Marek egy 11 fős ügynökséget vezet. Hétfőn megnyitja a Task Manager beállításait, és négy AI-szolgáltatót lát: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude és xAI Grok. Melyiket válassza, ha a csapat feladatokról és céges dokumentumokról szeretne kérdezni az AI-asszisztenstől? A válasz elsősorban attól függ, van-e szükséged keresésre a tudásbázisban, és milyen modellt szeretnél csatlakoztatni - a választást pedig később is megváltoztathatod.
AI-szolgáltató a cégnek: mit is választasz valójában?
Azt a céget választod, amelynek modelljéhez a Task Manager a saját API-kulcsodon küldi a kéréseket. Nem egy új helyet választasz a feladatok, csevegések, jegyzetek vagy fájlok tárolására - az alkalmazás adatai a saját szervereden maradnak.
A határ azonban világos: amikor AI-t használsz, a kérés a szükséges kontextussal együtt eljut a modell szolgáltatójához. Ez nem ígéret arra, hogy a kérdésben szereplő tartalmak kizárólag a saját tárhelyeden maradnak. Ha a kulcs csatlakoztatása előtt szeretnéd tisztázni, mi jut el az AI-szolgáltatóhoz, kezdd azzal, hogy átnézed, milyen forrásokat fog használni a csapat.
A Task Manager AI nélkül is működik. Marek tehát először rendszerezheti az ügynökség feladatait, és csak akkor nyithat fiókot a szolgáltatónál, amikor már konkrét felhasználási módja van az AI-asszisztensre.
Saját kulcs a kiválasztott szolgáltatóhoz, a számla közvetlenül tőle érkezik
A kiválasztott szolgáltató csatlakoztatásához fiókra és saját API-kulcsra van szükséged nála. Az API-kulcs egy bizalmas azonosító, amelynek köszönhetően a szolgáltató felismeri, melyik fiókból használja az alkalmazás, és kinek számítja fel a felhasználást.
A kulcsot a kiválasztott szolgáltató oldalán generálhatod:
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok: https://console.x.ai/
Az adminisztrátor beilleszti a kulcsot a Beállítások → AI menüben. A Task Manager titkosítva tárolja az adatbázisban, és mentés után nem jeleníti meg teljes egészében; az API-kulcsok titkosítása mind a Standard, mind a Pro verzióban működik. A modell használatáért külön, közvetlenül a szolgáltatónak fizetsz. A Task Manager licencében nincs tokencsomag, és nincs felár az AI-számlán.
Ha ez az első céges API-fiókod, olvasd el, hogyan működik a saját AI-kulcs és a költségek kontrollja. A haladó beállításokban korlátozhatod a válasz maximális hosszát is: az elérhető tartomány 1024-16384 token, az alapértelmezett érték pedig 4096. A token az az egység, amelyben a modell a feldolgozott szöveget méri. A hosszabb válaszok növelik a szolgáltatónál felmerülő költséget, így nem kell rögtön a legmagasabb limitet beállítanod.
A választást a jelentés alapú keresés és a képkezelés dönti el
A Pro verzió AI-tudásbázisában a szemantikus kereséshez OpenAI vagy Gemini szükséges. A képek vizuális elemzése viszont a kiválasztott modell képességeitől függ, nem magától a szolgáltató nevétől. A szolgáltató kiválasztása nem változtatja meg az AI-asszisztens alapfunkcióit a mindennapi beszélgetésben.
Kedden Kasia az ügynökségtől a makettek átadási határidejét keresi, de nem emlékszik a megfelelő céges dokumentum nevére az ügyféllel kötött megállapodásokról. A Pro verzió AI-tudásbázisában a szemantikus keresés segít a tartalmak jelentés alapján történő megtalálásában, nem csak a pontos szavak alapján. OpenAI-t vagy Geminit igényel, és ezeknél a szolgáltatóknál alapértelmezetten be van kapcsolva. A Standard verzióban nincs AI-tudásbázis, sem ez a kapcsoló. Ott az asszisztens a folyamatban lévő beszélgetés és az ablakában megadott források alapján válaszol. A forrásokkal végzett munka módját a céges dokumentumokból épülő AI-tudásbázisról szóló cikk mutatja be.
