fornecedor apenas quando tiver uma forma concreta de usar o Assistente de IA.
Chave própria do fornecedor escolhido, conta faturada diretamente por ele
Para ligar o fornecedor escolhido, precisa de uma conta junto dele e de uma chave API própria. A chave API é um identificador confidencial graças ao qual o fornecedor reconhece de que conta a aplicação está a ser usada e a quem atribuir o consumo.
Pode gerar a chave no site do fornecedor escolhido:
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok: https://console.x.ai/
O administrador cola a chave em Definições → IA. O Task Manager encripta-a na base de dados e, após guardar, não a mostra por completo; a encriptação de chaves API funciona tanto na variante Standard como na Pro. Paga a utilização do modelo separadamente, diretamente ao fornecedor. Na licença do Task Manager não há pacote de tokens nem margem acrescentada à conta de IA.
Se esta for a primeira conta API da empresa, leia como funciona a chave de IA própria e o controlo de custos. Nas definições avançadas também pode limitar o comprimento máximo da resposta: o intervalo disponível é 1024-16384 tokens, sendo o valor predefinido 4096. Um token é a unidade em que o modelo conta o texto processado. Respostas mais longas aumentam o custo junto do fornecedor, por isso não precisa de definir logo o limite mais alto.
A escolha é decidida pela pesquisa por significado e pelo suporte de imagens
A pesquisa semântica na base de conhecimento de IA da variante Pro requer OpenAI ou Gemini. A análise visual de imagens depende, por sua vez, das capacidades do modelo escolhido, não do nome do fornecedor em si. A escolha do fornecedor não altera as funções básicas do Assistente de IA na conversa do dia a dia.
Na terça-feira, a Kasia da agência procura o prazo de entrega das maquetes, mas não se lembra do nome do documento da empresa com os acordos feitos com o cliente. Na base de conhecimento de IA da variante Pro, a pesquisa semântica ajuda a encontrar conteúdos por significado, e não apenas por palavras exatas. Requer OpenAI ou Gemini e, para estes fornecedores, está ativada por predefinição. Na variante Standard não existe base de conhecimento de IA nem esse interruptor. Aí, o Assistente responde com base na conversa atual e nas fontes indicadas na sua janela. A forma de trabalhar com as fontes é descrita no texto sobre a base de conhecimento de IA a partir de documentos da empresa.
A segunda diferença passa facilmente despercebida. Com OpenAI e Gemini, quando a pesquisa semântica está ativada, os fragmentos de documentos chegam ao fornecedor sob a forma de vetores - representações numéricas de texto usadas na pesquisa por significado. Estes pedidos são faturados à parte. Com Claude e Grok, a simples indexação da base de conhecimento não envia nada ao fornecedor. Isto não significa que as perguntas posteriores ao Assistente fiquem no servidor: os pedidos com contexto continuam a chegar ao modelo escolhido. Se pretende limitar o envio de conteúdos durante a indexação, compare estes dois modos, em vez de procurar uma etiqueta genérica de „IA privada”.
Na quinta-feira, Marek anexa a uma tarefa uma fotografia do tampo danificado. O Assistente pode analisar visualmente imagens JPG, PNG, GIF e WebP, mas apenas quando o modelo escolhido suporta imagem; fotografias grandes são reduzidas antes do envio. Verifique, por isso, as capacidades do modelo na lista obtida, não presuma que o nome do fornecedor por si só garante a leitura da fotografia.
As tarefas comuns do Assistente não exigem um fornecedor diferente
A conversa com o Assistente de IA, a pergunta privada num tópico e a edição de texto funcionam independentemente de qual dos quatro fornecedores você ligar. Do mesmo modo, pode pedir a preparação de uma tarefa, de um lembrete ou de um ficheiro para descarregar; a escolha do fornecedor não acrescenta um conjunto separado destas funções.
A Ola precisa de resumir uma conversa sobre uma proposta. Ativa no tópico o modo privado do Assistente de IA e pergunta pelos pontos combinados; recebe a resposta com a indicação «APENAS PARA SI». Pode também usar «Organizar» e escolher uma das opções: Conteúdo original, Embelezar, Resumir ou Especialista. No editor, «Embelezar texto» melhora o seu rascunho, mantendo a estrutura existente.