A második különbséget könnyű elnézni. Az OpenAI-nál és a Geminél, amikor a szemantikus keresés be van kapcsolva, a dokumentumrészletek vektorok formájában jutnak el a szolgáltatóhoz - ezek a szöveg numerikus reprezentációi, amelyeket a jelentés alapú kereséshez használnak. Ezeket a kéréseket külön számlázzák. A Claude-nál és a Groknál maga a tudásbázis indexelése semmit nem küld el a szolgáltatónak. Ez nem jelenti azt, hogy az asszisztenshez később intézett kérdések a szerveren maradnak: a kontextussal ellátott kérések továbbra is a kiválasztott modellhez jutnak el. Ha korlátozni szeretnéd a tartalmak továbbítását indexelés közben, hasonlítsd össze ezt a két módot, ahelyett hogy egy általános „privát AI” címkét keresnél.
Csütörtökön Marek egy sérült munkalapról készült fényképet csatol egy feladathoz. Az asszisztens vizuálisan elemezheti a JPG, PNG, GIF és WebP képeket, de csak akkor, ha a kiválasztott modell támogatja a képeket; a nagy méretű fotókat küldés előtt lekicsinyíti. Ellenőrizd tehát a letöltött listában szereplő modell képességeit, és ne feltételezd, hogy pusztán a szolgáltató neve eldönti, beolvassa-e a fényképet.
Az Asszisztens hétköznapi feladataihoz nincs szükség másik szolgáltatóra
A beszélgetés az AI-asszisztenssel, a privát kérdés a beszélgetésszálban és a szöveg szerkesztése attól függetlenül működik, hogy a négy szolgáltató közül melyiket kapcsolod be. Ugyanígy kérhetsz feladat, emlékeztető vagy letölthető fájl elkészítését is; a szolgáltató kiválasztása nem ad hozzá külön funkciókészletet.
Olának össze kell foglalnia egy ajánlatról szóló beszélgetést. Bekapcsolja a beszélgetésszálban az AI-asszisztens privát módját, és rákérdez a megállapodásokra; a választ „CSAK NEKED” jelöléssel kapja meg. Használhatja a „Rendszerezd” funkciót is, és választhat a négy lehetőség közül: Eredeti tartalom, Szépítsd, Foglald össze vagy Szakértő. A „Szöveg szépítése” szerkesztőben a vázlatát javítja ki, megtartva a meglévő szerkezetet.
Az új feladat iránti kérés után az Asszisztens megnyitja a kitöltött „Feladat hozzáadása” űrlapot. Semmi nem jön létre, amíg saját kezűleg rá nem kattintasz a „Mentés” gombra. Az emlékeztető mentéséhez is megerősítés szükséges. Kérhetsz Word, PDF, Excel, CSV vagy HTML fájlt is: a modell elkészíti a tartalmat, a fájlt pedig a Task Manager állítja össze. Az, hogy mit bízhatsz az AI-asszisztensre, az alkalmazás része marad, nem egy adott szolgáltatónál kötött előfizetés.
Az Asszisztens a TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX és szöveges rétegű PDF mellékletek szövegét is beolvassa. Ezeknek a formátumoknak az olvasásához nincs szükség szolgáltatóváltásra. Nagyon hosszú dokumentum esetén nézd meg, hogyan adod meg a fájlt: az üzenetből származó mellékletet körülbelül 50 KB szövegig olvassa be, a tudásforrásként megjelölt fájlt pedig 300 000 karakterig.
Hogyan válassz modellt és szolgáltatót légből kapott ranglista nélkül?