Depois de pedir uma nova tarefa, o Assistente abre o formulário «Adicionar tarefa» já preenchido. Nada é criado até clicar em «Guardar». Guardar um lembrete também exige confirmação. Pode ainda encomendar um Word, PDF, Excel, CSV ou HTML: o modelo prepara o conteúdo e o Task Manager monta o ficheiro. Aquilo que pode pedir ao Assistente de IA continua a fazer parte da aplicação, não é uma subscrição junto de um fornecedor específico.
O Assistente também lê texto a partir de anexos TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX e PDF com camada de texto. Ler estes formatos não exige mudar de fornecedor. Com um documento muito longo, verifique como está a fornecer o ficheiro: um anexo de uma mensagem é lido até cerca de 50 KB de texto, e um ficheiro indicado como fonte de conhecimento até 300 000 caracteres.
Como escolher o modelo e o fornecedor sem um ranking inventado?
Se precisar de pesquisa por significado na base de conhecimento de IA da variante Pro, escolha a OpenAI ou a Gemini; se quiser que a própria indexação não envie conteúdo ao fornecedor, verifique a Claude ou a Grok. Depois confirme o modelo disponível na sua própria conta. A simples lista de fornecedores não prova que um modelo escreva melhor do que outro; o Task Manager obtém a lista atual de modelos depois de introduzir a chave e clicar em atualizar.
| Situação na sua empresa | O que verificar |
|---|---|
| Tem a variante Pro e quer pesquisar na base de conhecimento por significado | Escolha a OpenAI ou a Gemini e verifique a definição de pesquisa semântica. |
| Quer que a própria indexação da base de conhecimento não envie o seu conteúdo ao fornecedor | Verifique a Claude ou a Grok; as perguntas com contexto continuam a chegar ao modelo. |
| A equipa quer fazer perguntas sobre fotos e capturas de ecrã | Escolha na lista um modelo que suporte imagem. |
| A empresa já tem uma conta API junto de um dos quatro fornecedores | Pode começar por ela e verificar os modelos disponíveis. |
| Ainda está a testar a forma de trabalhar com IA | Comece pelo modelo assinalado como «(recomendado)» e pelo limite predefinido do comprimento da resposta. |
A indicação «(recomendado)» é atribuída a um modelo por cada fornecedor: gpt-4o na OpenAI, gemini-2.0-flash na Gemini, claude-opus-4-8 na Claude e grok-3 na Grok. Os restantes modelos da lista obtida também funcionam - simplesmente não têm essa indicação. Os nomes dos modelos indicados nas instruções não substituem a lista atual obtida da sua conta.
Mudar de fornecedor exige uma nova chave e a obtenção dos modelos
O fornecedor é alterado no mesmo sítio onde o escolheu pela primeira vez: Definições → IA. O administrador indica outra opção no campo «Fornecedor de IA», introduz a nova chave, atualiza a lista de modelos, escolhe o modelo e clica em «Guardar definições de IA». O Task Manager testa então a ligação e mostra eventuais avisos.
Tarefas, conversas, notas, ficheiros e correio são dados da aplicação no seu servidor - mudar de fornecedor de modelo não os transfere. O administrador decide através de um interruptor separado se o histórico de conversas com o Assistente de IA é guardado na base de dados; por predefinição, o registo está ativado. Na variante Pro, pode ainda usar o botão «Atualizar base de conhecimento de IA», que processa as tarefas e conversas sem resumo ou alteradas desde a última atualização.
Se, depois da mudança, o modelo não responder, verifique a mensagem no tópico. A aplicação indica, entre outros, uma chave incorreta, o limite de pedidos excedido ou um modelo indisponível. A mensagem «O modelo não suporta o modo de conversa» significa que é preciso voltar às definições e escolher outro modelo da lista.
Nenhum fornecedor lerá uma digitalização sem texto
Mudar de fornecedor não acrescenta ao Task Manager OCR, ou seja, o reconhecimento de texto a partir de imagem. Um PDF que seja uma digitalização sem camada de texto não será lido por nenhum dos quatro fornecedores; o programa também não lê ficheiros DOC antigos e binários.