Ha a Pro verzió tudásbázisában jelentés alapú keresésre van szükséged, válaszd az OpenAI-t vagy a Geminit; ha azt szeretnéd, hogy maga az indexelés ne küldjön tartalmat a szolgáltatónak, nézd meg a Claude-ot vagy a Grokot. Ezután ellenőrizd, melyik modell érhető el a saját fiókodon. Önmagában a szolgáltatók listája nem bizonyítja, hogy az egyik modell jobban ír, mint a másik; a Task Manager a kulcs megadása és a frissítés gombra kattintás után lekéri a modellek aktuális listáját.
| A helyzet a Te vállalkozásodban | Mit ellenőrizz |
|---|---|
| Pro verziód van, és jelentés szerint szeretnél keresni a tudásbázisban | Válaszd az OpenAI-t vagy a Geminit, és ellenőrizd a szemantikus keresés beállítását. |
| Azt szeretnéd, hogy maga a tudásbázis indexelése ne küldje el a tartalmát a szolgáltatónak | Nézd meg a Claude-ot vagy a Grokot; a kontextussal rendelkező kérdések továbbra is eljutnak a modellhez. |
| A csapat fotókról és képernyőképekről szeretne kérdezni | Válassz a listából képet kezelő modellt. |
| A cégnek már van API-fiókja a négy szolgáltató egyikénél | Elkezdheted ennél, és megnézheted az elérhető modelleket. |
| Még csak most teszted az AI-val való munka módját | Kezdd a „(javasolt)” jelölésű modellel és az alapértelmezett válaszhossz-korláttal. |
A „(javasolt)” jelölést szolgáltatónként egy-egy modell kapja: gpt-4o az OpenAI-nál, gemini-2.0-flash a Gemininél, claude-opus-4-8 a Claude-nál és grok-3 a Groknál. A lekért lista többi modellje is működik - egyszerűen csak nincs ilyen jelölésük. Az útmutatóban feltüntetett modellnevek nem helyettesítik a fiókodból lekért aktuális listát.
A szolgáltatóváltáshoz új kulcs és a modellek lekérése szükséges
A szolgáltatót ott módosíthatod, ahol először kiválasztottad: Beállítások → AI. Az adminisztrátor más elemet jelöl ki a „AI-szolgáltató” mezőben, megadja az új kulcsot, frissíti a modellek listáját, kiválaszt egy modellt, majd rákattint az „AI-beállítások mentése” gombra. A Task Manager ilyenkor teszteli a kapcsolatot, és megjeleníti az esetleges figyelmeztetéseket.
A feladatok, csevegések, jegyzetek, fájlok és a levelezés az alkalmazás adatai a saját szervereden - a modell szolgáltatójának váltása nem helyezi át őket. Az adminisztrátor külön kapcsolóval dönti el, hogy az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetések előzményei mentésre kerülnek-e az adatbázisban; alapértelmezés szerint a mentés be van kapcsolva. A Pro verzióban használhatja az „AI-tudásbázis frissítése” gombot is, amely feldolgozza az összefoglaló nélküli, vagy az utolsó frissítés óta megváltozott feladatokat és csevegéseket.
Ha a váltás után a modell nem válaszol, nézd meg az üzenetet a beszélgetésszálban. Az alkalmazás jelzi többek között a hibás kulcsot, a túllépett kérésszám-limitet vagy az elérhetetlen modellt. A „A modell nem támogatja a csevegés módot” üzenet azt jelenti, hogy vissza kell térned a beállításokhoz, és másik modellt kell választanod a listáról.
Szöveg nélküli szkennelést egyik szolgáltató sem olvas el
A szolgáltatóváltás nem ad a Task Managerhez OCR-t, vagyis szövegfelismerést képből. A szöveges réteg nélküli, szkennelt PDF-et egyik négy szolgáltató sem fogja elolvasni; a program a régi, bináris DOC fájlokat sem olvassa.
Ha a cég szöveges réteggel rendelkező PDF-ként vagy DOCX-ként kapja a szerződéseket, az Asszisztens el tudja olvasni a tartalmukat. Ha csak szkennelt verziót kapsz, szükséged van egy szöveges verzióra, vagy a legfontosabb információkat a feladat leírásában kell megadnod. Önmagában a Claude Geminire cserélése ezen nem változtat.