Se a empresa recebe contratos em PDF com camada de texto ou em DOCX, o Assistente consegue ler o seu conteúdo. Quando recebe apenas uma digitalização, precisa de uma versão em texto ou tem de transmitir as informações mais importantes no conteúdo da tarefa. Trocar simplesmente a Claude pela Gemini não muda nada aqui.
Em ficheiros longos, importa o caminho pelo qual o texto chega ao Assistente. Um anexo de uma mensagem é lido até cerca de 50 KB de texto, um ficheiro indicado como fonte de conhecimento até 300 000 caracteres - em partes de cerca de 24 000 - e o índice da base de conhecimento regista até 54 000 caracteres de um único ficheiro. Acima destes limites, a IA só vê o início do documento. Num relatório extenso, indique um ficheiro concreto como fonte e verifique se a resposta abrange o trecho necessário.
O orçamento também é controlado pelas definições da aplicação. O limite diário de pedidos de IA da Automação é, por predefinição, de 200 por dia (colocar 0 desativa o limite); depois de esgotado, as receitas com IA são ignoradas nesse dia, com um registo no histórico, e o contador reinicia-se à meia-noite. Os resumos de anexos por IA têm, por predefinição, o modo «Manual», pelo que não são gerados automaticamente. Isto é mais importante para a fatura do que a escolha do fornecedor apenas com base no nome.
Para amanhã, prepare uma pergunta e a sua própria chave
Amanhã, anote uma pergunta que a equipa realmente faz sobre as suas tarefas. Escolha o fornecedor de acordo com as necessidades da equipa, e não com base num ranking de modelos. Para uma empresa como a agência do Marek, o Task Manager separa a licença única e sem prazo, sem subscrição por utilizador, da fatura de IA com a sua própria chave; os dados da aplicação permanecem no servidor da empresa. Se precisar de pesquisa semântica na base de conhecimento, verifique a variante Pro e a OpenAI ou a Gemini. Caso contrário, pode começar com qualquer um dos quatro fornecedores suportados.
Crie uma conta junto do fornecedor escolhido, gere uma chave, obtenha a lista de modelos em Definições → IA e, depois de guardar, verifique a resposta do Assistente. Em seguida, consulte a faturação na conta do fornecedor e decida se essa escolha lhe convém. Se preferir ver primeiro a estrutura da aplicação, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Que fornecedor de IA escolher para a empresa, se estou a começar agora?
Comece pelo fornecedor em que já tem uma conta API empresarial, ou pelo modelo assinalado como „(recomendado)”. Se precisar de pesquisa semântica na base de conhecimento de IA da variante Pro, escolha OpenAI ou Gemini.
Posso mudar mais tarde o fornecedor de IA no Task Manager?
Sim, o administrador muda o fornecedor em Definições → IA, insere a nova chave, obtém a lista de modelos e guarda as definições. As tarefas, conversas, notas, ficheiros e o correio continuam a ser dados da aplicação no seu servidor.
O Assistente de IA consegue fazer o mesmo com qualquer fornecedor?
A conversa, as perguntas privadas em threads, a edição de texto e a preparação de ficheiros estão disponíveis com qualquer um dos quatro fornecedores. A pesquisa semântica na base de conhecimento de IA requer OpenAI ou Gemini, e a análise visual de imagens depende do modelo escolhido.
Como é faturada a utilização da IA?
Paga a utilização da IA separadamente, diretamente ao fornecedor, com a sua própria chave API, de acordo com a faturação de consumo deste. O Task Manager não acrescenta margem nem inclui um pacote de tokens na licença; a conta é influenciada, entre outros fatores, pelo modelo escolhido, pelo número de pedidos e pela extensão das respostas.
O Assistente de IA consegue ler um PDF digitalizado?
Não, o Task Manager não tem OCR e não consegue ler um PDF que seja uma digitalização sem camada de texto. Lê PDFs com texto, bem como, entre outros, ficheiros DOCX e XLSX; não lê ficheiros DOC antigos.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