Hosszú fájlok esetén számít, milyen úton jut el a szöveg az Asszisztenshez. Az üzenetből származó mellékletet körülbelül 50 KB szövegig olvassa be, a tudásforrásként megjelölt fájlt 300 000 karakterig - kb. 24 000-es részletekben -, a tudásbázis indexe pedig egy fájlból legfeljebb 54 000 karaktert ment el. Ezen határok felett az AI csak a dokumentum elejét látja. Terjedelmes jelentés esetén jelöld meg az adott fájlt forrásként, és ellenőrizd, hogy a válasz tartalmazza-e a szükséges részt.
A költségvetésre az alkalmazás beállításai is vigyáznak. Az Automatizálásokból érkező AI-kérések napi korlátja alapértelmezés szerint 200/nap (a 0 beírása kikapcsolja a korlátot); ennek kimerülése után az AI-t használó szabályok aznap kimaradnak, ezt a rendszer naplózza, a számláló pedig éjfélkor nullázódik. A mellékletek AI általi összefoglalása alapértelmezés szerint „Kézi” módban van, tehát nem jön létre magától. Ez fontosabb a számla szempontjából, mint a szolgáltató kiválasztása pusztán a név alapján.
Holnapra készíts elő egy kérdést és saját kulcsot
Holnap jegyezz fel egy kérdést, amit a csapat ténylegesen felteszt a saját feladataival kapcsolatban. A szolgáltatót a csapat igényei szerint válaszd, ne a modell-ranglisták alapján. Egy olyan cég esetében, mint Marek ügynöksége, a Task Manager elkülöníti az egyszeri, örökös, felhasználónkénti előfizetés nélküli licencet a saját kulcson futó AI számlájától; az alkalmazás adatai a cég szerverén maradnak. Ha szemantikus keresésre van szükséged a tudásbázisban, nézd meg a Pro verziót és az OpenAI-t vagy a Geminit. Ha nem, bármelyik négy támogatott szolgáltatóval kezdhetsz.
Regisztrálj fiókot a kiválasztott szolgáltatónál, generálj kulcsot, kérd le a modellek listáját a Beállítások → AI menüpontban, majd mentés után ellenőrizd az Asszisztens válaszát. Ezután nézd meg a szolgáltató fiókjában a számlázást, és döntsd el, megfelel-e neked ez a választás. Ha előbb az alkalmazás felépítését szeretnéd megnézni, nyisd meg a Demo oldalt.
Gyakori kérdések
Melyik AI-szolgáltatót válasszam a cégnek, ha most kezdem?
Kezdd azzal a szolgáltatóval, amelyiknél már van céges API-fiókod, vagy a „(javasolt)” jelölésű modellel. Ha a Pro verzió AI-tudásbázisában szemantikus keresésre van szükséged, válaszd az OpenAI-t vagy a Geminit.
Később módosíthatom az AI-szolgáltatót a Task Managerben?
Igen, az adminisztrátor a Beállítások → AI menüben módosítja a szolgáltatót, megadja az új kulcsot, lekéri a modellek listáját, majd elmenti a beállításokat. A feladatok, csevegések, jegyzetek, fájlok és a levelezés az alkalmazás adatai maradnak a saját szervereden.
Az AI-asszisztens minden szolgáltatónál ugyanazt tudja?
A beszélgetés, a beszélgetésszálakban feltett privát kérdések, a szövegszerkesztés és a fájlok előkészítése mind a négy szolgáltatónál elérhető. A szemantikus keresés az AI-tudásbázisban OpenAI-t vagy Geminit igényel, a vizuális képelemzés pedig a kiválasztott modelltől függ.
Hogyan számolódik el az AI használata?
Az AI használatáért külön fizetsz, közvetlenül a szolgáltatónak, a saját API-kulcsodon, az ő felhasználás alapú elszámolása szerint. A Task Manager nem számít fel felárat, és nem tartalmaz tokencsomagot a licencben; a számlát többek között a kiválasztott modell, a kérések száma és a válaszok hossza befolyásolja.
Az AI-asszisztens beolvassa a szkennelt PDF-et?
Nem, a Task Manager nem rendelkezik OCR funkcióval, és nem olvassa be a szöveges réteg nélküli, szkennelt PDF-et. A szöveges PDF-eket, valamint többek között a DOCX és XLSX fájlokat beolvassa; a régi DOC fájlokat nem olvassa.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
